Raadpleegbrief Wensen en bedenkingen - Overgang van taken en personeel sociaal domein

Raadpleegbrief artikel 160 gemeentewet

Zaaknummer:

Z/23/074589/362867

Documentnummer: Datum:

14 september 2023

Onderwerp:

Wensen en bedenkingen artikel 169 gemeentewet bij de overgang van taken en personeel sociaal domein naar de gemeente Wassenaar

Bijlage(n):

1.

Inhoudelijke onderbouwing – Voorgenomen besluit omtrent de richting van uitvoering van de taken in het sociaal domein.

Geachte Raad, Het college van burgemeester en wethouders hebben het voorgenomen besluit genomen om voor de uitwerking van de ontwikkelrichting te hanteren ‘Overgang van taken en personeel sociaal domein - zoals ze nu zijn - naar de gemeente Wassenaar’. Het college legt haar voorgenomen besluit voor in een raadpleging aan de raad van Wassenaar. Nadat de fase is afgerond waarin de raad haar wensen en bedenkingen naar voren heeft gebracht, wordt uw op grond van artikel 169 lid 4 voorgesteld geen wensen en bedenkingen (meer) mee te geven op het voorgenomen besluit van het college. Wettelijk kader: Artikel 169, lid 4 van de gemeentewet bepaalt dat het college de raad vooraf inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheden, bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, geeft indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Met de bekrachtiging van het voorgenomen besluit wordt de situatie beoogd, waarbij de gemeente Wassenaar de volledige vrijheid heeft om de door ons gewenste taken in het sociaal domein uit te voeren op de manier waarop zij dat zelf wil en met de partijen waarmee zij dat wenst te doen, waarbij de dienstverlening aan inwoners onverminderd voortgaat.

Pagina 1 van 6

Aanleiding De gemeente Wassenaar en de gemeente Voorschoten werken sinds 1 september 2021 samen op het gebied van Wmo, Jeugdwet, Werk & Inkomen (Participatiewet), gezondheidszorg, onderwijs, cultuur, sport, kinderopvang, welzijn en subsidies. Deze taken worden ook wel aangeduid als sociaal domein. De samenwerking is formeel geregeld in de tussen de gemeenten gesloten dienstverleningsovereenkomst (DVO). In de DVO is geregeld dat de gemeente Voorschoten de taken in het sociaal domein voor de gemeente Wassenaar uitvoert. De gemeenteraad van de gemeente Voorschoten heeft op 5 april 2023 aangegeven zich unaniem te kunnen vinden in het voorgenomen besluit van het college van B&W Voorschoten om de DVO op te zeggen per 1 mei 2023. Dat de dienstverlening in het sociaal domein vanuit Voorschoten ten einde loopt is dus een feit. Met het stopzetten van de dienstverlening van de gemeente Voorschoten aan Wassenaar van de taken in het sociaal domein, is Wassenaar nu geplaatst voor het zelfstandig organiseren van deze taken. Het college legt haar voorgenomen besluit, om de taken en het personeel in het sociaal domein naar de gemeente Wassenaar over te brengen, in een raadpleging voor aan uw raad.

De opzegging geeft de beide gemeenten de mogelijkheid om de door hen gewenste taken in het sociaal domein uit te voeren op de manier waarop zij dat zelf willen en met de partijen waarmee zij dat wensen te doen. Uitgangspunt daarbij is zoals gezegd dat de dienstverlening aan inwoners zo veel als mogelijk onverminderd voortgang heeft. Maar ook dat de medewerkers en de organisatie zo kort mogelijk belast worden met een hybride en/of onduidelijke situatie; een juiste balans tussen zorgvuldigheid en snelheid. Derhalve zorgvuldigheid richting de inwoners van Wassenaar en zorgvuldigheid richting de organisatie en de medewerkers die momenteel voor beide gemeenten werken in het sociaal domein. In de DVO Voorschoten en Wassenaar zijn bepalingen opgenomen die toezien op meerdere aspecten van de ontvlechting. Dit niet slechts voor wat betreft het beëindigen van de overeenkomst, de opzegtermijn en de verdeling en de berekening van kosten. Er is ook een bepaling over de transitie van het personeel, overgang van de onderneming, ondernemerschap in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR), een kostenverdeelsleutel op basis van inwoneraantallen en de gezamenlijke verantwoordelijkheid van Voorschoten en Wassenaar voor een gezamenlijk sociaal plan.

