Collegepresentatie Digitale Organisatie 24 oktober 2023 deelbare versie

Collegepresentatie Digitale organisatie Ontwikkelingen rondom data, digitalisering, privacy & informatieveiligheid 24 oktober 2023

Deze versie is op onderdelen gewijzigd ten opzichte van de presentatie zoals die 24-10-2023 is gepresenteerd aan de raad in verband met informatieveiligheid. Onderdelen die niet aan bod zijn gekomen, verschuiven naar de volgende collegepresentatie voorjaar 2024.

Voorstellen

Barry

Daan

Efraïm Paulisca Veroniek

Context & achtergrond • •

Thema-avond informatieveiligheid 11 april Opstart programma Digitale Organisatie – Begroting

– Onderzoek naar toekomstbestendig ICT-organisatie (Zelf

doen – Uitbesteden - Samenwerken-traject) – Cloudtransitie applicatielandschap • •

Informeren stand van zaken n.a.v. aanbevelingen FG-meting Ontwikkelingen datagedreven werken

Waarover wilt u meer weten? Awareness Managementsysteem

Kunstmatige intelligentie Algoritmes

Tiktok

Verbeteracties AVG-rechten

Bedrijfscontinuïteit

Informatieveiligheid

Privacy

Type analyses Kaarten

Toegankelijkheid

SMART

Digitale rechten Wetgeving & ontwikkelingen Archiefwet/e-depot

Programma Digitale Organisatie

Aanpassing applicatielandschap Cloudtransitie DataStrategie eigenaarschap

Raad ondersteunen met data

Dienstverlening Sociaal domein

Beleid & Projecten

Mens Applicaties & data Regie-organisatie Basisvoorzieningen en infrastructuur

Informatieveiligheid

Privacy

Programma Digitale Organisatie

Cloudtransitie

Programma digitale organisatie Maatschappelijke opgaven

Ketens en netwerken

Digitalisering AI, robotisering & algoritmes

Software naar de cloud

Datalekken, ransomware

Wetgeving op ICT, veiligheid, privacy, transparantie & inclusie

Vereist een digitaal (fitte) organisatie die: in control is over informatie en ICT goed gebruik faciliteert goed beheert en regisseert Toekomstbestendige ICT-organisatie Modern ICT-landschap & online dienstverlening Digitaal vaardig, bewust van privacy & veiligheid Grip op beleid & uitvoering met data Grip op informatieveiligheid & privacy

Stuurgroep digitale organisatie

Programma digitale organisatie Digitale organisatie 2026

2027

2025 2024 2022-2023

Mens & organisatie

Applicaties, data & infrastructuur

Informatieveiligheid

Privacy

Datagedreven werken Hoe kunnen we de raad ondersteunen met data?

Onderdeel datagedreven werken

Even voorstellen: Ruud

Efraïm

Pascal

Jan-Hein

Analisten:

Beleid

Dienstverlening

Control

Digitale organisatie

Applicatie beheer

Onderdeel datagedreven werken

Wat doet het Datalab? Het Datalab helpt • (beleids)medewerkers, adviseurs en opgaveleiders • Coördinatoren, management en bestuur door van data naar inzicht, overzicht & grip te komen.

We helpen ook vooraf om de vraag scherp krijgen, en kijken naar privacy & dataminimalisatie

We zoeken mee naar nieuwe databronnen

We helpen verbanden te leggen en vinden trends

We maken enquêtes, kaarten, geo-/dataanalyses, dashboards en infographics

Onderdeel datagedreven werken

Datagedragen werken Ook de raad kunnen we met data ondersteunen Bijvoorbeeld voor: Vragen, moties, gerichte onderzoeken

Hoe? Griffier / MT -> Beleidsmedewerker -> Datalab Griffier / MT <- Beleidsmedewerker <- Datalab

Onderdeel datagedreven werken Type analyses Beleid & Projecten:

Onderzoek met openbare cijfers

-Klimaat monitor (in aanbouw)

Onderzoek met eigen data

-Groen grijs analyse

Onderzoek met data van/met derden

-Aantal zonnepanelen

Inwoner participatie onderzoek

-Woning monitor (in aanbouw) -Verkeersintensiteit

Presentatie types

-Parkeren

Interactief: Online Kaarten / Dashboards

-Gezond en actief leven

Statisch: Infografic / Rapportage / Kaarten Cijfermatig: Lijst / Excel

Sociaal Domein: -Armoede monitor

Dienstverlening:

