103 Bijlage Jaarverslag gemeente Wassenaar 2023

TITEL TOEVOEGEN Jaarverslag adviescommissie bezwaarschriften JAARVERSLAG COMMISSIE Gemeente Voorschoten Subtitel toevoegen

BEZWAARSCHRIFTEN GEMEENTE WASSENAAR 2023

Voorwoord Hierbij treft u het jaarverslag aan van de adviescommissie bezwaarschriften van de gemeente Wassenaar over het jaar 2023. In dat jaar is een groot aantal leden van de adviescommissie wegens het verstrijken van de zittingstermijn afgetreden. De commissie spreekt haar dank uit voor de inzet van haar leden en voorzitter in de afgelopen jaren bij de uitvoering van hun belangrijke taak. Verheugd kan ik u meedelen, dat na openstelling van de vacature er talrijke reacties zijn binnengekomen en er vijf nieuwe leden benoemd zijn. Wassenaar beschikt zo weer over een complete adviescommissie met een brede expertise. Een nieuwe commissie, een nieuwe presentatie van de jaarcijfers over 2023. De commissie heeft gemeend dat met een wat compactere inhoud en het vatten van de belangrijkste resultaten in één overzicht de gemeente Wassenaar een goed inzicht krijgt in het geleverde werk.

In 2023 heeft de commissie op 19 woensdagavonden een hoorzitting gehouden. Per zitting zijn vaak meerdere zaken behandeld. Ten opzichte van het jaar 2022 zijn er met betrekking tot de uitgebrachte adviezen geen grote verschillen qua aantallen en soort zaken te zien. Wel hebben we een toename geconstateerd van het aantal bezwaren gericht tegen omgevingsvergunningen op grond van de Wabo, subsidiebesluiten en verkeersbesluiten. Tegen die besluiten is in een aantal gevallen door meerdere bezwaarmakers bezwaar gemaakt. De commissie heeft zich in 2023 vooral ingezet voor kwalitatief goede advisering. Daarbij is in een aantal gevallen de termijn waarbinnen de commissie streeft haar advies uit te brengen, niet gehaald. De commissie streeft ernaar dat in 2024 de adviezen tijdig zullen kunnen worden uitgebracht en dat haar adviezen bijdragen aan de door de gemeente Wassenaar nagestreefde kwaliteit van de gemeentelijke besluitvorming. Dank aan de betrokken bestuursorganen voor het vele en prettige overleg dat werd gevoerd ondanks de bestaande werkdruk en dat in veel gevallen tijdens de informele aanpak van de bezwaren heeft geleid tot aanpassingen van de besluiten. Ook dank aan de inwoners van Wassenaar die tijdens de informele aanpak op grote schaal meedachten in de behandeling van hun bezwaarschrift. .

Graag geef ik burgemeester De Lange in een persoonlijk gesprek een mondelinge toelichting op dit jaarverslag. Ben van Hoek Algemeen Voorzitter Adviescommissie bezwaarschriften

2

Mei 2024

SAMENSTELLING ADVIESCOMMISSIE Voorzitter Algemeen

De heer mr. D. Stapel (tot 29 mei 2023) De heer mr. B.N. van Hoek (vanaf 29 mei 2023) Overige leden De heer mr. D.O. Bogers, tevens plv. voorzitter De heer mr. M. Gazenbeek, tevens plv. voorzitter (vanaf 1 april 2023) Mevrouw mr. M.Y. van Hattum (tot 29 mei 2023) Mevrouw mr. drs. B. Krot (vanaf 1 april 2023) De heer Mr. R. Miedema (vanaf 1 april 2023) De heer mr. E.G. Nuboer, tevens plv. voorzitter De heer mr. J.A.W. Oosterveer (tot 29 mei 2023) De heer mr. M.R. Plug (vanaf 1 april 2023) Mevrouw mr I.V.Th. Pril (vanaf 1 april 2023) Mevrouw J. Rabhi De heer mr. R.W.I. Rietveld, tevens plv. voorzitter (tot 29 mei 2023) Secretarissen Mevrouw mr. M.P. Buising Mevrouw mr. I.L. Schretlen De heer mr. M.A.J. Martens Administratieve ondersteuning

