Document · PDF

Informatiebrief 053 - Bijlage - Managementletter 2021 van Baker Tilly

Commissie Bestuur en Middelen Wassenaar 21 juni 2022, gemeente wassenaarBij agendapunt: Achtergrondinformatie8.697 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Management letter Gemeente Wassenaar Boekjaar 2021

20/04/2022

Aan de gemeenteraad van de gemeente Wassenaar ONDERWERP: Management letter 2021 KENMERK: dd. 19 april 2022

Geacht College, Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2021 van gemeente Wassenaar hebben wij de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld, teneinde onze controlewerkzaamheden in overeenstemming met Nederlands recht waaronder de controlestandaarden te kunnen bepalen. De opzet, het bestaan en in voorkomende gevallen de werking van de interne beheersingsmaatregelen van de belangrijkste bedrijfsprocessen, inclusief de geautomatiseerde gegevensverwerking, in uw onderneming zijn beoordeeld en getoetst, zodat we een terugkoppeling kunnen geven over de betrouwbaarheid van de interne informatievoorziening en de jaarrekening. Onze bevindingen zijn gebaseerd op de normale werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Deze brief bevat daardoor niet alle onvolkomenheden in uw organisatie, die bij een eventueel uitgebreid en hierop specifiek gericht onderzoek naar voren zouden kunnen komen. Zoals u zult begrijpen, is de managementletter van nature kritisch. Wij rapporteren over de eventuele leemtes of mogelijkheden ter verbetering van de financiële en administratieve processen, de administratieve organisatie daarvan en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing.

Op uw verzoek geven wij in deze managementletter aan op welke wijze verbeteringen van de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing kunnen worden gerealiseerd. De aanbevelingen en oplossingsrichtingen zoals beschreven in deze managementletter bieden u handvatten voor deze uitwerking. Wij hebben de concept management letter toegelicht en besproken met een afvaardiging van de ambtelijke organisatie. Deze managementletter is door ons opgesteld voor uw informatie en mag niet zonder onze uitdrukkelijke toestemming geheel of gedeeltelijk aan derden ter beschikking worden gesteld. Wij danken u en uw medewerkers voor de samenwerking en zijn graag bereid tot het verstrekken van nadere toelichting. Hoogachtend, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. J.M.A. Drost RA Partner Audit

Inhoudsopgave CONTACT

1. Bestuurlijke samenvatting

drs. John Drost RA Partner Audit j.drost@bakertilly.nl

2. Overige bevindingen en aandachtspunten

Bijlage 1: Detailbevindingen

Bijlage 2: Actuele ontwikkelingen

drs. Bert Kroon RA Senior Manager Audit b.kroon@bakertilly.nl

KANTOORGEGEVENS Baker Tilly (Netherlands) N.V. Entrada 303 Postbus 94124 1090 GC Amsterdam

Bestuurlijke samenvatting 4

1. Bestuurlijke samenvatting Deze managementletter bevat onze bevindingen die zijn gebaseerd op onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2021. De interim-controle is uitgevoerd in de periode augustus 2021 – februari 2022. De bevindingen hebben betrekking op waarneming over de periode tot februari 2022. De opmerkingen zien, in verband met de beëindiging van de Werkorganisatie Duivenvoorde, met name toe op de periode na 31 augustus 2021.

Uw interne beheersing kan verder worden verbeterd. Wij constateren dat de AO/IB van de gemeente nog niet op alle vlakken toereikend heeft gefunctioneerd. De bevindingen met prioriteit betreffen de onvoldoende functiescheiding bij het autoriseren van inkoopfacturen in Civision. Vanaf 1-9-2021 zijn er verbeteringen doorgevoerd door de gemeente. Vanaf die datum is er, afgezien van enkele mutaties met geringe omvang, wel sprake geweest van een afdoende functiescheiding.

Covid-19 heeft ook voor 2021 nog een belangrijke invloed op uw gemeente, de gemeentelijke processen en uw financiële stromen. In lijn met voorgaand jaar heeft de Tozo (Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers) doorgelopen, daarbovenop is ook de TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten) ingevoerd.

Onze samenwerking. Ondanks COVID-19 verloopt de samenwerking met de gemeente Wassenaar goed. Wel is op te merken dat het proces van de VIC oplevering (tranche 1 en 2) moeizaam verliep als gevolg van te late aanleveringen vanuit de organisatie. In goed overleg met het team VIC van de gemeente zijn wij daarbij tot een aangepaste planning en werkbare afspraken gekomen.

1. Bestuurlijke samenvatting Invoering rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van de huidige verwachting zal het college van burgemeester en wethouders vanaf 2022 zelfstandig verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De gemeente ligt in de voorbereiding op schema. Wij constateren dat de gemeente in de voorbereiding hiertoe in 2020 en 2021 belangrijke stappen heeft gezet in het neerzetten van de ambitie en de inrichting van de interne organisatie, met name in de opzet van de verbijzonderde interne controlefunctie. Met betrekking tot het M&O beleid zijn er geen concrete stappen gezet.

Vooruitblik richting jaarrekeningcontrole 2021. We hebben met uw gemeente afspraken over de planning van de jaarrekeningcontrole gemaakt. Op voorhand identificeren we een aantal aandachtsgebieden met verhoogde aandacht in onze controle. Dit betreffen met name de controle op de toereikendheid van uw (onderhouds-) voorzieningen en de controle van de naleving van de aanbestedingsregelgeving alsmede de WNT verantwoording. Dit zijn overigens standaard aandachtsgebieden die wij altijd onderkennen vanwege de complexiteit van de inhoud en de daarbij behorende wet- en regelgeving.

Tot slot hebben we vanuit het oogpunt van onze natuurlijke adviesfunctie, in deze managementletter een bijlage opgenomen met actuele ontwikkelingen. Belangrijke elementen zijn hier onder andere in het feit dat de commissie BBV afgelopen jaar een aantal belangrijke notities uitgebracht. Dit betreft onder andere de notitie heffingen, de Kadernota Rechtmatigheid 2022, Addendum Kadernota rechtmatigheid 2021 en de notitie paragraaf bedrijfsvoering. In de bijlage worden de belangrijkste aandachtspunten toegelicht. Daarnaast is de regeling Schatkistbankieren gewijzigd, hetgeen gevolgen heeft voor de verantwoording in de jaarrekening.

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 7

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.1 Algemeen Inleiding Doel en reikwijdte

Het doel van onze jaarrekeningcontrole is het vormen van een oordeel over de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening als geheel, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Vanuit de jaarrekeningcontrole beoordelen wij of de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing voor zover relevant voor onze oordeelsvorming en geven wij geen zelfstandig oordeel over de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing. De controle van de jaarrekening omvat het uitvoeren van controlewerkzaamheden, waaronder risicoanalyse, cijferanalyses, beoordeling van de administratieve procedures en het daarmee samenhangende systeem van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte controlewerkzaamheden. De samenstelling en omvang van die werkzaamheden zijn noodzakelijk voor het verkrijgen van voldoende controle-informatie ter onderbouwing van ons oordeel. Onze risicoanalyse richt zich op een betrouwbare totstandkoming van de jaarrekening. Dit betekent dat wij niet alle risico’s die voor u als gemeente relevant zijn in onze controle meenemen. De risicoanalyse is een continue proces en stellen wij gedurende de controle indien nodig bij. De belangrijkste bij uw gemeente onderkende risico’s / kernpunten in de controle zijn:

Risicoanalyse

• • • • • • • •

Rechtmatigheid aanbestedingen. Risico dat het management van de gemeente de procesafspraken doorbreekt, hetgeen een standaard risico is vanuit onze beroepsregels. Dit risico ziet bij uw gemeente met name toe op de schattingsposten in de voorzieningen. Verantwoording in het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT). Inkopen en betalingsverkeer. Salarissen / personeel. Sociaal domein. Subsidieverstrekkingen. Automatisering / IT.

