Concept Accountantsverslag 2024 Wageningen
Tekst van het document
Aan de raad
-
-
Geachte leden van de raad,
Betreft: Accountantsverslag 2024
Over 2024 hebben wij uw jaarrekening mogen controleren. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2024. Dit verslag bevat onze belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening 2024. Met dit verslag willen wij u zo goed mogelijk informeren. De onderwerpen, die in dit verslag aan de orde komen, hebben onderdeel uitgemaakt van onze overwegingen bij de bepaling van de aard, het tijdstip van uitvoering en de diepgang van de controlemaatregelen die zijn toegepast bij de uitvoering van de controle van de jaarrekening. De in dit verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening 2024,
Aan de gemeenteraad van de gemeente Wageningen t.a.v. de griffie
tenzij dit specifiek is aangegeven.
Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de concern controller. Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. De oplevering bij aanvang van de controle was dit jaar niet van het gewenste niveau. In het eerste concept van de jaarrekening waren diverse posten niet opgenomen en ook onderbouwing ontbrak voor sommige posten tot na afloop van onze geplande jaarrekeningcontrole. Dit heeft voor een aanzienlijke aanvullende belasting van het controleteam en de medewerkers van de gemeente betrokken bij de jaarrekeningcontrole. Wel willen wij deze betrokken medewerkers van de gemeente bedanken voor hun inzet en de prettige samenwerking welke ervoor heeft gezorgd dat we de
controle toch nog tijdig af hebben kunnen ronden. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om deze rapportage nader toe te lichten.
Hoogachtend, RA12 registeraccountants B.V. RA12 Registeraccountants B.V. Traverse 1, 3905 NL, Veenendaal
drs. A.F.J. van der Velden RA
info@RA12.nl
2
Inhoudsopgave Uw contactpersonen bij RA12 Registeraccountants zijn: Partner drs. A.F.J. (David) van der Velden RA David@RA12.nl
1. Accountantscontrole 2024 2. Analyse van de financiële gegevens
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle
06 – 23 27 69 43
4. Administratieve organisatie en interne beheersing Manager J. (Jim) van der Borg RA MSc Jim@RA12.nl 06 – 83 98 91 42
Leeswijzer In deze verticale balk wordt op elke pagina een
samenvatting gegeven van de analyses en conclusies die rechts staan beschreven. Wij willen op deze wijze de leesbaarheid bevorderen.
1. Accountantscontrole 2024 Controleaanpak, reikwijdte en diepgang Controleverklaring
Het Jaarverslag
Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2024 van gemeente Wageningen
Wij hebben als controlerend accountant getoetst of:
een goedkeurende controleverklaring af te geven met betrekking tot de
het jaarverslag voldoet aan de relevante wet- en regelgeving (onderdeel I);
getrouwheid.
het verenigbaar is met de jaarrekening (onderdeel II);
Hoofdpunten De jaarrekening geeft een getrouw beeld
geen materiele onjuistheden in het jaarverslag zijn gebleken in het licht van Getrouwheidsoordeel
de tijdens de controle van de jaarrekening verkregen kennis en begrip
Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat
omtrent de gemeente en haar omgeving (onderdeel III).
de jaarrekening 2024 een getrouw beeld geeft van de grootte en de
Op basis van de door ons verrichte werkzaamheden hebben wij geen
samenstelling van zowel de baten en lasten over 2024 als van de activa en
bevindingen op deze aspecten m.b.t. het jaarverslag.
passiva per 31 december 2024 in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voor Provincies en Gemeenten. In verband met gewijzigde wetgeving omvat het getrouwheidsoordeel vanaf 2024 de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. SiSa Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachtingen accountantscontrole 2024. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden.
5
1. Accountantscontrole 2024 Controleaanpak, reikwijdte en diepgang Materialiteit
De raad ons daarbij opgedragen om bij onze rapportering uit te gaan van
Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn
een rapporteringstolerantie van € 50.000 zoals opgenomen in het
materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of
controleprotocol. Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en
gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die
rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening.
gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit
Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die
beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en
veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze
de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.
voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.
voor fouten en
Op basis van het Besluit Decentrale Overheden (BADO) en onze
Onafhankelijkheid
€ 4.734.000 voor
professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de
Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de
onzekerheden
jaarrekening als geheel bepaald op € 1.578.000 voor fouten en € 4.734.000
onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen
Rapportagetolerantie
voor onzekerheden. De materialiteit is gebaseerd op 1% voor fouten en 3%
dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van
voor onzekerheden van de totale lasten, inclusief mutaties reserves. Wij
mening dat door ons is voldaan aan deze eisen.
