Rapport onderzoek van de Groene Hart Rekenkamer naar Archivering

18 Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.

Bijlage 3. Lijst van gehanteerde begrippen Algemene verordening gegevensbescherming (AVG): de AVG is een Europese verordening en stelt regels voor het beschermen van persoonsgegevens en de verwerking ervan. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. De AVG onderscheidt de verwerkingsverantwoordelijke (de organisatie die persoonsgegevens verwerkt) en de betrokkene (over wie de gegevens worden vastgelegd en verwerkt). De AVG is van toepassing op archiefbescheiden voordat ze volgens de Archiefwet 1995 naar een openbare archiefbewaarplaats worden gebracht. Archiefbewaarplaats: een begrip uit de Archiefwet 1995. De term heeft zowel een organisatorische als technische betekenis. Organisatorisch kan een archiefbewaarplaats worden gezien als een archiveringssysteem (zie hieronder) van de overheid voor blijvend te bewaren archiefbescheiden. Technisch kan een archiefbewaarplaats worden gezien als een fysieke ruimte binnen de organisatie waar archiefbescheiden, vaak in fysieke vorm, bewaard worden. Archiefbewaarplaatsen kennen een aantal kwaliteitseisen, die in de Archiefregeling worden genoemd. Deze eisen hebben te maken met veiligheid, milieu en klimaat. In de Archiefwet 2026 wordt de term ‘archiefbewaarplaats’ vervangen door archiefdienst (organisatorische betekenis) en depot (technische betekenis).

Archiefruimte: een ruimte voor bewaring van archiefbescheiden. Deze ruimte wordt gebruikt voor archiefbescheiden niet meer dagelijks worden geraadpleegd. Juridisch gezien wordt in de Archiefwet 1995 gesproken van een ruimte die bestemd of aangewezen is voor de bewaring van archiefbescheiden vóór hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats. In de praktijk staan in de archiefruimte ook archiefbescheiden die op termijn vernietigd worden. Evenals de archiefbewaarplaats kent de archiefruimte ook wettelijke eisen met betrekking tot veiligheid, milieu en klimaat. Archiefwet: de Archiefwet 1995 en 2026 regelen de openbaarheid van archiefbescheiden die zich na overbrenging in een archiefbewaarplaats bevinden. De Archiefwet legt de nadruk op de duurzame toegankelijkheid van archiefbescheiden, om het behoud, de integriteit en toegankelijkheid ervan te garanderen. Archiveringssysteem: het geheel van documenten, metagegevens, processen, procedures, kennis, regels, middelen en mensen met als doel een duurzaam behoud van vorm, structuur en inhoud. Beheersregels: de interne regels van een organisatie voor het beheer van archiefbescheiden en de verantwoordelijkheid voor die taak. Informatiehuishouding: De digitale informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie.

Deze gegevens kunnen variëren van bestanden, chatberichten en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een gescand bierviltje met afspraken. Het is essentieel dat de informatiehuishouding van een organisatie adequaat en professioneel is ingericht. Als dit het geval is, zijn alle documenten op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar. Kwaliteitssysteem: een managementsysteem dat is opgezet om te garanderen dat de producten of diensten van de organisatie voortdurend voldoen aan de vooraf bepaalde kwaliteitseisen. Er is een continu proces van verbetering: een cyclus van plannen, beheersen, verbeteren en het borgen van de kwaliteit. Overheden zijn wettelijk verplicht om een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding te hebben. Metagegevens: gestructureerde gegevens over archiefbescheiden of objecten die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. De Archiefwet beschrijft metagegevens in 19 Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.