In ons accountantsverslag rapporteren wij naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole over bovenstaande punten. Deze punten zijn geactualiseerd ten opzichte van voorgaand jaar.

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.2 Bedrijfsprocessen Beeld interne beheersing Interne beheersing

Basis op orde echter beheersmaatregelen nog onvoldoende (zichtbaar)

Uw gemeente moet op het gebied van interne beheersing nog verbeterstappen zetten. Om alle financiële uitdagingen voor uw gemeente in de komende tijd in goede banen te leiden worden hoge eisen aan het planning- en control instrumentarium, alsmede het interne beheersingssysteem gesteld. De aanstaande invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college stelt hogere eisen aan het interne beheersingssysteem. De aanwezigheid van een adequaat intern (financieel) beheersingssysteem is daarbij een essentiële randvoorwaarde om te kunnen bijsturen en de betrouwbaarheid van financiële informatie en verslaglegging is van groot belang om dit tijdig en goed te kunnen doen. Wij constateren dat op dit moment de processen in de basis op orde zijn en dat primaire functiescheiding is ingeregeld. Daarentegen zijn op onderdelen de interne beheersingsmaatregelen in het proces nog onvoldoende verankerd danwel onvoldoende zichtbaar. In die laatste situatie kan achteraf niet vastgesteld worden of de afgesproken procedures en interne controles wel hebben bestaan en gewerkt. De verbijzonderde interne controlefunctie kan in beide gevallen niet systeemgericht controleren en wij als accountant ook niet. Dat laatste betekent dat een controle (denk aan inkopen, leges en kredieten) meer tijd kost voor zowel de gemeente als voor ons.

Daarnaast neemt hierdoor ook het risico op fouten en onrechtmatigheden toe. Bovendien ontbreekt, doordat geen systeemgerichte controle kan plaatsvinden, een automatisch mechanisme waarbij de efficiency, doelmatigheid en effectiviteit van de processen en daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen tegen het licht worden gehouden. Wij adviseren de zichtbaarheid van de interne beheersingsmaatregelen te vergroten om u in staat te stellen bestaan en werking van de beheersingsmaatregelen te monitoren. Dit stelt uw gemeente in staat verder “in control” te komen. Gezien de omvang van de organisatie is het overigens wel zaak om een afweging te maken in welke processen een dergelijke functiescheiding (kosten) efficiënt is.

Procesbeschrijvingen

Tot slot is het van belang dat de gemeente beschikt over procesbeschrijvingen, waaruit blijkt hoe interne controles er precies uitzien. Om dit scherp in beeld te brengen is het belangrijk procesbeschrijvingen op te stellen en waar deze reeds voorhanden zijn, te actualiseren en deze te verfijnen voor de “key-controls”. Deze “key-controls” zitten vaak bij de rollen in functiescheiding van controlerend en autoriserend. Belangrijk hierbij is om de "key-controls" zo scherp mogelijk te beschrijven aan de hand van de 6W's (wie, wat, waarom, wanneer, met welke informatie en wat wordt vastgelegd) zodat iedere betrokken functionaris weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Daarnaast adviseren wij u blijvend aandacht te besteden aan het up-to-date houden van deze procesbeschrijvingen.

Transformatie van controle achteraf naar beheersing vooraf

Een adequate beschrijving en toereikende inrichting en werking van de interne beheersing vormt de basis om voor de verbijzonderde interne controle en door ons als accountant over te gaan van een gegevensgerichte naar een organisatiegerichte controlestrategie. Hierdoor wordt het mogelijk om te steunen op de maatregelen van interne beheersing waardoor minder gegevensgerichte detailcontroles hoeven te worden uitgevoerd. Daarnaast biedt een toereikende inrichting en werking van de interne beheersing ook een goede grondslag voor de toekomstige rechtmatigheidsverantwoording door het college.

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.2 Bedrijfsprocessen Deze managementletter bevat onze bevindingen die zijn gebaseerd op de onze werkzaamheden in het kader van de jaar-rekeningcontrole voor het jaar eindigend op 31 december 2021. Deze werkzaamheden zijn dan ook niet gericht op het geven van een oordeel over de interne beheersing van uw organisatie als geheel. Voorgaande jaren hebben wij tijdens onze besprekingen met u diverse aanbevelingen benoemd ter verdere optimalisering van de bestaande administratieve organisatie en interne beheersing. In deze management letter geven wij u een schriftelijke update van onze bevindingen. In het overzicht hiernaast zijn de bevindingen opgenomen. Een totaaloverzicht van de detailbevindingen is opgenomen in bijlage 1.

In de tabel rechts is een totaaloverzicht opgenomen van de het totaal aantal detailbevindingen. De bevindingen en onze aanbevelingen worden op de volgende pagina's van deze managementletter uitgebreider toegelicht.

De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan.  = opgelost  = actie ondernomen, maar nog niet afgerond  = geen actie ondernomen  = Nieuwe bevinding

Proces

Bevinding

Inkopen

aandachtspunten Aantal nieuwe aanbevelingen

Aantal aanbevelingen uit voorgaande jaren al of niet via de WODV gerapporteerd

Waarvan opgelost in 2021

Resterende aanbevelingen uit voorgaande jaren

Waarvan reeds acties zijn ondernomen, maar nog niet zijn afgerond

Waarvan nog geen acties zijn ondernomen

Aantal openstaande aanbevelingen

Status

Prioriteit 2021

Prioriteit 2020

Onvoldoende functiescheiding bij het autoriseren van inkoopfacturen in Civision

Gem

Bouwleges

Contraberekening bouwkosten bij bouwleges

Laag

Betalingen

Handmatige betalingen worden niet zichtbaar gecontroleerd

Gem

Subsidies

Niet voldoen aan subsidieverordening i.v.m. 13 weken eis verantwoording

Laag

Inkopen

Geen ondertekening van opdrachten / contracten

Laag

Inkopen

Niet adequaat archiveren van onderbouwingen

Laag

Personeel

Geen formele competentietabel aanwezig is voor de autorisatie van de arbeidsovereenkomsten.

Laag

Laag 10

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.3 Status Rechtmatigheidsverantwoording Rechtmatigheidsverantwoording Stand van zaken in verband met invoering Rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van het boekjaar 2022 moet het college (op basis van het huidige wetsvoorstel) een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De wet die dit mogelijk maakt, de Wet versterking rekenkamers decentrale overheden, moet nog aangenomen worden. De accountant dient vervolgens de getrouwheid van deze rechtmatigheidsverantwoording te toetsen. De bewijslast inzake de rechtmatigheid wordt hiermee verplaatst van de accountant naar het college. De belangrijkste aandachtspunten ter voorbereiding zijn: -

Afstemming reikwijdte met de raad.

Juiste opzet normenkader en toetsingskader.

Adequaat vastleggen van procesbeschrijvingen.

Opzetten controleplan inclusief uitwerking risicoanalyse.

Adequaat werkprogramma ter uitvoering VIC.

Wij hebben begrepen dat u momenteel bezig bent met het verder op orde brengen van deze punten. In dit hoofdstuk geven wij u een eerste indruk van de status van uw VIC-werkzaamheden in relatie tot de interne beheersing binnen uw primaire en secundaire processen.