Hoofdpunten Materialiteit € 1.578.000
€ 50.000
houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve
Wij bevestigen dat we geen giften >€ 100 hebben gegeven aan dan wel
redenen materieel zijn. De materialiteit voor de WNT is afwijkend, hiervoor
aangenomen van de gemeente Wageningen of haar personeel. Wij hebben
worden de toleranties toegepast zoals deze zijn opgenomen in het
de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening
controleprotocol.
beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd
Wij zijn onafhankelijk van
dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet
gemeente Wageningen
beïnvloeden.
6
1. Accountantscontrole 2024 Controleaanpak, reikwijdte en diepgang
Hoofdpunten
Fraude en non-compliance
Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van
Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de
toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij
planning en uitvoering van de werkzaamheden voor de
die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening.
jaarrekeningcontrole houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening
Bij die werkzaamheden hebben wij geen materiële non-compliance
als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel
geconstateerd.
belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre Geen aanwijzingen voor fraude en non-compliance
sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie.
Geautomatiseerde gegevensverwerking en beveiliging persoonsgegevens
Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de
De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, aandacht te
mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende
besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en
Geautomatiseerde
niveaus binnen de gemeente Wageningen. Hiertoe hebben wij de mogelijke
continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze
gegevensverwerking in
frauderisico’s en de mogelijke fraudesituaties besproken met o.a. de
jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de
Concern controller. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden
jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken
hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd.
omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde
voldoende mate geborgd.
gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Bij de beoordeling van het risico omtrent corruptie hebben wij gekeken naar specifieke omstandigheden zoals de geografische plaats van de activiteiten,
Tijdens de interim-controle hebben wij de relevante processen met
hebben we gekeken naar de sectoren waar corruptie meer dan gemiddeld
betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst, waar
voorkomt en hebben we beoordeeld in hoeverre buitenlandse wetgeving als
nodig brengen wij verslag uit over tekortkomingen. Wij hebben de
de UK Bribery Act en de US Foreign Corrupt Practices Act van invloed
automatiseringsorganisatie van de gemeente Wageningen uitsluitend in het
kunnen zijn.
kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. Uit hoofde van deze controle hebben wij geen issues geconstateerd die verstoringen in de geautomatiseerde gegevensverwerking kunnen veroorzaken.
7
2. Analyse van de financiële gegevens Winst-en-verliesrekening
Het resultaat van gemeente Wageningen over het jaar 2024 voor reservemutaties ten opzichte van de begroting bedraagt € 3,2 miljoen voordelig en ten opzicht van voorgaand jaar € 2,6 miljoen voordelig. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven Overzicht van baten en lasten
2024 (x € 1.000)
Aangepaste begroting 2024 (x € 1.000)
2023 (x € 1.000)
Verschil t.o.v. begroting
In % t.o.v. begroting
Baten
163.290
150.865
140.710
12.425
8%
Lasten
156.285
147.059
136.346
9.226
6%
Saldo
7.005
3.806
4.364
3.19
84%
Mutatie reserves
5.610
5.161
9.519
449
9%
Resultaat
12.615
8.967
13.884
3.648
41%
De verschillen tussen realisatie en de geactualiseerde begroting zijn aanzienlijk. Wij adviseren de planning en control cyclus te evalueren om beter grip te krijgen op de verschillen tussen de begroting en de realisatie. Weerstandsvermogen De gemeente Wageningen moet op grond van regelgeving (BBV) een relatie leggen tussen de financiële risico’s waaraan de organisatie blootstaat en de weerstandscapaciteit van de organisatie. gemeente Wageningen heeft in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing van de programmabegroting 2024 de risicoparagraaf voor de hoogte van het weerstandsvermogen opgenomen en de risico’s voor zover mogelijk gekwantificeerd en benoemd. In de jaarrekening is dit eveneens toegelicht in paragraaf Weerstandsvermogen & risicobeheersing. In de jaarrekening van 2024 is de totale weerstandscapaciteit berekend op ca. € 27,4 miljoen (2023: € 33,7 miljoen) ter dekking van de risico’s. de weerstandscapaciteit is voor beide jaren bepaald op de bovengrens van € 7,5 miljoen. De risico’s die opgenomen zijn, zijn gewogen gekwantificeerd op € 5,9 miljoen (2023: € 5,3 miljoen). Wij adviseren om een weerstandsvermogen van minimaal 0,8 aan te houden met een voorkeur voor een weerstandsvermogen >1,0. Met de huidige weerstandscapaciteit voldoet gemeente Wageningen ruimschoots aan de norm en is in staat om de risico’s te dragen.
