Bijlage 3 Samenvatting locatieonderzoek voor tijdelijke raadzaal

Tijdelijke voorzieningen Z/23/094755/432852

De (openbare) vergaderingen van de raad en raadscommissies

Fractieoverleg en overleg met de griffie 1

5 locaties onderzocht

Gemeentehuis Voorschoten

Theater Warenar

Politiebureau

Gemeentekantoor

Conferentiezaal bij (bijv.) Van der Valk 2

Aanleiding ➔ De renovatie van De Paauw ➔ Installaties vormen een belangrijk element ➔ De Paauw moet 3 jaar dicht

Op zoek naar uitwijkmogelijkheden Om voor (met name) de openbare vergaderingen van de raad een goede plek te vinden is een groslijst opgesteld. Criteria om tot een groslijst te komen zijn:

-

Beschikbaarheid van een voldoende grote zaal; Mogelijkheden om koffie en thee te serveren; Gelegenheid om publiek te ontvangen; Break out-mogelijkheden beschikbaar; Parkeermogelijkheden; Mogelijk om audio-visuele middelen te installeren.

Daarnaast heeft de raad meegegeven dat de tijdelijke voorziening SOBER & DOELMATIG moet zijn. Met deze criteria zijn de locaties die in de vorige sheet geselecteerd. De locatie Voorschoten komt voort uit een soort wederdienst omdat Voorschoten tijdens corona in Wassenaar vergaderde.

Afweging van groslist naar shortlist Afvallers en overwegingen Raadzaal Voorschoten Dat de gemeenteraad van Wassenaar 3 jaar lang buiten onze eigen gemeentegrenzen zou vergaderen werd onacceptabel bevonden. Theater Warenar Alleen de theaterzaal blijkt groot genoeg, wat zou betekenen dat de raad op het toneel vergaderd en het publiek vanuit de zaal toekijkt. Dit zou ongewenste associaties kunnen oproepen. Ook het gebrek aan flexibiliteit en het inpassen van de vergaderdata in de theaterfunctie is een uitdaging. Gemeentekantoor Het kantoor wordt tijdens de restauratie van De Paauw al zeer intensief gebruikt. De bedrijfskantine is de enige ruimte groot genoeg voor de raadzaal. Echter een extra belasting van het pand en de medewerkers een belangrijke faciliteit ontzetten is niet gewenst. De bedrijfsrestaurant functie combineren met de functie als raadszaal brengt een logistiek probleem en veel personele lasten met zich mee.

4

Afweging van groslist naar shortlist Conferentiezaal bij (bijv.) Van der Valk Het gebruik van een externe conferentiezaal bij het Van der Valk Hotel Den Haag – Wassenaar is nader onderzocht. Daar zijn de volgende nadelige conclusies uitgekomen:

• • • •

De kosten van gebruik commerciële ruimte = circa €1.250,- per raads- of commissievergadering (’25) Extra kosten bij elke vergadering voor installeren audiovisueel apparatuur De raadsplanning is mede afhankelijk van de beschikbaarheid van de gewenste ruimte Het aantal zalen dat groot genoeg is, is beperkt. Zeker als er ook een uitbreidingsmogelijkheid wordt gewenst van de publieke tribune (als dat nodig blijkt).

5

Voorkeurslocatie Voordelen van gebruik politiebureau •

Centraal in Wassenaar › Goed bereikbaar › Bekend gebouw voor inwoners

• •

Kosten (145.000/jaar) Altijd beschikbaarheid (zaal in eigen beheer) › Geschikt voor uitzendapparatuur › Beschikbaar voor extra bijeenkomsten

•

Inclusief extra werk- en vergaderruimte › Combi met aanvullende kantoorruimte › Ruimte voor collegevergaderingen, schorsing e.d.

• •

Efficiënt gebruik overheidsgebouwen Parkeerruimte beschikbaar

6

Voorkeurslocatie Nadelen van gebruik politiebureau •

Er staat een paal in de sobere ruimte › Geheel verwijderen van deze paal kost €80.000 met risico op lekkage › Afslanken paal tot ronde stalen kolom van 10,8 cm kost €20.000 › Gekozen oplossing: Er komt een op maat gemaakte raadstafel, waardoor de tafel past ten westen van de paal.

•

Bereikbaarheid (2e etage) › Lift aanwezig, alleen te gebruiken onder begeleiding

• •

Afsluiten van de politievleugels is noodzakelijk Griffie en fractieoverleg moet plaatsvinden in het gemeentekantoor › Om te voorkomen dat er een vaste bode naar politiebureau verhuist › Overdag is (met name de begane grond) voor de politie

7

Planning Uitgangspunt januari 2026 Raadhuis LEEG Raad verhuist tijdens kerstreces

Projectmanagement gecontracteerd Ontwerpteam gecontracteerd Aanbesteding kostendeskundige

6 okt 2023 13 aug. 2024 13 sept. 2024 8

2e etage politiebureau