relatie tot archiefbescheiden, om het duurzaam beheer, de duurzame toegankelijkheid en de authenticiteit van archiefbescheiden te waarborgen. Overbrenging (van archiefbescheiden): het na twintig jaar overbrengen van archiefbescheiden die volgens de Archiefwet 1995 voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Hierdoor worden archiefbescheiden volledig openbaar, al kunnen er beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid. Als archiefbescheiden eerder dan twintig jaar worden overgebracht naar de archiefdienst wordt gesproken van vervroegde overbrenging. Proceseigenaar: degene die uit hoofde van zijn of haar functie toeziet op een correcte uitvoering van het werk. Selectie van archiefbescheiden: overheden zijn wettelijk verplicht om archiefbescheiden te vernietigen die daarvoor in aanmerking komen. Hieraan gaat selectie vooraf. Selectie is onderdeel van een proces dat vier stappen kent: waarderen, opstellen selectielijst, selectie, overbrenging en vernietiging. Selectie houdt in dat de zorgdrager van alle archiefbescheiden vastlegt of deze volgens de selectielijst bewaard moeten worden of niet, en zo ja, hoe lang. Selectielijst: vernietiging van archiefbescheiden is een wettelijke verplichting, maar dit mag alleen met een formeel vastgestelde selectielijst. In een selectielijst staan categorieën archiefbescheiden die blijvend bewaard of op termijn vernietigd moeten worden.

Strategisch Informatie Overleg (SIO): formeel gezien is het SIO gericht op het vaststellen en onderhouden van archiefwettelijk voorgeschreven selectielijsten. In de praktijk is het overleg breder ingericht en krijgt dit het karakter van een regulier overleg tussen het SIO en de openbare archiefdiensten over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Vernietiging: vernietiging is een verplichting die voortvloeit uit de Archiefwetgeving. Vernietiging mag alleen met behulp van een formeel vastgestelde selectielijst gebeuren. Vernietiging betekent dat gegevens niet meer kenbaar en reconstrueerbaar zijn. Van elke vernietiging moet een verklaring van vernietiging worden opgesteld. Deze verklaring wordt blijvend bewaard. Vervanging: het overzetten van gegevens van een oude op een nieuwe drager, waarna de oude gegevensdrager wordt vernietigd. Meestal gaat het om overzetting van papier naar een digitale drager, maar ook wanneer een cassettebandje wordt overgezet naar een digitale omgeving is dit vervanging. Hierna neemt de nieuwe gegevensdrager de plaats in van de oorspronkelijke en wordt het vervangend medium een archiefstuk volgens de Archiefwet.

20 Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.

Bijlage 4. Vragenlijst als aanzet voor gesprekken • • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Is de organisatie aangesloten bij een archiefdienst, zo ja welke? Wilt u het laatste KPI-verslag bijvoegen? Wanneer is de laatste beheerregeling informatiebeheer vastgesteld? Wanneer is de laatste archiefverordening vastgesteld? Heeft de organisatie een Informatiebeheerplan? Wanneer is dit vastgesteld? Heeft de gemeente een Strategisch Informatie Overleg ingesteld? Beschikt de gemeente over een Hotspotmonitor? Beschikt de gemeente over een kwaliteitssysteem, verplicht volgens artikel 18 van het Archiefbesluit 1995? Gebruikt de gemeente een documentair structuurplan? Heeft de gemeente een archiefbewaarplaats aangewezen? Werkt de gemeente volledig digitaal? Is een generiek vervangingsbesluit met handboek vervanging vastgesteld? Zijn vervangingsbesluiten genomen voor specifieke informatiesystemen waarin archiefstukken worden aangemaakt en bewaard? Hoeveel Woo-verzoeken zijn ontvangen in 2024? Hoe zit het met de afhandelingstermijn? Waren hier nog klachten over? Welke andere informatiesystemen gebruikt de gemeente en zijn deze gecertificeerd? Wordt tijdens de aanschaf van applicaties rekening gehouden met bewaar- en vernietigingstermijnen? Bijvoorbeeld: o Vergunningensysteem o Sociaal domein o HRM/personeelszaken o … Gebruikt de organisatie een e-mailprotocol? Wanneer is dit vastgesteld? Heeft de organisatie de Gemeentelijke selectielijst (VNG) ondertekend? Is de organisatie

