Raadsbesluit controleprotocol gemeente Wassenaaar 2023

Controleprotocol gemeente Wassenaar 2023 Raadsbesluit Z/23/079031 De gemeenteraad van Wassenaar, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 12 september 2023; overwegende dat het protocol accountantscontrole jaarrekening 2014 door de ‘Wet versterking decentrale rekenkamers’ moet worden vernieuwd, omdat uit de door de wetwijziging voortvloeiende rechtmatigheidsverantwoording college de opdracht aan de accountant wijzigt; gelet op artikel 213 lid 6 van de Gemeentewet (GW), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid, alsmede de nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) die bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden van de accountant;

besluit: 1. Het protocol accountantscontrole jaarrekening 2014 in te trekken. 2. Het controleprotocol gemeente Wassenaar 2023 vast te stellen. 1. 1.1

Algemene bepalingen Inleiding

Ter uitvoering van artikel 213 van de GW heeft de gemeenteraad van Wassenaar op 9 mei 2023 een nieuwe Controleverordening ter vervanging van de controleverordening van 1 maart 2004 vastgesteld. Het doel van de verordening is om nadere regels te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële beheersorganisatie. In het verlengde van de controleverordening is het controleprotocol opgesteld. 1.2

Doelstelling

Met het controleprotocol geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole op de jaarrekening, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties. Door het invoeren van de rechtmatigheidsverantwoording college heeft het controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording en de rapportagetoleranties ten behoeve het opnemen en toelichten van de door het college geconstateerde onrechtmatigheden in de paragraaf Bedrijfsvoering vast te leggen. Object van controle is de jaarrekening en daarmede tevens het gevoerde financieel beheer over het desbetreffend controlejaar, zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Wassenaar.

1

1.3

Wettelijk kader

De GW schrijft in artikel 213 voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening, en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De gemeenteraad wijst de accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening als bedoeld in art. 197 GW. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft de gemeenteraad nadere aanwijzingen voor de te hanteren goedkeurings-en rapporteringstoleranties, alsmede welke wet- en regelgeving in het kader van financieel beheer onderwerp van de controle zal zijn, het zogenaamde normenkader. 1.4

Aanleiding vernieuwing controleprotocol

Het laatst vastgestelde protocol dateert van 2014. Vernieuwing dient plaats te vinden omdat de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Met de invoering van de Wet ‘versterking decentrale rekenkamers, zal vanaf het boekjaar 2023 het college de rechtmatigheidsverklaring opstellen en in de jaarrekening opnemen. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat de rechtmatigheidsverantwoording in overeenstemming is met door de gemeenteraad vastgestelde kaders, zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Het opstellen van een rechtmatigheidsverklaring door het college vraagt meer nadruk op de (verbijzonderde) interne controle. Tot en met boekjaar 2022 geeft de externe accountant een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Vanaf 2023 doet het college dit en daardoor wijzigt ook de opdracht aan de accountant. 1.5

Communicatie en periodiek overleg

In de controleverordening is in artikel 2 en 7 een aantal communicatiemomenten benoemd tussen de gemeenteraad en de accountant. Artikel 2 betreft de communicatie voorafgaand aan de accountantscontrole van een boekjaar: de opdrachtverlening. Tijdens het opdrachtverleningsoverleg is het mogelijk om de accountant te verzoeken om extra aandacht te besteden aan specifieke posten van de jaarrekening, (posten van) deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en/ of gemeentelijke organisatieonderdelen en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren. Zo nodig wordt dit in de opdrachtbevestiging voor de controle van de jaarrekening vastgelegd. In artikel 7 betreft het de communicatie tussen de accountant en de raad na afloop van de jaarrekeningcontrole: de verslaglegging in de vorm van het accountantsverslag en de controleverklaring. In overleg met de griffie vinden gedurende het jaar tenminste drie gesprekken plaats tussen een afvaardiging van de raad en de accountant:

2

-

voorafgaand aan de controle ten behoeve van scope of extra aandachtspunten;

-

een bespreking van de managementletter;

-

een bespreking voorafgaand aan vaststelling van de jaarrekening.

