Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Evaluatie Groene Hart Rekenkamer Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas

BMC Rapport Hans Slooijer Tom Plat Mei 2021 Projectnummer: PO016394 Correspondentienummer: DH-0605-1043

BMC Onderzoek Laan van Zuid Hoorn 70 2289 DE Rijswijk

KVK 32078667 www.bmc.nl IBAN NL91ABNA0504035754 BTW NL80.86.63.598 B.01

Inhoud Hoofdstuk 1

Inleiding

2

1.1 Evaluatie

2

1.2 Doelstelling

2

1.3 Centrale onderzoeksvraag en deelvragen

2

1.4 Onderzoeksaanpak

3

1.5 Leeswijzer

3

Hoofdstuk 2

Bevindingen

4

2.1 De Groene Hart Rekenkamer

4

2.2 Online vragenlijst

4

2.3 Waarom?

5

2.4 Wat?

9

2.5 Hoe?

14

Hoofdstuk 3

Conclusies en aanbevelingen

20

3.1 Conclusies

20

3.2 Aanbevelingen aan de Groene Hart Rekenkamer

21

3.3 Aanbevelingen aan de gemeenteraden

22

Bijlage 1 Evaluatie scan

23

Bijlage 2 Onderzoeksverantwoording

25

Bijlage 3 Samenstelling Groene Hart Rekenkamer en Programmaraad

27

Dit document (inclusief eventuele bijlagen) is opgesteld door BMC en de (auteurs)rechten met betrekking tot de inhoud en het format van dit document berusten bij de opdrachtgever. Dit document is uitsluitend bedoeld voor gebruik door de opdrachtgever en mag niet worden gepubliceerd of aan anderen ter beschikking worden gesteld zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.

Hoofdstuk 1

Inleiding

De Groene Hart Rekenkamer is in het najaar van 2012 van start gegaan als de gezamenlijke Rekenkamer voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda en Waddinxveen. Op 1 januari 2017 trad de huidige samenwerkingsovereenkomst in werking, waarbij de gemeente Zuidplas toetrad. 1.1 Evaluatie In deze overeenkomst is bepaald dat er in 2020 een evaluatie zal volgen. Dit houdt in dat, in samenwerking met de programmaraad, eventueel kan worden besloten om de verordening te wijzigen en/of om het functioneren te verbeteren. De gemeenteraden van Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas kunnen met de uitkomsten van de evaluatie in gesprek gaan over de werking van de rekenkamerfunctie en met de Groene Hart Rekenkamer nadenken over eventuele aanpassingen waardoor de rekenkamerfunctie optimaal blijft vormgegeven voor de uitdagingen van de toekomst. 1.2 Doelstelling Doelstelling van het onderzoek is inzicht te verkrijgen in het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer in de afgelopen ruim drie jaar. Daarbij gaat het om de bijdrage die de Rekenkamer levert aan het bestuur in de vier gemeenten (doorwerking aanbevelingen), de relevantie voor de raad (ervaring, bijdrage debat) en de eigen effectiviteit. In de samenwerkingsovereenkomst is bepaald dat in ieder geval de volgende punten aan de orde komen: a. De kwetsbaarheid van de Rekenkamer in relatie tot het aantal leden. b.

Het aantal leden van de commissie en de omvang van het budget. c. De lengte van de benoemingstermijn en de vraag of er een maximum aantal benoemingstermijnen zou moeten zijn. d. De mate waarin de commissie in staat is om haar taak effectief uit te voeren. e. De hoogte van het budget voor de Rekenkamer in relatie tot de kwaliteit van het onderzoek van de commissie. f. De betrokkenheid van de raden bij de Rekenkamer en vice versa. g. De relatie tussen de Rekenkamer en de programmaraad. h. De effecten van de verrichte onderzoeken. i. De samenwerking tussen de gemeenten. 1.3 Centrale onderzoeksvraag en deelvragen De centrale onderzoeksvraag voor de evaluatie is: Hoe heeft de Groene Hart Rekenkamer in de afgelopen ruim drie jaar gefunctioneerd en waar mogelijk of gewenst is het functioneren te verbeteren?

De centrale onderzoeksvraag is verder geoperationaliseerd door middel van vier deelvragen: 1. 2.

Hoe beoordelen de raadsleden, de collegeleden en de top van de ambtelijke organisatie van elk van de vier gemeenten het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer? Hoe beoordelen de leden van de programmaraad het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer?

2/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

3.

4.

Hoe beoordelen de leden en de secretaris van de Groene Hart Rekenkamer het eigen functioneren in relatie tot de programmaraad, de raadsleden, de collegeleden en de top van de ambtelijke organisatie van elk van de vier gemeenten? Hoe wordt door de intern en extern betrokkenen de kwaliteit van de uitgevoerde onderzoeken beoordeeld, ten aanzien van: het proces, het product en het effect?

Bij de uitwerking van deze deelvragen is gebruikgemaakt van de informatie die staat in de Handreiking voor (zelf)evaluatie van lokale Rekenkamers, een uitgave van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) van augustus 2017. 1.4 Onderzoeksaanpak Voor de uitvoering van de evaluatie is de Evaluatiescan Rekenkamerfunctie toegepast, een beproefde methodiek die ontwikkeld is door BMC. De scan is praktijkgericht en toetst aan de algemeen geaccepteerde kwaliteitsnormen van Rekenkamers en rekenkameronderzoek op de drie dimensies: het waarom, het wat en het hoe van de Rekenkamer en van rekenkameronderzoek in de lokale situatie. In bijlage 1 is informatie opgenomen over de inhoud van de scan. Het evaluatieonderzoek is uitgevoerd door documenten te bestuderen en aanvullend (groeps)interviews af te nemen van een vertegenwoordiging van elke gemeenteraad; het college van burgemeester en wethouders (of een vertegenwoordiging), de gemeentesecretaris en een vertegenwoordiging van de ambtelijke top, betrokken ambtenaren bij de uitgevoerde onderzoeken, de leden en secretaris van de Groene Hart Rekenkamer en de leden van de Programmaraad. De uitkomsten van de documentenstudie en de interviews zijn gebruikt om een digitale vragenlijst te ontwerpen, die vervolgens aan alle genoemde betrokkenen is voorgelegd met het verzoek de vragen te beantwoorden.

