RV.RB. Hybride werken, uitvoeringsplan Twan
Tekst van het document
Raadsvoorstel
Zaakkenmerk: Z/22/091409 Documentkenmerk: 207626 Onderwerp: Hybride werken, uitvoeringsplan Twan Portefeuillehouder: E.J. Nieuwenhuis Datum besluitvormende raad:
Onderwerp Hybride werken, uitvoeringsplan Twan
Voorstel 1. Het resterende bedrag van € 92.000,- van het bij de 1e Burap 2021 beschikbaar gestelde bedrag voor aanpassingen aan het gebouw, wordt gebruikt voor het verstrekken van de Arbo-middelen (€ 30.000,-) en om de kosten van de laptops gedeeltelijk (€ 62.000,-) te dekken. 2. Er wordt een aanvullend krediet beschikbaar gesteld van € 66.000,- voor de aanschaf van laptops. 3. De structurele kapitaallasten van € 22.000,- van de laptops en de Arbo-middelen worden verwerkt bij de 1e Burap 2022.
Inleiding In 2018 zijn we naar het nieuwe gemeentehuis verhuisd. We zijn toen gaan werken volgens de principes van ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW). Deze principes zijn: • • • •
Plaats- en tijdsonafhankelijk werken; Dynamische werkomgeving (b.v. keuze werkplek op basis van soort activiteit); Resultaatgerichtheid en vertrouwen; Vrije toegang tot kennis.
Om deze principes te kunnen toepassen maken we gebruik van 3 hefbomen: 1. “Bricks” (huisvestings- en facility aspecten); 2. “Bytes” (het gebruik van nieuwe (ICT) technologie); 3. “Behaviour” (gedrags- en HR-aspecten). Bij digitaal- en thuiswerken is veel meer mogelijk. Dat heeft de coronacrisis ons geleerd. Zo is er een nieuwe variant van HNW ontstaan: het hybride werken. Dat betekent niet meer óf op kantoor óf vanuit elders (waaronder vanuit huis), digitaal of fysiek, maar én-én. Daarom hebben we begin 2021, op basis van onze ervaringen, onze visie op hybride werken (“Zo werkt Twan!”) ontwikkeld. Op 15 juni 2021 heeft het college ingestemd met het visiedocument Werken in de toekomst: Zo werkt Twan!
Om het hybride werken te kunnen invoeren zijn de nodige aanpassingen in ‘Bricks, Bytes en Behaviour’ nodig. Deze zijn beschreven in het uitvoeringsplan Twan. De voornaamste onderdelen daarvan zijn: Het gemeentehuis heeft vooral de functie van ontmoetingsplek, samenwerkingsplek en cocreatieplaats. Daarnaast blijft het gemeentehuis ook nog steeds een plek om bureauwerk te kunnen doen. De kantooromgeving moet aangepast worden aan hybride werken. Door het verstrekken van laptops kunnen medewerkers buiten het gemeentehuis telewerken (dit omvat thuiswerken, mobiel werken (bv. in de trein) en werken op andere daartoe geschikte locaties van derden). Ook wordt het hierdoor makkelijker om in het gemeentehuis een bij de betreffende activiteit passende werkplek te vinden (versterken dynamische werkomgeving), buiten de reguliere werkplekken. Een ander belangrijk onderdeel van hybride werken is het hybride vergaderen. Daarom moeten de vergaderruimtes in het gemeentehuis en de gemeentewerf worden aangepast. De werkgever moet verder zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer (de z.g. zorgplicht). Ook de werkplek in de eigen woning moet zijn ingericht volgens ergonomische beginselen. Dat staat in het Arbo-besluit. Door hybride werken wordt er veel meer thuisgewerkt dan voor de coronacrisis het geval was en dient de thuiswerkplek in orde te zijn.
Door het verstrekken van bepaalde Arbo-middelen in bruikleen wordt als werkgever voldaan aan de zorgplicht. Om deze aanpassingen te kunnen doorvoeren dient uw raad een aantal besluiten te nemen zodat de kosten van de aanpassingen voor hybride werken kunnen worden betaald. Daartoe dient dit voorstel.
