Gemeente Wageningen Rapportage Quick Scan Lokale Democratie-18-01-2024

Hoofdrapport

Quick Scan Lokale Democratie Gemeente Wageningen

Peildatum: 17 January 2024

1 1

Inhoudsopgave Inleiding ......................................................................................................................................................... 3 1. Algemeen ................................................................................................................................................... 8 2. Raad, college en ambtelijke organisatie ............................................................................................... 12 3. Communicatie ......................................................................................................................................... 18 4. Burgerparticipatie ................................................................................................................................... 21 5. Overheidsparticipatie: omgaan met maatschappelijke initiatieven ................................................... 25 6. Maatwerkvragen ...................................................................................................................................... 28 Slot ............................................................................................................................................................... 29

2

Inleiding Geen gemeente is hetzelfde. In elke gemeente proberen raadsleden, collegeleden en ambtenaren op eigen wijze in te spelen op wat er lokaal nodig is. Daarin bestaan dus veel verschillen. Maar voor alle gemeenten wordt het steeds belangrijker om goed samen te werken met inwoners. Bijna elke gemeente streeft dan ook naar een beter samenspel tussen gemeente en inwoners. En dat vraagt een andere manier van denken en werken. De Quick Scan Lokale Democratie helpt hierbij. De Quick Scan inventariseert hoe inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden nu kijken naar het democratische samenspel in hun gemeente. Dat gaat om vragen als: hoe worden in uw gemeente besluiten genomen en uitgevoerd? Is dat duidelijk? Luistert de gemeente goed naar de mening van inwoners? Hebben inwoners voldoende invloed op hun leefomgeving? De Quick Scan verzamelt meningen en wensen. Het is géén meetinstrument dat feiten in kaart brengt en objectief beoordeelt. Mensen geven hun oordeel op basis van hun eigen inzichten en ervaringen. In de Scan wordt dit vertaald in cijfers. Ga op basis van de uitkomsten in gesprek over het verhaal achter die cijfers. En let op: er zijn geen streefcijfers of scherpe normen voor democratie! U bepaalt zelf samen wat een passend lokaal samenspel is, en wat daarvoor in uw gemeente (nog) nodig is.

3

Bepaal zelf wat een passend lokaal democratisch samenspel is Wat is dat dan, lokale democratie? Er is geen algemeen geaccepteerde definitie. Dat is niet zo vreemd, want de lokale democratie is steeds in ontwikkeling om aan te sluiten op de continu veranderende samenleving. Er zijn allerlei vormen van democratie. Naast de representatieve democratie - waarin inwoners via gemeenteraadsverkiezingen bepalen wie hen gaat vertegenwoordigen (representeert) - is er de participatieve democratie: op allerlei manieren betrekken gemeenten hun inwoners bij het ontwikkelen en uitvoeren van gemeentelijk beleid. En tot slot is er ook nog de maatschappelijke democratie: inwoners die zichzelf organiseren rond maatschappelijke vragen. Dat is van alle tijden, maar steeds vaker nemen actieve inwoners zelf het initiatief tot bijvoorbeeld energiecoöperaties, broodfondsen, buurtcommunities en voedselbanken.

De representatieve, participatieve en maatschappelijke democratie bestaan naast elkaar (dat noemen sommigen ‘meervoudige democratie’). Ze zitten elkaar soms in de weg, maar kunnen elkaar ook enorm versterken. Een goed samenspel is van wezenlijk belang voor een goede lokale democratie. Hoe dat democratisch samenspel verloopt en wanneer dat goed is, dat bepaalt u samen in én voor uw gemeente. Maar duidelijk is dat democratie meer is dan politiek. Het gaat ook over wie kan hoe meedoen, hoe inspraak en invloed geregeld worden. En hoe dat goed te volgen is. Over ruimte voor maatschappelijk initiatief. Over andere (digitale) beslisvormen. De QSLD stelt vragen over al dat soort zaken. Meestal zonder die begrippen uitgebreid te beschrijven of af te bakenen. Het doel van de QSLD is namelijk op te halen hoe inwoners, ambtenaren, collegeleden en raadsleden in uw gemeente ernaar kijken. En daarmee samen te bepalen hoe het lokale democratische samenspel passend vorm moet krijgen.

De Quick Scan Lokale Democratie wordt beheerd door de VNG. De Quick Scan is vanaf 2019 ontwikkeld door Democratie in Actie, een ondersteuningsprogramma van het ministerie van BZK, de VNG en een groot aantal partners. Democratie in Actie biedt diverse vormen van ondersteuning aan gemeenten en inwoners voor democratische vragen en uitdagingen. Zie: www.lokale-democratie.nl/

4

De Quick Scan in uw gemeente Uw gemeente deed mee. Inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren gaven online hun mening over zaken als participatie, invloed, controle, bewonersinitiatieven en verbeterprioriteiten. Dit rapport presenteert hun antwoorden op de vragen van de Quick Scan. De antwoorden zijn uitgesplitst naar de vier groepen: inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Een aantal vragen is niet aan inwoners gesteld. Bijvoorbeeld vragen over het interne werk van de gemeente. Bij die vragen staan in het rapport dan ook geen uitkomsten van inwoners. De respons per groep staat in de volgende tabel. Voor de inwoners is hierin alleen het aantal deelnemers vermeld. Inwoners konden ook via een algemene - niet persoonlijke - link deelnemen aan de scan. Zij zijn dus niet (allen) aangeschreven of individueel benaderd. Tabel 1. Respons in uw gemeente, per groep Aantal deelnemers

Aantal uitgenodigd

Respons

Inwoners

396

N.v.t.

N.v.t.