Mevrouw J.M. Gorter

3

Terugblik aanbevelingen jaarverslag 2022 In het jaarverslag van 2022 zijn aanbevelingen gedaan die te maken hebben met de voorbereiding van de hoorzitting door de vertegenwoordigers van het bestuursorgaan, de volledigheid van bezwaardossiers, de tijdige toezending van een verweerschrift en de aanwezigheid bij de hoorzitting van opstellers van primaire besluiten. In 2023 is daar door de betrokken vakafdelingen aandacht aan besteed en is een verbetering zichtbaar. Waar nodig is ook tijdig met het secretariaat afstemming gezocht, zodat de commissie en partijen op de hoogte gesteld kunnen worden van nagezonden processtukken. Uit de adviezen van de commissie blijkt dat de motivering van besluiten onverminderd aandacht vereist. Dit geldt voor alle vakgebieden. In 2023 is door de secretarissen van de commissie veel aandacht besteed aan de informele aanpak van binnengekomen bezwaarschriften. Dit betreft zowel de commissie-zaken als de zogenaamde ‘ambtelijk horen’-zaken. Dit heeft geleid tot een uitzonderlijk hoog aantal ingetrokken bezwaarschriften. Door interventie van de secretaris kon het bestuursorgaan in een aantal gevallen een toelichting geven op het primaire besluit, dat resulteerde in een beter begrip van bezwaarmakers en intrekking van de bezwaarschriften.

De inzet van de secretarissen heeft er ook toe geleid dat het bestuursorgaan gedurende de informele fase het primaire besluit heeft herzien, waarmee tegemoet werd gekomen aan de ingediende bezwaren en daarmee ook heeft geleid tot intrekking van het bezwaarschrift.

4

RESULTATEN IN ÉÉN OVERZICHT

5

TOENAME INFORMELE OPLOSSINGEN

Afhandelwijze 2023

In 2023 valt met name de toename in informeel afgehandelde bezwaren op. De laatste jaren is de belangstelling voor alternatieve vormen van geschilbeslechting gestegen. Vanuit de gedachte dat de meeste burgers niet uit zijn op een juridische procedure maar vooral ‘gehoord’ willen worden als zij hun mening geven of ongenoegen kenbaar maken over een besluit, wordt gezocht naar een laagdrempelige vorm van afdoening. Dat heeft ertoe geleid dat bezwaarmakers in eerste instantie telefonisch worden benaderd om het bezwaar te bespreken en te bezien of een oplossing kan worden bereikt zonder hoorzitting en advies van de commissie.

Het secretariaat van de commissie streeft er in samenspraak met de vak afdelingen naar om bezwaren zoveel mogelijk op informele wijze af te handelen. Deze alternatieve oplossing kan bestaan uit een toelichting op het bestreden besluit aan bezwaarmaker – doorgaans door de vakafdeling - of uit een aanpassing of intrekking van het bestreden besluit door het bestuursorgaan. Als bezwaarmaker zich kan vinden in de oplossing, leidt dat tot een intrekking van het bezwaar.

Informeel

Advies commissie

Afgebroken

Ook in 2023 is bij de meeste bezwaren de informele aanpak beproefd en in 47 gevallen heeft dat geleid tot intrekking van het bezwaar. Met name bezwaren tegen verkeersbesluiten zijn het afgelopen jaar dankzij de inspanningen van de medewerkers van Verkeer op informele wijze opgelost. Daarbij geldt dat in meerdere gevallen een uitleg tot intrekking van het bezwaar heeft geleid.

Afhandelwijze 2022

De overige bezwaren zijn voor advies aan de commissie voorgelegd. Voorts zijn 2 bezwaarschriften voor behandeling doorgestuurd naar de rechtbank. Dit was het gevolg van een onjuiste rechtsmiddelclausule onder deze besluiten. Daarin was vermeld dat bezwaar openstond, terwijl deze (herziene) besluiten onderdeel waren van een beslissing op bezwaar. Daardoor was beroep bij de rechtbank de volgende stap in de procedure. De ingediende bezwaarschriften zijn daarom als beroepschrift doorgezonden aan de rechtbank met het verzoek deze in behandeling te nemen. 6

In het schema is de afhandelingswijze van bezwaarschriften in 2022 en 2023 vergeleken. Daarin valt met name de toename in informele afdoeningen op.

