Notulen raadsvergadering 01-07-2025-wcitrix09

Rondetafelgesprek accountantscontrole jaarstukken Beknopt verslag van de vergadering d.d. 1 juli 2025 Locatie Voorzitter Griffier Raad

: Raadzaal 1 : Peter de Haan : : Jan Dijkstra ChristenUnie, Connect Wageningen, Radboud van Hal D66, Rosanne Groot GroenLinks, Jan Dijkstra (CDA) Greet Eijkelenboom PvdA, Stadspartij, Jan-Willem Lammers

College

: Guido van Vulpen (wethouder)en Ted van Baar (concerncontroller)

Accountant

: Jim van der Borg (RA12) en David van der Velden (RA12)

Afwezig

:

Inleiding De voorzitter opent het rondetafelgesprek over de accountantscontrole op de jaarstukken om 18.30 uur. Het gesprek vindt plaats in het kader van de beoordeling van de jaarstukken, die op 15 juli 2025 ter vaststelling staan geagendeerd voor de gemeenteraad. De raad heeft RA12 de opdracht gegeven om de jaarrekening te controleren. Het verslag is gedeeld met de raad en het college heeft inmiddels ook een reactie gegeven. De informatienota is onderdeel van de stukken. De accountant zal allereerst een toelichting geven op de resultaten en het verslag, waarna er ruimte is voor vragen aan de accountant en aan de portefeuillehouder. Vervolgens zal er gesproken worden over aandachtspunten voor het jaar 2025. Rondetafelgesprek Toelichting door RA12 RA12 is voornemens om een goedkeurende verklaring af te geven voor wat betreft de getrouwheid van de jaarrekening van de gemeente Wageningen. De accountant kijkt terug op een wat hobbelig controleproces dat geëvalueerd dient te worden. Op moment van het eerder geplande gesprek was het dossier nog niet dusdanig ver gevorderd dat het mogelijk was voor RA12 om een conceptverslag te verstrekken. Het conceptverslag kan namelijk pas verstrekt worden op het moment dat de controle grotendeels is afgerond. In het accountantsverslag zijn de belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de controle opgenomen.

Zo is door de gemeente Wageningen in het boekjaar 2024 een positief resultaat gerealiseerd van € 7 miljoen voor mutaties en € 12 miljoen na mutaties. Het valt op dat zowel in 2023 als in 2024 een aanzienlijk positief resultaat wordt gerealiseerd. RA12 adviseert om via de P&C-cyclus te bekijken hoe de verschillen minder groot kunnen worden gemaakt. RA12 geeft een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidscontrole van het college. € 3,4 miljoen is onrechtmatig geconstateerd op de begroting, aansluitend op het advies zoals vermeld op pagina 9. Het weerstandsvermogen is berekend op € 27,4 miljoen, waarbij € 7,5 miljoen als bovengrens wordt gehanteerd. Daarmee kan worden geconcludeerd dat de weerstandscapaciteit van de gemeente Wageningen ruim is en voldoet aan de norm. RA12 heeft in de afgelopen jaren gerapporteerd over fouten en onzekerheden met betrekking tot het sociaal domein en de pgb's. Dit ligt grotendeels buiten de invloedsfeer van de gemeente. De omvang van de onzekerheden lijkt ieder jaar flink af te nemen. Op pagina's 12 en 13 zijn enkele specifieke bevindingen opgenomen met betrekking tot de eindejaarscontrole. RA12 adviseert om het Rioleringsplan te actualiseren aangezien dit een andere verplichting zou betekenen. Het is de gemeente daarnaast nog niet gelukt om een oplossing te vinden voor de belastingapplicatie.