Raadsleden

29

46

63%

Collegeleden

4

7

57%

Ambtenaren

23

70

33%

(Nb: griffiemedewerkers zijn opgenomen onder de groep ambtenaren) Om die uitkomsten van uw gemeente wat reliëf te geven, presenteren we ook - bij wijze van referentie - de gemiddelde uitkomsten uit gemeenten die eerder de scan deden. Uiteraard is dat geen norm of streefcijfer! Als de uitkomst op een thema in uw gemeente positiever is dan gemiddeld, kan het nog steeds van groot belang zijn om met dat thema verder te gaan. Het is aan u gezamenlijk om betekenis te geven aan uw uitkomsten en te bepalen op welke punten het beter kan of moet.

Disclaimer De Quick Scan Lokale Democratie maakt een foto van uw lokale democratie. Het is een kort en relatief snel zelfonderzoek, géén wetenschappelijke studie. Het is ook geen meting of objectieve beoordeling maar een inventarisatie van de beelden die mensen hebben. Iedereen die dat wilde kon meedoen. De meningen van de inwoners die meededen, zijn dan ook niet op voorhand representatief voor alle inwoners van uw gemeente. Voor de deelnemende ambtenaren geldt hetzelfde. En hoogstwaarschijnlijk ook voor raads- en collegeleden.

5

Hoe kunt u dit rapport lezen en gebruiken? Hieronder staan de uitkomsten van de Quick Scan. Dat begint met een algemeen overzicht: hoe staat het met de lokale democratie en waarover is men in uw gemeente opmerkelijk vaak - of juist weinig - tevreden? En wat zijn opmerkelijke overeenkomsten en verschillen tussen de vier groepen? Vervolgens worden voor vier thema’s de uitkomsten voor relevante vragen gepresenteerd. Dat leidt tot de volgende indeling: 1. Algemeen: hoe goed betrekt de gemeente inwoners? Wat is het totale oordeel over lokale democratie en wat zijn belangrijke democratische prioriteiten? 2. Raad, college en ambtelijke organisatie: hoe de gemeente haar werk doet. Hoe goed werken zij en hoe goed werken ze samen? 3. Communicatie: hoe communiceert de gemeente? Werkt de gemeente open en transparant en wordt er goed geluisterd naar inwoners? 4. Burgerparticipatie: meedenken met de gemeente. Hoe worden inwoners betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? 5. Overheidsparticipatie: omgaan met maatschappelijke initiatieven.

Hoe gaat de gemeente om met maatschappelijke initiatieven? Het 6e hoofdstuk behandelt de eventuele maatwerkvragen: als uw gemeente maatwerkvragen aan de Quick Scan heeft toegevoegd om gemeente-specifieke zaken te bevragen die geen standaard-onderdeel zijn van de Quick Scan, worden de uitkomsten daarvan in dit hoofdstuk gepresenteerd. Bij dit rapport horen twee bijlagen: in de tabellenbijlage zijn voor elke vraag de uitkomsten per groep en per antwoordcategorie opgenomen. In de vragenlijst wordt bij sommige vragen aan de respondenten gevraagd een prioritering te maken waarbij maximaal vijf antwoorden gekozen kunnen worden. Waarbij 1 het meest belangrijk wordt gevonden. De resultaten van deze vragen worden in een top-3 weergeven in dit rapport. Om alle antwoorden te zien, dus ook de antwoorden die buiten deze top-3 vallen, kunt u de tabellenbijlage raadplegen. In de tweede bijlage zijn alle antwoorden op de open vragen opgenomen. Daarin vindt u ongetwijfeld ook veel nuttige informatie en inzichten om mee aan de slag te gaan.

6

Leeswijzer voor de figuren Vrijwel alle uitkomsten worden in figuren weergegeven, zoals onderstaand voorbeeld. Om dat overzichtelijk te houden, presenteert elke figuur - tenzij expliciet anders aangegeven - het percentage positieve antwoorden op de vraag (bijvoorbeeld ‘(helemaal) eens’ of ‘(heel) tevreden ’).

De vier kolommen presenteren de percentages positieve antwoorden voor achtereenvolgens raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners van uw gemeente. In elke kolom staat een streepje met als referentie de gemiddelde totale score van alle raadsleden (respectievelijk collegeleden, ambtenaren of inwoners) uit andere gemeenten die eerder de scan deden. Let op: doordat het aantal collegeleden verhoudingsgewijs laag is, kunnen de scores voor de groep college wat ‘extremer’ zijn dan die van de andere drie groepen. Het is voor sommige vragen interessant om na te gaan hoeveel respondenten neutraal of negatief oordeelden. Dat kunt u zien in de tabellenbijlage.

Dit rapport is een goed startpunt voor een onderling gesprek in uw gemeente. Om u daarbij te ondersteunen, geeft het rapport bij diverse vragen passende tips en suggesties. Bespreek de uitkomsten en die tips. Wat verrast u? Waar bent u blij mee? Wat begrijpt u nog niet? Waarmee wilt u direct aan de slag? En wat wilt u graag in een goed gesprek nader uitdiepen? Wat moet er in jullie gezamenlijke verbeteragenda worden opgenomen?

7

1. Algemeen Dit hoofdstuk biedt een algemeen overzicht van hoe het er voor staat met uw lokale democratie. Er zijn vier onderdelen: 1. het vertrouwen in het hoe de gemeente wordt bestuurd 2. het totaalbeeld per thema 3. het algemene oordeel per groep 4. democratische prioriteiten: waar de gemeente aandacht aan moet besteden

Algemeen oordeel gemeentebestuur Hoe staat het met het vertrouwen in het gemeentebestuur in uw gemeente? Onderstaande figuur presenteert het percentage positieve antwoorden (‘(helemaal) eens’) op de stelling “Ik heb vertrouwen in hoe de gemeente wordt bestuurd”. Daarbij ziet u of raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners verschillend antwoorden. Ook ziet u of men in uw gemeente hierover meer of minder positief is dan in de referentiegemeenten.

De vier kolommen presenteren de percentages positieve antwoorden voor achtereenvolgens raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners van uw gemeente. Bij elke kolom staat een streepje met als referentie de gemiddelde totale score van alle raadsleden (respectievelijk collegeleden, ambtenaren of inwoners) uit andere gemeenten die eerder de scan deden.

