Bijlage 4 Notitie Uitplaatsen Archieven Paauw

Bijlage 4 NOTITIE; UITPLAATSING ARCHIEVEN.

Aanleiding In 2023 is, na de buitenkant, de renovatie van de binnenkant van het raadhuis De Paauw aan de beurt. Na de renovatie van de binnenkant is het de bedoeling dat de medewerkers van de gemeente Wassenaar worden gehuisvest op het raadhuis De Paauw. Vanwege deze wens is besloten om de archieven van Wassenaar en Voorschoten uit te plaatsen en zo ruimte te creëren voor de huisvesting van medewerkers.

1. Omvang en aard archieven Archieven op Raadhuis De Paauw In de raadskelder staat het vernietigbare archief tot en met het vernietigingsjaar 2021 van Wassenaar dat zal volledig opgeruimd zijn als De Paauw in de zomer van 2023 leeg opgeleverd moet worden. In de archiefbewaarplaats op het raadhuis De Paauw bevindt zich ruim 900 meter te bewaren archief (Wassenaar heeft hier ongeveer 525 meter staan en Voorschoten circa 350 meter. Daarbij komt ook nog 50 meter archief uit de archiefruimte aan de Leidseweg in Voorschoten dat nu al overgebracht had moeten worden maar vanwege ruimtegebrek niet geplaatst kon worden).

Archieven op het Gemeentekantoor Johan de Wittstraat •

Vernietigbaar archief:

In de archiefruimte op het gemeentekantoor aan de Johan de Wittstraat bevindt zich ca. 400 meter vernietigbaar archief (vernietigingsjaren 2022-2089). Zolang het gemeentekantoor als werkplek voor ambtenaren blijft functioneren zal er elk jaar een x-aantal meters archief vernietigd worden en gedurende die tijd zal er nog wel op veel kleinere schaal (ivm digitalisering) archief bijkomen. Het streven om bv. in 2025 het gemeentekantoor als bouwlocatie op te leveren zou betekenen dat er dat jaar dan nog rekening moet worden gehouden met ca. 270 meter vernietigbaar archief. Delen van vernietigbare archieven worden al een aantal jaren door zowel Voorschoten als Wassenaar ondergebracht bij het bedrijf VADA (volledig gecertificeerd) in Nijverdal. •

Te bewaren archief dat nog niet overgedragen kan worden aan het gemeentearchief

In de archiefruimte bevindt zich ook nog circa 75 meter te bewaren archief (1996-2005 en 2006- ). Zolang het gemeentekantoor als werkplek voor ambtenaren blijft functioneren zal dit gedeelte kunnen blijven staan. Het gedeelte 1996-2005 dient pas in 2025-2026 (overbrengingstermijn is 20 jaar) overgedragen te worden aan het gemeentearchief. Met de komst van de archiefwet 2021 wordt de overbrengingstermijn verkort naar 10 jaar. •

Archief Burgerzaken en KCC:

In de archiefruimte bevindt zich ook het archief van Burgerzaken (ca. 60 meter) en van het KCC (ca. 25 meter). Tevens bevindt zich in de kluis bij Burgerzaken ook nog een gedeelte archief (circa 50 meter). De wens is om alleen de meest recente jaren (circa 50 meter) mee te nemen naar een eigen locatie in het dorp. Dit archief dient vanwege zijn aard achter slot en grendel bewaard te worden. Als de rest van het archief niet mee naar de nieuwe locatie gaat dan zal ook dit archiefgedeelte naar het bedrijf VADA in Nijverdal gaan.

•

Archief dat zich bevindt op kamer 2.16(a) van het gemeentekantoor

In het “dynamisch archief” van Wassenaar bevindt zich nog circa 175 meter archief in de paternosterkasten. Hiervan moet nog uitgezocht worden wat bewaard dan wel op termijn vernietigd moet worden. De inschatting is dat 2/3 gedeelte de komende jaren vernietigd moet worden en dat 1/3 gedeelte onder het te bewaren regime komt te vallen en derhalve t.z.t. moet worden opgenomen in het gemeentearchief.

2.

