Raadsvoorstel - 2e tranche OTO-budget

VOORBLAD

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer: Datum collegebesluit: Datum commissievergadering: Datum raadsvergadering:

Z/20/47466/236294 dinsdag 4 mei 2021 dinsdag 1 juni 2021 maandag 14 juni 2021

Soort Voorstel: Onderwerp:

Adviesnota Goedkeuren begrotingswijziging reorganisatielasten 2021 – 2e tranche wethouder Schokker

Portefeuillehouder: Programma:

Kernboodschap:

Op 15 december 2020 heeft het college een bedrag van € 1.577.000 ter besluitvorming aan uw raad voorgelegd ter dekking van de kosten die voorzien zijn voor de reorganisatie in 2021. Dit besluit is geamendeerd. Na amendement nr. 63 is een lager bedrag beschikbaar gesteld, t.w. € 986.000. Aangezien er op 8 juli 2021 duidelijkheid is over plaatsing van medewerkers en de verwachting nog steeds is dat een bedrag van € 1.577.000 benodigd kan zijn voor 2021, wordt de raad voorgesteld om aanvullend een bedrag van € 591.000 beschikbaar te stellen ten laste van de bestemmingsreserve reorganisatie die op 15 december 2020 is gevormd.

Bijlagen:

Ja Bijlage 1. Geactualiseerde routekaart Bijlage 2. Begrotingswijziging Bijlage 3. Amendement nr. 63

Stukken ter inzage: Beslispunten:

Nee

Relatie met:

Pagina 1 van 5

1.

Voor de verwachte reorganisatielasten in 2021 een aanvullend budget beschikbaar stellen van € 591.000 ten laste van de bestemmingsreserve reorganisatie.

2.

De programmabegroting 2021 te wijzigen conform de bij dit besluit behorende begrotingswijziging.

3.

De in amendement nr. 63 genoemde opdracht aan het college om maandelijks te rapporteren over “OTOuitgaven”, de genoemde maandelijkse frequentie te wijzigen in “in elke commissie B&M in 2021 door middel van een voortgangsbrief te rapporteren over OTOuitgaven”

Agendapunt: (bijv. een aangehouden stuk of een stuk wat nog moet komen of al geweest is) Toezegging: Amendement/motie: Schriftelijke vragen:

Adviesnota aan de Raad Onderwerp Goedkeuren begrotingswijziging reorganisatielasten 2021 – 2e tranche Samenvatting Op 15 december 2020 heeft uw raad een bestemmingsreserve reorganisatie ingesteld voor een bedrag van € 2.629.000. Tevens heeft uw raad voor 2021 een bedrag van € 986.000 uit deze reserve beschikbaar gesteld voor de kosten die voorzien zijn voor de reorganisatie in 2021. Oorspronkelijk was een hoger bedrag van € 1.577.000 ter besluitvorming voorgelegd aan uw raad, maar na amendement nr. 63 is een lager bedrag beschikbaar gesteld. Tevens wordt uw raad maandelijks middels een informatiebrief op de hoogte gehouden over de uitnutting en aangegane verplichtingen die betrekking hebben op dit beschikbaar gestelde budget. Op 30 maart 2021 zijn de uitgangspunten voor inrichting van de nieuwe ambtelijke organisatie voor wensen en bedenkingen aan de raad voorgelegd. Aangezien er op 8 juli 2021 duidelijkheid is over plaatsing van medewerkers en de verwachting nog steeds is dat een bedrag van € 1.577.000 benodigd kan zijn voor 2021, wordt de raad voorgesteld om aanvullend een bedrag van € 591.000 beschikbaar te stellen ten laste van de bestemmingsreserve reorganisatie. Vanzelfsprekend wordt uw raad over de uitnutting van dit budget op de hoogte gehouden en is het doel van het college om de beschikbare middelen op efficiënte en doelmatige wijze in te zetten.

De najaarsnota 2021 is het eerstvolgende P&C-moment om de begroting aan te passen als de actuele uitputting van de beschikbaar gestelde middelen daar aanleiding toe geeft. Als budget niet in 2021 wordt besteed, dan zal dit ook niet worden onttrokken uit de beschikbare bestemmingsreserve. Als de bestemmingsreserve uiteindelijk na afronding van het volledige OTO-traject niet volledig wordt benut, dan vloeien deze middelen terug in de algemene reserve.