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.4 Samenwerking en VIC Onze samenwerking met de gemeente in het controleproces Organisatie

Inrichting en kwaliteit VIC

Samenwerking tijdens de interim-controle Tijdens de interim-controle hebben wij in een prettige en constructieve wijze samengewerkt met de gemeente. Belangrijke elementen in de samenwerking hierbij zien onder andere toe op: - Proactieve afstemming op bijzonderheden en/of belangrijke aandachtsgebieden. - Inspanning om te zorgen dat alle gewenste informatie op een adequate wijze en voor aanvang van de controle aanwezig is. - Bereidheid en beschikbaarheid van medewerkers en VIC-team om onze vragen op een adequate wijze en tijdig te beantwoorden. Een belangrijk onderdeel van de interne beheersing is de (verbijzonderde) interne controlefunctie. Deze werkt op dit moment vanuit een geformaliseerd en gestructureerd actueel controleplan. Een kwalitatief goed intern controleplan bevat in onze optiek een opbouw die gebaseerd is op de financiële omvang van posten en stromen, waarin deze posten en stromen vervolgens worden gekoppeld aan relevante wet- en regelgeving en waarin de daaruit voortkomende relevante risico’s zijn gedefinieerd. Daarnaast merken wij op dat de kwaliteit van de VIC in 2021 verbeterd is ten opzichte van vorig jaar. Daarnaast zien wij dat de VIC werkzaamheden worden vastgelegd op een uniforme wijze in standaardformats. De VIC-werkzaamheden hadden betrekking op het gehele boekjaar en was verdeeld over drie fasen qua uitvoering:

Tijdigheid VIC werkzaamheden

Fasen

Bijzonderheden

•

1e tranche 1-1-2021 t/m 30-06-2021

vertraging proces als gevolg van te late oplevering

•

2e tranche 1-7-2021 t/m 31-08-2021

vertraging proces als gevolg van te late oplevering

•

3e tranche 01-09-2021 t/m 31-12-2021

enige vertraging proces als gevolg van te late oplevering

Het proces van de VIC oplevering (tranche 1 en 2) is moeizaam verlopen als gevolg van te late aanleveringen vanuit de organisatie. Wel merken we op dat wij in goed overleg met het team VIC van de gemeente tot een aangepaste planning en werkbare afspraken zijn gekomen.

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.5 Aandachtspunten jaarrekening Aandachtspunten jaarrekeningcontrole Impact Covid-19 Zoals reeds aangegeven in de inleiding heeft COVID-19 nog steeds een impact op veel beleidsvelden, denk hier bijvoorbeeld aan: -

Sociaal domein (doorlopen Tozo en overige overheidssteun).

Aanvullende subsidieregelingen vanuit het Rijk.

Financiële steun non-profitorganisaties.

Lokale infrastructuur (steun lokale instellingen).

Uitvoeringslasten (handhaving, GGD, Veiligheidsregio, thuiswerkfaciliteiten).

Bedrijfseconomisch (waardering vorderingen, aanspraak garanties).

Inkomstenderving (belastingen, leges, dividend).

Wij hebben reeds vanuit besprekingen en tussentijdse cijfers vastgesteld dat er voldoende aandacht is op de impact van Covid-19 op de organisatie en dat de (financiële) impact hiervan ook uitgebreid bij de diverse onderwerpen terugkomt. Ook voor het gehele boekjaar 2021 willen wij graag het belang van een dergelijke analyse benadrukken en verzoeken u dan ook om deze voor het einde van het jaar uit te voeren. Wij zullen de uitkomsten van uw analyse meenemen in onze risicoafweging en controleaanpak.

2. Overige bevindingen en aandachtspunten 2.6 Fraudeanalyse Frauderisicoanalyse Verantwoordelijkheid College

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het College van Burgemeester en Wethouders. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Op basis van onze uitgevoerde interim-controle hebben wij vastgesteld dat er binnen de gemeente aandacht is voor frauderisico’s en de preventie daarvan. Wel zijn wij van mening dat hier nog een verbeterslag in te maken is. Zo heeft gemeente geen eigen frauderisicoanalyse opgesteld, maar op het gebied van risicoanalyse is er wel voldoende aandacht. Wij adviseren u om de risicoanalyse met specifieke frauderisico’s uit te breiden en ook tot een gewogen afweging te komen welke risico’s te accepteren en welke risico’s te mitigeren. Wij adviseren u om hierbij ook specifiek aandacht te besteden aan het (fraude)risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld aan de gemeente. Als belangrijke prioriteit noemen wij het risico dat facturen worden goedgekeurd waar geen prestatie voor uw gemeente tegenover staat. Binnen uw organisatie is sinds 1 september 2021 ingericht dat facturen door twee personen worden gecontroleerd op prestatielevering.

Daarbij kunt u vanzelfsprekend de ingevoerde beheersingsmaatregelen in uw organisatie met betrekking tot het risico op onrechtmatige betalingen betrekken. De verbijzonderde interne controle kan ook aan waarde winnen als de opdracht hiervoor wordt ingegeven vanuit een interne frauderisicoanalyse, waardoor de werkzaamheden beter aansluiten op de risico’s binnen de organisatie. Op deze wijze wordt de verbijzonderde interne controle volwaardiger en volwassener. Nu is het wel zo, dat er sinds de ontvlechting belangrijke stappen zijn gezet op diverse vlakken om de organisatie en procesbeheersing te verbeteren. Mede als gevolg van Corona heeft dit proces wel vertraging opgelopen en is een hoger dan ingecalculeerde werkdruk voor de ambtelijke organisatie ontstaan. Ook heeft de overschakeling van de Werkorganisatie Duivenvoorde naar een eigen ambtelijke organisatie voor de gemeente geleid dat niet altijd volledig zicht was wie het eigenaarschap binnen prossen op detailniveau had of zou moeten hebben. We hebben begrepen dat de organisatie in 2022 hier vooruitgang aan het realiseren is.

Bijlage 1: detailbevindingen

Detailbevindingen Uitleg opbouw In dit hoofdstuk zijn de significante bevindingen opgenomen. Per bladzijde van deze managementletter is een bevinding opgenomen met daarbij het risico en een aanbeveling. Bij elke bevinding staat de datum van de eerste vermelding aangegeven te samen met de gradatie van de constatering. Bij de prioriteit staat de mate van belangrijkheid en urgentie. Per bevinding zullen wij aangeven welke alternatieve werkzaamheden wij zullen uitvoeren om het geconstateerde risico (gegevensgericht) te ondervangen. Voor bestaande bevindingen geven wij tevens een update van de status van deze bevinding in het huidige boekjaar.

Bevinding In dit blok wordt aangegeven wat gedurende de accountantscontrole is geconstateerd en waarvan wij u graag op de hoogte willen brengen.

Prioriteit Urgentie en belang van de bevinding

Boekjaar bevinding

Status

Boekjaar eerste vermelding Risico Hierbij geven wij aan wat de risico's zijn van de bevinding en wat de gevolgen voor uw organisatie kunnen zijn. Aanbeveling Hier geven wij u aanbevelingen met betrekking tot de bevinding. Deze aanbeveling is een mogelijke oplossing voor de bevinding. Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Hier geven wij een update van de bevinding wanneer deze in een eerder boekjaar is geconstateerd. Tevens kan de bevinding gevolgen hebben voor de controleaanpak / omvang van onze controlewerkzaamheden. Op deze plaats maken wij hier eveneens vermelding van.