(Mogelijke) Oplossingen voor uitplaatsing

•

Regionale archieven

Voor het elders onderbrengen van de ruim 900 meter te bewaren archief kan gekozen worden om de archieven onder te brengen bij zgn. regionale archieven (Den Haag voor Wassenaar en Leiden voor Voorschoten). Wassenaar en Voorschoten zullen hiervoor overeenkomsten aan moeten gaan met deze regionale archiefdiensten. De kosten die deze archiefdiensten in rekening brengen voor opslag, archiefbeheer inclusief archieftoezicht bedragen voor 2021 € 116 per strekkende meter archief. Over het totaalbedrag wordt nog 21% BTW bijgeteld (let wel we spreken hier over jaarlijks terugkerende kosten). Dit tarief zal jaarlijks ook worden geïndexeerd. De kosten van wettelijk verplichte of noodzakelijke werkzaamheden aan het archief (denk aan restauratie, conservering of digitalisering) worden extra aan de gemeente doorberekend. De bibliotheek- en documentatiecollectie wordt ook aan de “nieuwe” beheerder overgedragen. Dit geldt tevens voor de foto’s en akten die digitaal staan opgeslagen in Atlantis en de scans van archiefbestanddelen die op hard discs staan. •

Andere bestaande locatie in Wassenaar

Het kiezen voor een andere locatie in Wassenaar dan Raadhuis De Paauw is ook een optie om na te gaan, zeker ook als een of beide regionale archieven niet over de benodigde opslagruimte beschikken om de archieven van Wassenaar en Voorschoten over te nemen. Het zou mooi zijn als dat mogelijkerwijs kan aansluiten bij de wens om in het dorp een zogenaamde “gemeentewinkel of publieksruimte” op te richten. Bij een andere locatie dient dan wel een archiefbewaarplaats gecreëerd te worden die voldoet aan alle wettelijke voorwaarden en dat qua grootte rekening gehouden wordt met circa. I km papier blijvend te bewaren archief.

•

Nieuwe locatie in Wassenaar

Indien er ook geen andere geschikte bestaande locatie gevonden wordt zou het ook nog een optie kunnen zijn om een volledig nieuwe locatie te bouwen die voldoet aan alle wettelijke voorwaarden. Ook dan zal er rekening gehouden moet worden om circa. I km papier blijvend te bewaren archief.

•

Volledige opslag bij VADA in Nijverdal

Door de jaren heen zijn er, vanwege capaciteitsgebrek in de archiefbewaarplaats op De Paauw, archieven geplaatst bij het bedrijf VADA in Nijverdal. VADA Archieven is een volledig gecertificeerd bedrijf met 25 jaar ervaring op het gebied van archiefopslag en archiefbeheer. Zij hebben de mogelijkheid om naast de vernietigbare archieven ook de permanent te bewaren archieven op te slaan. Bv. de gemeente Capelle a/d IJssel heeft daar nu zijn gemeentearchief staan.

3. (Overige) aandachtspunten •

Private archieven

Zowel het gemeentearchief van Wassenaar als dat van Voorschoten beheert een groot aantal “particuliere archieven” (archieven van bv. kerken, scholen, sport- en overige culturele verenigingen). Een deel van deze archieven is in eigendom overgedragen aan de gemeente en maakt daardoor onderdeel uit van het gemeentearchief, andere archieven zijn in bewaring gegeven. De eigenaren dienen aangeschreven te worden of zij akkoord zijn met de verplaatsing. Zijn deze instanties niet akkoord dan dient hun archief kosteloos geretourneerd te worden. De bundeling op 1 plek van zoveel mogelijk historische informatie zou daarmee in gevaar komen. •

Dienstverlening

Het niveau van dienstverlening is de afgelopen jaren van een zeer hoog niveau geweest. Het archief was bv. (bijna) altijd 5 dagen in de week open voor bezoek. Dit in tegenstelling tot veel andere archieven. Tijdens de renovatie van De Paauw en de lockdowns vanwege covid hebben de medewerkers van het archief zelf al het zoekwerk voor burgers gedaan. Bij het niet in eigen beheer houden van het van het gemeentearchief zal de dienstverlening nooit meer het hoge niveau halen wat nu gehaald wordt. Medewerking verlenen aan bv. tentoonstellingen, publicaties etc. zal in rekening worden gebracht. Hetzelfde zal gelden ten aanzien van het in behandeling nemen van verzoeken om informatie door eigen medewerkers van de gemeente. •

Archieven bij VADA (Nijverdal)