Daarnaast is het mogelijk dat een afvaardiging van de raad in een andere zetting een gesprek voert met de accountant. 2

Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

Artikel 213 van de GW schrijft voor dat de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening wordt uitgevoerd door de door de gemeenteraad benoemde accountant. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: a. de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b. de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; c. de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 GW (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten) en d. het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 van de GW, het Bado, de Kadernota Rechtmatigheid, alsmede de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) die bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daar door middel van de controleverklaring een oordeel over. De controleverklaring omvat vanaf het boekjaar 2023 een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en balansmutaties.

Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. 3

Te hanteren materialiteit, verantwoordingsgrens en rapportagetoleranties

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op een risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statische deelwaarnemingen en extrapolaties. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren ‘professional judgement’. De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van ‘professional judgement’ op grond van de Bado.

3

3.1

Materialiteit

Bij het controleren van de jaarrekening hanteert de accountant een bepaalde materialiteit. Deze materialiteit wordt ook wel gedefinieerd als goedkeuringstolerantie. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De accountant gebruikt de deze tolerantie voor de diepgang van de uit te voeren werkzaamheden en daarmee is het is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de accountantsverklaring. Materialiteit speelt op verschillende manieren een rol bij het opstellen van een jaarrekening en de controle daarvan. Allereerst is het een maatstaf van hoe de jaarrekening precies moet zijn opgesteld. Daarbij spelen de kaders en grenzen die de raad met het college afspreekt een rol. De kaders en grenzen worden meegegeven aan de accountant. Bij het opstellen van de jaarrekening wordt uitgegaan van de gedachte dat gebruikers begrijpen dat materialiteit een rol speelt bij het opstellen van de jaarrekening en dat de opsteller een inschatting heeft gemaakt van de belangen van de specifieke gebruikers. In het Bado zijn minimum eisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven.

Gemeenteraden mogen de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan de minimum eisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de accountantsverklaring. Voor het controlejaar 2023 en verder stelt de gemeenteraad de volgende goedkeuringstolerantie overeenkomstig het Bado vast. Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeel-

Afkeurend

onthouding Fouten in de jaar-

≤ 1%

>1% <3%

-

≥ 3%

≤ 3%

>3% <10%

≥ 10%

-

rekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) 3.2

Verantwoordingsgrens

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Op 9 mei 2023 heeft de gemeenteraad van Wassenaar de notitie Rechtmatigheidsverantwoording college vastgesteld. De raad heeft besloten om de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid vast te stellen op 1% van de totale lasten, inclusief toevoegingen aan de reserves. Dit stemt overeen met de goedkeuringstolerantie welke de raad heeft vastgesteld voor de controle door de accountant op getrouwheid. 3.3

Rapportagetolerantie

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapportagetolerantie bepaald. De rapportagetolerantie

4

is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt vermelding plaats in het accountantsverslag. Een lager rapportagetolerantie dan goedkeuringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreider accountantsverslag. De rapportagetolerantie kan worden vastgesteld op een percentage, bijvoorbeeld 10%, van de goedkeuringstolerantie of op een relevant geacht absoluut bedrag. Voor de hoogte van de rapportagegrens sluit Wassenaar aan bij bestaande werkwijzen. De accountant hanteert bij de controle een grens van € 50.000. Deze grens is mede gebaseerd op de financiële verordening 2023. Hierin is onder andere geregeld dat het college de raad tussentijds informeert bij voor- en najaarsnota als zij verwachten dat de lasten of baten op programmaniveau de geautoriseerde lasten of baten met € 50.000 overschrijden. Deze grens geldt niet alleen voor het accountantsverslag, maar ook voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college. 4

Begrip rechtmatigheid, rechtmatigheidscriteria en reikwijdte rechtmatigheidscontrole

Volgens het Bado wordt onder rechtmatigheid begrepen dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen: “in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen”. 4.1