Financiële kengetallen In de jaarstukken heeft de gemeente de financiële kengetallen uitgewerkt en geëvalueerd. Uit de financiële kengetallen kan opgemaakt worden dat de gemeente met alle kengetallen aan de veilige kant zit. Wij kunnen ons vinden in de door de gemeente uitgewerkte evaluatie in het jaarverslag.
9
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Controlebevindingen Naar aanleiding van de door ons uitgevoerde werkzaamheden hebben wij enkele bevindingen geconstateerd. De meeste bevindingen waren relatief beperkt van omvang of hadden met name betrekking op de presentatie in de jaarrekening. Alle geconstateerde bevindingen zijn gecorrigeerd. Ten aanzien van het sociaal domein hebben we een aantal onzekerheden geconstateerd. Post/omschrijving
Fouten
Onzekerheden
Bevindingen in het sociaal domein
€0
€ 615.000
Bevindingen in het sociaal domein – PGB
€0
€ 74.000
Totaal
€0
€0
1.363.000
4.090.000
Materialiteit
Aantrekken aanvullende leningen Vanuit de meerjarenbegroting blijkt dat de gemeente voornemens is nog eens € 24 miljoen aan extra leningen aan te trekken. Het saldo op de schatkistbankieren rekening bedraagt per jaareinde ook € 24 miljoen en lijkt voldoende om een belangrijk deel van de toekomstige investeringen te dekken.
11
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Rioleringsplan Het rioleringsplan is dateert uit 2010 en heeft een looptijd tot 2030. Wij adviseren het plan te actualiseren en voor een langere termijn op te (laten) stellen. Informatievoorziening belastingapplicatie level Tijdens de controle hebben we geconstateerd dat het nog steeds niet mogelijk is om informatie met een oudere peildatum uit level te exporteren. Dit kan leiden tot afwijkingen in de financiële administratie. Wij adviseren met de leverancier te onderzoeken of het mogelijk is, of mogelijk gemaakt kan worden om achteraf informatie te op basis van zelf te bepalen parameters te exporteren. Tot deze mogelijkheid er is adviseren we maandelijks de exports vast te leggen. Geraamde fout in de Persoons Gebonden Budgetten De SVB controleert zorgovereenkomsten, toetst facturen en declaraties en betaalt uit aan zorgverleners of andere instellingen. Uw gemeente verstrekt de beschikkingen PGB en is verantwoordelijk voor een adequate cliëntregistratie en het vaststellen van de prestatielevering. Uit de accountantscontrole 2024 bij de SVB blijkt dat landelijk sprake is van een oordeel met beperking. Ten aanzien van de rechtmatigheidsfouten zijn de foutpercentages opgenomen in de gemeente specifieke projectiebrieven en op de volgende pagina’s.
Onjuiste oude boekingen in de administratie We hebben geconstateerd dat er in de crediteuren subadministratie sprake was foutieve boekingen die al sinds 2017 waren opgenomen in de administratie waarover in de organisatie geen kennis over de herkomst of achterliggende documentatie beschikbaar was. Wij adviseren om deze en andere gedateerde boekingen in diverse subadministraties nader te onderzoeken en op te schonen.