De kleur van de het symbool geeft de status van de constatering aan.  = opgelost  = actie ondernomen, maar nog niet afgerond  = geen actie ondernomen  = Nieuwe bevinding

Detailbevindingen Risico 1: Onvoldoende functiescheiding bij het autoriseren van inkoopfacturen in Civision Bevinding Tijdens de controle hebben wij geconstateerd dat de budgethouder ook de PAV-er (prestatieakkoordverklaarder) kan zijn of de PAV-er wordt overgeslagen en alleen de budgethouder de factuur autoriseert. Er ontbreekt in deze gevallen een 4-ogen principe.

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Gem

2019

Status

Risico Aangezien er geen sprake is van een 4-ogen principe bij het autoriseren van de facturen, is de kans op frauderen aanwezig.

Aanbeveling Wij bevelen u aan om het proces en de workflow ook zo in te richten dat er zichtbaar wordt vastgelegd wie de inkoopfacturen autoriseren (conform de 4- ogen principe). Wij hebben aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht op deze facturenstromen, waarbij deze functiescheiding niet aanwezig is. Uit deze werkzaamheden zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. Wij adviseren om het 4-ogen principe vanuit de applicatie af te dwingen, in plaats van achteraf een analyse te verrichten op eventuele facturen die geen functiescheiding doorlopen hebben. Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Situatie is ongewijzigd gebleven tot 1 september 2021. Wij hebben aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden verricht op deze facturenstromen, waarbij deze functiescheiding niet aanwezig is. Deze werkzaamheden hebben niet geleid tot het maken van aanvullende opmerkingen. Per 1 september is in de nieuwe organisatie wel de gewenste functiescheiding ingericht.

Detailbevindingen Risico 2: Contraberekening bouwkosten bij bouwleges Bevinding We hebben begrepen dat er zelden een contraberekening plaatsvindt op de opgegeven bouwkosten bij de aanvraag van bouwleges. Wel beoordelen de Case managers kritisch, op basis van ervaring, de opgegeven bouwkosten, maar dit wordt verder niet gedocumenteerd met berekeningen.

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Laag

2019

Status

Risico Opbrengst uit bouwleges zijn niet volledig als gevolg van onjuiste opgave van bouwkosten.

Aanbeveling Wij bevelen u aan om bij bouwleges vanaf een bepaalde omvang een contraberekening te verrichten om de opgegeven bouwkosten van de aanvrager te toetsen, zoals ook intern beschreven staat. Wij hebben vastgesteld bij de controle per ultimo boekjaar dat de gehanteerde bouwkosten op basis van de aanvraag aansloten met de achterliggende kengetallen. Dit was door de gemeente voor de betreffende dossiers inzichtelijk gemaakt. Wij adviseren u als onderdeel van de VIC periodiek deze controle zelf uit te voeren. Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Voor 2021 was dit ook niet opgenomen in het VIC plan. Wij geven u in overweging, om, met name ook in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, de controle onderdeel te maken van de VIC-werkzaamheden

Detailbevindingen Risico 3: Handmatige betalingen worden niet zichtbaar gecontroleerd Bevinding Op basis van de uitgevoerde controle op de handmatige betalingen is vastgesteld dat bij de handmatige betalingen geen zichtbare controle wordt uitgevoerd, waarbij wordt vastgesteld dat de betaling is ingevoerd in overeenstemming met de achterliggende documentatie. De handmatige betalingen bestaan voor circa 80% uit betalingen aan ADP, de Belastingdienst en salarisbetalingen. Deze handmatige betalingen doorlopen feitelijk een regulier proces. Het risico ziet derhalve met name op de overige 20%.

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Gem

2020

Status

Risico Het risico bestaat dat bij de registratie van handmatige betalingen fouten worden gemaakt in het te betalen bedrag, de registratie van de crediteur of dat dubbele betalingen worden uitgevoerd. Aanbeveling Wij adviseren u de uitgevoerde controle op de achterliggende documentatie ook bij handmatige betalingen zichtbaar te maken en daarmee in lijn te brengen met de procedure bij de uitvoering van batchbetalingen. Het kan wenselijk zijn om hierbij onderscheid te maken naar de aard van de handmatige betalingen en richtlijnen op te stellen voor de diepgang van de controle van handmatige betalingen, afhankelijk van de crediteur en/of de omvang van het bedrag dat wordt betaald. Commentaar management Het bovenstaande advies wordt opgevolgd en beschreven binnen de nieuwe organisaties. Follow up 2021 Voor boekjaar 2021 hebben wij nog geen wijzigingen in het proces vast kunnen stellen.

Detailbevindingen Risico 4: Niet voldoen aan subsidieverordening i.v.m. 13 weken eis verantwoording Bevinding Wij hebben vastgesteld dat niet in alle gevallen voldaan is aan de 13 weken eis voor wat betreft de verantwoording 2020 middels een subsidievaststelling. De vaststelling heeft plaatsgevonden buiten de termijn van 13 weken, waardoor niet voldaan wordt aan de subsidieverordening.

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Laag

2020

Status

Risico Niet voldoen aan subsidieverordening. Aanbeveling Oplossen voor geconstateerde dossiers en monitoring control instellen.

Het niet voldoen aan de subsidieverordening voor wat betreft tijdige vaststelling is een formele onrechtmatigheid. Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole Wij adviseren om alsnog, met name ook in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, de nodige monitoring controls hiervoor in te stellen.

Detailbevindingen Risico 5: Geen ondertekening van opdrachten / contracten Bevinding In enkele gevallen is vastgesteld dat de ondertekening van de contracten niet altijd plaatsvindt vanuit de gemeente Wassenaar. Dit wordt verklaard door het feit dat men veel thuis heeft gewerkt als gevolg van coronapandemie.

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Laag

2021

Status

Risico Het risico bestaat dat er handelingen worden verricht of overeenkomsten worden aangegaan die formeel niet rechtsgeldig kunnen blijken als gevolg ontbreken van een ondertekening (lees: akkoord) door een bevoegde functionaris. Aanbeveling We bevelen aan om digitale ondertekening te laten plaatsvinden. In tegenstelling tot het jaar 2020 is vastgesteld dat er steeds meer contracten in digitale vorm worden ondertekend.

Update boekjaar / Gevolgen jaarrekeningcontrole De bevinding heeft geen consequentie op de uitkomst van de controle, aangezien we voldoende zekerheid hebben kunnen verkrijgen omtrent de juistheid van de prijs.

Detailbevindingen Risico 6: Niet adequaat archiveren van onderbouwingen Bevinding Vastgesteld is dat de PAV'er en budgethouders niet adequaat de documentatie archiveren voor de goedkeuring en prestatieverklaring en de controle op de prijzen van de facturen. In enkele gevallen zijn de leveranciers benaderd om de documentatie/onderbouwing omtrent de prestatie en goedkeuring van de factuur voor de prijs en prestatie op te vragen (handeling achteraf plaatsgevonden).

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Laag

2021

Status

Risico Het risico bestaat dat er achteraf moeizaam of zelfs niet vastgesteld kan worden dat de facturen terecht goedgekeurd zijn voor prijs en prestatie. Aanbeveling Er dient meer bewustzijn gecreëerd te worden bij de PAV'er en budgethouders met betrekking tot de prijs en prestatie. De documentatie dient adequaat gearchiveerd te worden, bijvoorbeeld in het centrale archiveringssysteem of in de financiële administratie, waardoor er adequate onderbouwing gevonden kan worden voor de betaalde facturen. Gevolgen jaarrekeningcontrole Geen verdere gevolgen voor de uit te voeren jaarrekeningcontrole, behalve de vertraging die eventueel kan optreden tijdens het controleproces om stukken tijdig te verkrijgen.