Totaalbeeld per thema De scan kent vijf algemene thema’s. Hieronder ziet u per thema alvast het totaalbeeld. Dit is het gemiddelde over de vier groepen, niet over alle respondenten individueel1. De figuur presenteert het gemiddelde percentage positieve oordelen binnen dat thema (bijvoorbeeld ‘(helemaal) eens’ of ‘(zeer) tevreden’). Hoe hoger dat percentage, hoe positiever de respondenten waren over dat thema. De zwarte lijn verbindt de uitkomsten van uw gemeente. De rode lijn verbindt de uitkomsten van de referentiegemeenten. Hoe verder de punten van het midden afliggen, hoe positiever. Hiermee ziet u snel over welke thema’s men in uw gemeente relatief tevreden is en op welke thema’s nog werk aan de winkel is.

1 Het voordeel van deze berekening is dat de stem van het kleine aantal collegeleden niet wegvalt in het geheel. Het nadeel is dat die onevenredig zwaar meetellen.

8

Om te zien over welke thema’s men relatief weinig tevreden is, bekijkt u: welke punten in uw gemeente dichter bij het midden liggen dan in de referentiegemeenten. welke punten in uw gemeente dichter bij het midden liggen dan andere punten in uw gemeente.

Totaalbeeld per groep Hieronder ziet u het totaalbeeld per groep. Ook deze figuur toont het gemiddelde percentage positieve oordelen. Hoe hoger het balkje, hoe positiever die groep oordeelt over de verschillende aspecten van lokale democratie.

U ziet hier of de oordelen van de raadsleden (of collegeleden of ambtenaren of inwoners) in uw gemeente verschillen van die in de referentiegemeenten. En of er verschillen zijn tussen de oordelen van de raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners in uw gemeente.

9

Democratische prioriteiten: waar de gemeente aandacht aan moet besteden De lokale democratie kan op veel manieren verbeterd worden. In de Quick Scan zijn negen manieren voorgelegd. Daarbij is gevraagd om maximaal 5 van de 9 manieren te kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is.

Negen manieren om de lokale democratie te verbeteren: Luisteren naar inwoners. Inwoners laten meepraten. Inwoners laten meebeslissen. Inwoners laten meedoen. Inwoners met plannen en ideeën ondersteunen. In voorwaarden ruimte laten voor plannen en ideeën van inwoners. Zorgen dat de gemeenteraad beter werkt. Zorgen dat het college van burgemeester en wethouders beter werkt. Open en controleerbaar werken.

NB. Een overzicht van alle stukken waarnaar in de adviezen in dit rapport wordt verwezen kunt u opvragen bij diaservicepunt@vng.nl.

De top drie van prioriteiten staat hieronder, zowel voor de inwoners, als voor raad, college en ambtenaren. In de laatste kolom staat onder welk thema (hoofdstuk) die prioriteit valt. Top 3 voor inwoners: 1.

Luisteren naar inwoners. (0.74)

H3. Communicatie

2.

Inwoners laten meebeslissen. (0.66)

H4. Burgerparticipatie

3.

Open en controleerbaar werken. (0.65)

H3. Communicatie

Top 3 van raad, college en ambtenaren: 1.

Luisteren naar inwoners. (0.78)

H3. Communicatie

2.

Inwoners laten meedoen. (0.72)

H4. Burgerparticipatie

3.

Inwoners laten meepraten. (0.71)

H4. Burgerparticipatie

Deze prioriteiten kunt u benutten om sneller keuzen te maken in wat in uw gemeente nodig is. (Nb. In de tabellenbijlage kunt u voor alle negen mogelijke prioriteiten zien hoe belangrijk elke groep deze vindt.)

10

Twee tips: 1. De respondenten is ook gevraagd om een praktijkvoorbeeld te geven van een goede democratische samenwerking tussen gemeente en inwoners. Bekijk ook die antwoorden (in de bijlage) en maak daarvan uw eigen top 3 van manieren om samenwerking democratisch goed vorm te geven. 2. Kijk ook naar de antwoorden op de open vraag “Hoe kan volgens jou de gemeente beter luisteren naar en samenwerken met haar inwoners?” Daar vindt u ongetwijfeld veel ideeën (rijp en groen!). Maak daaruit de top 3 van meest genoemde verbetertips en een top 3 van de meest verrassende tips. En neem die op in uw verbeteragenda. De antwoorden op deze twee vragen vindt u in de aparte bijlage met antwoorden op alle open vragen.

11

2. Raad, college en ambtelijke organisatie Hoe de gemeente haar werk doet Inleiding Om goed van buiten naar binnen te werken, moet het binnen natuurlijk wel goed werken. Hoe goed werken de ‘interne onderdelen’ van de representatieve democratie: de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie? En hoe goed werken die samen?

Uitkomsten

Hoe het gaat met de onderlinge samenwerking tussen raadsleden, collegeleden en ambtenaren staat in de drie onderstaande figuren. Deze vragen zijn niet aan inwoners gesteld.

Het functioneren van raad, college en ambtenaren kan op veel manieren verbeterd worden. In de Quick Scan zijn steeds zeven manieren voorgelegd (zie kaders). Er is aan raadsleden, ambtenaren en collegeleden gevraagd welke manieren zij belangrijk vinden dat deze worden verbeterd. Hierbij kon men (maximaal) 5 van de 7 manieren kiezen en een onderlinge rangschikking aanbrengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is. NB. Deze vragen zijn niet aan inwoners gesteld.

12

Zeven manieren om het functioneren van de gemeenteraad te verbeteren: Duidelijke werkwijze en procedures. Onderlinge samenwerking. Ondersteuning door de griffie. Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. Politieke ondersteuning (van fracties). Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies. Volgen trainingen / opleidingen.

Dit is de top 3 (van raadsleden, collegeleden en ambtenaren) van prioriteiten om het functioneren van de raad te verbeteren: 1.