Consistentie jaarverslag en jaarrekening Door de veelheid van versies en het onvolledige dossier hebben we geconstateerd dat er tussen de verschillende versies de nodige interne inconsistenties aanwezig waren tussen het jaarverslag en de jaarrekening. Een voorbeeld hiervan is de paragraaf weerstandvermogen welke (nog) niet is aangepast aan de hand van latere in de jaarrekening doorgevoerde wijzigingen.
12
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Aandelenbelang Joint Warmte B.V. De gemeente Wageningen heeft in 2023 een deelneming opgericht, te weten Joint Warmte B.V. Joint Warmte B.V. neemt deel in Warmtebedrijf OostWageningen B.V. Dit heeft plaatsgevonden naar aanleiding van het besluit van het college van B&W op 26 september 2023, getiteld “Formalisering van de organisatiestructuur van het warmtebedrijf in de Benedenbuurt”. In 2024 heeft de gemeente Wageningen besloten om een aanvullende agiostorting uit te voeren ten behoeve van Joint Warmte B.V. ter grootte van het resterende bedrag voor de PAW-gelden, zijnde € 2.9 miljoen. In de jaarrekening van de gemeente Wageningen is deze deelneming niet tot waardering gebracht. Wij hebben begrepen dat dit een bewuste keuze is geweest binnen de gemeente Wageningen aangezien de activiteiten als een ‘hoog risico-activiteit’ worden gezien waarbij nog moet blijken of het gerealiseerd kan worden. De gemeente stelt zich hierbij op het standpunt dat, ondanks de agiostorting, de reële waarde niet is toegenomen. Wij adviseren u de uitputting van dit bedrag door middel van de jaarrekeningen van de Joint Venture te blijven monitoren.
13
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Sociaal domein Voor de gemeente Wageningen zijn de percentages voor rechtmatigheidsfouten en voor getrouwheidsfouten voor zowel de Wmo als Jeugdzorg opgenomen in onderstaande tabel: PGB per categorie
Financiële rechtmatigheidsfout
Financiële getrouwheidsfout
Jeugdzorg
4,09%
1,99%
Wmo
5,27%
0,43%
De financiële rechtmatigheidsfout voor PGB voor de gemeente Wageningen bedraagt circa € 17.500, bestaande uit € 10.600 Wmo en € 6.900 Jeugdzorg. Voor de getrouwheidsfouten geldt dat deze vrijwel gelijk zijn voor alle gemeenten in Nederland. De fouten zoals genoemd voor Wageningen zijn dan ook geprojecteerde fouten voortkomend van uit de controle op de volledige populatie. Dit betreft totaal € 4.200, bestaande uit € 800 WMO en € 3.400 jeugdzorg In het kader van de rechtmatigheid nemen wij een fout van dergelijk omvang niet mee in ons oordeel. Al deze fouten zijn individueel en gezamenlijk kleiner dan de rapporteringstolerantie en zijn derhalve niet meegenomen in de foutevaluatie. De SVB toetst niet op levering van de zorg. Hierdoor is er sprake van een onzekerheid. De gemeente verkrijgt echter zekerheid door intern ingerichte processen en controles, zoals het toekenningsproces, de controles op betalingen en de controle op de prestatielevering. De processen van PGB Jeugdzorg en Wmo lopen vrijwel gelijk aan elkaar, waardoor voor Jeugdzorg en Wmo dezelfde zekerheid wordt verkregen. Tevens verkrijgt de gemeente aanvullende zekerheid vanwege de ontvangsten van het CAK. Op basis van het zekerheidspercentage dat de gemeente Wageningen hierdoor verkrijgt, zijn de onzekerheden voor PGB geraamd op circa € 74.000.
