078 Stand van zaken budget OTO (ontvlechting transitie opbouw) 2021 tot en met de maand juli 2021.pdf

Informatiebrief aan de Raad

Zaaknummer:

Z/21/047466

Documentnummer:

262873

Datum:

Woensdag 1 september 2021

Onderwerp:

Stand van zaken budget OTO (ontvlechting, transitie, opbouw) 2021 – tot en met de maand juli 2021

Bijlage(n):

3

Geachte Raad, Per 1 september gaat de eigen organisatie van Wassenaar van start. In deze brief wordt u op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen van het OTO-traject. Er wordt stilgestaan bij de uitnutting van het budget en er wordt aanvullende informatie gegeven over de vorderingen die zijn gemaakt. Uitnutting budget In de raad van 14 juni 2021 is het voorstel “Goedkeuren begrotingswijziging reorganisatielasten 2021 – 2e tranche” aangenomen. Dit, tezamen met de overheveling in de jaarrekening, van € 51.000, zorgt ervoor dat het beschikbare OTO-budget voor 2021 € 1.628.000 bedraagt. De realisatie van de lasten in de eerste 7 maanden van 2021 en verplichtingen die zijn aangegaan, zijn zichtbaar in het overzicht hieronder. Hierbij nog wel de notie dat niet alle facturen over de maand juli als realisatie zijn geboekt. Deze bedragen zijn dan nog zichtbaar als verplichting. Uit het overzicht blijkt dat op basis van de huidige besteding de verwachting is dat het beschikbare budget voor 2021 toereikend is en naar verwachting niet volledig zal worden benut in 2021.

Stand van zaken per 31 juli 2021

Begr. '21

Budget 2020 (bij JR2020 dd 14 juni 2021 overgeheveld naar 2021) Raadsvergadering 15 december 2020 - budget 2021 Raadsvergadering 14 juni 2021 - 2e tranche

Restant

568.727

627.273

51.000 986.000 591.000

Totaal generaal

Pagina 1 van 8

Real.'21 Verpl. '21

1.628.000

432.000

Resultaten projectteam OTO Het ontvlechtingsdeel van OTO wordt door het projectteam Ontvlechting afgerond per 1 september 2021. De transitie is dan ook grotendeels rond. Het projectteam heeft dan iets meer dan een jaar gefunctioneerd en heeft in die periode de onderstaande resultaten opgeleverd: •

De start van de nieuwe organisatie per 1 september

•

een plan van aanpak op hoofdlijnen, waarop beide colleges hebben kunnen besluiten tot ontvlechten en beide raden hebben ingestemd;

•

een detailplan van aanpak, met daarin beschreven hoe alle taken, middelen en medewerkers worden overgedragen aan de nieuwe ambtelijke organisaties;

•

een sociaal statuut en -plan, met daarin vastgelegd alle arbeidsrechtelijke aanspraken en plichten van de medewerkers;

•

Een plaatsingsplan van alle medewerkers voor Voorschoten en Wassenaar;

•

Een Dienstverleningsovereenkomst (DVO) Maatschappelijke ontwikkeling;

•

Een DVO voor Informatisering & Automatisering en Post & Archiefzaken;

•

Een liquidatieplan, waarin beschreven is hoe de financiële en juridische afwikkeling van de WODV verloopt;

•

Een overzicht van alle contracten die door beide gemeenten worden overgenomen;

•

Een verhuisplan;

•

(Wekelijkse) communicatie;

•

Een onboardingtraject;

•

Convenant met de OR waarin afspraken over betrokkenheid bij de inrichting van de gemeenten zijn vastgelegd.

Duiding kosten De kosten voor de ontvlechting waren vooraf ingeschat op € 473.000 voor Wassenaar. Naar huidig inzicht vallen deze kosten lager uit, ongeveer € 320.000. Een deel van dit voordeel valt te verklaren doordat enkele taken direct bij de nieuwe organisaties worden uitgevoerd, bijvoorbeeld de benodigde ontwikkeling van de personeelsinformatiesystemen. Dit betreft dan een verschuiving van kosten van ontvlechting naar transitie. Naast kosten voor ontvlechting/transitie en inrichting, is een vrij groot deel van het projectbudget bedoeld als dekking voor frictiekosten, zoals het continueren van dienstverlening en het dekken van hogere inhuurkosten. Uit de huidige plaatsing blijkt dat er per 1 september ongeveer 35 fte vacatures zijn. Dit is ruim 18% van de beschikbare formatieruimte. Er is op dit moment ook sprake van forse inhuur, ruim 30 fte, waarvan ruim 18 fte te koppelen is aan het opvangen van regulier werk. De overige inhuur betreft projectmatige inhuur. Er wordt nu hard gewerkt aan het (structureel) opvullen van vacatures. Verderop in deze brief wordt hier verder op ingegaan. De vacatureruimte zorgt in eerste instantie voor dekking van