-Kwartaal rapportage (o.a. Jeugd/WMO/Participatie)

-Meldingen openbare ruimte dashboard + klanttevredenheid

-Client ervaringsonderzoeken WMO en Jeugd

-Web statistieken

-Dashboard duurzaam partnerschap jeugd

-Stem van Wageningen: Visie bebouwde kom SMART Beleid en budget cyclus

Onderdeel datagedreven werken

Dashboards & Online-kaarten Interactief

Geschikt voor: -Continu monitoren (altijd beschikbaar) -Filteren (op buurt / categorie / tijdsperiode) -Gebruikers kunnen zelf de voor hen interessante data opzoeken

Onderdeel datagedreven werken

Beleid & Projecten Klimaatmonitor

Onderzoeksvraag/doel De routekaart klimaatneutraal digitaal toegankelijk maken voor o.a. inwoners, collega’s en raadsleden. Hiermee kunnen we snel zien hoever we zijn per spoor.

Methode/aanpak Voor alle sporen van de routekaart hebben wij samen met beleidscollega’s indicatoren opgesteld. Voor deze indicatoren hebben wij data verzameld en/of ingewonnen en ontsloten via dashboard en kaartapplicaties. Ook is er ruimte voor beleidsmedewerkers om context en tekst aan te leveren (wat zeggen de cijfers en wat betekend dat).

Resultaat De gebundelde kaartapplicaties vormen samen de Klimaatmonitor. Een overzichtelijke pagina waar eenvoudig en laagdrempelig de status van een klimaatspoor te zien is.

Bijvoorbeeld: t.o.v. 2020 zijn er in 2022 ca. 26.787 zonnepanelen bij gekomen.

Onderdeel datagedreven werken

Beleid & Projecten Klimaatmonitor: Groen/Grijs Analyse Onderzoeksvraag/doel

Inzichtelijk maken hoeveel procent van Wageningen groen (vegetatie) is.

Methode/aanpak

Via infrarood en true ortho luchtfoto’s hebben wij een machine learning model getraind om groen (vegetatie), grijs (bebouwing/ verharding) en schaduw (te lage waarden voor een betrouwbaar resultaat) te detecteren. Uit de detectie hebben wij onder andere wegdelen, gebouwen en wateren weggesneden om de invloedsfeer van de gebruiker als resultaat over te houden. Resultaat Een kaartapplicatie waarin voor zowel gemeente als inwoner te zien is wat de verhouding groen/grijs per buurt en perceel is. Dit kan voor de beleidsmedewerkers als input dienen voor o.a. tegelwip-acties.

Onderdeel datagedreven werken

Beleid & Projecten Klimaatmonitor: Aantal Zonnepanelen

Onderzoeksvraag/doel De groei van het aantal zonnepanelen jaarlijks monitoren om te zien of en waar er nog groei mogelijkheden zijn.

Methode/aanpak Door een machine-learning model laten wij jaarlijks zonnepanelen in Wageningen detecteren op onze luchtfoto’s. Daarmee kunnen wij de telling van het aantal zonnepanelen aanvullen. Wij detecteren en tellen de zonnepanelen in aantallen, maar ook o.a. de hellingshoek, potentiële opwek en m2 aan zonnepanelen. In de toekomst gaan wij ook bekijken welk potentieel er nog over is aan geschikt dak waar nog geen zonnepanelen op aanwezig zijn. Resultaat Verschillende kaarten en dashboards die voor inwoners en collega’s inzichtelijk maken wat per buurt wat de groei in het aantal zonnepanelen is en hoeveel energie in Wageningen duurzame wordt opgewekt.

Onderdeel datagedreven werken

Infografics & Rapportages Statisch

Geschikt voor: -Eenmalig onderzoek + tekst en context bieden -Infografics zijn visueel aantrekkijk en bondig (levert een goed overzicht op, je hoeft niet veel pagina’s te lezen om de resultaten te begrijpen)

Onderdeel datagedreven werken

Sociaal Domein Armoedemonitor

Onderzoeksvraag/doel Inzichtelijk maken hoe de doelgroep van het armoedebeleid er uit ziet: wat is de omvang van armoede in Wageningen? Vanuit deze monitor kan het bestuurlijk gesprek over het beleid en het instrumentarium gevoerd worden.