Duidelijke werkwijze en procedures. (0.63)

2.

Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. (0.60)

3.

Politieke ondersteuning (van fracties). (0.48)

Daarbij hebben we de volgende adviezen: ad 1. Duidelijke werkwijze en procedures. Structuren bepalen deels hoe de raad werkt, maar minstens zo belangrijk is hoe mensen binnen die structuren (willen) opereren. Bepaal eerst doel, behoefte en mogelijkheden en zoek daarbij passende werkwijzen, waarmee raadsleden willen werken. Het begint dus bij de rol die de raadsleden zien - voor zichzelf en de gehele raad - in het lokale samenspel. En hoeveel ruimte daarbij is voor inwoners. Zie Op het tweede gezicht: vergaderpraktijken nader beschouwd. Praat hierover binnen de raad, en met college en organisatie (en misschien inwoners) tijdens een heidag. Of in een jaarlijks overleg van fractievoorzitters, college en management. Bekijk voor meer inspiratie Werkvormen Vernieuwing Lokale Democratie. Voor tips over verantwoord vergaderen ten tijde van de coronapandemie is er de handreiking Vergaderen in de anderhalvemetersamenleving. Beter online debatteren kan met deze module. ad 2. Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. Raadsleden hebben recht op ambtelijke bijstand (artikel 33 Gemeentewet).

Maar hoe pakt dat uit in de praktijk: werkt de griffie voor de raad en de rest van de ambtelijke organisatie voor het college? Hebben ambtenaren direct contact met raadsleden, of moet dat altijd via de griffier en/of gemeentesecretaris lopen? Waarom en hoe werkt dat? Wie bewaakt de kwaliteit en tijdigheid van documenten en informatie, de griffier of de gemeentesecretaris? Wees als raad expliciet over de gewenste ondersteuning. Bespreek hoe ambtenaren de raad beter kunnen helpen, bijvoorbeeld met afhandeltermijnen, handzame stukken, achtergrondinformatie, hulp bij maken van amendementen/initiatiefvoorstellen. Leg de afspraken zo nodig vast in het reglement van orde of de verordening op ambtelijke bijstand. ad 3. Politieke ondersteuning (van fracties). Voor politieke ondersteuning en ontwikkeling kunnen raadsleden en fracties doorgaans terecht bij hun politieke groepering (landelijke partij) of anders bij het Kennispunt Lokale Politieke Partijen (lokale partij). Daarnaast moet elke gemeente fractieondersteuning regelen in een verordening (artikel 33 Gemeentewet). Aan de inzet daarvan zijn voorwaarden gesteld vanuit Gemeentewet en rechtspositieregelingen.

Bespreek met de griffie en fractievoorzitters de gewenste exacte invulling: wat zijn de grenzen en de ambities en wat betekent dit voor de inzet van menskracht en geld? Bespreek ook de dilemma’s rond ondersteuning van individuele raadsleden en fracties door de griffier (wanneer is dat (te) politiek?). Wat willen fracties zelf regelen en wat moet collectief als raad?

13

Tips: 1. Als u wilt weten of raadsleden, collegeleden of ambtenaren verschillen in prioriteiten, kunt u dat bekijken in de tabellenbijlage. 2. De respondenten konden suggesties doen voor extra manieren. Hun suggesties staan in de bijlage met open antwoorden.

14

Zeven manieren om het functioneren van het college te verbeteren: Duidelijke werkwijze en procedures. Onderlinge samenwerking. Ondersteuning door de gemeentesecretaris. Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. Politieke ondersteuning. Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies. Volgen trainingen / opleidingen.

Dit is de top 3 (van raadsleden, collegeleden en ambtenaren) van prioriteiten om het functioneren van het college te verbeteren: 1.

Duidelijke werkwijze en procedures. (0.68)

2.

Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. (0.51)

3.

Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies. (0.46)

Daarbij hebben we de volgende adviezen: ad 1. Duidelijke werkwijze en procedures. Procedures en werkwijzen bepalen maar deels hoe het college werkt. Minstens zo belangrijk is hoe mensen daarbinnen en daaromheen opereren. Benoem hoe u als college wilt samenwerken met alle stakeholders en zoek daarbij passende werkwijzen, waar de collegeleden mee kunnen en willen werken. Zet de formele en informele regels eens gezamenlijk op een rij, en bespreek of die nog wel werken. Praat niet alleen binnen het college over de werkwijze, maar ook met de organisatie en de raad (en misschien inwoners), bijvoorbeeld tijdens een heidag. En bezoek andere colleges en kijk hoe het daar werkt. ad 2. Ondersteuning door de ambtelijke organisatie. Lopen de contacten tussen collegeleden en ambtenaren in uw gemeente altijd tussen portefeuillehouder en management? Of is sprake van (of behoefte aan) kortere lijnen en directe contacten? En is voldoende duidelijk en uitgesproken wat het college verlangt aan ambtelijke ondersteuning: loyale (kritiekloze) voorbereiders en uitvoerders, of gelijkwaardige sparringpartners die het college scherp houden? Lees Tango van wethouder en ambtenaar. Bespreek met college en management de behoefte en mogelijkheden, bijvoorbeeld door dit te verwoorden in rollen, dimensies en dilemma’s.

Zorg vervolgens voor een goede verankering van de inhoudelijke en procesmatige aspecten van ambtelijke ondersteuning zodat de gemeentesecretaris daar goed op kan toezien. ad 3. Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies. Uiteraard zal de ambtelijke organisatie het college voorzien van goede onderbouwde voorstellen, waar nodig gefundeerd met (onafhankelijk) onderzoek en advies. Maar - aangezien dit in de top 3 van verbeterpunten staat - moet dit blijkbaar anders, of vaker. Bespreek waaraan precies behoefte is: vindt men dat het college meer op basis van gedegen onderzoek moet opereren? Daar kan elk collegelid natuurlijk ook zelf op sturen. Suggesties voor manieren om externen om advies te vragen staan in de Checklist interactieve beleidsvorming. En zo nodig kan ook een individueel collegelid zelf onafhankelijk advies inwinnen als aanvulling of second opinion op een ambtelijk voorstel. Tip: De respondenten konden suggesties doen voor extra manieren. Hun suggesties staan in de bijlage met open antwoorden.