De overgang van personeel en taken in het sociaal domein naar de gemeente Wassenaar is een vervolg op de raadpleging die heeft plaatsgevonden bij de personele ontvlechting van de Werkorganisatie Duivenvoorde. Ten tijde van de beëindiging van de Werkorganisatie Duivenvoorde Pagina 2 van 6

heeft er namelijk een bestuurlijke wenseninventarisatie plaatsgevonden waaruit de in de hierboven genoemde ontwikkelrichting destijds ook als meest logische keuze naar voren kwam. Overgang van personeel en taken in het sociaal domein naar de gemeente Wassenaar is dus een vervolg op de besluitvorming en raadpleging die heeft plaatsgevonden bij de personele ontvlechting van de WODV. De belangrijkste uitgangspunten voor de uitvoering van alle reorganisatiefasen (ontvlechting, transitie en opbouw) zijn ook de belangrijkste criteria binnen het afwegingskader. Een afwegingskader dat een keuze voor de nieuwe dienstverlening van het sociaal domein dient te onderbouwen. In dit kader wordt een koppeling gemaakt met de continuïteit van de dienstverlening, de wettelijke gemeentelijke taken en lopende opgaves, de sturingsfilosofie van de gemeente, goed werkgeverschap en de financiële betekenis. Ook is aandacht besteed aan de juridische aspecten, de desintegratie van processen en inhoud (met speciale aandacht voor integraliteit binnen de organisatie), de huisvesting en informatie- & datamanagement.

Afwegingskader De ontwikkelrichting waarbij wordt uitgegaan van een evenredig aandeel medewerkers (en formatie) en de taken sociaal domein ‘zoals ze nu zijn’ (hierna ‘as-is’) die overgaan naar de gemeente Wassenaar biedt vanuit de perceptie inwoners, bestuur en medewerkers het meest gewenste, realistische en haalbare perspectief. Het scenario ‘as-is’ gaat ervan uit dat de gemeente de benodigde werkzaamheden zelf wil uitvoeren vanuit de gedachten dat we het zelf het beste kunnen doen en ook beter op resultaten kunnen sturen. Een richting waar op voorhand van wordt gedacht dat de dienstverlening effectief, efficiënt en in samenhang kan worden geleverd. Dat we graag precies willen kunnen blijven zien én bepalen hoe het werk gedaan wordt. In dat geval is directe sturing op het werk de aangewezen weg. Wassenaar zorgt als gemeente voor een eigen organisatie waarin medewerkers breed inzetbaar zijn. Door eigenaar te zijn van de opdrachten die worden aangenomen, is er ook verantwoordelijk voor het organiseren van de eigen in- en externe samenwerking om te komen tot de gewenste resultaten. In de bijlage wordt een inhoudelijke onderbouwing gegeven bij de afweging tussen vier denkbare scenario’s en het besluit om te kiezen voor de richting om mensen en taken sociaal domein op te nemen binnen de eigen ambtelijke organisatie Wassenaar. Kanttekeningen Uiteraard zijn er ook kanttekeningen.

De impact van deze organisatieverandering en de keuze qua richting die de gemeente gaat maken kan een negatief effect hebben op de dienstverlening Pagina 3 van 6

conform de huidige DVO. Op beide aspecten wordt vanuit de voor deze ontvlechting opgerichte projectorganisatie gestuurd. Medewerkers wordt duidelijkheid geboden door hen zo veel mogelijk te informeren en te betrekken. De overgangssituatie moet ook niet meer dan nodig tijd in beslag nemen. Bij splitsing neemt - bij gelijkblijvende dienstverlening - het aantal éénpitters-functies toe. Tegenover deze kwetsbaarheid moet een beheersmaatregel staan, denk aan het combineren van (nieuwe) taken, het omarmen van meer generalistisch werken en de veelzijdigheid van het werk. De uitdaging is dit te laten passen bij het karakter van de gemeente en het kunnen vinden, binden en boeien van medewerkers.

