MEMO Kerntakendiscussie 9 februari 2021 def

MEMO Datum: Aan: Van: Onderwerp:

vrijdag 22 januari 2021 College van Wassenaar Hélène Oppatja Kerntakendiscussie

Inleiding Op 4 november 2020 en 12 januari 2021 hebben de eerste twee sessies van de Kerntakendiscussie plaatsgevonden. Er volgen nog twee bijeenkomsten: op 9 februari en op 16 maart. In deze memo wordt teruggeblikt op hetgeen dat tot nu toe is opgehaald en wordt een voorstel gedaan voor de insteek van de komende twee bijeenkomsten. Afgelopen sessies Tijdens de eerste twee sessies is het volgende met de raad besproken:  Masterclass opgavegericht werken van Twynstra Gudde op 1 september 2020;  Masterclass van Prof.dr.Theo Camps over de begrippen “kerntaken” en “kerntakendiscussie";  Diederik Hommes: over hoe de huidige organisatieontwikkelingen - de opbouw van een eigen Wassenaarse ambtelijke organisatie - bijdragen aan de verdere versterking van de Wassenaarse realisatiekracht;  Een poll waaruit bleek dat “het realiseren van maatschappelijke opgaven door het werk op de juiste wijze uit te voeren” voor de raad de belangrijkste doelstelling is van de kerntakendiscussie. Als doel van de kerntakendiscussie staat het maken van een keuze hóe de taken worden georganiseerd (zelf doen, samen doen of uitbesteden) met stip op één. De vraag wat voor gemeente je wil zijn, moet eerst beantwoord worden;  Het streven naar een netwerkgemeente i.p.v.

regiegemeente door de burgemeester van Haaksbergen;  Uitvoeringsgemeente, die veel zelf doet, gemeente Montferland;  Informatie van Wijk bij Duurstede, waaronder de Participatiematrix. Missie Uit alle presentaties en informatie kan voor de gemeente Wassenaar de volgende missie worden geformuleerd: Wie zijn wij? Een gemeente die gericht is op samenwerking en in de komende jaren zich verder ontwikkelt en per taak(veld) bepaalt of Zelf doen, samen doen, uitbesteden of niet meer doen gewenst is (o.b.v. basis het Afwegingskader Zelf doen, samen doen of uitbesteden). Wat doen we? ‘Wij werken met elkaar aan een veilig, groen en internationaal dorp, dat in beweging is, waarbij we bouwen aan een solide basis, die duurzaam en toekomstbestendig is, waar we denken in mogelijkheden en iedereen meedoet.’ Voor wie doen we dat? Voor de inwoners en ondernemers van Wassenaar. Hoe werken wij?:

Pagina 1 van 3

“Opgavegericht werken is onze organisatiefilosofie waarbij maatschappelijke opgaven leidend zijn voor de indeling van de gehele organisatie. De organisatiestructuur is flexibel en is in staat mee te veranderen naarmate de opgaven dat ook doen. De opgaven worden opgepakt door multidisciplinaire opgaventeams, waarbij het niveau van samenwerking met stakeholders en betrokkenheid van de Wassenaarse samenleving afhankelijk is van de opgave, de fase waarin de opgave zich bevindt en de potentie van de stakeholders en de samenleving. Om opgavegericht werken te realiseren, is de bedrijfsvoering van de organisatie ingericht op het ondersteunen van de opgaven. Ten behoeve van het managen door de organisatie en sturing/kaderstelling door de gemeenteraad, wordt datagedrevenheid gefaciliteerd en gestimuleerd binnen de organisatie”. Implicaties voor de raad Deze missie betekent het volgende voor de raad:  Keuzes maken per opgave t.a.v. de rol van de gemeente en de rollen van anderen, waar onder inwoners(participatie) (obv de nota “Zo werken wij samen in Wassenaar” en de Participatiematrix als van Wijk bij Duurstede). De raad zal dus regelmatig voor de keuze worden gesteld haar rol te bepalen (bij deelopgaven en projecten); haar rol is geen automatisme meer;  Rolvastheid t.a.v.

de geformuleerde rol(len); als is gekozen voor een beperktere overheidsrol, dient ook te worden losgelaten!  Daar waar de gemeente meerder rollen heeft (opdrachtgever, meewerkend etc.) deze scherp in het oog houden/expliciet benoemen;  Ten aanzien van taken in de komende jaren keuzes maken na onderzoek (obv Afwegingskader Zelf doen, samen doen of uitbesteden en Nota Samenwerkingsverbanden), te starten met taken MO/sociaal domein, die tijdelijk aan Voorschoten worden uitbesteed via gastheerschap en waarvoor Voorschoten onderzoek doet deze uit te plaatsen naar de Leidse regio;  We hebben hoofdopgaven (de 6 van Wassenaar Op weg naar 2030) en deelopgaven; daar kunnen projecten onderdeel van zijn.  Bij de coalitievorming en opstellen van een coalitieakkoord is (her)formulering van de opgaven gewenst, om vanuit te werken; voorkeur heeft ook het bestuur (portefeuillehouders) hierop te richten;  De begroting kan vervolgens gepresenteerd nadien op een wijze die aansluit bij het opgavegestuurd werken (zie voorbeeld van Zundert). Leidende principes voor de organisatie van de gemeente Wassenaar Uit de missie volgen de volgende leidende principes voor de inrichting van organisatie van de gemeente Wassenaar:  De organisatie wordt flexibel en wendbaar ingericht, centraal staat het opgavegericht werken.

