032 Stand van Zaken budget OTO 2021

Informatiebrief aan de Raad

Zaaknummer:

Z/21/047466/239332

032

Documentnummer: Datum:

dinsdag 13 april 2021

Onderwerp:

Stand van zaken budget OTO 2021

Bijlage(n):

-

Geachte Raad, Bij een Zelfstandige en Verantwoordelijke gemeente hoort ook een volwaardig eigen ambtelijk apparaat. Een organisatie waarbij de maatschappelijke opgave centraal staat, de wettelijke taken ordentelijk worden uitgevoerd en georganiseerd binnen de daarvoor beschikbaar gestelde budgetten. Een volwaardige, dienstverlenende, samenlevings- en samenwerkingsgerichte, communicatieve en impactvolle organisatie die adequaat in staat is om al haar wettelijke én nietwettelijke taken blijvend uit te voeren; maar anders georganiseerd dan voorheen. Minder management, opgavegericht, van buiten naar binnen én waarbij de communicatie met de samenleving het startpunt is van een proces in plaats van het sluitstuk. Een organisatie die in contact staat met de samenleving en het bestuur van Wassenaar continue verder ontwikkelt als een aantrekkelijke werkgever en eigentijdse ambtelijke organisatie. Ten behoeve van de voorgenomen ontvlechting van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie Duivenvoorde (WODV) en de opbouw van de eigen Wassenaarse ambtelijke organisatie heeft uw gemeenteraad op 15 december 2020 een budget voor 2021 beschikbaar gesteld van € 986.000. Ook is er een amendement aangenomen. Ter uitvoering van het amendement nr. 63 inzake de uittreding uit de WODV rapporteren wij u maandelijks over de ontwikkeling van dit budget.

De afgelopen maanden zijn er grote stappen gezet in het proces van Ontvlechting, Transitie en Opbouw (OTO). Hieronder staan de bereikte mijlpalen genoemd: 

15 december 2020: toestemming van de gemeenteraad om uit de WODV te treden



16 december 2020: de colleges van Wassenaar en Voorschoten nemen het besluit om uit de WODV te treden



16 februari 2021: bekrachtiging van het Sociaal Statuut

Pagina 1 van 4



16 februari 2021: bekrachtiging van het gedetailleerde Plan van Aanpak ontvlechting WODV



5 maart: adviesaanvraag ingediend bij de Ondernemingsraad (OR)



15 maart: dienstverleningsovereenkomsten met betrekking tot het gastheerschap in concept klaar



16 maart: bespreking van twee raadpleegbrieven in de commissie B&M, één met de uitgangspunten voor de inrichting van de nieuwe ambtelijke organisatie en één over de invulling van het gastheerschap



30 maart: de raadpleegbrief over het gastheerschap (hamerstuk in de raad)



31 maart: de consultatieversie van het Sociaal Plan met daarin opgenomen de wijze waarop de overgang van medewerkers naar de gemeenten georganiseerd wordt is gereed en is gedeeld met medewerkers



1 april: de raadpleegbrief met de uitgangspunten van de nieuwe organisatie is besproken en als geamendeerd raadsbesluit aangenomen.

In voorbereiding op de nieuwe ambtelijke organisatie wordt nu ook gewerkt aan het ‘merk’ Wassenaar ten behoeve van de arbeidsmarktcommunicatie. In juli kan de gemeente weer onder eigen vlag nieuwe medewerkers werven die zowel vakinhoudelijk en qua motivatie passen binnen de nieuwe gewenste organisatiecultuur zoals wij die beogen. In dit kader worden voorbereidingen getroffen om de collega’s uit de WODV binnen de gemeente Wassenaar een goede startpositie te geven in de nieuwe organisatie, het zogeheten ‘onboarden’. Doel is om zo goed mogelijk kennis, vaardigheden en cultuur over te dragen aan de ‘nieuwe’ werknemers, zodat we goed en productief aan de slag kunnen met de maatschappelijke Wassenaarse opgaven. Dit onboarden doen we met behulp van de app Appical. Voor de nieuwe organisatie wordt een nieuw sociaal intranet ontwikkeld. Want als medewerker van Wassenaar wil je onderdeel uitmaken van een groter geheel. Je wilt je onderdeel voelen van een grotere club die samen voor één doel gaat en die een set aan waarden deelt met elkaar. Wat gebeurt er eigenlijk met het werk dat ik oplever? En welk traject gaat er aan vooraf? Wie heb ik nodig om mijn opgave te realiseren en waar vind ik de informatie die ik nodig heb? Daar kan een sociaal intranet uitstekend bij helpen.