Detailbevindingen Risico 7: Geen formele competentietabel aanwezig is voor de autorisatie van de arbeidsovereenkomsten Bevinding

Prioriteit

Boekjaar bevinding

Stagebegeleiders zijn bevoegd tot het tekenen van de arbeidsovereenkomsten voor de stagiaires.

Laag

2021

Na overleg met de salarisadministratie is vastgesteld dat er geen formele competentietabel aanwezig is voor de autorisatie van de arbeidsovereenkomsten.

Status

Risico Het risico bestaat dat er op een ongewenst niveau arbeidsovereenkomsten worden geautoriseerd. Aanbeveling We adviseren u om voor de autorisatie van arbeidsovereenkomsten en alle formele documentatie met betrekking tot personeelszaken vast te leggen in een competentietabel, (voorzien van namen van functionarissen en de betreffende afdelingen) zodat duidelijk is wie bevoegd is tot dergelijke handelingen. Gevolgen jaarrekeningcontrole Uit de controle zijn verder geen bijzonderheden geconstateerd. Voor de geselecteerde dossiers hebben de ondertekeningen adequaat plaatsgevonden.

Bijlage 2: actuele ontwikkelingen ihkv onze natuurlijke adviesfunctie 20/04/2022

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Een goede voorbereiding is het halve werk, en daarom geven we alvast een vooruitblik op de belangrijkste nieuwe bepalingen. Zowel vanuit de wet als het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Wijziging Schatkistbankieren In de beleidsdoorlichting schatkistbankieren van juli 2019 is onder meer geconstateerd dat decentrale overheden kampen met administratieve lasten bij schatkistbankieren. Het kabinet heeft in de beleidsdoorlichting het probleem erkend dat met name decentrale overheden die structureel rood staan en slechts incidenteel overtollige middelen hebben met hogere administratieve lasten te maken hebben dan gewenst is. Met een eventuele verhoging dan wel een andere berekening van het drempelbedrag komt het kabinet aan deze bezwaren tegemoet. Vanaf 1 juli 2021 is voor gemeenten (en provincies, waterschappen en hun gemeenschappelijke regelingen) met een begrotingstotaal tot € 500 miljoen de drempel voor het verplicht schatkistbankieren verhoogd naar 2% van het begrotingstotaal (was 0,75%) met een minimum van € 1 miljoen (was € 250.000). Voor gemeenten met een begrotingstotaal van € 500 miljoen of meer wordt de drempel € 10 miljoen (was € 3,75 miljoen) plus 0,2% van het deel van het begrotingstotaal dat de € 500 miljoen te boven gaat. Dit betekent dat provincies, gemeenten en waterschappen op basis van hun verantwoordingsvoorschriften twee drempelbedragen voor 2021 moeten hanteren, te weten: 

een drempelbedrag voor het eerste half jaar (huidige situatie);



een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).

Voor de berekening van het nieuwe drempelbedrag heeft het Rijk de volgende voorbeeld berekening ter beschikking gesteld: https://www.dsta.nl/schatkistbankieren/documenten/publicaties/2021/06/29/voorbeeld-berekening-drempelbedrag In de voorbeeld jaarrekening die Baker Tilly tegen het einde van het jaar publiceert wordt ook een verantwoordingsvoorbeeld voor de jaarrekening met een splitsing naar de oude en de nieuwe situatie opgenomen.

Notitie Lokale heffingen Deze notitie (ter vervanging van de Notitie Riolering 2014) geeft een overzicht van alle relevante aspecten van lokale heffingen en bijbehorende voorzieningen en reserves met betrekking tot vraagstukken van begroting en verantwoording voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. In deze notitie zijn de volgende stellige uitspraken opgenomen, welke met ingang van begrotingsjaar 2022, of zoveel eerder als mogelijk, van toepassing zijn: 

De methodiek voor het toerekenen van overhead, zoals opgenomen in het overzicht overhead, aan lokale heffingen en rechten mag niet afwijken van de overige methodieken voor het toerekenen van overhead aan gemeentelijke taakvelden.



Indien een voorziening onderhoud (artikel 44, lid 1, sub c BBV) onvoldoende is onderbouwd dan komen deze gelden niet in een reserve maar in een voorziening ex. artikel 44, lid 2 BBV. Dit geldt ook voor de baten uit lokale heffingen die aan het einde van het belastingjaar niet zijn besteed omdat begrote investeringen en (onderhouds-) werkzaamheden niet zijn uitgevoerd.



Als een gemeente spaart in het tarief voor toekomstige vervangingsinvesteringen in de voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen ex artikel 44, lid 1, sub d BBV, dan mogen deze niet gebruikt worden om boekwaarden van eerdere, bestaande investeringen af te boeken.



Ook wanneer de jaarlijkse spaarbedragen voor de heffing gelijk zijn aan de jaarlijkse vervangingsinvesteringen (=ideaalcomplex) moeten de ‘spaarbedragen’ als last worden geboekt en wordt vervolgens de daarmee gevormde voorziening afgeboekt op de geactiveerde vervangingsinvesteringen.



Het is toegestaan om de bijdragen van derden (baten van de heffing) in te zetten ten behoeve van tariefegalisatie. De middelen worden dan op begrotingsbasis gedoteerd aan een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV. Er moet extracomptabel worden aangetoond dat deze middelen binnen een redelijke termijn ingezet worden ter bestrijding van de lasten waarvoor een heffing is opgelegd.



Indien baten van lokale heffingen in één jaar geraamd en gerealiseerd worden en de lasten zich over meerdere jaren uitstrekken, is het toegestaan deze te matchen. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van een voorziening ex artikel 44, lid 2 BBV (baat gaat voor de last uit) of de balanspost ‘nog te verrekenen bedragen’ (last gaat voor de baat uit; dit laatste is enkel toegestaan bij bouwvergunningen).



Investeringen in riolering in uitbreidingsgebieden kunnen ten laste van de grondexploitatie worden gebracht. De bijdragen die de gemeente via de grondprijs ontvangt, zijn te beschouwen als bijdragen van derden, die de gemeente op grond van artikel 62, lid 2 BBV op de waardering van de investering in mindering brengt.

Notitie Lokale heffingen (vervolg) Naast de bovenstaande stellige uitspraken heeft de commissie ook een aantal aanbevelingen gedaan: 

De commissie BBV adviseert (documenten die ondersteunend zijn aan) onderhouds- en investeringsplannen die basis zijn voor de berekening van tarieven voor heffingen en rechten uiterlijk eens in de vijf jaar te actualiseren en vast te laten stellen door de raad vanuit hun kaderstellende rol en de rechtmatigheidstoets. De raad kan besluiten deze actualisatie uit te stellen op basis van een raadsbesluit. Binnen deze vijf jaar dienen de onderhouds- en investeringsplannen wel tussentijds te worden bijgesteld als ze niet meer actueel zijn.



De commissie BBV adviseert dat in het geval dat een gemeente kiest voor tariefegalisatie dit vast te leggen in een raadsbesluit.



De commissie BBV adviseert om periodiek een analyse uit te voeren op de begrote en gerealiseerde lasten en baten van de lokale heffingen. Het inzichtelijk maken van de opbouw van de voorzieningen ex artikel 44, lid 1, sub c, lid 1, sub d, en lid 2 BBV vormt een expliciet onderdeel van deze analyse.