De formele fouten zoals geconstateerd door de accountant van de SVB hebben geen impact op de getrouwheid van de jaarrekening aangezien het aspecten betreft die duiden op onvolkomenheden in de dossiervorming. Dergelijke onvolkomenheden raken de getrouwheid niet echter wel de rechtmatigheid. Wmo en jeugdzorg ZIN Ten aanzien van WMO en de jeugdhulp heeft de gemeente alles in eigen beheer. Met betrekking tot de lasten vraagt de gemeente Wageningen om een
controleverklaring en productieverantwoording van de zorginstellingen. Uit deze controle blijkt dat van een aantal zorginstellingen nog onvoldoende controleinformatie is ontvangen, waarmee kan worden onderbouwd dat voor de gefactureerde zorg ook daadwerkelijk prestaties zijn verricht. Dit zorgt voor een onzekerheid van € 615.000. Daarnaast hebben we geconstateerd dat de productieverantwoordingen en detailverantwoordingen per gemeente in veel gevallen niet gewaarmerkt zijn door de controlerend accountant. Hierdoor neemt de onzekerheid toe.
14
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Bouwgronden in exploitatie en kostenverhaallocaties De balanspost bouwgronden met een hoog schattingselement, en hierdoor een specifiek risico in onze controle betreft, is onderhanden projecten betreffende de (grondexploitatie inclusief de kostenverhaallocaties). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, renteeffecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De risico's voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: Geen bevindingen boven rapporteringstolerantie
- Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. - Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? - Prijs: is met name van belang of dat de ingecalculeerde prijs bij de opbrengsten ook daadwerkelijk de prijs is die de gemeente kan realiseren bij verkoop.
Deze drie P’s zijn tijdens de jaarrekeningcontrole besproken met de medewerkers. Tijdens deze gesprekken zijn de uitgangspunten getoetst. De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten per 31 december 2024 geactualiseerd. Tevens is beoordeeld of het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze is gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Ultimo 2024 is de omvang van de voorziening grondexploitaties 1,1 miljoen WNT Een gemeente valt onder de Wet Normering Topinkomens. De gemeentesecretaris en de griffier worden aangemerkt als topfunctionarissen. Wij hebben de
controle van de WNT uitgevoerd waarbij wij zijn nagegaan of de bedragen juist en volledig zijn opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat de bedragen van de beiden functionarissen aansluiten op de salarisadministratie. Uit de controle zijn dan ook geen aanpassingen gebleken.
15
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Rechtmatigheidsverantwoording In de jaarrekening heeft het dagelijks bestuur de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. Het college concludeert dat er een aantal onrechtmatigheden zijn geconstateerd welke salderen tot € 3,4 miljoen op het begrotingscriterium en € 2,8 miljoen op het voorwaardecriterium. In het jaarverslag wordt een nadere toelichting gegeven op de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording. Op basis van onze werkzaamheden kunnen wij instemmen met de conclusie van het college en constateren wij dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave biedt. In dit hoofdstuk geven wij een nadere toelichting voor de relevante onderdelen. Definitie rechtmatigheid Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wet- en regelgeving. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hierbij bestaat er een duidelijke relatie met het financieel beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
Verantwoordings- en rapportagegrens De verantwoordingsgrens valt binnen een bandbreedte van 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief eventuele toevoegingen aan de reserves. Voor zowel de fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage, waarbij fouten en onduidelijkheden niet bij elkaar opgeteld worden. We hebben vastgesteld dat in de rechtmatigheidsverantwoording en het controleprotocol een de verantwoordingsgrens is opgenomen ter hoogte van 1%. In
het controleprotocol is de rapporteringsgrens voor geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en geconstateerde onduidelijkheden gesteld op € 50.000 of meer. Het besluit accountantscontrole decentrale overheden hanteert eveneens een percentage van 1% voor fouten.
16
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Normen en toetsingskader Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording betreft uw inventarisatie van de voor de verantwoording relevante wet- en regelgeving. Het normenkader heeft u geactualiseerd op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving en is vastgesteld op 26 november 2024 door het college. Uw inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe- en eigen regelgeving. We constateren dat u de actualisatie nauwkeurig heeft uitgevoerd en dat het normenkader aansluit op de geldende externe- en eigen regelgeving. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en wordt vastgelegd in een controleprotocol of toetsingskader. In het toetsingskader dient per wet/regeling/verordening vastgelegd te worden welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop de het bestuur de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft.
In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door het college zijn vastgesteld. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet) De gemeente heeft dit nog niet nader ingevuld en geconcretiseerd in de financiële verordening.