Onderbouwing voorstel 1. Het resterende bedrag van € 92.000,- van het bij de 1e Burap 2021 beschikbaar gestelde bedrag voor aanpassingen aan het gebouw, wordt gebruikt voor het verstrekken van de Arbo-middelen (€30.000,-) en om de kosten van de laptops gedeeltelijk (€ 62.000,-) te dekken. 2. Er wordt een aanvullend krediet beschikbaar gesteld van € 66.000,- voor de aanschaf van laptops. 3. De structurele kapitaallasten van € 22.000,- van de laptops en de Arbo-middelen worden verwerkt bij de 1e Burap 2022. De aanpassing van de werkomgeving in het gebouw kost € 64.000,- en het geschikt maken van de vergaderzalen voor het hybride vergaderen kost € 32.000,-. Samen is dit € 96.000,-. De aanschaf van 195 laptops (incl. tas en muis) kost € 161.000,-. Dit is inclusief het gereedmaken van de laptops door ICT Gouwe-IJssel, wat € 12.000,- kost. Het verstrekken van de Arbo-middelen kost € 30.000,-. We gaan 1 jaar eerder bureaustoelen vervangen, om de oude (over 1 jaar afgeschreven) stoelen te kunnen verstrekken De overige middelen zijn inmiddels afgeschreven. Vooruitlopend op de invoering van hybride werken zijn bij de 1e Burap 2021 middelen gevraagd en toegekend voor het aanpassen van de werkomgeving in het gemeentehuis en voor het faciliteren van hybride vergaderen. In totaal is op grond van de 1e Burap 2021 € 188.000,beschikbaar.
De kosten van de aanpassing van het gebouw en het geschikt maken van de vergaderzalen (in totaal € 96.000,-) kunnen hieruit worden gedekt. Er blijft dan nog € 92.000,- over. Het aanpassen van het gebouw valt voordeliger uit, doordat is gekozen voor goedkopere oplossingen dan die oorspronkelijk bij de 1e Burap 2021 waren bedacht. Normaal hadden de afgeschreven thin-clients moeten worden vervangen, wat € 33.000,- zou kosten. In plaats daarvan worden er 195 laptops (incl. toebehoren, zoals tas en muis) aangeschaft. Dit kost € 161.000,-Daarvan kan € 33.000,- worden gedekt vanuit het vervangingsbudget voor de thin-clients. Er blijft dus een bedrag over van € 128.000,- wat moet worden gedekt. De Arbo-middelen (€ 30.000,-) kunnen worden gedekt uit het resterende krediet wat bij de 1e Burap 2021 beschikbaar is gesteld. Na aftrek Arbo-middelen blijft van het bij de 1e Burap 2021 beschikbaar gestelde bedrag nog € 62.000,- over. Dit bedrag kan worden gebruikt voor de gedeeltelijke dekking van de aanschaf van de laptops. Er is dan nog een aanvullend krediet nodig van € 66.000,-. Het bovenstaande heeft gevolgen voor de afschrijvingstermijn en de bijhorende kapitaallasten. De structurele kapitaallasten van de laptops en de Arbo-middelen zijn € 22.000,-. De financiële consequenties hiervan worden verwerkt in 1e Burap 2022.
Vervolg
Bijlage(n)
Raadsbesluit De raad der gemeente Waddinxveen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 18 januari 2022; besluit: 1. Het resterende bedrag van € 92.000,- van het bij de 1e Burap 2021 voor aanpassingen aan het gebouw beschikbaar gestelde bedrag, te gebruiken voor het verstrekken van de Arbo-middelen (€ 30.000,-) en om de kosten van de laptops gedeeltelijk (€ 62.000,-) te dekken. 2. Een aanvullend krediet beschikbaar te stellen van € 66.000,- voor de aanschaf van laptops. 3. De structurele kapitaallasten van € 22.000,- van de laptops en de Arbo-middelen te verwerken bij de 1e Burap 2022. Aldus vastgesteld door de raad der gemeente Waddinxveen in zijn openbare vergadering van 23 februari 2022;