De commissie BBV adviseert in geval van heffingen die beogen het gedrag te beïnvloeden de risico’s die hiermee samenhangen op te nemen in de paragraaf lokale heffingen.



De commissie BBV adviseert om in de paragraaf lokale heffingen onder het onderdeel beleid een overzicht op te nemen van de te onderscheiden lokale heffingen, de maatstaf en de doelstelling die wordt beoogd met het opleggen van de heffing.



De commissie BBV adviseert om in het gemeentelijk rioleringsplan (GRP) eenduidig onderscheid te maken tussen onderhoud en vervangingsinvesteringen.

We adviseren u voor de jaarrekening 2021 kennis te nemen van deze notitie en onder andere na te gaan in hoeverre uw gemeente reeds voldoet aan de stelde uitspraken en de aanbevelingen. Op deze wijze heeft u inzichtelijk of er in 2022 nog herstelacties noodzakelijk zijn. Mocht u nader advies nodig hebben van onze specialisten aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.

Rechtmatigheidsverantwoording Inmiddels is duidelijk geworden dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college met een jaar is uitgesteld. Het eerste jaar waarover het college expliciet verantwoording gaat afleggen wordt 2022. Veel gemeenten zijn in 2020/2021 al met de voorbereidingen begonnen. Het jaar uitstel kan dan ook het beste worden gebruikt om de aanpak om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording verder aan te scherpen. Het is wenselijk om over 2021 al ervaring op te doen met het zelfstandig uitvoeren van de benodigde interne controle. Het voordeel daarvan is dat ‘kinderziektes’, discussies en inzicht in de benodigde tijdsbesteding vroegtijdig inzichtelijk zijn. Daar kunt u uw voordeel mee doen in de aanloop naar het eerste verantwoordingsjaar. In de praktijk ervaren wij dat veel gemeenten zich vooral richten op de versterking van de verbijzonderde interne controle. Dat is een prima aanpak die ook goed kan voorzien in de benodigde werkzaamheden om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording. Het instrument is echter ook nadrukkelijk geïntroduceerd om de interne beheersing van de gemeente te versterken. Wij adviseren u dan ook om ook zeker aandacht te besteden aan de interne controlemaatregelen in de primaire processen zelf. Daarbij draait het niet alleen om de handelingen van bij het proces betrokken ambtenaren.

Juist de inzet van de mogelijkheden die de procesondersteunende applicaties bieden kan efficiënt zijn. Een in het systeem ingerichte beheersmaatregel is in beginsel effectiever en efficiënter dan een handmatige beheersmaatregel. In 2021 hebben wij meerdere gemeenten ondersteund bij de inrichting van de rechtmatigheidscontrole in het kader van deze ontwikkeling. Daarbij zijn ook workshops met raden, colleges en ambtelijke organisatie succesvol gebleken om de eigen ambitie, kaders en aanpak te bepalen. We besteden daarbij expliciet aandacht aan verantwoordelijkheden, waarbij juist ook de andere portefeuillehouders dan de wethouder financiën worden betrokken bij deze ontwikkeling. In onze visie kan de wethouder financiën weliswaar systeemverantwoordelijk zijn, de verantwoordelijkheid voor financieel rechtmatig handelen ligt bij ieder collegelid. Ook is het belangrijk om aandacht te besteden aan de verwachtingen van de raad voor wat betreft communicatie over mogelijke rechtmatigheidsfouten. Daarbij gaat het enerzijds om het vroegtijdig informeren als er om specifieke redenen niet rechtmatig gehandeld kan of gaat worden en anderzijds als de interne controle constateert dat er niet rechtmatig is gehandeld. Wij adviseren daar in het eerste jaar praktische afspraken over te maken. De auditcommissie kan hierbij een prima rol spelen.

De rechtmatigheidsverantwoording is onder andere bedoeld om de communicatie tussen college en raad rondom financiële rechtmatigheid te versterken. Ons advies is: benut het moment! Financieel rechtmatig handelen is een belangrijk streven voor een gemeente. De praktijk is wel eens weerbarstig, soms moet snel gehandeld worden (denk aan inkopen in de tijd van de Corona lockdowns: handhaving, verkeersmaatregelen, noodvoorzieningen). Het open en transparante gesprek tussen raad en college is dan raadzaam. Een handreiking om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording is toegezegd door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, die is echter nog niet beschikbaar.

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Kadernota rechtmatigheid 2021

De commissie BBV heeft recent een addendum op de Kadernota 2018 uitgebracht. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan. We adviseren u hier bij het opstellen van de jaarstukken 2021 rekening mee te houden. We merken daarbij op dat de twee laatste aanbevelingen ook al in de Kadernota 2018 waren opgenomen, maar dat wij constateren dat niet alle gemeenten een duidelijke invulling hebben gegeven aan deze afspraken tussen college en raad. Stellige uitspraken •

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en bijbehorende regelingen moeten in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen en toegelicht.

Aanbevelingen

2022

•

De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude door eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

•

De commissie BBV adviseert om afspraken tussen college en raad over verschuivingen van uitgaven tussen jaarschijven in een investeringsbudget vast te leggen in de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.

•

De commissie BBV adviseert om kaders op te nemen in de financiële verordening, ex artikel 212 Gemeentewet, indien specifieke budgetten bij onder uitputting op jaareinde in bestemmingsreserves worden opgenomen.

Met ingang van het verslagjaar 2022 wordt dan de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders (‘college’) voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven in plaats van de accountant. De Kadernota Rechtmatigheid is vooruitlopend op de wetswijziging geheel herzien, daarbij zijn een groot aantal stellige uitspraken en aanbevelingen herzien ten opzichte van voorgaande uitingen. We adviseren u integraal kennis te nemen van de notitie. Het is daarnaast belangrijk om op korte termijn voorbereidingen te treffen, daarbij zijn onder andere de volgende stappen van belang: -

Stel het normenkader op en werk deze uit door middel van een toetsingskader en een controleplan. Stem dit controleplan, op basis waarvan het college van plan is de rechtmatigheid in de jaarstukken aan te tonen, vooraf met uw accountant af.

Stem tijdig de kaders tussen college en raad af. Doe dit door niet alleen het normenkader en de verantwoordingsgrens vast te laten stellen, maar ook goede afspraken over de inhoud van de paragraaf bedrijfsvoering te maken. Laat u daarin adviseren door uw accountant.

Gebruik 2021 als “oefenjaar” om enerzijds de afspraken tussen raad en college op de juiste wijze te krijgen ingericht en anderzijds om uw verbijzonderde interne controle verder te optimaliseren. We adviseren u om dit moment van de invoering van de rechtmatigheidsmededeling te gebruiken om de inrichting van uw administratieve organisatie en interne controle tegen het licht te houden.

Overige onderwerpen Wijzigingen in relevante verslaggevingsvoorschriften Notities BBV

Notitie paragraaf bedrijfsvoering De commissie BBV heeft, mede naar aanleiding van het uitbrengen van de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid, recent de notitie Paragraaf Bedrijfsvoering aangepast. Hierin zijn de volgende stellige uitspraken en aanbevelingen gedaan die ingaan over het boekjaar 2022. Stellige uitspraken •

In de paragraaf bedrijfsvoering wordt, op basis van de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de gemeenteraad, aanvullende informatie opgenomen over de individueel geconstateerde afwijkingen uit de rechtmatigheidsverantwoording.

•

In de paragraaf bedrijfsvoering beschrijft het college welke actie hij onderneemt om de afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de toekomst te voorkomen.