Informeel Afgebroken

Advies commissie

ONDERWERPEN VAN BEZWAAR Met 65 ingediende bezwaren is er een lichte afname van het aantal ingediende bezwaren ten opzichte van 2022 (74). Die lichte afname is ook te zien voor WABO-zaken (35 in 2022 en 29 in 2023). Het aantal zaken tegen verkeersbesluiten is echter behoorlijk toegenomen (14 in 2022 en 28 in 2023). Dit betreft voornamelijk bezwaren tegen het plaatsen van een laadpaal voor het opladen voor elektrische voertuigen. In veel gevallen is het gelukt om een voor alle betrokken partijen acceptabele oplossing te vinden. Ook alle bezwaren gericht tegen geweigerde gehandicaptenparkeervergunningen zijn op deze wijze informeel afgedaan. Betekenis WABO: omgevingsvergunningen WOO: Wet open overheid- verzoeken MO: maatschappelijke ondersteuning VTV: handhaving 7

Onderwerpen van bezwaar 40 35 30 25 20

15 10 5

0 2022

2023 WABO

WOO

MO

VERKEER

VTV

OVERIG

UITKOMST ADVIEZEN EN TIJDIGHEID De commissie heeft in 2023 in 29 zaken advies aan het college uitgebracht. Het dictum van deze adviezen is hiernaast schematisch weergegeven. Er zijn geen grote verschillen in de uitkomsten tussen 2022 en 2023. In het jaarverslag 2023 is bij de besluiten met motiveringsgebreken een onderscheid gemaakt tussen besluiten die in stand kunnen blijven met verbetering van de motivering in de besluitvorming en besluiten waarvoor een integrale heroverweging met inachtneming met het advies is geadviseerd. In de laatste categorie staat niet op voorhand vast dat het besluit in stand kan blijven, maar dient het bestuursorgaan een nieuwe afweging te maken en afhankelijk van de uitkomst daarvan te beslissen om het besluit ofwel te herroepen ofwel in stand te laten met verbetering van de motivering. De nadere afweging die moet worden gemaakt is in dat geval aan het college; de commissie wil niet ‘op de stoel’ van het bestuursorgaan gaan zitten, maar geeft handvatten om tot een zorgvuldige besluitvorming te komen. Dat heeft te maken met de complexiteit van de afweging of met het ontbreken van informatie over de af te wegen belangen.

Tijdigheid Door de toenemende complexiteit van de zaken is het de commissie in 2023 niet gelukt om meer adviezen binnen de afgesproken streeftermijn uit te brengen. Er zijn 29 adviezen uitgebracht waarvan 13 adviezen binnen de streeftermijn van drie weken. In 16 gevallen is de termijn overschreden. Dit heeft niet geleid tot een ingebrekestelling.

8

Uitkomst adviezen 2023

Gegrond

Ongegrond

Besluit in stand laten met nadere motivering

Uikomst adviezen 2022

Gegrond

Ongegrond

Besluit in stand laten met nadere motivering

Beslissingen op bezwaar Het college heeft in 2023 29 beslissingen op bezwaar verzonden. Hiervan zijn 8 beslissingen tijdig verzonden (30%) en 19 niet tijdig. Dit is een slechts een kleine verbetering in vergelijking met het jaar daarvoor.

2022

2023

In 2023 is door het secretariaat extra aandacht besteed aan het waar mogelijk tijdig verdagen van de beslistermijn. Daardoor is het gelukt om alle beslissingen op bezwaar binnen de wettelijke beslistermijn te nemen. Er zijn in 2023 geen ingebrekestellingen binnengekomen. Het college heeft in alle gevallen het advies van de commissie opgevolgd.

9

Tijdig

Niet tijdig

Tijdig

Niet tijdig

Aanbevelingen 2023 1. De adviescommissie streeft ernaar om een beter inzicht te krijgen hoe haar optreden en functioneren door alle betrokken partijen wordt ervaren. Om die reden stelt zij voor om door middel van een enquêteformulier feedback te verzamelen onder bezwaarmakers en andere betrokkenen. 2. Meer aandacht voor de reeds gemaakte afspraak dat de commissie standaard een terugkoppeling ontvangt van beslissingen op bezwaar en uitspraken in (hoger) beroep van zaken die eerder aan de commissie zijn voorgelegd. Dus niet alleen bij contrair besluit. 3. Nog meer aandacht voor de kwaliteit van de primaire besluiten. De commissie constateert dat een juridische toetsing van het primaire besluit niet altijd zichtbaar als motivering in het besluit is opgenomen, waardoor soms onnodig procedures in gang zijn gezet. 4. Meer aandacht voor het belang van de aanwezigheid van vak ambtenaren naast de juridisch adviseur bij de hoorzitting voor betere inhoudelijk behandeling van de bezwaarschriften.

10