Beoogd effect Voldoende middelen beschikbaar te hebben voor de verwachte reorganisatielasten in 2021. Argumenten 1. Het besluit tot uittreding is genomen Het besluit tot ontvlechting van de WODV en opbouw van een nieuwe organisatie is genomen. Dit besluit brengt incidentele extra kosten met zich mee. Ter dekking van deze kosten is een reserve gevormd. 2. De raad heeft budgetrecht De gevormde reserve biedt dekking voor de benodigde budgetten. De raad dient de budgetten beschikbaar te stellen. De raad beslist immers over de reserves. Met amendement nr. 63 is een knip gemaakt in het beschikbaar stellen van het bedrag voor 2021. Het beschikbaar stellen van het tweede deel is gekoppeld aan de opbouw. Deze opbouw start nadat op 8 juli 2021 duidelijkheid wordt geboden over de plaatsing van de medewerkers in de nieuwe organisatie. 3. De raad wordt actueel geïnformeerd In amendement nr. 63 heeft uw raad gevraagd om maandelijks middels een informatiebrief op de hoogte te worden gehouden over de uitnutting en aangegane verplichtingen die betrekking hebben op het beschikbaar gestelde OTO-budget. Het college stelt voor om de maandelijkse frequentie te wijzigen in “elke commissie B&M in 2021”. Door deze voortgangsbrief te agenderen in elke commissie B&M in 2021, is het mogelijk om de raad niet alleen te informeren, maar hierover ook het gesprek over aan te gaan.

Context De afgelopen maanden zijn er grote stappen gezet in het proces van Ontvlechting, Transitie en Opbouw. Hieronder staan de bereikte mijlpalen genoemd. NB: In de bijgevoegde Routekaart (bijlage 1) is terug te vinden wat er voor de komende maanden op de planning staat.

Pagina 2 van 5

Mijlpalen (2020/2021):  15 december: toestemming van de gemeenteraad om uit de WODV te treden  16 december: de colleges van Wassenaar en Voorschoten nemen het besluit om uit de WODV te treden  16 februari: bekrachtiging van het Sociaal Statuut  16 februari: bekrachtiging van het gedetailleerde Plan van Aanpak ontvlechting WODV  5 maart: adviesaanvraag ingediend bij de Ondernemingsraad (OR)  15 maart: dienstverleningsovereenkomsten met betrekking tot het gastheerschap in concept klaar  16 maart: bespreking van twee raadpleegbrieven in de commissie B&M, één met de uitgangspunten voor de inrichting van de nieuwe ambtelijke organisatie en één over de invulling van het gastheerschap  30 maart: de raadpleegbrief over het gastheerschap (hamerstuk in de raad)  31 maart: de consultatieversie van het Sociaal Plan met daarin opgenomen de wijze waarop de overgang van medewerkers naar de gemeenten georganiseerd wordt is gereed en is gedeeld met medewerkers  1 april: de raadpleegbrief met de uitgangspunten van de nieuwe organisatie is besproken en als geamendeerd raadsbesluit aangenomen. Voor 2021 bestaan de verwachte en gerealiseerde lasten die uit het OTO-budget worden voldaan uit: 1. Het inwinnen van extern advies (juridische, financiële en P&O-expertise voor het opstellen dienstverleningsovereenkomsten gastheerschap, organisatieadvies). 2.

Vervanging van medewerkers die zijn vrijgesteld van reguliere taken in verband met de ontvlechting en de inzet van OR-leden. Eigen medewerkers inventariseren op dit moment alle mandaten, contracten, accounts, systemen en werkvoorraden zodat deze tijdig gesplitst en opnieuw belegd kunnen worden. Dit proces loopt op schema en zal in juni zijn afgerond. 3. De voorbereiding van werkzaamheden voor het plaatsingsproces van medewerkers (extra capaciteit voor team P&O). Met de circa 100 medewerkers, waarvan de huidige functie niet één-op-één volledig terugkomt in Wassenaar of Voorschoten, worden binnen het plaatsingsproces gesprekken gevoerd. Na deze gesprekken worden zij in het gelegenheid gesteld om hun belangstelling kenbaar te maken. Een onafhankelijke toetsingscommissie brengt advies uit aan de gemeentesecretarissen die de betreffende medewerkers vervolgens een aanbod doen. Werkgever en vakbonden achten het realistisch dat dit traject voor de zomervakantie is afgerond. 4. De inrichting en start van een organisatiebreed traject “Zo werkt Wassenaar”, waarin eenduidige afspraken worden gemaakt over het werken in de nieuwe ambtelijke organisatie (opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap; werkdrukbeheersing; taken, bevoegdheden en verantwoording) met bijbehorende extra middelen voor inhuur, opleiding en coaching. 5.

De voorbereiding van de onboarding: beschrijving procedures en werkprocessen, arbeidsmarktcommunicatie, inwerk- en opleidingsprogramma. Kanttekeningen 1. Het traject kent afhankelijkheden die kunnen zorgen voor vertraging De snelheid van het proces is afhankelijk van een aantal factoren. Om daadwerkelijk tot ontvlechting en overdracht van taken over te gaan, moet Wassenaar helder hebben hoe haar nieuwe organisatie eruit gaat zien. Ook de snelheid waarin het traject van de medezeggenschap met de Ondernemingsraad en het Lokaal Overleg (de vakbonden) verloopt, is van invloed op de doorlooptijd van het proces. De benodigde stappen zijn in gang gezet en zullen zorgvuldig worden doorlopen. Communicatie Niet specifiek over dit besluit. Financiën In het Plan van Aanpak op hoofdlijnen dat in november 2020 aan de raad is toegezonden, is een professionele inschatting gemaakt van de kosten van de ontvlechting, transitie en opbouw van de nieuwe organisatie voor Wassenaar. Het totaal benodigde bedrag was begroot op € 5,0 mln voor beide gemeenten.