Daarna is de eindrapportage opgesteld. 1.5 Leeswijzer Hoofdstuk 2 bevat de bevindingen van de evaluatie en hoofdstuk 3 de conclusies en aanbevelingen. In bijlage 1 is de beschrijving van de Evaluatiescan Rekenkamerfunctie opgenomen. In bijlage 2 vindt u de onderzoeksverantwoording en in bijlage 3 de samenstelling van de Groene Hart Rekenkamer en de Programmaraad.

3/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Hoofdstuk 2 Bevindingen Dit hoofdstuk bevat de bevindingen van het evaluatieonderzoek. Eerst volgt een korte beschrijving van de taak, werkzaamheden, bevoegdheden en huidige samenstelling van de Groene Hart Rekenkamer. Na een overzicht van de respons volgt de rapportage van de uitkomsten van de digitale vragenlijst, aangevuld met informatie uit de interviews, onderverdeeld naar de vraag naar het waarom, het wat en het hoe. 2.1 De Groene Hart Rekenkamer De Groene Hart Rekenkamer voert onderzoek uit voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas. Aan de werkzaamheden liggen de Verordening gemeenschappelijke Rekenkamercommissie Groene Hart Rekenkamer, het Reglement van Orde en het Onderzoeksprotocol Rekenkamercommissie Groene Hart Rekenkamer ten grondslag. De Groene Hart Rekenkamer bestaat uit drie onafhankelijke leden, waaronder de voorzitter, ondersteund door een externe secretaris. Zij zijn benoemd voor een periode van maximaal vier jaar en zij kunnen eenmaal voor een periode van nog eens vier jaar worden herbenoemd. Uit oogpunt van continuïteit is bij de eerste benoeming de voorzitter benoemd voor vijf jaar, een lid voor vier jaar en een lid voor drie jaar. Inmiddels is dit lid herbenoemd voor een nieuwe periode. In bijlage 3 is de samenstelling van de Rekenkamer opgenomen.

Naast de Rekenkamer is een Programmaraad ingesteld om de binding met de vier gemeenteraden te borgen en om de Rekenkamer te adviseren. Vanuit elke deelnemende gemeente zijn twee raadsleden vertegenwoordigd. De actuele samenstelling is opgenomen in bijlage 3. 2.2 Online vragenlijst De scan is uitgevoerd door middel van een uitgebreide digitale enquête onder de leden van de gemeenteraad, commissieleden, de griffiers, het college van burgemeester en wethouders, het management van elke gemeente, de leden van de Groene Hart Rekenkamer en van de Programmaraad. In de volgende paragrafen volgen de uitkomsten van de scan alsmede de respons. Respons In totaal zijn 196 personen uitgenodigd en hebben 60 personen daadwerkelijk deelgenomen aan de enquête, wat een respons betekent van 30,6%. De respons lag het hoogst in Zuidplas (38%) en het laagst in Bodegraven-Reeuwijk (7%) (tabel 1). Figuur 1 laat de respons naar functie zien, waaruit blijkt dat de enquête vooral door raadsleden is ingevuld. Tabel 1

Respons naar gemeente

Gemeente

Aantal

%

Bodegraven-Reeuwijk

4

7%

Gouda

14

23%

Waddinxveen

19

32%

Zuidplas

23

38%

Totaal

60

100%

4/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Figuur 1

Respons naar functie

2.3 Waarom? Bij het waarom gaat het om het doel van de Groene Hart Rekenkamer: welk belang kennen de gemeenteraden (en andere stakeholders) toe aan de gemeentelijke rekenkamerfunctie? Belang rekenkamerfunctie De Gemeentewet beschouwt de Rekenkamer als een ‘hulptroep’ van de gemeenteraad. Gevraagd naar het belang dat in de vier gemeenten wordt toegekend aan de Rekenkamer, vindt 56% van de respondenten dat de Rekenkamer een belangrijke functie heeft als aanvulling op andere raadsinstrumenten zoals raadsenquêtes, raadsvragen, enzovoorts. De respondenten geven aan dat zij het belang van een rekenkamerfunctie vooral zien in het versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad. 75% van de respondenten vindt dit (zeer) belangrijk. Als tweede wordt het belang van het vergroten van het lerend vermogen genoemd. 68% van de respondenten vindt dit (zeer) belangrijk. Het stimuleren van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur en van de ambtelijke organisatie komt op de derde plek met 63%. ‘Is een goede aanvulling op de bestaande instrumenten.’ ‘Geeft de mogelijkheid om een onafhankelijke visie op een onderwerp te laten onderzoeken en daar de controlerende taak van ons als gemeenteraad mee te versterken.’ ‘Als raadslid kan je niet altijd over bepaalde informatie beschikken of de kennis er over hebben.

De Rekenkamer kan je kennis vergroten op sommige onderwerpen.’ ‘De Rekenkamer verricht onderzoek naar de rechtmatigheid, effectiviteit en stand van zaken van diverse onderwerpen die voor de gemeenteraad van belang zijn bij de controlerende en eventueel kaderstellende taak.’