Methode/aanpak In deze monitor is onderzocht wat de kenmerken zijn van de huishoudens met een laag inkomen (< 130 % van het minimum inkomen) en in hoeverre zij gebruik maken van de huidige regelingen (Ik doe mee fonds, Bijzondere bijstand, CAZ) Data van de gemeente en andere bronnen (o.a. het CBS) is gecombineerd om een beeld te krijgen van de doelgroep. CBS heeft daarvoor gebruik gemaakt van de inkomensgegevens o.b.v. de belastingaangifte. Dit is omgezet in tabellen.

Resultaat Doelgroep: 11% van de huishoudens. 9% van de kinderen. 67% van doelgroep is alleenstaand. Van ouderen, grootste deel langdurig. De afgelopen tijd is deze informatie gebruikt om het nieuwe beleid op te baseren. Resultaten zijn verwerkt in een rapport en een infografic.

Onderdeel datagedreven werken

(Online) Participatie onderzoek

Geschikt voor: -Onderzoeken wat inwoners van een onderwerp of beleid vinden -Online participatie is laagdrempelig (we zien ook veel oudere deelnemers) -Inwoners krijgen terugkoppeling van de resultaten en wat we daar mee doen

Onderdeel datagedreven werken

Dienstverlening Stem van Wageningen

Onderzoeksvraag/doel Ophalen wat mensen belangrijk vinden als het gaat over de toekomst van de bebouwde kom van Wageningen. ‘Wat zie je voor je?’.

Methode/aanpak Dit betrof de eerste participatiefase voor de visie bebouwde kom. Er zijn in drie rondes via stemvan.wageningen vragenlijsten afgenomen. Daarnaast zijn mensen op straat bevraagd (fietskar) en zijn er bijeenkomsten gehouden. De vragen gingen over verschillende thema’s: wonen, economie, gezondheid, leefbaarheid, duurzaamheid, economie en groen. Elke vragenlijst bouwde voort op de resultaten van de vorige lijst. In de laatste vragenlijst is gevraagd of mensen zich in de conclusies herkenden. Een samenvatting van alle input staat in het bevindingenrapport, dat met inwoners is gedeeld en ter informatie aan de raadsfracties is gestuurd. Resultaat Bij bijna alle thema’s kunnen de meeste deelnemers zich herkennen in de conclusies die zijn genomen. Vooral bij de vragen over groen, klimaat en wonen kunnen mensen zich vinden in de conclusies. Thema’s waar meer verdeeldheid lijkt te zijn, zijn bereikbaarheid en (sociale) veiligheid.

Onderdeel datagedreven werken

SMART

Onderdeel datagedreven werken

Achtergrond Wens van de raad: SMART doelen in de financiële- (planning en control cyclus) & beleidscyclus. College: Programmabegroting 2022 – 2025 verbetertraject SMART-doelen

Waarom? Doelen concreet, meetbaar & transparant maken Tussendoor kunnen bij sturen Achteraf evalueren Doel(en) van het project Het project is gericht op het bereiken van de volgende doelen: De raad, college en ambtelijke organisatie voorzien van een op ieders rol afgestemde werkwijze/methode en handvatten om begrotingsdoelen & beleidsdoelen te concretiseren en om de maatschappelijke situatie te monitoren en evalueren. Dit levert op dat de P&C- en beleidscyclus concreter & transparanter worden Dit doen we door het opstellen/ontwerpen van een werkwijze en methode en het verzorgen van scholing.

Onderdeel datagedreven werken

Hoe kun je beleid evalueren? wat is de huidige situatie: nulmeting waar willen we naar toe: doel beleid uitvoeren hebben we doel bereikt: evalueren of moeten we bijsturen: anticiperen

Onderdeel datagedreven werken

Wat is SMART precies?

Noem een aantal/ cijfer/ percentage

Noem wat je wilt meten (indicatoren)

Is dit doel Achievable (haalbaar) & Realistisch?

Wanneer wil je het doel behaald hebben?

Onderdeel datagedreven werken

Beleidscyclus

SMART maken van beleid Raad stelt indicatoren vast Outcome

P&C-/ uitvoeringscyclus

SMART maken van P&C-cyclus = beleidsarm College stelt indicatoren vast Output

Onderdeel Regie-organisatie

Regie-organisatie • Met de cloudtransitie verdwijnt technisch beheer uit de organisatie en daarmee ook • •

zicht op de dagelijkse technische operatie; We zijn steeds meer afhankelijk van data & digitalisering in onze dienstverlening aan inwoners en ondernemers; We zijn verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op hoe we met de data van onze inwoners en ondernemers omgaan.