aangesloten bij de VNG-Capstonemethodiek voor de bewaring van e-mail? Heeft de organisatie een verordening op de bezwaarschriften? Heeft de organisatie een kwaliteitssysteem ingericht? Worden regelmatig audits uitgevoerd op de kwaliteit van archiefstukken? Gebruikt de organisatie een e-depot en is dit gecertificeerd? Maakt de organisatie gebruik van externe archiefopslag bij een commerciële partij? Gebruikt de organisatie een (of meerdere) metadatamodel(len)? Gebruikt de organisatie een elektronische handtekening? Zijn de papieren archieven van de organisatie geschoond, geordend, toegankelijk gemaakt via een inventaris en gereed om te worden overgebracht of zijn hier achterstanden? Heeft de organisatie een duurzaamheidsbeleid en is hierin archivering opgenomen? Organiseert de organisatie jaarlijkse opruimdagen (bijvoorbeeld Digital Cleanup Day) Gebruikt de organisatie de lijst van voorkeursformaten van het Nationaal Archief? Heeft de gemeente een e-depotvoorziening? Zijn de vergaderstukken van het AB en DB veiliggesteld? Wordt de website gearchiveerd? Heeft de organisatie een overzicht van de in gebruik zijnde softwarepakketten? Worden de schijven gebruikt voor archivering? Worden mailboxen gebruikt voor archivering? Worden mailboxen van sleutelfunctionarissen veiliggesteld voor eeuwige bewaring? Worden de overige mailboxen veiliggesteld tot 7 jaar na het laatste contact met

de medewerker? 21

Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.

• • • •

Is de organisatie bij met het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende digitale zaken? Worden op het moment van vernietiging van zaken uit het zaaksysteem ook de stukken over die zaken in andere applicaties vernietigd, inclusief de metadata? Gebruikt de organisatie software voor het lakken van documenten (Datamask bijvoorbeeld)? Heeft de organisatie maatregelen genomen op het gebied van archiefbeheer in het kader van de AVG? Zijn hier besluiten van openbaar gemaakt?

Beleid 5. Op welke wijze is binnen de te onderzoeken gemeenten de wettelijke taak voor archivering in kaders vastgelegd? Heeft de gemeente een eigentijdse Archiefverordening, een Besluit Informatiebeheer, is de Vernietigingslijst vastgesteld en zijn verder nog uitvoeringsregels vastgelegd om medewerkers te helpen bij het archiveren? 6. Zijn regels bij de gemeenten vastgelegd ten aanzien van de dossiervorming en archivering en zo ja, welke? Wordt hierin rekening gehouden met de verbonden partijen van de gemeente? Wordt hierbij ook rekening gehouden met AVG en Woo? 7. Hoe wordt in het beleid specifiek omgegaan met nieuwe relevante bronnen, zoals e-mail en whatsapp? 8. Wat zijn de richtlijnen voor de blijvende bewaring en vernietiging van stukken (dit is de selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020, met als onderdeel daarvan de Hotspotmonitor die de uitzonderingen op de regel bepaalt aan de hand van gebeurtenissen met een impact op de samenleving); Hebben de gemeenten ingestemd met de aanvulling op deze selectielijst voor de bewaring van e-mail, gebaseerd op de Capstonemethodiek (model VNG); 9. Hoe wordt bovenstaande vertaald in het kader van de toenemende digitalisering/het toewerken naar volledig digitaal werken? 10.