Pagina 3 van 5

De totale ingeschatte financiële gevolgen staan in onderstaande tabel.

Bovenstaande tabel is hieronder vertaald naar de Wassenaarse situatie

Incidentele kosten

Totaal Wassenaar

2021

2022/2023

Frictiekosten -vacatures (25 vacatures, invulling met tijdelijke inhuur)

526.000

328.000

197.000

-continuering dienstverlening (maximaal extra 18,7 fte met o.a. tijdelijke inhuur, opleiding en coaching)

1.261.000

626.000

635.000

-inpassing in schalen en formatie (bij overgang functie bezetten die lager is ingeschaald of waarvoor minder formatie beschikbaar is)

263.000

44.000

219.000

473.000

473.000

105.000

105.000

2.628.000

1.577.000

Transitiekosten (eenmalige kosten om over te gaan/te komen tot de daadwerkelijke transitie. Bijv. projectteam ontvlechting; kosten plaatsingsproces; wijzigingen WODV waaronder het splitsen van (beperkt aantal) databestanden; het wijzigen van regelingen; het voorbereiden van gastheerschap; beheer/liquidatie kosten WODV) Inrichtingskosten (eenmalige kosten die de ontvangende gemeenten maken om de taakoverdracht te kunnen realiseren; o.a. kosten voor projectteam transitie en opbouw, het inrichten van processen en systemen inrichten en de meerkosten van opleidingen)

1.051.000

Het eerder genoemde totaal benodigde bedrag in 2021 van €1.577.000 (raad van 15 december 2020) was gebaseerd op de gedachte dat 60% van de totale kosten van € 2.628.000 in 2021 zullen worden gemaakt. De huidige aanname is dat dit bedrag in 2021 nog steeds benodigd kan zijn.

Pagina 4 van 5

Op 8 juli 2021, als de invulling van de nieuwe organisatie bekend is, zal het benodigde bedrag meer gedetailleerd kunnen worden ingeschat. Het benodigde bedrag is onder andere afhankelijk van de invulling van de diverse eenheden. Als hier eventueel tijdelijk gaten vallen, dan zal dit van invloed zijn op de mate waarin een beroep wordt gedaan op het budget voor continuering van de dienstverlening. Het gaat dan om inhuur, maar vooral ook om opleiding en coaching van de geplaatste medewerkers. Vrijgeven van het gevraagde bedrag zorgt voor zekerheid richting medewerkers, ondernemingsraad en gemeenteraad dat de dienstverlening kan worden gecontinueerd en er voldoende budget beschikbaar is voor opleiding en coaching. De huidige inschatting is dat het genoemde bedrag van € 1.577.000 in 2021 het maximumbedrag is voor 2021. Als dit bedrag beschikbaar is gesteld door de raad kan het college op rechtmatige wijze invulling geven aan een goede start van de opbouw van de nieuwe organisatie. De uitnutting van de beschikbare budgetten wordt strak gemonitord en hierover wordt in elke commissie B&M in 2021 door middel van een voortgangsbrief gerapporteerd door het college. Door deze voortgangsbrief te agenderen in elke commissie B&M in 2021, is het mogelijk om de raad niet alleen te informeren, maar hierover ook steeds het gesprek over aan te gaan.

Indien in de tweede helft van 2021 blijkt dat in 2021 een lager bedrag nodig is, dan zal dit worden meegenomen in de najaarsnota. Uitkomst zal vervolgens zijn een lagere reserve-onttrekking in 2021. Uiteindelijk blijft het uitgangspunt voor het college dat het beschikbaar gestelde bedrag in de bestemmingsreserve reorganisatie een maximumbedrag is. Het college stuurt er op om het bedrag zo efficiënt mogelijk in te zetten en daarmee aan het einde van het project mogelijk een deel van het bedrag weer vrij te laten vallen in de algemene reserve. Tot slot nog de opmerking dat het genoemde reorganisatiebudget voor 2021 van € 1,577 mln door het college wordt bezien in samenhang met de reguliere budgetten voor 2021. Op dit moment is sprake van ongeveer 50 fte vacatures binnen de WODV als geheel. Dit levert natuurlijk inhuurkosten op, maar ook de nodige dekking. Deze reguliere budgetten en kosten worden betrokken bij de afweging om reorganisatiebudget in te zetten. Risico’s Het ontvlechten van een oude organisatie en opbouwen van een nieuwe organisatie brengt risico’s met zich mee. Denk aan vertraging in de planning, vertrek van medewerkers en een hoge werkdruk. Deze risico’s zijn in beeld en hier wordt op gestuurd.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. H.I.P. Oppatja, gemeentesecretaris

Pagina 5 van 5

drs. L.A. de Lange, burgemeester