Uw college heeft de standpunten inzake de begrotingsrechtmatigheid wel uitgewerkt in de rechtmatigheidsverantwoording; ▪ over- en onderschrijdingen op programmaniveau en per investering te boordelen; ▪ overschrijdingen van lasten in ten opzichte van de begroting als acceptabel aan te merken als hier direct gerelateerde inkomsten tegenover staan of als deze geautoriseerd zijn door middel van vaststelling van een tussentijdse rapportage of begrotingswijziging.
17
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Het college heeft nog niet de algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik geformaliseerd. Vanuit de verbijzonderde interne controle is wel een analyse verricht ten aanzien van het rechtmatigheidsaspect. Wij constateren
hierbij dat er geen duidelijke toelichting/conclusie is welke werkzaamheden expliciet verricht zijn aan het M&O criterium. De uitgevoerde werkzaamheden geven geen indicatie tot een rechtmatigheidsfout. Ook uit onze werkzaamheden ten aanzien van de getrouwheid blijken geen bevindingen die indicatie geven tot een fout in het kader van het M&O criterium. Voorwaardecriterium - Aanbestedingswet Het voorwaarde criterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen,
bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In de hierna volgende paragrafen worden de voorwaarde met de hoogste impact / risico binnen de jaarrekening nader toegelicht. De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Om de rechtmatigheid van de aanbestedingen vast te stellen heeft u een analyse uitgevoerd op de verstrekte inkoopopdrachten over een periode van vier jaar. Uit uw inkoopanalyse blijkt dat er sprake is van 14 onrechtmatige contracten met een totale onrechtmatheid van € 2.861.000. Dit betreft in de meeste gevallen het inhuren van personeel. Wil willen dan ook uitdrukkelijk aandacht vragen voor dit proces. Uit onze ervaring blijkt dat het inhuren van personeel bij meerdere gemeenten tot onrechtmatigheden heeft geleid in de aanbestedingen. In aanvulling op de door de gemeente geconstateerde onrechtmatigheden is er sprake van een onduidelijkheid waarover er een verschil in zienswijze bestaat met de organisatie. Het bedrag van deze geconstateerde onduidelijkheid is € 549.000. Voor de aanbestede opdrachten is beoordeeld of de realisatie van de inkoopopdracht aansluit op de aanbesteding. Ten aanzien van het onderliggende proces van interne toetsing hebben wij geconstateerd de gemeente Wageningen hier gedurende het jaar doorlopend aandacht voor heeft.
Wij merken een toenemende aandacht die de organisatie heeft voor het monitoren van naleving van de Europese aanbestedingsregels. Desondanks adviseren wij hieraan in de organisatie continue aandacht te blijven geven.
18
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle Voorwaardecriterium – Wet Fido, Schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo De Wet financiering decentrale overheden (Fido) en onderliggende regelingen in de vorm van Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), bevatten regels die de risico’s
voor lokale overheden moeten beperken bij lenen en beleggen. Aan deze overtredingen van de Wet Fido zijn in veel gevallen geen (directe) financiële gevolgen verbonden. Uit de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle (VIC) blijken geen bevindingen.
19
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle SiSa Bij de jaarrekening wordt als bijlage de SiSa-verantwoording toegevoegd. De gemeente Wageningen heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst.
Geen bevindingen boven de rapporteringstolerantie
Doel
Oordeel
Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen (zoals blijkt uit de controleverklaring)
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening
Goedkeurend
Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in het boekjaar in het kader van SiSa worden verantwoord. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen als geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Per regeling wordt aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Deze tabel is hieronder weergegeven. Nr.
Specifieke uitkering of overig
Fout of onzekerheid
FIN B2
Regeling gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021
Geen
BZK C62
Regeling kwijtschelding gemeentelijke belastingen
Geen
BZK C92
Regeling Informatiepunten Digitale Overheid
Geen
OCW D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2023-2026 (OAB)
Geen
OCW D14
Regeling inhalen COVID- 19 gerelateerde onderwijsvertragingen
Geen
OCW D19
Tijdelijke onderwijshuisvesting ontheemden
Geen
OCW D23
Regeling eenmalige en subsidies lokale bibliotheekvoorzieningen
Geen
IenW E104
woningbouw op korte termijn door bovenplanse infrastructuur
Geen
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout / onzekerheid
20
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle SiSa - Vervolg Nr.