Welke kwaliteitscriteria dienen te worden toegepast in de dossiervorming, dossierordening en het toegankelijk maken van de dossierinformatie? Uitvoering • Hoe zijn de rollen, taken en verantwoordelijkheden geregeld op het gebied van het informatie- en archiefbeheer? • Wie is volgens u verantwoordelijk voor de volledigheid van een dossier? • Is die verantwoordelijkheid gebaseerd op een afspraak? Zo ja, welke en waar is die officieel vastgelegd? • Op welke wijze worden medewerkers geïnformeerd over de regels? • Hoe geven medewerkers in de praktijk hieraan invulling? • Wie zijn er betrokken bij het vormen van de dossiers? • Op welke wijze gebeurt dit, met welke systemen/instrumenten? • Wat is de kwaliteit ervan? • Zijn medewerkers op de hoogte van de kwaliteitscriteria? • Hoe wordt de kwaliteit gemeten? • Is een afdeling belast met de centrale coördinatie van de archivering en de selectieve vernietiging op basis van de wettelijk bepaalde bewaartermijnen? o Hoe voert deze afdeling zijn taken uit? o Hoe is de bezetting van deze afdeling? o Is de afdeling met de huidige bezetting en beschikbare instrumenten in staat haar taken naar behoren te verrichten? Met andere woorden: voldoet de gemeente aan de Archiefwet waarin onder andere wordt gesteld dat wordt voorzien in voldoende personeel met een voldoende kennisniveau om de archieftaken uit te voeren? • Welke (on)mogelijkheden

veroorzaken problemen in de dossiervorming en de vernietiging van metagegevens, dossiers, databases en andere vormen van informatie? 22 Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.

• • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • •

Hoe wordt de toegankelijkheid van dossiers gegarandeerd? Hoe vindt de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende bescheiden plaats? Worden hiervan de vereiste specificaties opgesteld? Hoe is de kwaliteit hiervan? Worden medewerkers in hun dossiervorming bijgestaan door informatiespecialisten, die vragen beantwoorden, systemen inregelen, dossiers die zijn afgehandeld signaleren en eventueel bewerken en problemen oplossen? Welke documenten moeten minimaal in het dossier aanwezig zijn om te kunnen zeggen dat het dossier volledig is en dat het bestuur, indien nodig, zich voldoende kan verantwoorden? In welke applicaties of op welke schijven bevinden zich documenten of procesinformatie anders dan in het DMS of zaaksysteem? Indien bekend, bestaat een koppeling tussen het DMS/zaaksysteem en de andere applicatie? Of is de archivering van documenten in de procesapplicaties anders geregeld? Hoe worden de dossiers compleet gemaakt? Worden e-mailberichten, chats en whatsappberichten behandeld als archiefstukken? Worden zij aan de dossiers toegevoegd, als zij relevant zijn voor kennisneming van de inhoud in het bewijzen en verantwoorden van de zaak? Wordt de Capstonemethodiek toegepast over het beleid tot bewaren/veiligstellen van e-mails? Hoe gebeurt dit? Wanneer geen correcte dossiers worden gevormd: wordt informatie op andere plekken bewaard dan vereist? Hoe wordt deze informatie

gesignaleerd? Wordt deze informatie op een bepaalde tijd toegevoegd aan de dossiers? Worden schaduwdossiers gevormd? Worden onofficiële dossiers gevormd in Teams of SharePoint? Wat gebeurt met deze dossiers nadat een zaak is afgehandeld? Is er toezicht op de persoonlijke en gezamenlijke werkomgevingen? Hoe en door wie wordt een dossier samengesteld op het moment dat een zaak is afgehandeld? Waar blijft het dossier na afhandeling? Op welk moment, voor wie en hoe is deze informatie toegankelijk?

Toezicht • Hoe is het toezicht op de uitvoering van de archiveringstaken belegd en op welke wijze wordt daar in de praktijk invulling aan gegeven? Verantwoording • Op welke wijze wordt verantwoording afgelegd aan de gemeenteraad over de wijze waarop de gemeente haar stukken archiveert? • Wat gebeurt met deze verantwoording (wordt deze bijvoorbeeld ter kennisgeving aangeboden of leidt deze tot verbeterplannen). Onderzoek vier cases bij de verschillende gemeenten • Zijn dossiers duurzaam (vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstgericht) opgeslagen? • Zijn de bewaartermijnen uit de gemeentelijke selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 correct toegepast? Worden dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, stelselmatig vernietigd volgens de juiste procedure? • Kan aan de hand van de dossiervorming het besluitvormingsproces en de beleidsvoorbereiding worden gereconstrueerd? 23 Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.