Door de jaren heen zijn er, vanwege capaciteitsgebrek in de archiefbewaarplaats op De Paauw, archieven geplaatst bij het bedrijf VADA in Nijverdal. Wassenaar heeft daar nu zo’n 325 meter archieven staan. Het zou zeker tot de mogelijkheden kunnen behoren dat als de archieven van Wassenaar naar Den Haag kunnen worden overgebracht Den Haag ook zal aangeven dat het te bewaren archief in Nijverdal ook overgebracht moet worden. Dan zou er een probleem (boeteclausule) kunnen optreden aangezien er een langlopend contract met VADA is afgesloten. •

Nabije toekomst streven om aansluiting op E-depot (“Digitaal Gemeentearchief”) te bewerkstelligen

De Archiefwet bepaalt dat Nederlandse gemeenten hun permanent te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar (en in de nabije toekomst al na 10 jaar) moeten overdragen aan een archiefbewaarplaats. Vanaf dat moment worden deze documenten (behoudens uitzonderingen) openbaar. De archiefbewaarplaats bestaat nu nog voornamelijk uit stellingkasten waarin de papieren en perkamenten archiefstukken onder speciale condities bewaard worden. Het digitale tijdperk vraagt om andere manieren van bewaren. Nu de overheid digitaal werkt moeten we ervoor zorgen dat de

digitale informatie duurzaam opgeslagen wordt en toegankelijk blijft, ook in de toekomst. Dat vraagt om een andere techniek en een andere organisatie. Zo’n opslag-, beheer- en raadpleegomgeving voor digitale informatieobjecten wordt ook wel een e-depot genoemd. Het besluit om aansluiting bij een e-depot te zoeken zal binnen een paar jaar gaan gebeuren.

4. Samenvattend Vanuit de ontvlechting zou het streven moeten zijn dat Wassenaar en Voorschoten ieder een eigen weg zullen moeten gaan voor wat betreft het beheer van hun gemeentearchief. Er zijn niet veel mogelijkheden om de uitplaatsing van de gemeentearchieven van Wassenaar en Voorschoten op te vangen. Voor alle genoemde oplossingen onder 2 kan een keus gemaakt worden. De oplossingen vallen binnen de mogelijkheden die de wet ons voorschrijft maar aan alle vier kleven ook voor- en nadelen. Op papier is dit vooral een Wassenaars verhaal geworden maar de aangedragen oplossingen gelden natuurlijk ook voor Voorschoten. Wil men alle archieven buiten Wassenaar plaatsen dan zal daar een jaarlijkse bijdrage voor betaald moeten worden en die bijdrage dient dan ook blijvend betaald te worden want het gaat hier om permanent te bewaren archief. Wil men binnen de eigen gemeente een oplossing vinden dan brengt dat in eerste instantie de kosten voor het geschikt maken van een ruimte tot archiefbewaarplaats met zich mee aan vast maar de jaarlijks terugkerende betalingen voor het beheer elders zijn er dan niet. Voor elk verzoek om iets te zoeken in het archief, het opzenden of ophalen van dossiers zullen kosten door de beherende archiefinstantie in rekening worden gebracht. Deze kostenpost kan fors oplopen wanneer binnen een paar jaar al het archief buiten Wassenaar is ondergebracht.

Houdt men het archief in eigen beheer dan zijn deze kosten niet aanwezig. Het in eigen beheer houden brengt wel de personeelskosten van een gemeentearchivaris met zich mee. Alleen bij het onderbrengen van het archief in Den Haag of Leiden vervalt de verplichte aanstelling van een gemeentearchivaris aangezien dan de archivaris van het regionale archief wordt aangewezen als gemeentearchivaris. Het direct voorhanden zijn van alle historische informatie en de kennis over deze informatie heeft zowel voor de eigen medewerkers als voor bezoekers het voordeel dat meestal in een keer het onderzoek of grote delen van een onderzoek gedaan kunnen worden. Bij beheer van archief buiten Wassenaar zal heel veel “scanning on demand” moeten plaatsvinden waarmee de gewenste informatie niet altijd in een keer kan worden verkregen maar pas vaak pas na meerdere opdrachten bij de externe partij. In eigen beheer betekent dat een eigen niveau van dienstverlening bepaald kan worden. De samenwerking met lokale historische verenigingen of instanties is met het binnen Wassenaar houden van de eigen historie veel meer gegarandeerd. De vernietigbare archieven zullen naar VADA blijven gaan.