15

Zeven manieren om het functioneren van de ambtelijke organisatie te verbeteren: Duidelijke werkwijze en procedures. Onderlinge samenwerking. Meer bewustzijn voor politiek-bestuurlijke gevoeligheid. Aansturing en/of ondersteuning door het managementteam. Aansturing door het college. Inzet van (onafhankelijk) onderzoek en advies. Volgen trainingen / opleidingen.

Dit is de gezamenlijke top 3 (van raadsleden, collegeleden en ambtenaren) van prioriteiten om het functioneren van de ambtelijke organisatie te verbeteren: 1.

Duidelijke werkwijze en procedures. (0.67)

2.

Volgen van trainingen / opleidingen. (0.56)

3.

Aansturing en/of ondersteuning door het managementteam. (0.51)

Daarbij hebben we de volgende adviezen: ad 1. Duidelijke werkwijze en procedures. De bureaucratie is ingesteld zodat de overheid werkt met duidelijke regels en zonder willekeur. Vaak lijkt het alsof er veel is dichtgeregeld, maar kan er meer dan men denkt en laten regels ruimte voor maatwerk. Onderzoek waar de regels knellen en hoe dat beter kan worden gemaakt, zie De Regels en de Rek. Kijk of het probleem misschien (ook) zit in hoe daarmee wordt omgegaan (te strikt, te open). Gedrag en cultuur zijn zeer bepalend: mogen ambtenaren hun gezond verstand gebruiken of wordt dat direct afgestraft? Misschien zijn er naast de formele ook belangrijke informele regels ontstaan. Ga na of de werkwijzen het doel waarvoor zij zijn ingesteld nog wel dienen (en of het doel nog steeds belangrijk is). ad 2. Volgen van trainingen / opleidingen. In de meeste gemeentelijke organisaties is werken aan persoonlijke en professionele ontwikkeling een kracht, maar soms wordt dit impliciet gezien als een zwakte, als teken van onvoldoende functioneren/senioriteit. Is er de kans en de steun om - in elke carrièrefase - iets (geheel) nieuws te leren? Is elke ambtenaar eigenaar van de eigen professionele ontwikkeling? Is er aandacht voor experimenten en reflectie op het werk? Hoe wordt daar concreet ruimte voor gemaakt? Het A&O-fonds Gemeenten heeft een actueel trainingsaanbod.

En ook uw P&O heeft vast een overzicht van opleidingsaanbod, maar het helpt als coachende (P&O)-medewerkers zich actief beschikbaar maken voor een veilig individueel gesprek. ad 3. Aansturing en/of ondersteuning door het managementteam. Top-down is uit de gratie. En de organisatie moet tegenwoordig lening, behendig, zelfsturend en flexibel zijn. Hoe kunt u dat passend managen? Sommige managers sturen te veel op structuur, anderen te weinig. Sommigen sturen te zeer op inhoud, anderen weten er juist te weinig vanaf. De veelheid aan managementboeken en -leiderschapstrainingen bewijst dat de behoefte groot is, maar er geen gouden manier is. Twee leestips: de essays Ambtelijk vakmanschap en Verbinders zonder script, en het boek De Veranderende Gemeente. Kern is dat open bespreken van de wensen en mogelijkheden tussen medewerkers en leidinggevenden leerzaam en nuttig is. Werk samen aan een begrijpelijke koers waarin de interne manier van (samen)werken overeenkomt met de externe samenwerking (dienstverlening, participatie).

16

Tip: De respondenten konden suggesties doen voor extra manieren. Hun suggesties staan in de bijlage met open antwoorden.

17

3. Communicatie Hoe communiceert de gemeente? Inleiding Transparantie en duidelijke communicatie zijn van groot belang in een democratie. Hoe komen besluiten tot stand, en wat is de uitkomst? Mensen moeten kunnen weten hoe de gemeente werkt, hoe ze dat kunnen volgen en controleren. En hoe ze kunnen samenwerken. Uiteraard is goede communicatie een tweerichtings-ding: inwoners moeten zich ook (willen) informeren. Maar het start bij een gemeente die transparant en communicatief is. Vinden inwoners dat de gemeente goed luistert naar hun mening? En ook tussendoor en achteraf feedback vraagt, door na te gaan hoe tevreden inwoners zijn over de besluitvorming? Met andere woorden hoe staat het met ‘de communicatie’ in uw gemeente?

Uitkomsten

De gemeente kan haar communicatie op veel manieren verbeteren. Er zijn acht manieren voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd om maximaal 5 van de 8 manieren te kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is.

18

Acht manieren om de gemeentelijke communicatie te verbeteren: Actief en met een open houding luisteren. Inwoners informeren over hoe ze kunnen meepraten. Besluiten uitleggen. Duidelijk zijn over de uitvoering van projecten. Op verschillende manieren communiceren (zoals sociale media, website, krant, bijeenkomsten). Weten wat inwoners van plannen vinden. Nagaan hoe tevreden inwoners zijn over projecten (bijvoorbeeld feedback vragen en evalueren). Open staan voor voorstellen en adviezen (van inwoners, journalisten, rekenkamer).

Dit is de top 3 van prioriteiten om de gemeentelijke communicatie te verbeteren: 1.

Actief en met een open houding luisteren. (0.78)

2.

Inwoners informeren over hoe ze kunnen meepraten. (0.67)

3.