Specifieke uitkering of overig
FIN B2
Regeling gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021
Geen
IenW E44B
Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021-2027 (SiSa tussen medeoverheden)
Geen
SZW G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2024
Geen
SZW G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedee| 2024
Geen
SZW G4
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel 2024
Geen
SZW G10
Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2024
Geen
SZW G12
Kwijtschelden publieke schulden SZW- domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire_gemeentedeel 2024
Geen
SZW G13
Onderwijsroute _ deel gemeente 2024
Geen
VWS H4
Regeling stimulering sport
Geen
VWS H27
Regeling domein- overstijgend samenwerken 2023_met centraal persoon
Geen
VWS H30
versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023-2026
Geen
VWS H35B
SPUK IZA-doelen 2023- 2026 (SiSa tussen medeoverheden)
Geen
Geen bevindingen boven de rapporteringstolerantie
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout / onzekerheid
21
3. Bevindingen naar aanleiding van de controle SiSa - Vervolg Nr.
Specifieke uitkering of overig
Fout of onzekerheid
VRO J9
woningbouwimpuls
Geen
VRO J209
Meerjarige regeling voor huisvesting aandachtsgroepen
Geen
VRO J55
Aanpak energiearmoede
Geen
VRO J94
Regeling houdende regels verstrekking aan gemeenten verduurzaming [ ... ] van eigenaars, woonverenigingen en wooncoöperaties
Geen
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout / onzekerheid
Geen bevindingen boven de rapporteringstolerantie
22
4. Administratieve organisatie en interne beheersing Proces
Onvoldoende
Voldoende
Uitstekend
Beheersomgeving Risico-inschatting
Toelichting
Beheersactiviteiten Informatie en communicatie
Kijkend naar de maatstaven van het in control
Monitoringsactiviteiten
zijn van een organisatie aan de hand van het COSO model valt op alle 5 de vlakken verbetering te behalen voor de Gemeente Wageningen.
De gemeente Wageningen heeft bij het offerte traject van onze aanstelling aangegeven te willen werken naar een in control statement waarvoor de rechtmatigheidsverantwoording een tussenstap is. In de overleggen merken wij dat de ambitie er nog steeds is echter dat het binnen de organisatie beperkt van de grond komt.
2023
2024
Bovenstaande punten hebben wij middels een gesprek en door het opvragen van achterliggende documenten beoordeeld. Hierbij is rekening gehouden met de volgende punten. 1.
Inrichting organisatie ten aanzien van financiën en control
2.
Totstandkoming en autorisatie begroting(-swijzigingen)
3.
Totstandkoming tussentijdse rapportages
4.
Het proces van de totstandkoming van de jaarrekening
5.
Extern (provinciaal) toezicht
6.
Systeem van risicomanagement
De inschatting is gemaakt in het kader van onze jaarrekeningcontrole, wij hebben geen onderzoek gedaan naar
de totale interne beheersing van de gemeente.
24
4. Administratieve organisatie en interne beheersing Proces
Onvoldoende
Voldoende
Uitstekend
Planning en control Inkopen
Uitleg
Aanbestedingen Betalingen
De plaats van de bollen geeft onze indruk van
Personeel
de interne beheersing in de processen weer. De genoemde processen zijn getoetst middels een lijncontrole waarmee opzet en bestaan zijn vastgesteld. Onze bevindingen zijn op de volgende pagina’s opgenomen en onderbouwen onze indruk van de interne beheersing.
Sociaal Domein Verstrekte subsidies Belastingen Grondexploitaties Inkomende gelden Verhuur en erfpachten Automatisering
2023
2024
25
4. Administratieve organisatie en interne beheersing Overzicht van bevindingen De administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) vormen een belangrijk aanknopingspunt voor onze
1.
Algemeen – procesbeschrijvingen
2.
Planning en control – Memoriaalboekingen
3.
Planning en control – Liquiditeitsprognose
4.
Planning en control – Treasury statuut
5.
Planning en control – M&O beleid
6.
Planning en control – VIC rapportage
7.