Daarom bouwen we aan een regie-organisatie:

professioneel opdrachtgeverschap die cloudleveranciers scherp houdt

rollen en functies die regie verstevigen op de uitbesteedde beheertaken, wijzigingen, veiligheid en koppelingen

We behouden alle (beheer) taken die nodig zijn voor ICT om aan te sluiten op organisatiebehoeften

Procesmatig volgens plan-do-check-actcyclus en planmatig

Conform wetgeving & best practices m.b.t. ICT, veiligheid en privacy

Onderdeel Regie-organisatie

Regie-organisatie (2) Mens

Vormgeven nieuwe regiefuncties, processen & kaders

Applicaties & data

Bemensen & implementeren

Afbouwen beheerfuncties & overdragen

Kernapplicaties van lokaal naar de cloud (Cloudtransitie)

Basisvoorzieningen & Infrastructuur (servers, opslag)

Eigen lokale basisvz. & infrastructuur naar uitbesteden

Nu

2024

2025

2026

Onderdeel Cloudtransitie

Cloudtransitie Definitie

Softwaremarkt

Een clouddienst is een digitale oplossing met bijbehorende data door de leverancier aangeboden in een extern datacentrum als dienst via internet. De softwaremarkt als geheel stapt over op clouddiensten.

Invloed

Het is een autonome ontwikkeling. Wageningen heeft invloed op timing en richting. Beperkend voor maatwerk.

Impact

Twee tot drie nieuwe kernapplicaties voor 60% van de medewerkers! De grootste informatiseringsopgave in 20 jaar!

Onderdeel Cloudtransitie

Ervaring met cloudapplicaties Omgevingswet

Werving en selectie

Intranet Klantportaal

Pepperflow E-HRM

Anonimiseren

Belastingen Parkeervergunningen

Website Digitaal Ondertekenen

Onderdeel Cloudtransitie

Strategie Prioriteit Dienstverlening moet door! Data is veilig en beschikbaar!

Samen kom je verder Bestaande wiel gebruiken! Standaarden en nieuwe technieken Beschikbare expertise gebruiken

Grote operatie Voedingsbodem voor innovatie Voorwaarde voor digitale transformatie

Beleid Cloud tenzij

Onderdeel Wetgeving en ontwikkelingen

Wetgeving en ontwikkelingen • ca 15-20 Europese en landelijke wetgevingstrajecten • Rode draad wetgeving & ontwikkelingen: – vergroten maatschappelijke transparantie – verlagen drempels tot digitale overheid – oog voor digitale grondrechten – ethiek & waardengedreven digitalisering – informatieveiligheid & cyberweerbaarheid – grip & verantwoording – grenzen stellen aan grote marktpartijen • Wetgevingsprocessen & visie/beleid EU/Rijk/VNG verhouden zich moeizaam tot tempo van ontwikkelingen • Als gemeente blijven we soms lang in het ongewisse

Onderdeel Wetgeving en ontwikkelingen

Enkele voorbeelden van wetgeving Wet open overheid

Archiefwet en eDepot

Wet digitale overheid

Single digital gateway

Digitale toegankelijkheid Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer

AI-verordening

Omgevingswet

Onderdeel Wetgeving en ontwikkelingen

Algoritmes Een algoritme is een set van regels en instructies die een computer geautomatiseerd volgt bij het maken van berekeningen om een probleem op te lossen of een vraag te beantwoorden

Dit onderdeel zal aan bod komen in de collegepresentatie voorjaar 2024.

Wageningen inventariseert momenteel algoritmes. Impactvolle algoritmes gaan we publiceren in het landelijke register.

Onderdeel Wetgeving en ontwikkelingen

Kunstmatige intelligentie (AI) Het vermogen van een systeem om externe gegevens correct te interpreteren, om te leren van deze gegevens, en om deze lessen te gebruiken om specifieke doelen en taken te verwezenlijken via flexibele aanpassing

Dit onderdeel zal aan bod komen in de collegepresentatie voorjaar 2024.