Besluiten uitleggen. (0.59)

Daarbij hebben we de volgende adviezen: ad 1. Actief en met een open houding luisteren. Maak oprecht contact en ga open in gesprek als u - als raadslid, collegelid of ambtenaar - een inwoner spreekt vraag dan hoe hij of zij ‘het’ vindt gaan. En luister dan. Vaak willen inwoners eerst iets anders kwijt voor ze uw vraag kunnen beantwoorden. Vraag waar ze hulp bij nodig hebben of hinder ervaren. Wees behulpzaam zonder het gesprek over te nemen. En luister echt: luisteren om uw eigen gelijk te horen of te krijgen werkt averechts. Simpele en vrij bekende tips zijn ANNA (Altijd Navragen, Niet Aannemen), NIVEA (Niet Invullen Voor Een Ander) en LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen). Dat helpt in de communicatie met inwoners, maar ook tussen raadsleden, collegeleden en ambtenaren onderling. ad 2. Inwoners informeren over hoe ze kunnen meepraten. Maak het besluitvormingsproces transparant: zorg dat inwoners kunnen weten waar en hoe zij kunnen meepraten, meedenken, meedoen en/of meebeslissen. Wat zijn off-line en online daartoe de mogelijkheden? Communiceer daarover veelvormig, via een duidelijke website, passende nieuwsbrieven, de lokale krant, sociale media en in gewone gesprekken. De Leidraad Dialoog ondersteunt bij het starten van een goede dialoog.

Als inwoners meepraten, wees dan duidelijk over de inhoud (waar hebben we het over) maar ook over het proces van besluitvorming (hoe hebben we het daarover): wat is de ‘speelruimte’ qua inhoud en invloed. De vernieuwde ParticipatieWijzer helpt bij die afwegingen, zodat u daarover vervolgens duidelijk kunt communiceren. En maak het wederkerig: vraag inwoners hoe zij willen samenwerken en wat zij daarvan verwachten. ad 3. Besluiten uitleggen. Wees altijd glashelder over de inhoud van besluitvorming - waarover gaat/ging het - maar ook over het proces - hoe gaat/ging dat. Vat bij elke bijeenkomst de vorige stappen samen en spreek aan het eind duidelijk af hoe het verder gaat. Maak het besluitvormingsproces transparant. Mensen aanvaarden een voor hen negatieve uitkomst gemakkelijker als zij procedureel duidelijk en rechtvaardig worden behandeld (“procedurele rechtvaardigheid”). Zorg uiteraard ook dat inwoners kunnen weten waar en hoe zij kunnen meedenken, meepraten, inspreken of anderszins bijdragen aan besluitvorming. Kijk ook hoe het raadsinformatiesysteem de stemverhoudingen (en relevante documenten) van genomen besluiten kan ontsluiten. En communiceer veelvormig via online-uitzending van vergaderingen, een goed doorzoekbare website, passende nieuwsbrieven, actief gebruik van sociale media, infographics en korte artikelen etc.

19

Tip: respondenten konden suggesties doen voor extra manieren. Hun suggesties staan in de bijlage met open antwoorden.

20

4. Burgerparticipatie Meedenken met de gemeente Inleiding Burgerparticipatie is een verzamelterm voor manieren waarop de gemeente inwoners de mogelijkheid biedt om de gemeentelijke besluitvorming te beïnvloeden. Want naast de representatieve democratie van raad en college is er ook nog zoiets al participatieve democratie, waarbij de gemeente inwoners actief betrekt bij haar beleid. Dit hoofdstuk gaat in op hoe open en actief er in uw gemeente met burgerparticipatie wordt omgegaan. Worden inwoners voldoende betrokken bij gemeentelijke plannen, activiteiten en voorzieningen? En lukt het om daar ook de juiste mensen bij te betrekken, de mensen die daar belang bij hebben? En - last but not least - hebben ze dan ook echt invloed op het resultaat?

Uitkomsten

De grafiek met de stelling "De gemeente zorgt dat inwoners echt invloed kunnen hebben op hun leefomgeving" is tot stand gekomen door de resultaten van drie stellingen samen te voegen. De stellingen die zijn samengevoegd zijn: "De gemeente staat open voor ideeën en plannen van inwoners", "Inwoners krijgen ruimte om hun ideeën en plannen uit te voeren" en "De gemeente helpt inwoners bij het uitvoeren van hun ideeën en plannen". Deze drie stellingen kunt u terugvinden in hoofdstuk 5. In de tabellenbijlage kunt u alleen de afzonderlijke resultaten van de drie stellingen terugvinden. De gemeente kan allerlei manieren inzetten om burgerparticipatie te verbeteren. Er zijn acht manieren voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd om maximaal 5 van de 8 manieren te kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is.

21

Acht manieren om burgerparticipatie te verbeteren: Contact leggen met inwoners die zich niet uit zichzelf laten horen. Inwoners laten meedenken over uitdagingen zoals wonen, armoede, zorg, veiligheid en klimaat. Inwoners laten meebeslissen over wat er in hun buurt of wijk gebeurt. Inwoners de kans geven om meer zelf te doen voor hun buurt of wijk. Inwoners digitaal laten meepraten en beslissen. Inwoners laten meebeslissen over hoe de gemeente haar geld besteedt (bijvoorbeeld met wijkbudgetten). Inwonersraden (zoals een wijkraad, burgerpanel of jeugdraad) ruimte geven voor inbreng bij plannen en besluiten. Op andere manieren kunnen meebeslissen over plannen van de gemeente, bijvoorbeeld door inwoners er over te laten stemmen.

Dit is de top 3 van prioriteiten om de burgerparticipatie te verbeteren: 1.

Inwoners laten meebeslissen over wat er in hun buurt of wijk gebeurt. (0.71)

2.

Inwoners laten meedenken over uitdagingen zoals wonen, armoede, zorg, veiligheid en klimaat. (0.66)

3.