De opzegging van DVO Sociaal Domein door de gemeente Voorschoten betekent dat de gemeente Wassenaar wederom te maken krijgt met een grote ontvlechtingsoperatie. De planvorming hiervoor is gestart, maar ook nu zal het pad gevolgd worden van ontvlechting, transitie en opbouw (OTO) met bijbehorende kosten, zoals projectkosten, frictiekosten en extra kosten om de dienstverlening op peil te houden. Voor 2023 is een bedrag van € 300.000 op de begroting gebracht vanuit de reserve Sociaal Domein (Voorjaarsnota 2023). De incidentele financiële consequenties van de ontvlechtingsoperatie worden op basis van de kadernota 2024-2027 in de meerjarenbegroting 2024 opgenomen. Het gaat om een bedrag van € 500.000 in 2024 en € 200.000 in 2025. Structureel is het uitgangspunt om binnen het beschikbare budget te ontvlechten. Momenteel wordt er gewerkt aan het inventariseren van de transitiekosten voor Voorschoten en Wassenaar. Mede op basis van een externe juridische en financiële toets zal blijken of er specifiekere afspraken moeten worden gemaakt tussen de gemeentes om de dienstverleningsovereenkomst op een juiste wijze financieel en juridisch af te wikkelen.

Voorbeelden van incidentele bijbehorende kosten die ondergebracht zullen worden in het ontvlechtingsbudget zijn bijvoorbeeld inhuurkosten om de transitie mogelijk te kunnen maken, kosten voor de inzet van externe expertise voor juridische en financiële toetsing, kosten om functies opnieuw in te delen, kosten voor onboarding van het personeel, kosten voor het vroegtijdig laten starten van managers en extra kosten om de dienstverlening op peil te houden.

Uitvoering De uitvoering van de gehele ontvlechting van taken en personeel in het sociaal domein, en de formele beëindiging van de DVO met Voorschoten is uitgewerkt in een projectplan. De mijlpalen binnen dat projectplan zijn te lezen in de bijlage bij deze brief. Drie onderdelen van het projectplan worden hieronder specifiek uitgelicht. Pagina 4 van 6

Personele Transitie De spelregels voor de personele transitie zullen beschreven worden in een vast te stellen Sociaal Plan. Met een definitieve keuze over de richting kan in afstemming met de vakbonden (vertegenwoordigd in het Lokaal Overleg) het Sociaal Plan worden vastgesteld, rekening houdend met het Sociaal Statuut. Een eerste verkenning met de vakbonden, een formele bijeenkomst met het Lokaal Overleg en een aantal technische bijeenkomsten hebben reeds plaatsgevonden. Het projectplan zal verdere duiding geven over de wijze waarop het Sociaal Plan voorbereid, vastgesteld en uitgevoerd kan gaan worden. In de planning is daarnaast rekening gehouden met het traject qua bestuurlijke besluitvorming. De beoogde datum van overgang van personeel is 1 mei 2024. Communicatie en medewerkersparticipatie De sleutels tot succes voor dit ontvlechtingsproces en zachte landing binnen de organisatie zijn betrokkenheid en communicatie. Vanuit de projectorganisatie wordt bewustwording gecreëerd over de participatie en medezeggenschap van medewerkers, bestuur en inwoners tijdens het veranderingsproces, zo ook de wijze waarop en wanneer er gecommuniceerd moet worden. ICT, Documentatie & Informatie en Huisvesting Deze hoofdsporen verdienen zeker aandacht en zullen uitvoerig terugkomen in het plan van aanpak.

Het is belangrijk om deze ontwikkeling te integreren met de lopende huisvestingsplannen voor de ambtelijke organisatie binnen Wassenaar. Daarnaast zal uitvoerig stilgestaan worden bij wat de ontvlechting en de opbouw betekenen voor het informatie- en datamanagement, wetende dat beide gemeenten hierin vooralsnog wel blijven samenwerken op basis van een ander DVO. Specifieke details volgen in het plan van aanpak. Met deze raadpleegbrief wil het college uw raad in positie brengen om uw wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Om het proces van de transitie snel en zorgvuldig uit te kunnen voeren, zijn de voorbereidingen al gestart. Er worden echter geen onomkeerbare besluiten genomen tot op het moment dat uw raad haar overwegingen heeft kunnen meegeven en het college mede op basis daarvan een definitief besluit neemt.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders, Pagina 5 van 6

drs. K.D. Handstede,

drs. L.A. de Lange,

gemeentesecretaris

burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 6 van 6