RA12 heeft bij de eindejaarscontrole geconstateerd dat in de crediteuren subadministratie foutieve boekingen over meerdere jaren waren. Dit gaat echter niet over materiële bedragen. De gemeente Wageningen heeft een agiostorting van € 2,9 miljoen gedaan ten gunste van Joint Warmte BV. Het is RA12 opgevallen dat deze agiostorting niet is betrokken bij de waardering van deze joint venture. De gemeente schat in dat, omdat het een hoog-risico-activiteit betreft, de

1

waarde niet zal worden gerealiseerd. RA12 adviseert om de uitputting van dit bedrag goed te monitoren, zodat in beeld blijft waar de middelen aan worden besteed. In de samenvatting van de boardletter in hoofdstuk 4 valt te lezen dat de gemeente de aanbevelingen van RA12 goed heeft opgepakt en dat op alle terreinen vooruitgang wordt geconstateerd. Vragen aan de accountant RA12 CDA informeert naar het aandelenbelang van de gemeente. Wat is het effect als dit wel opgenomen zou zijn? RA12 antwoordt dat in dat geval de balans hoger was geweest. Het aandelenbelang zou dan zijn opgenomen onder de financiële vaste activa. Omdat het nu echter onder de kosten valt, is het resultaat met € 3 miljoen gedrukt. ChristenUnie vraagt hoe ernstig deze onrechtmatigheden van aanbestedingen zijn. RA12 ziet heel beperkt dat er juridische zaken worden gemaakt van overtredingen van de Aanbestedingswet. Het college heeft eerder aangegeven deze onrechtmatigheden te willen mitigeren. PvdA vraagt of er een relatie is tussen het op orde hebben van de administratie en het goed en realistisch kunnen ramen. RA12 zegt dat dit deels het geval is. De gemeente voert een bestedingshuishouden, waarbij door marktomstandigheden personeelsleden niet altijd kunnen worden aangenomen of begrote projecten niet altijd uitgevoerd kunnen worden.

Los van het administratieve proces, speelt bij gemeenten ook een praktisch aspect. GroenLinks merkt op dat de accountant de paragraaf Weerstandsvermogen noemt als inconsistentie tussen het jaarverslag en de jaarrekening. RA12 legt uit dat in het eerste concept van de jaarrekening de paragraaf Weerstandsvermogen niet was ingevuld. D66 vraagt waarom door de accountant wordt gesteld dat ten aanzien van grondexploitatie sprake is van een hoge mate van urgentie. RA12 reageert dat op de desbetreffende afdeling de keuze is gemaakt om de inhuur af te bouwen, waardoor gedurende de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole sprake was van een minder soepel proces. Hierbij ontstond een ongelukkige samenval van omstandigheden, waarbij de inhuur was afgebouwd en de afdeling vervolgens kampte met ziekte. Bovendien gelden schattingen altijd als een hoog risico. CDA vraagt welke conclusies verbonden kunnen worden aan het feit dat het bolletje voor grondexploitatie rood is geworden. RA12 reageert dat dit een momentopname betreft. Grondexploitaties zijn altijd niet even consistent gedurende het jaar. Op het ene moment kent een project veel verkopen, terwijl op het andere moment alles stil kan liggen. Bovendien dient dit ook te worden bezien in relatie tot de kwalificatie op pagina 25 van de grondexploitaties. Spreker vraagt of de aanbevelingen worden opgenomen in de managementletter.

RA12 bevestigt dat de aanbevelingen worden opgenomen in de managementletter. De accountant beoordeelt periodiek of de aanbevelingen worden opgepakt. CDA vraagt hoe het proces omtrent de aanbevelingen door de accountant verbeterd kan worden en of hier afspraken over gemaakt kunnen worden. RA12 reageert dat het proces samen met de gemeente wordt geëvalueerd en dat dit tot nieuwe afspraken zal leiden. Vragen aan het college CDA vraagt welke stappen het college zet ten aanzien van het Rioleringsplan.