Pagina 2 van 8

inhuur. Voor het deel dat niet gedekt kan worden vanuit vacatureruimte is projectbudget beschikbaar. De verwachting is dat het beschikbare projectbudget 2021 ruim toereikend is om de frictiekosten in 2021 te dekken. Sturen op vacatures door nieuwe coaches/coördinatoren De coaches/coördinatoren (CoCo’s) van de nieuwe ambtelijke organisatie komen sinds juli 2021 wekelijks bijeen om zich gezamenlijk voor te bereiden op de vervulling van hun rol binnen de gemeentelijke organisatie. Per 1 september zijn alle beschikbare CoCo-rollen vervult. Naast overdrachtsdossiers, verkregen van de WODV, gaan de CoCo’s persoonlijk in gesprek met alle werknemers die voor Wassenaar hebben gekozen. Dit zijn zogeheten ‘landingsgesprekken’. In de gesprekken worden ook afspraken gemaakt over hoe het werken in Wassenaar gaat, wat daarvoor nodig is en welke aspecten daar prioriteit bij hebben. Op deze manier wordt duidelijk wat de wederzijdse verwachtingen zijn. Per 1 september is er definitief inzicht in de nieuwe formatie, bezetting en inhuur. In combinatie met de informatie uit de gevoerde en te voeren landingsgesprekken wordt deze periode gewerkt aan het zorgvuldig opstellen van de juiste vacatureprofielen en functies ten behoeve van de nieuwe gewenste organisatiecultuur. Deze vacatures worden de komende maanden gecommuniceerd met behulp van onze Wassenaarse arbeidsmarktcommunicatie.

Werken voor Wassenaar: Veelzijdig, open en uitdagend! In deze brief is het beeld geschetst van de vacatures binnen de nieuwe ambtelijke organisatie. Om deze in te vullen, is het ook van belang dat Wassenaar zich - zeker in de huidige concurrerende arbeidsmarkt – profileert als een aantrekkelijke werkgever. Zodat de inhuur structureel kan worden afgebouwd en de ‘open plaatsen’ duurzaam vervuld worden. Daarom is in de zomervakantie gewerkt aan een communicatie- en marketingstrategie voor de Wassenaarse arbeidsmarktcommunicatie Bijgevoegd is een afbeelding (bijlage 2A) die een sfeerimpressie geeft van de look-and-feel van de arbeidsmarktcommunicatie die via social media en de gemeentelijke website is verspreid. Ook is een advertorial geplaatst in het regionale magazine LEVEN (bijlage 2B) Dit heeft bijgedragen aan het duurzaam vervullen van twee vacatures voor coach/coördinator in het ruimtelijke domein. De nieuwe website www.werkenvoorwassenaar.nl is per 1 september ‘live’ en zal dienen als het centrale communicatieplatform waar op social media en in reclame-uitingen naar wordt verwezen. Denk aan advertenties in Binnenlands Bestuur, online uitingen via het Haaglanden netwerk, mogelijk met outdoor reclame in het dorp en het uitbreiden van de social-mediacampagne op Linkedin, Facebook en Instagram. Naast gerichte vacatures staan we ook open voor ‘opensollicitaties’. Pagina 3 van 8

Onboarding medewerkers Om alle medewerkers goed te laten starten, is er een “onboardingtraject” gestart. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de app Appical. Via Appical zorgen we ervoor dat alle medewerkers goed geïnformeerd zijn en zonder problemen aan de slag kunnen. Dat maakt de eerste werkdag een stuk makkelijker en ook in de weken erna. In een aantal weken leren de medewerkers via Appical Wassenaar (nog) beter kennen. Van wetenswaardigheden over het dorp tot nuttige informatie over de nieuwe organisatie. Daarbij staan verbinding, leren en plezier centraal. In bijlage 3 is een afbeelding van Appical toegevoegd, zodat u hier een indruk van krijgt. Wassenaar Academie Om nieuwe medewerkers te helpen om te blijven leren en ontwikkelen, is een nieuw digitaal leerplatform ingericht: de Wassenaar Academie. Daar vinden medewerkers de tools om zich te ontwikkelen, zowel op persoonlijk als professioneel gebied. Dit kan aan de hand van e-learnings, quick-learnings, “live” trainingen en persoonlijke leerpaden. Het aanbod sluit perfect aan bij waar in Wassenaar aan werken, met e-learnings als “Opgavegericht werken in de gemeente”, “coachend leidinggeven” en “klantgericht werken”. Zie bijlage 1 voor een voorbeeld. Uw raad krijgt binnenkort de mogelijkheid aangereikt om via een eigen account een kijkje te nemen op de Academie.

Nieuw social intranet per 1 september Vanuit diverse gremia is duidelijk geworden dat medewerkers behoefte hebben aan eenvoudig toegankelijke informatie en aan duidelijkheid over hoe processen zijn ingericht. Het nieuw ontwikkelde en nog door te ontwikkelen social intranet biedt de mogelijkheid om (onder andere) in die behoefte te voorzien. Communicatie zal hierin, in nauwe samenwerking met de coach/coördinatoren en de strategisch adviseurs, ook de komende tijd blijven investeren. Tot slot Met deze brief hebben we u op de hoogte gebracht van de laatste ontwikkelingen op het gebied van het OTO-traject. Nu de ontvlechting een feit is, gaan we vol energie en enthousiasme door met het bouwen aan onze eigen organisatie. Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. H.I.P. Oppatja,

drs. L.A. de Lange,

gemeentesecretaris

burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 4 van 8

Bijlage 1: Afbeelding e-learning “Opgavegericht werken in de gemeente” van de Wassenaar Academie

Pagina 5 van 8

Bijlage 2A: Afbeelding van de arbeidsmarktcommunicatie: www.werkenvoorwassenaar.nl

Pagina 6 van 8

Bijlage 2B: Afbeelding van de advatorial in het Regiomagazine LEVEN

Pagina 7 van 8

Bijlage 3 - Afbeelding van Appical, de onboardingapp

Pagina 8 van 8