5/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Figuur 2

Belang rekenkamerfunctie t.o.v. andere raadsinstrumenten

Bijdrage van de Groene Hart Rekenkamer in de afgelopen jaren Het versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad is genoemd als de belangrijkste functie van de Rekenkamer. Maar hoe scoort de Groene Hart Rekenkamer hier in de praktijk van de afgelopen jaren op volgens de respondenten? Op dit aspect vindt 38% van de respondenten dat de Groene Hart Rekenkamer een redelijke bijdrage levert en 23% vindt dat dit een (zeer) grote bijdrage is (figuur 3). 39% is van oordeel dat de Rekenkamer geen tot een matige bijdrage levert aan het versterken van de controlerende functie. Duidelijk is dat de bijdrage van de Rekenkamer aan de overige functies door veel raadsleden veelal als matig tot redelijk wordt ervaren. Figuur 3

Bijdrage van de Groene Hart Rekenkamer in de afgelopen jaren

Respondenten is ook gevraagd om een aantal voorbeelden te noemen die ingaan op de bijdrage van de Rekenkamer aan het werk van de raad.

6/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

‘Onderzoeken kwamen (behoorlijk) te laat en hadden betrekking op onderwerpen die volop in de beleidsvoorbereiding zaten.’ ‘De onderzoeksvragen zijn breed, zodat het resultaat de vraag kan oproepen wat dit voor betekenis heeft voor de betreffende gemeente.’ ‘Door een timing die niet goed aansloot op de raadsagenda, het ontbreken van afspraken over het proces en de wisselende kwaliteit van de onderzoeken is de doorwerking voor de kaderstellende rol, het effect op de ambtelijke organisatie en het vergroten van het lerend vermogen in mijn ogen beperkt. De onderzoeken krijgen niet de aandacht die het eigenlijk zou moeten verdienen.’ ‘Stimuleren van de doelmatigheid en doeltreffendheid was zeker bij het onderzoek naar duurzaamheid een positief punt.’ Verwachte bijdrage van de Groene Hart Rekenkamer in de komende jaren Op de vraag waaraan de Rekenkamer de komende jaren kan bijdragen, komen vooral het versterken van de controlerende functie en het vergroten van het lerend vermogen naar voren (figuur 4). Figuur 4

Verwachte bijdrage van de Groene Hart Rekenkamer in de komende jaren

Als aandachtspunten voor de Rekenkamer geven de respondenten aan rapporten op hoofdlijnen aan te leveren, die één of twee concrete aanbevelingen bevatten. Ook wordt gevraagd om een betere afstemming met de raad(scommissies). De verwachting is dat meer diversifiëren zal leiden tot voor de gemeenten politiek relevantere onderzoeken en bruikbare rapporten. Focus van onderzoek De Groene Hart Rekenkamer kijkt bij onderzoek meestal terug op de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid. Gevraagd is waar de Rekenkamer in de toekomst het accent op moet leggen.

7/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Voor de respondenten is de (gedeelde) top 3 als volgt (tabel 2): 1. Doeltreffendheid (effectiviteit): 71%. 2. Vergelijkend onderzoek (benchmarking): 53%. 3. Doelmatigheid: 53%. Tabel 2

Waarop moet de Groene Hart Rekenkamer in de toekomst het accent leggen?

Accent

Percentage

Feitenonderzoek naar de gang van zaken

45%

Doeltreffendheid (effectiviteit)

71%

Doelmatigheid (efficiëntie)

53%

Gerealiseerde projecten/beleid

18%

Lopende projecten/beleid

22%

Nieuwe projecten/beleid (ex ante onderzoek)

16%

Vergelijkend onderzoek (benchmarking)

53%

Anders

4%

Gebruik van de rapporten Minder dan de helft (49%) van de respondenten geeft aan gebruik te maken van rapporten van de Rekenkamer. Als argumenten daarvoor zijn genoemd dat de rapporten niet altijd aansluiten op de beleidscyclus en/of te weinig handvatten bieden, mede omdat de bevindingen over het algemeen globaal en oppervlakkig zijn en daarmee geen meerwaarde bieden. Anderen geven aan dat de rapporten informerend zijn en bijdragen aan het bepalen van standpunten, wanneer de onderwerpen aansluiten op de eigen portefeuille. Gevraagd of en zo ja, welk effect met de rapporten is bereikt, geeft 35% van de respondenten aan dit niet te weten. Ongeveer evenveel respondenten zijn van mening dat de rapporten hebben bijgedragen aan een groter kennisniveau van de gemeenteraad en daarmee hebben bijgedragen aan de controlerende functie van de raad of tenminste aan de meningsvorming. Behandeling en doorwerking onderzoeksrapporten Het gebruik van de rapporten heeft een duidelijke relatie met de behandeling en de opvolging van de aanbevelingen. Over de behandeling door de raad van de rapporten geeft 51% aan daarover ontevreden te zijn. Dit heeft met name betrekking op het veelal ontbreken van een bestuurlijke reactie bij het rapport op het moment dat het stuk in de raad wordt gebracht.

De rol van het college van burgemeester en wethouders is daardoor beperkt en volgens sommige respondenten de verklaring dat er geen goed debat plaatsvindt in de raad. Ook is een duidelijke wens om het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor beter en gestructureerder te organiseren. Er is samengevat sterke behoefte aan een handreiking over de te volgen procedure, voor een goede behandeling van het rapport door de raad.

8/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Respondenten is ook gevraagd in hoeverre de aanbevelingen van de Rekenkamer door de gemeenteraad worden overgenomen en uitgevoerd worden door het college van burgemeester en wethouders. Gelet op de kritiek op de wijze van behandeling van de rapporten, is het niet verbazend dat 80% van de respondenten aangeeft dat deze doorgaans voor kennisgeving worden aangenomen. Tabel 3

Opvolging aanbevelingen

Opvolging aanbevelingen Deze worden in het algemeen door de gemeenteraad voor kennisgeving aangenomen Deze worden in het algemeen door de gemeenteraad overgenomen middels een raadsbesluit Deze worden in het algemeen door de gemeenteraad overgenomen middels een raadsbesluit en door het college van B&W uitgevoerd

Percentage 80%

8%

13%

Informatie over de opvolging van de aanbevelingen Opmerkelijk is dat slechts 28% van de respondenten ervaart dat de informatievoorziening over de uitvoering van de aanbevelingen op orde is (42% is ontevreden hierover en 30% heeft geen mening). Middels een open vraag kon aangegeven worden welke verbetering men wenst op dit vlak.