Planning en control – VIC functie
8.
Planning en control – Geschenkenregister
9.
Inkopen – Prestatielevering aantonen
10. Aanbestedingen – Proces aanbesteden 11. Aanbestedingen – Spend analyse 12. Betalingen – Mutatie crediteurenstamgegevens 13. Personeel – zichtbare autorisatie maandelijkse controle 14. Sociaal domein – Collegiale toetsing 15. Verstrekte subsidies – zichtbare toetsing 16. GREX en Kostenverhaallocatie – Schattingen
controlewerkzaamheden. De wijze waarop binnen uw organisatie de werkzaamheden worden uitgevoerd en vastgelegd en de wijze hoe
daarop toezicht wordt gehouden is bepalend voor de manier waarop wij onze controlewerkzaamheden uitvoeren.
Wanneer de AO/IB van voldoende hoog niveau is, dan kunnen wij
Impact
Bevindingen Bevindingen – Deel 1
daar op steunen. Dit betekent dat wij ons grotendeels zullen concentreren op de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IB. Slechts een beperkt gedeelte van onze werkzaamheden behoeft dan gegevensgericht (arbeidsintensief) te worden uitgevoerd.
Onze controle is niet gericht op het geven van een oordeel over de AO/IB. Derhalve is de diepgang van de beoordeling niet van dien aard dat alle verbeterpunten ten aanzien van de AO/IB door ons geconstateerd zijn. Onze belangrijkste conclusie is dat de administratieve organisatie en interne beheersing op een aantal punten dient te worden verscherpt. We hebben onze belangrijkste bevindingen in de matrix hiernaast weergegeven.
Kans Risico met hoge mate van urgentie, directe opvolging noodzakelijk
Risico met gemiddelde mate van urgentie, opvolging is op termijn gewenst Risico met lage mate van urgentie, opvolging is te overwegen
26
4. Administratieve organisatie en interne beheersing Overzicht van bevindingen De administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB) vormen een belangrijk aanknopingspunt voor onze
Verstrekte subsidies – zichtbare toetsing
17. Inkomende gelden – Volledigheid opbrengsten 18. Inkomende gelden – Subsidies en verplichtingen 19. Inkomende gelden – Kwaliteit administratie 20. Inkomende gelden – Urenadministratie 21. Verhuur en erfpacten – Standenregisters 22. Automatisering – Rechtenbeheer
23. Automatisering - Roadmap
Vervallen in 2024 Planning en Control – Risico en beheersing RM Betalingen – Betaalbestanden aanpassen Personeel – Beoordelen mutaties personeel Sociaal domein – Invoercontrole Suite Verstrekte subsidies – zichtbare vastlegging beoordeling
controlewerkzaamheden. De wijze waarop binnen uw organisatie de werkzaamheden worden uitgevoerd en vastgelegd en de wijze hoe daarop toezicht wordt gehouden is bepalend voor de manier waarop wij onze controlewerkzaamheden uitvoeren.
Wanneer de AO/IB van voldoende hoog niveau is, dan kunnen wij
Impact
Bevindingen Bevindingen – Deel 2
daar op steunen. Dit betekent dat wij ons grotendeels zullen concentreren op de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IB. Slechts een beperkt gedeelte van onze werkzaamheden behoeft dan gegevensgericht (arbeidsintensief) te worden uitgevoerd.
Onze controle is niet gericht op het geven van een oordeel over de AO/IB. Derhalve is de diepgang van de beoordeling niet van dien aard dat alle verbeterpunten ten aanzien van de AO/IB door ons geconstateerd zijn. Onze belangrijkste conclusie is dat de administratieve organisatie en interne beheersing op een aantal punten dient te worden verscherpt. We hebben onze belangrijkste bevindingen in de matrix hiernaast weergegeven.
Kans Risico met hoge mate van urgentie, directe opvolging noodzakelijk
Risico met gemiddelde mate van urgentie, opvolging is op termijn gewenst Risico met lage mate van urgentie, opvolging is te overwegen
27
RA12 Registeraccountants B.V. Traverse 1 3905 NL Veenendaal
info@RA12.nl +31 (0)85 130 54 24