Rechtmatigheidscriteria

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen de volgende negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend: -

het calculatiecriterium

-

het valuteringscriterium

-

het adresseringscriterium

-

het volledigheidscriterium

-

het aanvaardbaarheidscriterium

-

het leveringscriterium

-

het begrotingscriterium

-

het voorwaarden criterium

-

het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)-criterium

Aan de eerste zes criteria besteedt de accountant aandacht bij het getrouwheidsonderzoek. Een fout op grond van deze criteria weegt mee in het oordeel van de accountant. Ondanks dat deze criteria door de accountantscontrole worden getoetst, worden deze ook meegenomen bij de verbijzonderde interne controle voor de rechtmatigheid, maar in de rechtmatigheidsverantwoording niet toegelicht. De laatste drie criteria worden niet afgedekt door het getrouwheidsonderzoek van de accountant. Deze worden door middel van het rechtmatigheidsonderzoek door het college gecontroleerd en komen expliciet tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Deze criteria zijn: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik oneigenlijk gebruik (M&O) criterium. Deze criteria komen aan de orde in volgende paragrafen.

5

4.2

Het Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium houdt in dat de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten alsmede de balansposten, tot stand moeten zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting zijn de maxima voor de lasten per programma door de raad vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen moeten passen binnen de vastgestelde begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het budgetrecht van de gemeenteraad wordt gerespecteerd. Het begrotings-criterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Hierin is opgenomen dat bestedingen die uitstijgen boven de in de begroting opgenomen programmabudgetten niet als onrechtmatig worden aangemerkt, als voor de accountant bij de controle vaststaat dat de begrotingsoverschrijding binnen de beleidskaders van de gemeenteraad valt of compensatie mogelijk is door met de hogere lasten rechtstreeks samenhangende inkomsten. Het bepalen of begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad.

Als de overschrijdingen zijn toegelicht en de jaarrekening wordt vastgesteld door de raad, zijn de overschrijdingen alsnog rechtmatig. Alleen een begrotingsoverschrijding die onrechtmatig is, wordt vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording. Er is een aantal categorieën begrotingsoverschrijdingen te onderscheiden. Deze categorieën staan in de onderstaande tabel met een korte toelichting of het rechtmatigheid is of niet. Bij de toetsing van begrotingsafwijkingen kunnen

Onrechtmatig,

Onrechtmatig,

tenminste de volgende “soorten” begrotingsafwijkingen

maar telt niet

en telt mee

worden onderkend

mee voor het

voor het

oordeel

oordeel

Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten die niet passen

X

binnen het bestaande beleid en waarvoor tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was voorzien. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande

X

beleid, maar die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet tijdig konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open einde (subsidie)regeling.

6

X

Vaak blijken, vanwege dit open karakter, dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden

X

gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheidsgevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar. - geconstateerd tijdens verantwoordingsjaar

X

- geconstateerd na verantwoordingsjaar

X

Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren. - jaar van investeren

X

- afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren 4.3

X

Het Voorwaardencriterium

Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de eigen gemeentelijke regelgeving. Het criterium is met name van toepassing op inkopen, aanbestedingen, subsidies en uitkeringen. Bij alle geldstromen dient vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door de andere overheden gestelde voorwaarden liggen vast, maar dit is niet het geval bij de gemeentelijke regelgeving. De gemeenteraad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan door het college moet worden getoetst. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Oftewel voor de interne regelgeving vindt uitsluitend een toets plaats naar recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen. Indien en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden de onrechtmatige handelingen in de verslaglegging en de oordeelsweging uitsluitend

7

betrokken indien en voor zover het door de gemeenteraad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende collegebesluiten vallen hierbuiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen. Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV van toepassing bij de controle. De commissie BBV heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. De afwijkingen dienen dan door de gemeente en de accountant te worden gedocumenteerd. 4.4

Het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)-criterium

Voor het M&O-criterium worden de volgende definities gehanteerd: -

“Misbruik is het opzettelijk niet, niet tijdig of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.”