2

Wethouder Van Vulpen bevestigt dat het Rioleringsplan zo snel mogelijk wordt geactualiseerd. PvdA vraagt wat er nog dient te gebeuren op administratief gebied alvorens gesteld mag worden dat binnen de gemeente Wageningen sprake is van realistisch ramen. Wethouder Van Vulpen reageert dat de administratie reeds op orde is, waardoor de accountant die adviseert over realistisch ramen, het eventuele verschil tussen begroting en realisatie kan beoordelen. Indien budgetten door de organisatie niet kunnen worden uitgelegd, wordt gekeken of de budgetten afgeraamd kunnen worden. ChristenUnie vraagt of de belastingapplicatie in 2026 gereed zal zijn. Wethouder Van Vulpen durft daarover niets te zeggen. Omdat het enkel betrekking heeft op historische informatie, is de prioriteit bij de ontwikkelaar niet heel hoog. De organisatie blijft zich ervoor inspannen om de data op orde te krijgen. De exports worden uitgevoerd conform de aanbevelingen. VVD leest op pagina 9 van de accountantsverklaring dat geadviseerd wordt de P&C-cyclus te evalueren om beter grip te krijgen op de verschillen tussen de begroting en de realisatie. In de informatienota staat echter dat de gemeente op koers ligt met de aanpak om meer en beter in control te zijn op de financiële processen.

Welke partij is als eerste aan zet bij de evaluatie van de P&C-cyclus? Wethouder Van Vulpen antwoordt dat de eerste aanleg bij het college ligt. Het college spant zich ervoor in om realistisch ramen te realiseren en om minder verschillen tussen de begroting en de realisatie te organiseren. De bestuursrapportages helpen om gedurende het jaar beter bij te sturen. Het lijkt het college bovendien geen verkeerde ontwikkeling om opnieuw een auditcommissie in te schakelen binnen de gemeente Wageningen. Bovendien kan een samenwerking tussen college en auditcommissie en tussen accountant en auditcommissie ook voor de accountant prettig werken, want de opdrachtgeversrol vanuit de raad is zo makkelijker geborgd. CDA vraagt hoe snel de wethouder wordt meegenomen door de organisatie op het moment dat het proces niet op orde is. Wethouder Van Vulpen reageert dat in het najaar van 2024 binnen de gemeente een aantal issues speelden rondom personele zaken, met name bij de financiële afdeling. Inmiddels heeft er een reorganisatie plaatsgevonden en zijn deze issues grotendeels verbeterd. Er wordt daarnaast een duidelijker onderscheid gemaakt tussen adviestaken, beheerstaken en controletaken. De wethouder zelf is nauw betrokken bij het controleproces. Het is zijn overtuiging dat het traject over de jaarstukken 2025 soepeler doorlopen kan en zal worden.

Door een auditcommissie in te stellen, in samenwerking met de griffie, kan beter samen worden opgetrokken met de controlerende accountant indien er issues zijn rondom de planning. Stadspartij vraagt waarom de agiostorting van € 2,6 miljoen aan Joint Warmte BV niet tot het vermogen van de gemeente wordt gerekend. Wethouder Van Vulpen licht toe dat de agiostorting van € 2,6 miljoen aan Joint Warmte BV afkomstig is van een subsidie vanuit de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Door deze te rekenen tot het vermogen van de gemeente, zou er sprake zijn van een schuld. De subsidie moet immers worden terugbetaald tenzij aan het doel van de subsidie is voldaan. Aandachtspunten voor de volgende controle CDA stelt voor om de aanbevelingen op een later moment, nadat deze zijn besproken binnen de fracties, te delen met de accountant. De voorzitter constateert dat er een meerderheid is voor het voorstel van het CDA. De partijen kunnen hun aanbevelingen delen met de griffie, waarna deze worden gebundeld en gedeeld met de accountant. Moties voor de raadsvergadering van 7 juli 2025 Er worden geen moties aangekondigd De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit, niets meer aan de orde zijnde, de vergadering om 19.10 uur.

3