• • •

Is de AVG over anonimisering/pseudonimisering van eventueel verzamelde persoonsgegevens juist toegepast? Wordt in de dossiers rekening gehouden met openbaarheidsaspecten in het kader van de Woo: is alle informatie over een zaak snel, eenvoudig en zonder veel moeite compleet te maken/terug te vinden? Kunnen genomen besluiten met behulp van het dossier worden verantwoord?

24 Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.

Bijlage 5: Literatuurlijst • • • • • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • • • • •

Aan de slag met AI-geletterdheid. Autoriteit Persoonsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/documenten/aan-de-slag-met-ai-geletterdheid (geraadpleegd op 18-03-2025). Aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer gemeente Waddinxveen 2021 (ongedateerde versie). Algoritmes en de AI-verordening. Autoriteit Personeelsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/algoritmes-ai/ai-verordening (geraadpleegd op 1803-2025). Archieftoezicht Wet open overheid gemeente Waddinxveen. SAMH, 13 december 2024. Archiefwet 1995. Ministerie van OCW, geraadpleegd via: https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2024-06-19 (13-2-2025). Archieftoezicht Wet open overheid Gemeente Waddinxveen, SAMH, 2025. AVG in het kort. Autoriteit Persoonsgegevens, https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basisavg/avg-algemeen/de-avg-in-het-kort#voor-wie-de-avg-geldt. Beheerplan informatiehuishouding gemeente Waddinxveen/verbeterplan informatiebeheer. 2 november 2023. Beschrijving werkproces postregistratie. Gemeente Waddinxveen, 16 oktober 2024, laatst gewijzigd 28 februari 2025. Collegebesluit selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstone methodiek, 2022. Collegevoorstel aanwijzings- en benoemingsbesluiten informatiebeheer, 2021. Concept-selectielijst e-mailbewaring volgens de Capstonemethodiek. Collegevoorstel van 1 november 2022.

De informatiehuishouding van het rijk na 2030. Futurelab, https://open.overheid.nl/documenten/ronl2d51aa87-59ea-4bcb-9132-398e85763173/pdf (geraadpleegd 21-03-2025). Informatiebeleidsplan Optimaal en digitaal. Gemeente Waddinxveen, 23 juli 2019. Duurzame toegankelijkheid. Nationaal Archief, https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/duurzaam-toegankelijk. Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid, 2024. ACOI. Handreiking kwaliteitssysteem informatiebeheer decentrale overheden KIDO. VNG, https://vng.nl/kennisbank-grip-op-informatie/handreiking-kwaliteitssysteem-informatiebeheer-decentraleoverheden-kido (geraadpleegd 21-03-2025). Handreiking strategisch informatie-overleg. VNG, https://vng.nl/kennisbank-grip-opinformatie/handreiking-strategisch-informatieoverleg-decentrale-overheden-sio (geraadpleegd op 26-32025). Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Waddinxveen, 2019. Monitor digitale informatie. SAMH, 2024. NEN-ISO 15489:2016. Informatie en documentatie - Informatie- en archiefmanagement - Deel 1: Concepten en uitgangspunten. NEN-ISO 16175. Informatie en documentatie - Processen en functionele eisen voor software voor informatie- en archiefbeheer - Deel 1: Functionele eisen en bijbehorende richtlijnen voor applicaties voor het beheren van digitale archiefstukken. NEN-ISO 19011 Richtlijnen voor het auditen van managementsystemen.

Optimaal en digitaal informatie- en procesbeheer (poster). Gemeente Waddinxveen, 2019. Screenshots formulier beveiligingsincident en datalek, ongedateerd. Verslag Kritische Prestatie Indicatoren Informatie- en archiefbeheer. SAMH, 2023. Wet open overheid. Rijksoverheid, https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/wet-open-overheidwoo/hoofdlijnen-woo (geraadpleegd 26-3-2025).

25 Groene Hart rekenkameronderzoek – rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Waddinxveen VHIC - kenmerk ah/250911.