-

“Oneigenlijk gebruik is het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.”

Bij het M&O-criterium is van groot belang dat de gegevens die door belanghebbenden/ derden worden verstrekt juist en volledig zijn. Deze gegevens hebben betrekking op inkomensoverdrachten (uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen). In het M&O-beleid worden interne procedures beschreven die het opzettelijk misbruik en oneigenlijk gebruik tegengaan. Het college geeft nadere invulling aan het beleid. Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig. In tegenstelling tot andere getrouwheids- en rechtmatigheidsaspecten gaat het bij het M&O-criterium in het bijzonder om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast aan actuele omstandigheden en te handhaven is. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O-beleid. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel.

Indien bij een toereikend M&O-beleid, dat in voldoende mate is uitgevoerd, toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. De gemeente dient effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De controle richt zich op:

8

-

toetsing in hoeverre in bestaande procedures deugdelijke maatregelen ter voorkoming van misbruik- en oneigenlijk gebruik zijn genomen alsmede de werking van de getroffen maatregelen vaststellen;

-

actualiteit van het M&O-beleid.

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad, zie bijlage 1. 4.5

Reikwijdte rechtmatigheidscontrole

De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen en is limitatief gericht op: -

de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten” is opgenomen (bijlage 4 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Voorbeelden van deze zogenaamde externe wetgeving zijn:

-

o

Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals Europese Aanbestedingsrichtlijnen.

o

Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen inzake specifieke

o

uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het Rijk en andere subsidieverstrekkende

o

organisaties;

o

Fiscale en sociale wet- en regelgeving die door gemeenten moeten worden nageleefd;

o

Overige algemene wet- en regelgeving, zoals de AWB (i.v.m. subsidiebepalingen) en

o

Bezoldigingswetten en –besluiten;

o

Gemeentewet

o

Wetgeving en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (voorbeeld BBV)

o

Specifieke wet- en regelgeving ten behoeve van de eigen taakuitvoering.

de naleving van de volgende kaders: o

de begroting

o

de financiële en controleverordeningen van de gemeente Wassenaar (de financiële verordening, de controleverordening en de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid)

o

en de overige kaders die in bijlage 4 zijn vermeld in de kolom interne regelgeving, uitsluitend voor zover het financiële beheershandelingen betreft.

In lijn met het advies van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (RPPG/nu de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van oktober 2006 zijn bij de interne regelgeving verordeningen van de gemeenteraad opgenomen. Regelgeving van het college is hiervan uitgezonderd. Verder is die regelgeving opgenomen waarvan de werkingssfeer zich uitstrekt over het controlejaar. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar het recht, de hoogte en duur van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden

9

(bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Als bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de verslaglegging en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien het betrekking heeft op de door de gemeenteraad vastgestelde regels of hogere overheden. Dus interne regels van collegebesluiten worden niet meegenomen in de verslaglegging. Deze regels kunnen wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar zijn op zich geen object van onderzoek. Het is over het algemeen aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door gemeente worden opgenomen worden in de jaarrekening. 5

Controle en verslaglegging door de accountant en het college

Zowel het college als de accountant voeren gedurende het jaar en na afloop van het boekjaar controles uit en brengen verslag uit over de uitgevoerde werkzaamheden en bevindingen c.q. aanbevelingen. 5.1

Interimcontrole en managementletter accountant:

In de tweede helft van het lopende jaar wordt door de accountant vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole na afloop van het boekjaar de interimcontrole uitgevoerd. Over de uitkomsten van de interimcontrole wordt na afronden van de controle een managementletter uitgebracht aan het college. De managementletter wordt met het management, de portefeuillehouder Financiën en een afvaardiging van de raad in aanwezigheid van de accountant besproken en tezamen met de jaarstukken aan de gemeenteraad toegezonden. 5.2