 Er wordt een ingezet op het ontwikkelen van de vaardigheid om goed te kunnen samenwerken. Dit geldt zowel voor interne als externe samenwerking. Naast een cultuuromslag wordt kennis opgedaan bij andere gemeenten en daarnaast kan gedacht worden aan advies van samenwerkingsspecialisten, samenwerkingshandboeken, tools voor gezamenlijke monitoring, werken met prestatie-indicatoren, gezamenlijke business planning en de aanwezigheid van een samenwerkingslevenscyclus.  De principes van de nota “Zo werken wij samen in Wassenaar” m.b.t. inwoner- en overheidsparticipatie wordt doorgrond in alle lagen en onderdelen van de organisatie.  De nieuwe organisatie ontwikkelt zich na de start en is niet vanaf de eerste dag af. De ruimte voor het inrichten van de organisatie wordt beperkt door arbeidsrechtelijke bepalingen: we krijgen medewerkers over met behoud van functie. We ontwikkelen door naar de gewenste organisatievorm en werkwijze.  Er wordt meer gebruik gemaakt van data. Hierdoor kan op basis van objectieve gegevens beleid worden aangescherpt. Data is waardenvrij en zonder vooringenomenheid en biedt inzichten zonder extra beleidsnota’s. Bovendien heeft iedereen hetzelfde informatieniveau.

Data kan worden ingezet ten aanzien van alle gemeentelijke processen, niet alleen assetmanagement openbare ruimte, contractmanagement, maar ook op het gebied van dienstverlening, afval, (jeugd)zorg, Wmo etc. Pagina 2 van 3



Er is sprake van langetermijndenken, veranderingen kunnen niet binnen een dag of een maand zijn doorgevoerd. Het is een proces van langere adem. Bij de ontvlechting van de WODV en de opbouw van de gemeente Wassenaar is sprake van Overgang van Onderneming. Dit betekent dat we medewerkers overkrijgen met behoud van functie. Vervolgens ontwikkelen we door naar de gewenste organisatievorm en werkwijze. Ook het maken van beslissingen over hoe en waar taken worden uitgevoerd, kost tijd. Daar zijn nderzoeken en gesprekken voor nodig, onder andere met de raad.

Programma voor sessie Kerntakendiscussie 9 februari 1. Wrap-up van de opbrengsten en inzichten tot nu toe Zie hierboven bij kopje “Afgelopen sessies”. 2.

Aangeven wat de leidende principes zijn van Wassenaar Zie hierboven bij “Leidende principes voor de gemeente Wassenaar”.

3.

Kort langs de vooraf toegestuurde documenten en hun samenhang lopen  Overzicht van de taken die de gemeente uitbesteed en samen doet  Afwegingskader Zelf doen, samen doen of uitbesteden en Nota Samenwerkingsverbanden (ter memorie)

4.

Exercitie: als we de uitvoering van taken helemaal vanaf het begin konden opbouwen, waar zouden we dan voor kiezen? Voor deze opdracht zijn alle benodigde bouwstenen in kaart: de inzichten uit punt 1, de leidende principes uit punt 2 en de overzichten uit punt 3. Op basis hiervan wordt in gesprek gegaan over de volgende vragen:  Welke taken moet de gemeente altijd dichtbij zich hebben, dichtbij de kern?  Welke taken bepalen het DNA van de gemeente?  Welke taken kunnen verder weg geplaatst worden?  Welke taken hebben de meeste en minste prioriteit? Ter ondersteuning hierbij, kan gebruik worden gemaakt van een digitale tool zoals Mentimeter.

5.

Afsluiting  Conclusie  Richting bespreken van het besluit dat de raad wil gaan nemen naar aanleiding van de Kerntakendiscussie

Doorkijk naar het vervolg Toegezegd is om in de commissie B&M van 16 maart in te gaan op de financiële aspecten van de takendiscussie. Hier komt het traject van de Voorbereiding Kadernota samen met de Organisatorische insteek van de Kerntakendiscussie: wat is beïnvloedbaar? Welke taken kunnen we taken niet meer doen? • van de 60 miljoen is 15 miljoen beïnvloedbaar • Lijstje wettelijk taken Dit komt inhoudelijk dicht bij de losse bijeenkomst over financiën van 23 maart, georganiseerd door de portefeuillehouder financiën. De puzzel rond de samenhang van deze bijeenkomst de kerntakendiscussie in B&M op 16 maart wordt nog gelegd.

Pagina 3 van 3