‘Er zou een veel scherpere besluitvorming moeten zijn en een structureel volgsysteem, bijvoorbeeld via de auditcommissies of Rekenkamercommissie zelf. Een rapportage per half jaar vanuit de colleges op openstaande aanbevelingen richting auditcommissie of Rekenkamercommissie zou een systeem kunnen zijn.’ ‘Bestuurlijk wederhoor van belang. Nu kunnen raden niet in debat met het college over de wenselijkheid en haalbaarheid van de aanbevelingen.’ ‘Voorstel: Bestuurlijk wederhoor - nawoord Rekenkamer - raadsvoorstel waarin aanbeveling beslispunten zijn - technische toelichting - agendering in commissie of gemeenteraad - besluit plan van aanpak na x weken hoe opvolging wordt gegeven aan raadsbesluiten - paragraaf/ bijlage in de jaarstukken over de stand van zaken van de opvolging - doorwerkingsonderzoek door de Rekenkamer op meerdere onderzoeken - technische toelichting – enzovoorts.’ 2.4 Wat? Bij het ‘wat’ gaat het om de onderzoeksrapporten die de Rekenkamer oplevert, wat de kosten hiervan zijn en wat de meerwaarde van de regionale Rekenkamer is. Het gaat kortom om: ● ● ●

de hoogte van het door de gemeenteraad toegekende budget; de productie (aantal en kwaliteit onderzoeksrapporten); de ervaren meerwaarde van de Groene Hart Rekenkamer.

9/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Wettelijke minimumeisen Volgens de Gemeentewet (artikel 81 en verder) geldt er een aantal minimumeisen ten aanzien van de input en output van een gemeentelijke Rekenkamer. Middels landelijk onderzoek is dit geoperationaliseerd in de volgende eisen: 1. Er dient een Rekenkamer ingesteld te zijn, of een verordening te zijn vastgesteld. 2. De Rekenkamer moet operationeel zijn. Dat betekent dat deze dient te beschikken over een voldoende eigen budget. 3. Een Rekenkamer voert minimaal eens per twee jaar een onderzoek uit en levert dus minimaal één rapport per twee jaar op. 4. De Rekenkamer stelt jaarlijks een jaarverslag op. Uit de evaluatie blijkt dat de Groene Hart Rekenkamer weliswaar voldoet aan de minimumeisen zoals gesteld krachtens de Gemeentewet, maar dat er wel wensen zijn. Budget De Groene Hart Rekenkamer heeft sinds de oprichting een vast budget van ruim € 108.000 per jaar. Dat is afgerond € 0,60 per inwoner. Sinds de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de Wet tot versterking van lokale Rekenkamers in voorbereiding heeft, is er landelijk discussie over de omvang van een voldoende budget. Om een actueel beeld te hebben is in dit kader in opdracht van BZK landelijk onderzoek gedaan naar de positie en het functioneren van lokale Rekenkamers anno 2019.

Uit dit onderzoek blijkt dat in gemeenten waar een Rekenkamer actief is, in 2019 gemiddeld € 1,20 per inwoner aan de Rekenkamer werd besteed1. In 2013 was dit € 1,08 per inwoner en onder invloed van bezuinigingen daalde dit bedrag per inwoner in 2015 tot € 0,89. In een andere recente publicatie komt naar voren dat de norm voor een minimaal budget € 1,30 per inwoner zou moeten zijn2. Van het budget worden zowel de kosten van (extern) onderzoek als de kosten van personeel bestreden. Per gemeente verschillen de budgetten naar gemeentegrootte (tabel 4). Tabel 4

Gemiddeld budget rekenkamers anno 2019

Gemeentegrootte

Gemiddeld budget Rekenkamers

Tot 25.000 inwoners

€ 23.000

25.000 – 50.000 inwoners

€ 33.000

50.000 – 100.000 inwoners

€ 51.000

G40

€ 150.000

1 Zicht op rekenkamers, oktober 2020, pagina 11. 2 Inspiratiekaders effectieve invulling lokale rekenkamer, november 2020, pagina’s 23 en 30.

10/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

ROB: de Rekenkamer ondersteunt de gemeenteraad en is het budget waard Algemeen wordt de rekenkamerfunctie beschouwd als een van de vormen van ondersteuning van raadsleden bij het politieke werk. Over de mate en kwaliteit van de ondersteuning heeft de minister van BZK de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB) om advies gevraagd. De ROB heeft in november 2020 het advies uitgebracht en is daarbij ook ingegaan op de Rekenkamer. De ROB constateert dat het budget in de praktijk vaak een knelpunt blijkt te zijn, en wijst erop dat wanneer het kostenaspect overheerst, onderbelicht blijft welke baten er uitgaan van een Rekenkamer. Een eerste meerwaarde van de Rekenkamer is dat zij een belangrijk onderdeel is van een goed functionerend systeem van checks and balances. Daarnaast kunnen Rekenkamers de tijd nemen voor gedegen en grondig onderzoek; volksvertegenwoordigers en fracties ontberen daar meestal de tijd voor. Bovendien draagt de Rekenkamer bij aan de versterking van de informatiepositie van de volksvertegenwoordiging ten opzichte van het college dat kan beschikken over een goed ambtelijk apparaat3. De ROB adviseert de minister dan ook zorg te dragen voor voldoende budget voor de Rekenkamer4.