Medewerkers krijgen in een sociaal intranet de ruimte om zelf input te geven, inspiratie te delen met anderen of documenten te uploaden. Medewerkers ontvangen zo niet alleen content, maar creëren deze ook zelf. In het kader van ontwikkeling en professionalisering werkt Wassenaar aan een nieuw opleidingsplan, met als onderdeel een digitaal opleidingsmanagementsysteem. Daarmee wordt het volgen van -digitale- opleidingen en trainingen in een persoonlijk ontwikkelperspectief geplaatst. Als werkgever kunnen we hierdoor gericht aan de slag met talentmanagement en worden de daarvoor bedoelde opleidingsbudgetten passend geïnvesteerd in de ontwikkeling van onze eigen medewerkers.

Pagina 2 van 4

De raad zal – zoals op 1 april door burgemeester De Lange aan u werd toegezegd – worden geïnformeerd over de openstaande vacatures en de stand van zaken met betrekking tot de inhuur van externe capaciteit. Ook komt er een aanvullende notitie over de managementstructuur van de nieuwe organisatie en zal het college aanvullende zekerheden opleveren over de duur van de voorgenomen MO-hosting bij Voorschoten. Deze stukken worden nog voor de bespreking van de Kadernota met uw raad gedeeld. Inmiddels is ook aan de ondernemingsraad de wens overgebracht dat de gemeenteraad graag met hun in gesprek wil gaan. Bij alle hierboven genoemde ontwikkelingen houdt het college vast aan een cultuur van toegepast gezond verstand en respect voor elkaar en werkt het college toe naar een betere verhouding tussen politiek en ambtelijk apparaat. Voor 2021 bestaan de verwachte en gerealiseerde lasten die uit het OTO budget worden voldaan uit: 1. het inwinnen van extern advies (juridische en financiële expertise voor het opstellen dienstverleningsovereenkomsten gastheerschap, organisatieadvies) 2. vervanging van medewerkers die zijn vrijgesteld van reguliere taken in verband met de ontvlechting en de inzet van OR-leden. Eigen medewerkers inventariseren op dit moment alle mandaten, contracten, accounts, systemen en werkvoorraden zodat deze tijdig gesplitst en opnieuw belegd kunnen worden.

Dit proces loopt op schema en zal in juni zijn afgerond. 3. de voorbereiding van werkzaamheden voor het plaatsingsproces van medewerkers (extra capaciteit voor team P&O). Met de circa 100 medewerkers, waarvan de huidige functie niet één-op-één volledig terugkomt in Wassenaar of Voorschoten, zullen binnen het plaatsingsproces gesprekken worden gevoerd. Na deze gesprekken worden zij in het gelegenheid gesteld om hun belangstelling kenbaar te maken. Een onafhankelijke toetsingscommissie brengt advies uit aan de gemeentesecretarissen die de betreffende medewerkers vervolgens een aanbod doen. Werkgever en vakbonden achten het realistisch dat dit traject voor de zomervakantie kan zijn afgerond. 4. De inrichting en start van een organisatiebreed traject “Zo werkt Wassenaar” waarin de organisatie (met nadruk de coach/coördinatoren, strategisch adviseurs, gemeentesecretaris en college) met elkaar eenduidige afspraken maken over het werken in de nieuwe ambtelijke organisatie (Opdrachtgeverschap/opdrachtnemerschap, werkdrukbeheersing, taken bevoegdheden en verantwoording). 5. de voorbereiding van de onboarding: beschrijving procedures en werkprocessen, arbeidsmarktcommunicatie, inwerk- en opleidingsprogramma)

Pagina 3 van 4

De realisatie van de lasten in de eerste 3 maanden van 2021 en verplichtingen die zijn aangegaan, zijn zichtbaar in het overzicht hieronder.

Stand van zaken per 31 maart 2021

Begr. '21 Real.'21 Verpl. '21

Restant

Budget 2020 (bij JR2020 over te hevelen naar 2021) Raadsvergadering 15 december 2020 - budget 2021 Totaal generaal

51.014 986.000 71.500 563.400 1.037.014 71.500 563.400

351.100 351.100

Uit het overzicht blijkt dat de besteding van het huidige beschikbare budget volgens planning verloopt. Als we een doorkijk maken naar de nog te realiseren activiteiten in de rest van 2021 dan verwachten we dat het oorspronkelijk begrote budget voor 2021 van € 1.577.000 daartoe passend is. Overigens zijn bepaalde kosten, zoals frictiekosten verbonden aan plaatsing van de medewerkers in de nieuwe organisatie, pas bekend nadat medio juli alle medewerkers zijn geplaatst in de nieuwe organisaties. In de raad van 14 juni 2021 zal aan de raad het besluit worden voorgelegd om aanvullend budget voor 2021 beschikbaar te stellen. Hierbij zal dan ook een geactualiseerde onderbouwing en prognose voor 2021 worden aangeleverd.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

drs. H.I.P. Oppatja,

drs. L.A. de Lange,

gemeentesecretaris

burgemeester

Deze brief is digitaal vastgesteld. Hierdoor staat er geen fysieke handtekening in de brief.

Pagina 4 van 4