Contact leggen met inwoners die zich niet uit zichzelf laten horen. (0.65)

Daarbij hebben we de volgende adviezen: ad 1. Inwoners laten meebeslissen over wat er in hun buurt of wijk gebeurt. Het zogenoemde ‘recht op buurtplanning’ regelt het recht om als buurt (mee) te beslissen over gemeentebeleid en keuzes rond de eigen leefomgeving. Zorg dat de buurtbewoners vooral met elkaar in gesprek gaan, zij moeten samen beslissen. En accepteer dat er variatie ontstaat binnen de gemeente, want niet elke buurt wil en doet hetzelfde. Diverse tips en verschillende participatiemethoden staan op www.participatiewijzer.nl. Veel gemeenten (zoals Culemborg en Weesp) hebben een buurtpanel dat meedenkt en meebeslist. Andere voorbeelden zijn Buurt Bestuurt in Rotterdam of de Coöperatieve Wijkraad Oosterpark in Groningen waarin raadsleden en gelote inwoners samen keuzes maken voor de wijk. ad 2. Inwoners laten meedenken over uitdagingen zoals wonen, armoede, zorg, veiligheid en klimaat. Inwoners die willen, moeten invloed kunnen uitoefenen op thema’s die hen aangaan. Voordat de gemeente start met het ontwikkelen van (nieuw) beleid rond een thema, zou dan ook eerst bekeken moeten worden wie er al mee bezig zijn, en wie er bij betrokken willen worden. En welke rol de gemeente zo nodig kan toevoegen. Wat is het gewenste participatieniveau (van gemeente, en inwoners). Daarbij helpt de Leidraad Burgerbetrokkenheid.

Check of uw inwoners in het algemeen onvoldoende invloed ervaren, of dat het zich toespitst op specifieke actuele thema’s. Thema-samenwerkingen starten vaak met het samen ontwikkelen van een visie. Bekijk dan de Bouwstenen Visievorming en kies interactieve werkvormen die passen bij het thema. Maak daarvoor bijvoorbeeld gebruik van de checklist interactieve beleidsvorming, interactief beleid. In 10 stappen naar interactieve beleidsvorming, boek met 100 werkvormen of www.participatiewijzer.nl. Voor participatie in het kader van de Omgevingswet is er de Denkwijze(r) voor goede participatie.

22

ad 3. Contact leggen met inwoners die zich niet uit zichzelf laten horen. Verschillende doelgroepen vragen om verschillende vormen. Werk met meerdere participatiemethoden op hetzelfde thema (participatiemix). En google op “participatie unusual suspects” voor suggesties. Bekijk Toolkit Jeugdparticipatie en Toolkit Jongerenparticipatie en Laaggeletterden bereiken. De methode ‘Praat met mij’ helpt om mensen met een verstandelijke beperking te betrekken (zie De Stamtafel en G-krachtpanel). Of benut Toolkit Loting om een doorsnede van de bevolking te bereiken. Met de cursus Politiek Actief kunnen inwoners de stap zetten om politiek actief te worden. Er zijn praters en er zijn doeners. Meepraten kan ook in de vorm van meedoen. Denk dus ook in activiteiten en praktische inbreng. En het kan ook simpel: raadsleden, ambtenaren en collegeleden kunnen in duo’s in jongerencentra, verzorgingstehuizen, buurthuizen etc. gaan vragen: wat merkt u van de gemeente, heeft u genoeg invloed en hoe kan dat beter? Om bepaalde groepen beter te bereiken kan gekeken worden naar hun burgerschapsstijlen. Tip: De respondenten konden suggesties doen voor extra manieren. Hun suggesties staan in de bijlage met open antwoorden.

23

Er zijn diverse onderwerpen waarop de gemeente en inwoners kunnen samenwerken. Er zijn acht onderwerpen voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd welke manieren men belangrijk vindt dat de gemeente en inwoners intensiever gaan samenwerken. Hierbij kon men maximaal 5 van de 8 manieren kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is.

Acht onderwerpen waarop gemeente en inwoners kunnen samenwerken: De inrichting en onderhoud van jouw buurt en/of wijk. Sociale overlast (waaronder veiligheid, verkeer). Gezondheid, (jeugd)zorg en armoede. Onderwijs. Wonen (voldoende, geschikte en betaalbare woningen). Duurzaamheid en energie. Bedrijven en werkgelegenheid. Regionale uitdagingen (zoals bereikbaarheid, aanleg van winkelcentra, windmolenparken).

Dit is de top 3 van onderwerpen waarop gemeente en inwoners intensiever moeten gaan samenwerken: 1.

De inrichting en onderhoud van jouw buurt en/of wijk. (0.78)

2.

Sociale overlast (waaronder veiligheid, verkeer). (0.71)

3.

Duurzaamheid en energie. (0.61) Tip: De respondenten is ook gevraagd om een praktijkvoorbeeld te geven van een goede democratische samenwerking tussen gemeente en inwoners. Kijk in de antwoorden op die vraag (in de bijlage bij dit rapport) ook welke onderwerpen daar aan bod komen!

24

5. Overheidsparticipatie: omgaan met maatschappelijke initiatieven Inwoners die zich inzetten voor hun omgeving Inleiding Inwoners pakken soms zelf zaken aan in hun omgeving. Inwoners die samen zelf dingen (willen) doen in hun buurt of voor de gemeenschap. Dit noemen we maatschappelijke initiatieven. Bijvoorbeeld inwoners die samen zelf dingen doen voor hun buurt of gemeenschap. Zoals inwoners die zelf groenbeheer gaan verzorgen, zelf buurtpreventie organiseren, of samen met lokale ondernemers een energiecoöperatie oprichten. Daar is de gemeente lang niet altijd bij nodig. Vaak gaat het pas goed lopen als de gemeente genoeg ruimte laat voor inwoners om hun ideeën en initiatieven te realiseren. Voor gemeenten is het vaak zoeken hoe ze daar goed mee om kunnen gaan: wat is een passende overheidsparticipatie en hoe gaat dat in uw gemeente?

Uitkomsten

De gemeente kan allerlei manieren inzetten om beter om te gaan met maatschappelijke initiatieven. Er zijn acht manieren voorgelegd (zie kader). Daarbij is gevraagd om maximaal 5 van de 8 manieren te kiezen en een onderlinge rangschikking aan te brengen van 1 tot 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijk is.