Bijlage Kostenplaatje schatting vaste kosten •

Het opslaan van circa 1050 meter (totaal Wassenaar en Voorschoten) te bewaren archief naar een regionaal archief Den Haag en Leiden. 1050 x 116 euro 121.800 euro Het opslaan van circa 475 meter vernietigbaar archief (Wassenaar) bij VADA in Nijverdal.

•

475 meter x 8,50 euro

4100,- euro

Jaarlijks wordt nu al ruim 11.000 euro betaald (Wassenaar en Voorschoten) voor opslag bij VADA in Nijverdal Totaal kosten VADA

15.000 euro

Overige kosten waar rekening mee moet worden gehouden • •

Opvraging bij regionaal archief (1 opvraging = 1 inventarisnummer) 8,46 euro Spoedopvraging bij regionaal archief (1 opvraging = 1 inventarisnummer) 25,73 euro en transport Tweemaal per week worden opvragingen uit het depot verzameld en klaargezet. Voor het ophalen en retourneren is de aanvragende partij zelf verantwoordelijk.

• • • • •

Opvragingen bij VADA met inventaris Opvragingen bij VADA zonder inventaris op uurtarief Digitaal versturen (scannen en pdf mailen < 30 pagina’s Bouwtekeningen (a1-A0) Afleveren archiefbescheiden voor VADA 1. VADA koeriersdienst per rit wekelijk 2. Spoedlevering VADA koeriersdienst 3. Verzendklaar maken (excl. porto)

5,15 euro 50,91 euro 9,02 euro 3,50-4,50 euro 68,51 euro 171,25 euro 4,39 euro

De bijlage geeft een beeld van de vaste en variabele kosten en bij de variabele kosten heb ik slechts de meest voorkomende kosten geprobeerd in beeld te brengen. VADA bijvoorbeeld vernietigd ook elk jaar voor Wassenaar en Voorschoten en daar zijn ook kosten aan verbonden. Kortweg gezegd voor (bijna) elke handeling worden kosten berekend. Dit overzicht is gebaseerd op de jaartarieven van het regionaal archief Leiden en het bedrijf VADA

personeelslasten 18 upw inzet gemeentearchivaris kost 40.250,-/jaar aan werkgeverslasten (dit is de formatieve omvang voor de 2 gemeenten samen) De werkgeverslasten van een reguliere schaal 7 functie bedragen bij fulltime 56.850,-/jaar. Daarnaast moet rekening gehouden worden met de kosten van de feitelijke opslag van het archief (verzekering, temperatuurkasten, klimaatbeheersing/brandpreventieve, boekenwurmpreventieve maatregelen etc.) en het eventuele gebruik van automatiseringsprogramma’s (licentiekosten).

kosten nieuwbouw of vervangende bouw Bijgaand de calculatie voor het archief in 4 varianten. Daarbij zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd, op basis van de oppervlakte in De Paauw: Programma: • Archief: 160 m2 (conform De Paauw) / 320 m2 (verdubbeling) • Leeszaal: 55 m2 (conform De Paauw) / ca. 80 m2 (factor 1,5) • Entree/ontvangst/binnenkomst: 10 m2 (geschatte opgave) / 10 m2 (onveranderd) • Plus voorzieningen voor sanitair, toiletten, installaties (!) etc. 2 locaties: 1. Nieuwbouw archief, 1 verdieping 2. Op bestaande (fictieve) locatie archief inbouwen, 1 verdieping Daarmee krijg je dan 4 varianten. Voor de calculatie geldt: - Bouwkosten prijspeil oktober 2021; - Afwerkingsniveau functioneel; - Installaties t.b.v. een archief (verzwaarde klimaatinstallatie e.d.) opgenomen - Excl. een specifiek archiefsysteem; - Excl. prijsstijgingen - Excl. grond-, inrichtings-, bijzondere bijkomende kosten en onvoorzien in de investeringskosten. De hoge(re) oppervlakte prijzen voor de uitgebreide variant zijn te verklaren omdat de extra m2 vooral dure m2 zijn. Extra archief is (veel) duurder dan extra entree, leeszaal of voorzieningen.