Jaarrekeningcontrole en verslag van bevindingen

Na afloop van de controle van de jaarrekening, als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, brengt de accountant verslag uit over de uitgevoerde werkzaamheden. In het accountantsverslag geeft de accountant zijn bevindingen en aanbevelingen weer over de opzet en werking van het financiële beheer en of de financiële beheersorganisatie voldoende is ingericht om een getrouwe en rechtmatige verantwoording te waarborgen. De accountant beoordeeld of de jaarrekening voldoet aan de geldende verslaggevingseisen. Tevens geeft hij in het verslag aan of hij, gelet de resterende fouten rekening houdend met de afgesproken materialiteit, een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid kan verstrekken. Het verslag van bevindingen wordt conform de planning van de jaarrekening opgeleverd. Indien wordt afgeweken van deze planning informeert de accountant de gemeenteraad hierover, gehoord hebbende het college.

10

5.3

Rechtmatigheidsverklaring College

Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening opstellen. Hiertoe schenkt het college gedurende het jaar aandacht aan de rechtmatigheidsvraagstukken, zorgt voor functiescheiding en draagt er zorg voor dat voldoende rechtmatigheidscontroles en verbijzonderde interne controles (VIC’s) worden uitgevoerd. In de jaarrekening neemt het college een toelichting op volgens de standaardtekst uit het verplicht voorgeschreven model. In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag neemt het college een toelichting op over de financiële rechtmatigheid. Hierbij hanteert het college de vastgestelde rapporteringsgrens en geeft daarbij de oorzaken en beheersingsmaatregelen weer. Gedurende het jaar worden de controlebevindingen, gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een controlememorandum. Dit memorandum wordt met de procesverantwoordelijke besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fouten of onduidelijkheden te verminderen gericht op het vermijden. De Concerncontroller monitort de opvolging van de aanbevelingen en de afhandeling verbeteracties. 5.4

Accountant: Controleverklaring

In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de getrouwheid van de jaarstukken, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. De controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze een besluit kan nemen over de vaststelling van de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening. 6

Single Information Single Audit (SISA)

Ingaande 2007 is het principe van Single Information Single Audit (SISA) ingevoerd voor bijna alle specifieke uitkeringen van het rijk. Hierdoor gaan gemeenten voortaan minder en maar op één moment verantwoordingsinformatie verstrekken aan het Rijk en provincie over specifieke uitkeringen. Er wordt namelijk aangesloten bij de reguliere jaarrekening van de gemeente. Daarmee worden ook de totale controlewerkzaamheden van deze informatie verminderd. Voor SISA verantwoordingen gelden specifieke toetsingsvoorwaarden. In de circulaire SISA van het Ministerie van Binnenlandse Zaken is nadere regelgeving verstrekt over de wijze van verantwoorden over specifieke uitkeringen. De SISA verantwoording wordt als bijlage meegenomen bij de jaarrekening en tevens door de accountant gecontroleerd en voorzien van een controle verklaringen. De accountant neemt per specifieke uitkering de fouten en onzekerheden in het verslag van bevindingen op. Het gaat hier om fouten/ onzekerheden die niet door de gemeente kunnen worden gecorrigeerd. De rapporteringtolerantie voor specifieke uitkeringen heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. Het gaat alleen om het verslagleggen van de waargenomen en niet herstelde fouten en onzekerheden voortkomende uit de accountantscontrole.

11

7

Hardheidsclausule

Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld is het niet mogelijk te garanderen dat dit kader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet, dan wel (interpretatie) ruimte laat, het College gemandateerd is om beslissingen te nemen. Wanneer het College van dit mandaat gebruik maakt, legt het hierover verantwoording af in de jaarrekening. 8

Slotbepalingen

8.1

Inwerkingtreding

Dit controleprotocol treedt in werking op 1 januari 2023. Dit betekent dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en later. 8.2

Citeertitel

Dit protocol wordt aangehaald als Controleprotocol van de gemeente Wassenaar 2023. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Wassenaar gehouden op dinsdag van 24 oktober 2023 de griffier,

de voorzitter,

drs. J. Kleinhesselink

drs. L.A. de Lange

12