• We volgen de ontwikkelingen

– Europese AI-verordening (2024) – Nationale visie op generatieve AI (begin 2024) – Goede voorbeelden van algoritmes en AI • Kijken naar kansen én risico’s

• We stellen in 2024 beleid op algoritmes, AI en data-ethiek • Voorlichting & bewustwording

Informatieveiligheid Waarom we aan de slag gaan met informatieveiligheid • We moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). •

Dit stelt de gemeente in staat om te sturen op informatieveiligheidsrisico’s en bijpassende maatregelen te treffen om incidenten te voorkomen, detecteren, mitigeren en te herstellen indien nodig.

•

Op dit moment voldoen we nog niet aan de BIO.

Onderdeel Informatieveiligheid

We hebben een routekaart • De hoge risico’s voor de gemeente worden als eerste opgepakt. • In de planning is rekening gehouden met de benodigde

inspanning van de organisatie. • Er lopen op dit moment al meerdere deelprojecten.

Onderdeel Informatieveiligheid

Hoe de routekaart eruit ziet

Er is afgesproken de routekaart niet digitaal te delen, in verband met informatieveiligheid van de gemeente Wageningen. De routekaart is gepresenteerd tijdens de fysieke collegepresentatie.

Onderdeel Informatieveiligheid

Managementsysteem voor informatieveiligheid en privacy We gaan van een ad-hoc managementsysteem naar gestructureerd sturen op risico's.

Plan

➢ Gestandaardiseerde methode voor

Do

Act

Check

het uitvoeren van risico-analyses. ➢ Bepalen van de risicobereidheid van de organisatie. ➢ Structuur opzetten voor risicomanagement voor informatieveiligheid en privacy.

Onderdeel Informatieveiligheid

Bewustwording voor informatieveiligheid en privacy ➢ Doel: Medewerkers weten hoe zij veilig kunnen werken met

informatie ➢ Aan het begin van het jaar een meting naar het bewustwordingsniveau. ➢ Op basis van deze meting zijn gerichte activiteiten georganiseerd.

Nanolearnings

Intranetpagina's geactualiseerd

E-learnings in het Waaglab (leermanagementsysteem)

Onderdeel Informatieveiligheid

Business Continuity Management (BCM) ➢ Doel: we hebben een plan hoe we onze vitale processen kunnen

continueren in het geval van een crisissituatie, zoals onbeschikbaarheid van het stadhuis of een cyberaanval. ➢ BCM is een van de eisen uit de BIO

Plan per vitaal proces

Oefening van een crisis

Aansluiten bij OOV-structuur en BHV

Privacy De aanbevelingen van de FG-meting 2022 zijn in uitvoering: 1. 2. 3. 4.

Voor het einde van het kalenderjaar is het verwerkingsregister geactualiseerd DPIA’s op risicovolle verwerkingen zijn in uitvoering en/of worden ingepland Er wordt op korte termijn een toezichthouder (FG) aangewezen door de gemeente op de Wet Politiegegevens De gemeente blijft binnen de wettelijke termijnen om AVG-rechten af te handelen

Datalekken • Sinds de vorige raadspresentatie zijn er vier datalekken geregistreerd in het

interne datalekkenregister van de gemeente. Omdat deze datalekken niet ernstig waren is geen enkel datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacy Wet Politiegegevens (Wpg) De verplichte interne en externe audit op grond van de Wpg staan gepland. Een aantal verbeterpunten uit het externe auditrapport 2022 zijn opgepakt. De verwachting is dat de gemeente begin 2024 een beter auditrapport kan gaan delen met de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de verwerking van politiegegevens.

Ter informatie Een Wageningse inwoner heeft in de rechtszaak tegen de Autoriteit Persoonsgegevens over een vermeende privacyschending inzake kentekenparkeren door de gemeente Wageningen verloren (de uitspraak was op 25-05-2023). De inwoner is in hoger beroep gegaan bij de Raad van State, de datum van de zaak is nog niet bekend. Vanuit de Autoriteit Persoonsgegevens is het verzoek gedaan aan de gemeente om ook deze zaak bij te wonen om eventuele vragen van de rechter te kunnen beantwoorden.

Vragen?

Toegevoegd naar aanleiding van de collegepresentatie op 24 oktober 2023: Graag informeren we de raad in het voorjaar 2024 weer over de voortgang van het programma Digitale Organisatie. We zullen dan inzicht geven in de vorderingen in de roadmap informatieveiligheid. Daarnaast zullen we aandacht besteden aan het Datagericht Werken en de ontwikkelingen rondom Algoritmes & Kunstmatige intelligentie .