Ontwikkelrichting ten aanzien van het budget voor de Rekenkamer en de besteding Door leden van de programmaraad is aangegeven dat er over de hoogte van het budget voor de Rekenkamer is gediscussieerd en dat het daarom van belang is dit onderwerp in de evaluatie aan de orde te stellen. In de enquête is daarom aan de respondenten gevraagd welke ontwikkelrichting ze graag zien ten aanzien van het budget en de besteding daarvan. Hierbij is een relatie gelegd met de behoefte die er blijkt te zijn aan meer maatwerk en differentiatie in onderwerpkeuze, vraagstelling en afzonderlijke onderzoeken per gemeente. De uitkomsten zijn weergegeven in figuur 5.

3 Goede ondersteuning, sterke democratie, ROB, november 2020, pagina 27. 4

Idem, pagina 43.

11/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Figuur 5

Budgetontwikkeling

Uit de antwoorden blijkt dat ruim een derde van de respondenten het huidige budget, uitgaande van één onderzoek per gemeente per jaar, volgens de huidige werkwijze wil handhaven. 22% wil dat naast de vaste bijdrage van € 0,60 per gemeente een extra budget van € 0,20 per inwoner ter beschikking wordt gesteld voor één extra onderzoek per jaar (wat wordt teruggestort bij geen gebruik van deze mogelijkheid). De verdeeldheid op het punt van de financiën zien we ook bij de gegeven toelichtingen. Deze variëren van zelfs halveren van het huidige budget tot vooral investeren in een goede ondersteuning. Daarbij wordt er terecht op gewezen dat het ook nu al mogelijk is om tegen extra budget een extra onderzoek te laten uitvoeren. ‘Op deze manier heeft de Rekenkamer geen meerwaarde en is de € 0,60 verspild. Om tot een beter resultaat te komen zal er geïnvesteerd moeten worden.’ ‘De mogelijkheid bestaat ook al om een extra onderzoek te laten doen, maar dan moet dit nog wel meer dan nu het geval is, zijn waarde voor de gemeenteraad bewijzen.’ ‘Het gaat erom dat de onderzoeken geschikt zijn voor de gemeenten. Dit punt kan ertoe leiden dat bijvoorbeeld gesproken wordt over de behoefte aan regionale onderzoeken in combinatie met lokale onderzoeken.’ ‘Eerst maar het huidige niveau handhaven en later bezien welk maatwerk gewenst is.’

12/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Productie De Groene Hart Rekenkamer heeft in de afgelopen jaren voor elke gemeente vier onderzoeksrapporten uitgebracht, naar hetzelfde onderwerp. Dit waren: ● Onderzoek Inkoop jeugd (2017) ● Onderzoek Omgevingswet (2018) ● Onderzoek Veiligheidsbeleid (2019) ● Onderzoek Duurzaamheid (2020) Deze productie komt overeen met het landelijke beeld dat er per Rekenkamer gemiddeld één onderzoek per jaar wordt uitgevoerd. Maar ook hierbij is er een duidelijke relatie met de omvang van de gemeente; bij middelgrote gemeenten lukt het om één of twee onderzoeken per jaar te presenteren. De ‘klassieke’ evaluatie komt het vaakst voor. Dit is het type onderzoek dat de Groene Hart Rekenkamer ook uitvoert. Daarnaast worden door Rekenkamers ook quickscans uitgevoerd en rekenkamerbrieven opgesteld. De Groene Hart Rekenkamer heeft hier de afgelopen jaren niet voor gekozen. Waardering Uit de resultaten van de enquête blijkt dat de gemiddelde waardering voor de productie een voldoende is. De gemiddelde waardering voor de productie van de Groene Hart Rekenkamer krijgt een 6,8 (op een schaal van 1– 10). Naast de waardering voor de productie, is ook gevraagd naar de waardering voor de kwaliteit van de verschillende onderzoeksrapporten die door de Groene Hart Rekenkamer zijn gepresenteerd. De overall waardering voor de kwaliteit is een 6,5. De gemiddelde waardering per rapport staat in tabel 5.

Daarbij is het onderzoek naar Inkoop Jeugd het best gewaardeerd (6,8) en het onderzoek naar de Omgevingswet het minst (5,9). Tabel 5

Gemiddelde waardering voor de onderzoeken

Rapport

Gemiddelde

Onderzoek Inkoop Jeugd (2017)

6,8

Onderzoek Omgevingswet (2018)

5,9

Onderzoek Veiligheidsbeleid (2019)

6,6

Onderzoek Duurzaamheid (2020)

6,2

Ervaren meerwaarde van onderzoeksrapporten Aan de respondenten is de vraag voorgelegd of men in het functioneren gebruikmaakt van de rapporten van de Groene Hart Rekenkamer. Daarop antwoordt 49% instemmend (in 2016 was dit 61,5%). Voor de raadsleden geldt dat zij de rapporten gebruiken om leerpunten uit te halen, standpunten te onderbouwen en als instrument om het college scherper te kunnen bevragen over de uitvoering van beleid. Een derde van de respondenten maakt geen gebruik van de rapporten en geeft aan dat de toegevoegde waarde nihil is, dat het niet aansluit op hun behoefte en dat aanbevelingen te weinig concreet zijn. Meerwaarde samenwerking De Groene Hart Rekenkamer is een samenwerkingsverband van vier gemeenten, vanuit de overweging dat samenwerking een belangrijke meerwaarde heeft ten opzichte van een afzonderlijke Rekenkamer bij elke gemeente. In de enquête is gevraagd in welke mate de Rekenkamer aan de samenwerking heeft bijgedragen. Daarbij is efficiënter werken (meer onderzoek doen met minder middelen) de belangrijkste meerwaarde van de samenwerking geweest in de afgelopen jaren. Op het gebied van effectiviteit is de bijdrage een stuk beperkter: 50% ziet hier geen of een matige bijdrage aan de samenwerking (figuur 6).