25

Acht manieren waarop de gemeente inwoners die hun omgeving willen verbeteren kan helpen: Een duidelijk aanspreekpunt hebben voor ideeën en plannen. Plannen van inwoners mogelijk maken door eraan mee te betalen. Helpen bij het vinden van mensen of organisaties die kunnen meebetalen aan plannen (zoals subsidies, sponsors). Regels en voorwaarden voor ideeën en plannen die voor iedereen gelden. Flexibeler opstellen, als dat nodig is. Bijeenkomsten waar inwoners en organisaties ideeën en kennis kunnen uitwisselen. Praktische ondersteuning (zoals een zaaltje of uitnodigingen). Aandacht en waardering voor de inzet en moeite van inwoners.

Dit is de top 3 van prioriteiten om maatschappelijke initiatieven beter te helpen: 1.

Een duidelijk aanspreekpunt hebben voor ideeën en plannen. (0.84)

2.

Flexibeler opstellen, als dat nodig is. (0.61)

3.

Plannen van inwoners mogelijk maken door eraan mee te betalen. (0.61)

Daarbij hebben we de volgende adviezen: ad 1. Een duidelijk aanspreekpunt hebben voor ideeën en plannen. Uiteraard zet u op de gemeentewebsite duidelijk waar initiatiefnemers terecht kunnen. Zo heeft de gemeente Oegstgeest de online initiatievenwijzer, Utrecht het initiatievennetwerk en Zoetermeer de groenegolf-ambtenaar voor initiatiefnemers (een digitale portal). Zorg ook dat de receptionisten die opties kennen. In aanvulling daarop hebben diverse gemeenten, waaronder Amstelveen en Zwolle, een initiatievenmakelaar die bemiddelt tussen initiatiefnemers en ondersteunende organisaties (zoals de gemeente, een fonds, bedrijven of netwerken). Want een loket alleen is niet afdoende: het gaat erom dat er ook een stevige ambtenaar is met verstand van zaken en doorzettingsmacht die initiatiefnemers echt verder kan helpen. ad 2. Flexibeler opstellen, als dat nodig is. Bewaak het algemeen belang, maar accepteer dat er variatie ontstaat tussen buurten. Wees - zeker als raad - terughoudend met ingrijpen, ook als dingen anders gaan dan u gewend bent, of wilt (zie Loslaten in vertrouwen voor gemeenteraden). Loop de gemeentelijke regels en beleid goed door en schrap onnodige bepalingen en beperkingen. Geef als raad, college en management ruimte en politieke rugdekking aan ambtenaren als het even niet kan gaan zoals het precies moet (als regels of beleid een beetje knellen).

Zie www.deregelsenderek.nl en de Wegwijzer Uw initiatief past niet in ons kader. Leg niet het hele gemeentebudget vast in projecten en opdrachten, maar houd ruimte open voor nieuwe maatschappelijke initiatieven. ad 3. Plannen van inwoners mogelijk maken door eraan mee te betalen. Inzetten van overheidsgeld kan een inwonersinitiatief ingewikkelder en zwaarder maken (door vragen over eigenaarschap, zeggenschap, risico en verantwoording). Maar soms kost het gewoon geld om zaken te organiseren. De gemeente kan helpen met gratis faciliteiten, zoals een overlegruimte (met koffie en thee), kopieerapparaat of publiciteit. Maar soms moet er geld bij. Veel gemeenten hebben zogeheten bewonersfondsen, innovatiegelden of andere geldpotjes waarmee zij inwonersinitiatieven stimuleren. Soms gaat dat in hybride vormen (Zie Kennisdossier PPS en hybride financiering en Tussen betalen en bepalen). Lees voor verdieping Gepast geregeld. En met het Right to Challenge kunnen inwoners onder voorwaarden met gemeentegeld hun initiatief uitvoeren (Zie de inspiratiegidsen voor inwoners en gemeenten).

26

Tip: De respondenten konden suggesties doen voor extra manieren. Hun suggesties staan in de bijlage met open antwoorden.

27

6. Maatwerkvragen Inleiding Indien uw gemeente aan de Quick Scan Lokale Democratie een of meer stellingen heeft toegevoegd die specifiek ingaan op de lokale situatie, dan ziet u hieronder de uitkomsten daarvan. Als uw gemeente ook eigen open vragen heeft toegevoegd (vragen waarbij respondenten hun eigen antwoord met toelichting konden formuleren) dan zijn de antwoorden daarop integraal opgenomen in het aparte bijlagenboek met open antwoorden.

Uitkomsten .

28

Slot Zo, u heeft nu veel informatie, inzichten en waarschijnlijk ook vervolgvragen. Dat is een goed startpunt voor een onderling gesprek in uw gemeente. Welke zaken verbazen u? Wat begrijpt u nog niet? Waarmee wilt u direct aan de slag? En wat wilt u graag nader bespreken of uitzoeken? Daarmee kunt u effectief toewerken naar een verbeteragenda met concrete acties. U bepaalt zelf samen wat in uw gemeente een passend lokaal samenspel is en wat daarvoor (nog) nodig is. Er zijn geen streefcijfers of scherpe normen voor democratie. Inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren gaven hun mening op basis van hun eigen inzichten en ervaringen. Dat is in dit rapport vertaald in cijfers en figuren. Ga op basis van de uitkomsten in gesprek over het verhaal daarachter. En kies vervolgens samen waarop actie moet worden ondernomen. Een laatste tip: kijk niet alleen naar wat nog niet goed gaat. Let ook op wat al goed gaat en waarop kan worden voortgebouwd. Sowieso is het al heel goed dat u bereid bent zo goed naar uzelf en elkaar te kijken. Dat is al een prima basis om het lokale samenspel beter en democratischer te maken! Wij wensen u veel wijsheid, energie en enthousiasme toe!

Bijlagen Rapport Open antwoorden Quick Scan Lokale Democratie Tabellenbijlage Quick Scan Lokale Democratie

29