•

Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Aanbevelingen •

De commissie BBV adviseert kaderstelling op het gebied van bedrijfsvoering niet bij begroting vorm te geven, maar door middel van de (financiële) verordening of nota bedrijfsvoering aan de raad voor te leggen en deze periodiek te herzien.

•

De commissie BBV adviseert focus aan te brengen in de paragrafen. Minimaliseer herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen. Maak hierbij gebruik van verwijzingen binnen begroting of jaarverslag teneinde de omvang van deze documenten te beperken en daarmee de toegankelijkheid voor de raad te vergroten.

•

De commissie BBV adviseert om afspraken te maken tussen raad en college over de wijze waarop met niet financiële onrechtmatigheden wordt omgegaan. Deze afspraken kunnen onderdeel zijn van de nota bedrijfsvoering of de financiële verordening.

•

De commissie BBV adviseert om geconstateerde fraude(s) vanuit de eigen organisatie door bijvoorbeeld eigen medewerkers toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering.

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Financiële verordening

Grensbedrag belangrijke verplichtingen Vanuit de wetgeving is voorgeschreven om belangrijke financiële verplichtingen op te nemen en toe te lichten onder de ‘Niet in de balans opgenomen verplichtingen’. Er is echter geen nadere duiding gegeven aan het begrip ‘belangrijk’ waardoor dit ter interpretatie is door de gemeente zelf. Om te waarborgen dat dit op een consistente wijze en in overeenstemming met de verwachtingen vanuit de raad wordt toegepast adviseren wij u om een grensbedrag op te nemen in de financiële verordening.

Aankondiging impact NV COS 315 Wijziging in controlestandaarden

Vanaf boekjaar 2022 treedt de nieuwe controlestandaard 315 in werking. Deze standaard vormt het ‘hart’ van de controleaanpak en behandelt de risicoanalyse. Er wordt meer nadruk gelegd op het risico-inschattingsproces wat de basis verschaft voor het identificeren en inschatten van de risico’s op een afwijking van materieel belang en het opzetten van verdere controlewerkzaamheden. Daarnaast komen er wijzigingen ten aanzien van indirecte en directe interne beheersingsmaatregelen en in hoeverre deze geëvalueerd worden bij de opzet of implementatie. De exacte impact op de uitwerking voor de controleopdracht 2022 zal in de komende periode meer duidelijk worden.

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Auditplicht bij de Wet politiegegevens

Auditplicht bij de Wet politiegegevens U heeft als gemeente boa’s in dienst. Dat betekent dat de Wet politiegegevens (WPG) en Besluit politiegegevens (BPG) voor u van toepassing is. Voor het uitvoeren van de opsporingstaken van sommige boa’s is toegankelijkheid van bevoegde medewerkers tot politiegegevens van belang. Dit betreft zeer gevoelige informatie. Bij specifieke taken op het gebied van opsporing is voor de beveiliging van persoonsgegevens de Wet politiegegevens (WPG) van toepassing en niet de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Boa’s combineren vaak opsporingstaken met toezichthoudende taken in hun werkzaamheden. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van opsporingstaken voor strafbare feiten valt onder de WPG. Het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitoefenen van toezichthoudende taken valt onder de AVG. Dit betekent dat registratie en toezicht vanuit twee perspectieven plaats moeten vinden. De WPG komt in grote lijnen overeen met de AVG. Toch zijn er ook belangrijke verschillen. De WPG is een wet die de rechten en plichten van de politie en de burger regelt voor het verwerken van deze politiegegevens. Verschillen met de AVG zijn onder meer dat er specifieke verwerkingsgrondslagen met eigen voorwaarden en verwerkingstermijnen zijn voor politiegegevens. Daarnaast is de rol van de privacyfunctionaris anders ingericht.

Het meest in het oog springende verschil tussen AVG en WPG is de auditplicht op de gegevensverwerking bij opsporingstaken voor de WPG. Jaarlijks voert u een interne audit uit. Eenmaal in de vier jaar moet u een externe audit laten uitvoeren. Het eerste jaar waarin deze externe audit uitgevoerd dient te worden is 2021 (twee jaar na invoering van deze wet in 2019). Om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen zijn de volgende stappen van belang: 1. Stel een normenkader op voor uw interne beheersing en om de interne en externe audits te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Dit normenkader dient tenminste de verplichte elementen in het kader van de privacy audit te bevatten. 2. Verkrijg inzicht in de scope van de audit. Breng daarbij in beeld - welke medewerkers en applicaties betrokken zijn - welke type boa’s worden gebruik - welke alle gegevensverwerkingen in het kader van de WPG worden gebruikt - of door de door de leverancier al een WPG audit op de applicatie is uitgevoerd - welke verantwoordelijkheden er over blijven voor uw organisatie. 3. Voer een nulmeting uit. Hierna weet u waar uw organisatie staat en welke verbeterslagen u nog kunt maken. 4. Laat de interne en/of externe audit uitvoeren c.q. voer de interne en/of externe audit uit. Wij kunnen u, indien gewenst, op verschillende manieren helpen aan het tijdig voldoen aan uw auditverplichtingen in het kader van de WPG.

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Ontwikkelingen op het gebied van gebiedsontwikkeling en vastgoed

Toenemende vraag naar woningen en verduurzaming maatschappelijk vastgoed vraagt extra aandacht van de interne organisatie “Het woningtekort is opgelopen tot meer dan 300.000 woningen. Als er niet rigoureus wordt ingrepen wordt het alleen maar erger. De sleutel ligt in meer aanbod, vooral in het middensegment. Om weer naar gezonde regionale woningmarkten te groeien, moet de woningbouwproductie in alle prijssegmenten verhoogd worden.” * Omvang en complexiteit van de woningbouwopgave neemt toe Gemeentes krijgen door het woningtekort te maken met een sterke kwantitatieve groei van het te realiseren aanbod. De huidige prognoses gaan uit van een woningbouw opgave van 900.000 tot 1,0 miljoen woningen voor 2030, welke zelfs oploopt tot 1,7 miljoen woningen in 2050. Daarbij komt ook een toenemende complexiteit bij het invullen van deze woningbouwopgave, op termijn zijn er geen ‘eenvoudige’ ontwikkellocaties meer. Deze groei en complexiteit zal enerzijds leiden tot een capaciteitsvraagstuk (voldoende mensen/ planeconomen) om de opgave aan te kunnen, en anderzijds tot een toenemende behoefte aan efficiëntie en beheersing (organisatorische optimalisatie en risicomanagement). Verduurzaming van maatschappelijk vastgoed zet door De verduurzaming van maatschappelijk vastgoed vraagt om een grote financiële impuls, zonder dat daar concrete opbrengsten tegen overstaan.

Daarbij komt de verplichting vanuit het Bouwbesluit dat kantoorgebouwen waarbij de gebruiksoppervlakte aan kantoorfuncties 50% of meer beslaat van het totaal én groter is dan 100m2 in 2023 minimaal moet beschikken over een energielabel C. Er wordt van (lokale) overheidsinstanties verwacht dat zij een voortrekkersrol in de verduurzaming vervullen. Lokale overheden zijn nu met name gericht op de Regionale Energie Strategieën. Aandacht voor de verduurzaming van de (eigen) maatschappelijke vastgoedportefeuille neemt, mede door de aanscherpende wet- en regelgeving, toe. De vraag is wat dit betekent voor de financiële positie van de gemeente. Waarbij de impact van disrupters als stikstof/ PAS en PFAS nog steeds niet zijn opgelost. De impact van de verduurzaming(-splicht) leidt tot (1) een toenemende financiële impuls voor extra benodigde investeringen in het vastgoed en (2) impact op het bouwvolume door vertraagde (bouw)aanvragen in relatie tot stikstof/ PAS en PFAS. Nu tijd om te anticiperen Tijdig anticiperen op de groeiende vraag en complexiteit van de woningbouw en de verduurzaming van de maatschappelijke vastgoed portefeuille is noodzakelijk om de gevolgen voor de (interne) organisatie te kunnen inschatten en beheersen. Denk daarbij aan capaciteit, sturing en beheersing en procesoptimalisatie.