13/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Figuur 6

Meerwaarde van samenwerking

2.5 Hoe? Bij het ‘hoe’ gaat het om de samenstelling van de Groene Hart Rekenkamer, de samenwerking met de Programmaraad, het onderzoeksproces, de werkwijze en de betrokkenheid van de vier gemeenten. Ook de rol van de griffie komt daarbij aan de orde. Samenstelling van de Groene Hart Rekenkamer en competenties De Groene Hart Rekenkamer bestaat uit drie externe leden, waaronder de voorzitter, en wordt ondersteund door een externe secretaris. Hoewel meer dan de helft van de respondenten aangeeft hierop geen zicht te hebben, behoeft dit voor de andere respondenten niet te veranderen. De onafhankelijkheid van de Rekenkamer wordt gewaardeerd. Een suggestie is om de deelnemende gemeenten toe te delen aan de afzonderlijke leden. Dit lid zou dan wat vaker contact kunnen hebben met de betreffende gemeenteraad en ook de raadsagenda wat meer kunnen volgen, zodat een eigenstandige keuze kan worden gemaakt voor een onderzoeksonderwerp. Er zijn geen opmerkingen over het kennisniveau, de vaardigheden en competenties van de leden van de Rekenkamer. Dit blijkt in ruim voldoende mate aanwezig. Wel is geconstateerd dat de kennis van de lokale situatie in geringe mate aanwezig is. Programmaraad Om de binding tussen de Rekenkamer en de vier gemeenteraden te borgen functioneert een Programmaraad, die bestaat uit twee raadsleden per gemeente.

Geconstateerd is dat er de afgelopen jaren een goede samenwerkingsrelatie is ontstaan met de Rekenkamer. Dat er een orgaan is dat namens de vier gemeenteraden contact heeft met de Groene Hart Rekenkamer wordt breed als waardevol gezien door de respondenten. Wel kan de Programmaraad duidelijker maken wat zijn rol is en hoe die wordt ingevuld. Het wordt van groot belang gezien dat de betrokkenheid van de gemeenteraden wordt vergroot en zichtbaar wordt gemaakt. Het vervullen van die brugfunctie blijft volgens de respondenten de belangrijkste taak in de komende jaren voor de Programmaraad.

14/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

‘De balans tussen onafhankelijkheid van de Rekenkamer en de betrokkenheid van de programmaraad is en blijft een evenwichtsoefening, maar samenwerking en profilering zou voor beiden goed uit kunnen pakken.’ Beoordeling onderzoeksproces Rekenkamers nemen volgens de Gemeentewet zelfstandig besluiten over de te onderzoeken onderwerpen en de onderzoeksaanpak. Tegelijkertijd bestaat bij de raadsleden de wens om daarbij betrokken te zijn. Het is voor de Rekenkamer zoeken naar de balans tussen onafhankelijkheid en nabijheid. De respondenten is gevraagd het onderzoeksproces op de verschillende aspecten te beoordelen. Figuur 7 bevat de uitkomsten. Figuur 7

Waardering voor de diverse aspecten van het onderzoeksproces

Opvallend is de betrekkelijk hoge score ‘noch tevreden, noch ontevreden’, wat kan duiden op een relatief grote onbekendheid met het onderzoeksproces. Zoals al eerder opgemerkt, dient de plaats van het bestuurlijk wederhoor in het proces te verbeteren. Echte uitschieters zijn er niet, waaruit de gevolgtrekking kan worden gemaakt dat het belangrijk is alle aspecten van het onderzoeksproces nader onder de loep te nemen. De meeste tevredenheid is er over de kwaliteit van de onderzoeksrapporten.

15/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Bij de antwoorden zijn onder andere de volgende toelichtingen gegeven: ‘Het gaat om focus en communicatie. Vanuit de Rekenkamer is er geen inhoudelijk contact, terwijl wel meegedacht kan worden. Er is bijvoorbeeld nooit contact over hoe een onderzoek valt, et cetera. Terwijl je daar wel van kunt leren.’ ‘Er zijn wel relevante onderwerpen opgepakt maar door de doorlooptijd van een onderzoek kan de uitkomst als mosterd na de maaltijd komen.’ ‘Ook een aandachtspunt is dat een onderzoeksvraag zo breed geformuleerd wordt dat je de vraag uiteindelijk niet meer herkent......’ ‘Met name het gegeven dat er geen bestuurlijk wederhoor is, maakt dat het rapport na oplevering nog een keer een aantal weken in de wacht ligt omdat de bestuurlijke reactie dan nog moet komen. Het zorgt er stelselmatig voor dat het rapport niet meer als urgent wordt gezien.’ ‘Over het algemeen laten de onderzoeksrapporten een uitkomst zien waar we eventueel een beleidsbijsturing kunnen of moeten doen. Het geeft in ieder geval inzicht waar we als gemeente staan, zeker t.o.v. de buurgemeenten.’ Functioneren van de Groene Hart Rekenkamer Uit de enquêteresultaten blijkt dat het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer over het geheel genomen als voldoende wordt beoordeeld. Het gemiddelde cijfer is 6,2 op een schaal van 1 tot 10. Figuur 8 geeft een overzicht van de waardering. Figuur 8

Waardering voor de Groene Hart Rekenkamer

Een derde van de respondenten is van mening dat er verbeteringen noodzakelijk zijn. Uit de gegeven toelichting blijkt dat er een grote behoefte is aan meer contact, verbinding en afstemming met de gemeenten. Het betreft zowel de bestuursorganen (raad en college) als de ambtelijke ondersteuning (gemeentesecretaris en griffier). Daarnaast wordt aan de Rekenkamer gevraagd het onderzoeksproces beter te structureren.

