RV.RB. Verantwoordings- en rapportagegrenzen rechtmatigheidsverantwoording college

Raadsvoorstel Zaakkenmerk: 2214 Documentkenmerk: 2237 Onderwerp: Verantwoordings- en rapportagegrenzen rechtmatigheidsverantwoording college Portefeuillehouder: Femke Vleij Opsteller: Wim Strikwerda Datum besluitvormende raad: 22 februari 2023 Onderwerp Verantwoordings- en rapportagegrenzen rechtmatigheidsverantwoording college Voorstel 1. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt voor de jaarrekeningen 2023 en 2024 voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vastgesteld op 2% van de werkelijke lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. 2. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt voor de jaarrekeningen 2025 en volgende voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vastgesteld op 1% van de werkelijke lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. 3. De rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de paragraaf bedrijfsvoering wordt vanaf 2023 voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk gesteld op een bedrag gelijk aan of groter dan € 150.000,- per afwijking. 4. De rapportagegrens in beslispunt 3 wordt vanaf 2023 ook van toepassing op afwijkingen die binnen de in de beslispunten 1 en 2 opgenomen verantwoordingsgrens vallen.

Inleiding Vanaf het verslagjaar 2023 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. Deze rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in het financieel rechtmatig handelen van de gemeente. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarrekening, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Dit inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf het boekjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Dit met als doel om de kaderstellende en controlerende rollen van de raad te versterken. Het is de verwachting dat het college nog meer gaat doen aan het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het college nadrukkelijk verantwoordelijk wordt voor het nemen van de bijbehorende beheersmaatregelen. Dit moet een kwaliteitsimpuls geven aan de interne processen en beheersing, zodat het college kan steunen op een voldoende functionerend beheerssysteem. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op de volgende criteria van financiële rechtmatigheid: - Begrotingscriterium: Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de lasten en

baten, inclusief de balansposten, moeten tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de raad vastgestelde begroting en wijzigingen. - Voorwaardencriterium: Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de lasten en baten, inclusief de balansposten, moeten tot stand zijn gekomen binnen de financiële wet- en regelgeving van de gemeente. - Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de lasten en baten, inclusief de balansposten, moeten tot stand zijn gekomen onder de waarborg dat er interne beheersmaatregelen zijn ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van middelen van de gemeente. Bij de samenstelling van de rechtmatigheidsverantwoording kunnen in de toepassing van voorgaande criteria afwijkingen worden geconstateerd. Deze afwijkingen bestaan uit: - Fouten: Afwijkingen die financieel onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld financiële beheershandelingen waarbij de financiële wet- en regelgeving niet is nageleefd of de door de raad vastgestelde begroting en wijzigingen niet zijn gerespecteerd. - Onduidelijkheden: Afwijkingen waarvan niet duidelijk is of deze financieel onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld financiële beheershandelingen waarbij financiële wet- en regelgeving voor meerdere uitleg vatbaar is.

Voor deze fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording moet de raad verantwoordings- en rapportagegrenzen vaststellen. Onderbouwing voorstel 1. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt voor de jaarrekeningen 2023 en 2024 voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vastgesteld op 2% van de werkelijke lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. 2. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt voor de jaarrekeningen 2025 en volgende voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vastgesteld op 1% van de werkelijke lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. De raad stelt de verantwoordingsgrens vast, waarboven het college fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording moet rapporteren aan de raad. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de werkelijke totale lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Dit percentage is gelijk voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk. De interne processen en beheersing in de organisatie zijn in ontwikkeling. Dit is toegelicht in de presentatie aan de auditcommissie van 30 november 2022. Daarom wordt voor de jaarrekeningen 2023 en 2024 aan de raad voorgesteld uit te gaan van 2%. Vanaf 2025 is dit 1%.

3. De rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de paragraaf bedrijfsvoering wordt vanaf 2023 voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk gesteld op een bedrag gelijk aan of groter dan € 150.000,- per afwijking. 4. De rapportagegrens in beslispunt 3 wordt vanaf 2023 ook van toepassing op afwijkingen die binnen de in de beslispunten 1 en 2 opgenomen verantwoordingsgrens vallen. De raad stelt ook de rapportagegrens vast, waarboven het college fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering moet toelichten aan de raad. Dit inclusief te nemen of genomen beheersmaatregelen, Uitgangspunt bij de verantwoordingsgrens is dat fouten en onduidelijkheden die passen binnen de verantwoordingsgrens niet hoeven te worden gerapporteerd in de

rechtmatigheidsverantwoording. Het college vindt dat dit niet past bij de controlerende rol van de raad. Daarom wordt aan de raad voorgesteld ook afwijkingen die vallen binnen de verantwoordingsgrens en gelijk of groter zijn dan de door de raad vast te stellen rapportagegrens vanaf 2023 op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Bij de voorgestelde rapportagegrens is aangesloten bij de rapportagegrens voor de accountant zoals opgenomen in het door de raad op 16 december 2020 vastgestelde Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekeningen 2021 - 2024 van de gemeente Waddinxveen. Dit is toegelicht in de presentatie aan de auditcommissie van 30 november 2022. Daarom wordt voor de jaarrekeningen 2023 en volgende voorgesteld uit te gaan van een rapportagegrens van gelijk of groter dan € 150.000,- per afwijking. Vervolg Na de besluitvorming in de raad over het voorstel worden de gevolgen nog dit jaar verwerkt in de door de raad vast te stellen geactualiseerde Financiële verordening gemeente Waddinxveen, artikel 212 Gemeentewet. Ook worden de grenzen gebruikt voor de controle aanpak in het nog door het college vast te stellen Interne Beheersplan 2023. Bijlage(n) N.v.t. Raadsbesluit De raad der gemeente Waddinxveen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 17 januari 2023; besluit: 1.

De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college voor de jaarrekeningen 2023 en 2024 voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vast te stellen op 2% van de werkelijke lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. 2. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college voor de jaarrekeningen 2025 en volgende voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vast te stellen op 1% van de werkelijke lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. 3. De rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college in de paragraaf bedrijfsvoering vanaf 2023 voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vast te stellen op een bedrag gelijk aan of groter dan € 150.000,- per afwijking. 4. De rapportagegrens in beslispunt 3 vanaf 2023 ook van toepassing te laten zijn op afwijkingen die binnen de in de beslispunten 1 en 2 opgenomen verantwoordingsgrens vallen. Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Waddinxveen in zijn openbare vergadering van 22 februari 2023; de griffier

de voorzitter

(mr. F.W. van der Dussen)

(drs. E.J. Nieuwenhuis)