Bij niet tijdig anticiperen neemt de risicoblootstelling toe met mogelijke financiële consequenties tot gevolg. Verandering vraagt tijd. Nu actief inspelen op deze ontwikkelingen stelt u in staat de organisatie bewust te maken van de opgave en maatregelen te treffen om de verandering succesvol en tijdig te laten verlopen. * Actieagenda Wonen 2021, Opgesteld door 33 organisaties die allemaal dagelijks bezig zijn met wonen, bouwen, zorg en welzijn

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten HR proces

Digitalisering HR processen Veel organisaties zijn bezig met het digitaliseren van standaard HR processen. De komende jaren zal deze ontwikkeling sterk doorzetten. Als gevolg van digitalisering zullen nog meer HR processen geautomatiseerd worden en kunt u uw data binnen uw organisatie steeds beter benutten. Human Resources is een essentieel onderdeel van elk bedrijf. Vroeger bestond de afdeling voor het merendeel uit handmatige en administratieve processen. De technische ontwikkelingen binnen het HR vakgebied hebben een ware evolutie ondergaan. HR processen kunnen tegenwoordig vergaand geautomatiseerd worden, waardoor we meer tijd kunnen besteden aan de werknemers en ons als bedrijf kunnen focussen op de strategie. Daarnaast wordt uw werknemersbestand steeds meer ingevuld door de Generatie Z. Deze generatie is opgegroeid in het digitale tijdperk en verwacht van hun werkgever ook deze manier van werken. Digitalisering is dan ook zeker een onderdeel van het binden en boeien van uw (toekomstige) werknemers. Om als organisatie in control te blijven is het belangrijk dat: •

•

• •

U er voor zorgdraagt dat u voor uw werknemers de HR processen zo innovatief mogelijk heeft geregeld. Digitalisering kan namelijk bijdragen aan werknemerstevredenheid en meer betrokkenheid. In zijn algemeenheid heeft digitalisering een gunstig effect op de verdieping van de functie-inhoud van de werknemer. U als gevolg daarvan uw administratieve processen efficiënt heeft ingeregeld, wat verlaging van kosten met zich meebrengt. Deze besparingen kunnen substantieel zijn. Daarnaast is personeel schaars en willen we ze vooral de juiste dingen laten doen, die bijdragen aan het succes van uw organisatie. U dus ook de beschikking heeft over real-time personeelsdata, waar u gericht op kunt sturen als onderdeel van uw strategie. Data-analyse wordt hierin steeds belangrijker, ook als onderdeel van bijvoorbeeld strategische personeelsplanning of bijvoorbeeld uw verzuim. U door het automatiseren van uw HR processen uw administratie op orde heeft conform de geldende wettelijke en fiscale richtlijnen. Denk hierbij ook aan bijvoorbeeld de AVG-wetgeving of de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Deze onderwerpen kunnen, indien niet goed toegepast, grote financiële risico’s met zich mee brengen.

Bent u in controle omtrent deze onderwerpen? Wij kunnen passende oplossingen bieden die passen bij de omvang van uw organisatie, danwel met onze professionals met u meedenken hoe en met welke instrumenten we dit onderwerp binnen uw organisatie verder kunnen brengen. Mocht u over dit onderwerp en de bijbehorende uitdagingen meer willen weten kunt u contact opnemen met onze HR consultants binnen Employment Advisory.

Overige onderwerpen Overige aandachtspunten Sociaal domein ‘in control’

Prestatielevering sociaal domein Een voorwaarde om aan de rechtmatigheids- en getrouwheidseisen van de uitgaven binnen het sociaal domein te voldoen is dat de prestatie, in dit geval dus de ingekochte zorg, daadwerkelijk is geleverd aan de inwoner van uw gemeente. In de praktijk is dit bij veel gemeenten al meerdere jaren een complexe situatie. De prestatielevering binnen het sociaal domein is mede een complex proces omdat de privacy van de inwoners, welke de zorg ontvangen, vanzelfsprekend van belang is. In de huidige situatie zijn veel gemeenten (nog) in belangrijke mate afhankelijk van de productieverantwoordingen met bijbehorende controleverklaringen van ZIN (zorg in natura) zorgaanbieders voor het aspect prestatielevering. De afhankelijk van de productieverantwoording (met bijbehorende controleverklaring) leidt er in de praktijk veelal toe dat het jaarrekeningproces en de planning & control cyclus van de gemeente wordt vertraagd in afwachting van de productieverantwoordingen. Daarnaast worden eventuele verschillen in de productie o.b.v. de administratie van de zorgaanbieder en de administratie van de gemeente pas in een laat stadium inzichtelijk, hetgeen nadelig is voor de beheersbaarheid en het tijdig inzichtelijk hebben van de bestedingen. De problematiek omtrent het onderwerp prestatielevering binnen de zorg speelt landelijk en is niet nieuw.

Om deze reden heeft de NBA reeds in 2019 de notitie ‘controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants’ gepubliceerd. In deze notitie wordt onder andere het onderwerp prestatielevering nader uitgewerkt. Een aantal gemeenten hebben de afgelopen jaren reeds meer aandacht geschonken aan het onderwerp prestatielevering binnen het sociaal domein. Meerdere gemeenten verrichten inmiddels bijvoorbeeld aanvullend onderzoek naar de prestatielevering voor zorg welke wordt gefinancierd middels persoonsgebonden budget waarmee eventuele rechtmatigheids- en getrouwheidsonzekerheden kunnen worden verminderd. Wij zien dat ook ten aanzien van ZIN verhoogde interesse bij diverse gemeenten is om voor het aspect prestatielevering de regie in eigen hand te nemen en ook hierin zijn de eerste stappen gezet door een aantal gemeenten. Wij adviseren gemeenten om voor het aspect prestatielevering binnen het sociaal domein een ambitieniveau te bepalen. Is de huidige werkwijze omtrent het borgen van de prestatielevering binnen het sociaal domein de meest geschikte optie voor de gemeente, of heeft de gemeente de wens om meer de regie in eigen hand te nemen voor het borgen van de prestatielevering? Hierbij is er vanuit de wetgeving geen exacte methode bepaald op welke wijze de prestatielevering van ingekochte zorg aangetoond dient te worden.

Dit geeft gemeenten een vorm van vrijheid om meerdere informatiebronnen en stromen, bijvoorbeeld reeds ontvangen informatie m.b.t. klachten, te gebruiken voor het aantonen van de prestatielevering. Wij denken graag mee met de gemeente op welke wijze, die aansluit met de ambitie en behoefte, de prestatielevering van de ingekochte zorg kan worden aangetoond. Mogelijk kan dit bijdragen aan een verbeterde planning & control cyclus, waarbij op onverwachte en ongewenste gebeurtenissen eerder bijgestuurd kan worden.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Duivenvoorde&id=c50c3e01-296a-4c9f-9391-1a0381d20e01