16/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

‘Beter contact met de gemeenteraden, verantwoording over de onderzoekskeuze en de onderzoeksmethode, betere bruikbaarheid van de onderzoeken.’ ‘Hoor en wederhoor door de ambtelijke organisatie en het college, presentatie in de raadscommissie.’ Als belemmerend wordt ervaren dat nu voor het doen van onderzoek geldt dat dit voor de vier gemeenten hetzelfde onderzoek moet zijn. ‘De vier gemeenten liggen in dezelfde regio, maar zijn heel verschillend van aard en kennen ook een per onderwerp verschillende beleidscyclus. Het feit dat de Rekenkamer nu onderzoek moet doen in de vier gemeenten tegelijk leidt tot onderzoeksopzetten waar altijd wel gemeenten zijn die zich er niet in herkennen of waar het onderzoek op het verkeerde moment in de beleidscyclus komt. De beoogde efficiëntie (wellicht in samenhang met het beperkte budget) leidt daarmee tot een relatief ineffectieve Rekenkamer. Elke gemeente verdient zijn eigen onderzoeksplan, met zijn eigen te onderzoeken onderwerpen. Gemeenteraden, colleges en ambtelijke organisaties hebben daar veel meer aan dan aan de nu noodzakelijkerwijze redelijk abstract ingerichte onderzoeken.’ Werkwijze van de Groene Hart Rekenkamer De werkwijze van de Groene Hart Rekenkamer kan nader geduid worden door naar verschillende aspecten daarvan te kijken en die te beoordelen. De uitkomsten van de enquête zijn weergegeven in figuur 9. Figuur 9

Waardering voor de werkwijze van de Groene Hart Rekenkamer

Ook in bovenstaand figuur valt de relatief hoge score op van respondenten die ‘noch tevreden, noch ontevreden’ zijn. Het onafhankelijk optreden met gezag door de Groene Hart Rekenkamer kan rekenen op (veel) waardering. Dat geldt in (veel) mindere mate voor de relatie met de bestuursorganen (raad en college van burgemeester en wethouders).

17/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Wensen ten aanzien van het toekomstig functioneren van de Groene Hart Rekenkamer De respondenten hebben een uitgesproken mening over het toekomstig functioneren van de Groene Hart Rekenkamer, blijkens de respons op de betreffende vraag in de enquête. De uitkomsten corresponderen met de eerder gegeven antwoorden. In volgorde van de daaraan gegeven prioriteit, wordt aan de Groene Hart Rekenkamer gevraagd: ● Maatwerk en differentiatie per gemeente (53%). ● Bruikbaarheid van de onderzoeksrapporten (51%). ● Onderwerpkeuze (timing en/of relevantie) (49%). ● Betrokkenheid gemeente bij de onderwerpkeuze (47%). ● Presentatie van de onderzoeksrapporten (40%). ● Doorlooptijd van de onderzoeken (29%). ● Het bestuurlijk hoor en wederhoor (29%). ● Intensivering van de contacten met elke gemeente (27%). ● Kwaliteit van het onderzoeksproces (27%). ● Kwaliteit van de onderzoeksrapporten (24%). ● Nazorg aan de gemeente over de uitvoering van de aanbevelingen (24%). ● Betrokkenheid gemeente bij de onderzoeksvragen (20%). ● Het ambtelijk hoor en wederhoor (18%). ● Betrokkenheid gemeente bij het onderzoeksproces (16%). ● Evaluatie van het onderzoeksproces met elke gemeente (11%). Ook uit deze uitkomsten blijkt dat er ten opzichte van de huidige situatie verbeteringen mogelijk zijn in de vormgeving van het onderzoeksproces, vanaf de initiatieffase tot en met de fase van nazorg.

Betrokkenheid van de Groene Hart Rekenkamer bij de gemeenteraden Een bijzonder aandachtspunt betreft de betrokkenheid van de gemeenteraden. De respondenten hebben daarover de volgende mening, in volgorde van gegeven prioriteit: ● Presentatie van de Rekenkamer over de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen (51%). ● Mogelijkheid te reageren op het concept onderzoeksprogramma voor het komend jaar (42%). ● Inzage in de methodiek en criteria voor de bepaling van de definitieve onderzoeksonderwerpen (29%). ● Presentatie van de stand van zaken halverwege een onderzoek (27%). ● Mogelijkheid te reageren op de concept onderzoeksopzetten (22). Bij de gegeven antwoorden zijn de volgende toelichtingen gegeven: ‘Kom couleur locale ophalen en vraag door: waarom wilt u dit onderzocht hebben? Vervolgens is het aan de Rekenkamer dit te vertalen in een objectieve onderzoeksopzet.’ ‘Reageren op het gekozen onderzoeksprogramma is belangrijk omdat dit direct de betrokkenheid raakt. Als hier niet de juiste keuzes worden gemaakt kan de betrokkenheid afnemen van de gemeenteraad omdat het onderzoeksobject minder ter zake doet voor de betreffende gemeente. Iedereen moet zich erin herkennen.’

18/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Rol van de griffie De griffie als ondersteuner van de gemeenteraad wordt door de respondenten een grotere rol gegeven dan thans wordt ervaren. Het gaat in volgorde van gegeven prioriteit om: ● Faciliteren agendering en behandeling onderzoeksrapporten (57%). ● Faciliteren betrokkenheid gemeenteraad bij de onderwerpkeuze en onderzoeksopzet (54%). ● Monitoring van de uitvoering door het college van B&W van overgenomen aanbevelingen (43%). ● Faciliteren van de Groene Hart Rekenkamer bij het opstellen van het raadsvoorstel en besluit bij het onderzoeksrapport (39%).

19/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Hoofdstuk 3 Conclusies en aanbevelingen Op basis van de bevindingen, zoals weergegeven in hoofdstuk 2, worden in dit hoofdstuk conclusies getrokken. Hierbij is de indeling gevolgd die daar is gevolgd en worden de ‘waarom’-, de ‘wat’- en de ‘hoe’-vraag beantwoord. Vervolgens worden in de tweede paragraaf aanbevelingen gedaan naar aanleiding van de conclusies. Hierbij is onderscheid gemaakt in aanbevelingen aan de Groene Hart Rekenkamer en aan de gemeenteraden. 3.1 Conclusies Waarom? 1. Een meerderheid van de respondenten ziet wel degelijk het belang van de functie van de Rekenkamer, naast of in aanvulling op andere raadsinstrumenten. 2. Zoals indertijd bij de wijziging van de Gemeentewet bedoeld, vindt driekwart van de respondenten dat de grootste meerwaarde is dat de controlerende functie van de gemeenteraad wordt versterkt. 3. Het is jammer dat de waardering van de respondenten voor de mate die de Groene Hart Rekenkamer bijdraagt aan de functies van de gemeenteraad maar matig is. 4. Daaraan liggen veelal argumenten ten grondslag die betrekking hebben op de organisatie van het onderzoek (het onderzoeksproces). 5. Minder dan de helft van de respondenten maakt dan ook gebruik van de onderzoeksrapporten in het politieke werk. 6.

Dit komt onder andere doordat er grote ontevredenheid is over de behandeling van de onderzoeksrapporten door de gemeenteraad; er vindt nauwelijks een politiek debat plaats. 7. De onderzoeksrapporten worden veelal voor kennisgeving aangenomen, zonder dat de gemeenteraad een besluit neemt aan de hand van een raadsvoorstel. 8. Het is voor de meeste respondenten dan ook onduidelijk of en zo ja, hoe de aanbevelingen in de onderzoeksrapporten worden uitgevoerd. 9. De verwachtingen voor de komende jaren blijven hoog. 10. De respondenten wensen daarbij vooral dat de onderzoeken zich richten op de doeltreffendheid (het effect) van het beleid. Wat? 11. De Groene Hart Rekenkamer voldoet aan de minimumeisen die krachten de Gemeentewet worden gesteld, maar er zijn wel wensen. 12. Het budget voor de Rekenkamer is met € 0,60 gerekend naar het bedrag per inwoner, minder dan de helft dan de aanbevolen norm, die € 1,30 bedraagt. 13. Over de ontwikkelrichting die moet worden gekozen op dit punt, is er verdeeldheid onder de respondenten. 14. Twee derde is bereid het huidige budget te verhogen, als dat betekent dat er meer maatwerk en differentiatie aan de vier gemeenten kan worden geboden. 15. De wijze waarop dit gerealiseerd moet worden, varieert. 16.

De productie van de Groene Hart Rekenkamer (het aantal uitgebrachte rapporten) komt overeen met het landelijke beeld dat één onderzoek per jaar wordt uitgevoerd. 17. De waardering voor de productie is voldoende en dat geldt ook voor de kwaliteit van de meeste onderzoeksrapporten. 18. De samenwerking van de vier gemeenten kan nog steeds op steun rekenen van de respondenten, vooral omdat daardoor efficiënter (meer onderzoek met minder middelen) kan worden gewerkt.

20/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Hoe? 19. De samenstelling van de Groene Hart Rekenkamer behoeft volgens de respondenten niet te veranderen. 20. Het onafhankelijk optreden met gezag en de aanwezige competenties worden gewaardeerd. 21. Voor meer binding tussen de Groene Hart Rekenkamer en de gemeenten is de suggestie gedaan aan elk lid één of meer gemeenten te koppelen, zodat vaker (informeel) contact mogelijk wordt. 22. Dit is aanvullend op het functioneren van de Programmaraad, die gezien wordt als een goed instituut voor de brugfunctie tussen de Rekenkamer en de gemeenteraden. 23. De wens is dat de Programmaraad zijn rol wat beter duidelijk zou kunnen maken. 24. Over het onderzoeksproces blijkt veel onduidelijkheid te bestaan bij de respondenten, gezien de hoge score ‘noch tevreden, noch ontevreden’. 25. Er is aanleiding te concluderen dat het belangrijk is voor de Rekenkamer om het onderzoeksproces van initiatieffase tot en met de nazorgfase onder de loep te nemen. 26. Over het geheel genomen krijgt de Groene Hart Rekenkamer van de respondenten het cijfer 6,2 (op een schaal van 1 tot 10). 27. Een derde van de respondenten vindt verbetering dan ook noodzakelijk, met name ten aanzien van contact, verbinding en afstemming met de gemeenten. 28.

Belangrijke wensen voor de werkwijze van de Rekenkamer in de komende jaren betreffen het leveren van maatwerk en differentiatie, voor een betere betrokkenheid van de gemeente bij de onderwerpkeuze en daarmee bruikbare onderzoeksrapporten. 29. Om dit te realiseren zien de respondenten een belangrijke rol voor de griffiers. 3.2 Aanbevelingen aan de Groene Hart Rekenkamer Waarom? 1. Versterk de rol van ‘hulptroep’ van de gemeenteraad en investeer in de relatie met de gemeenten. 2. Leg meerwaarde in het ondersteunen van de gemeenteraad bij de uitoefening van de controlerende functie. 3. Richt de onderzoeken op de doeltreffendheid (het effect) van het beleid. 4. Zorg in samenwerking met de griffiers voor een goed besluitvormingsproces over de onderzoeksrapporten, waarbij het ambtelijk en bestuurlijk wederhoor zijn geborgd. Wat? 5. Blijf de kwaliteit van de onderzoeksrapporten bewaken en pas daarbij zelfevaluatie toe. 6. Lever meer maatwerk en differentiatie aan de vier gemeenten; heb daarbij ook oog voor het beleidsidee en de couleur locale. Hoe? 7. Koppel aan elk lid één of meer gemeenten, zodat vaker (informeel) contact mogelijk is. 8. Structureer het onderzoeksproces, zodat voor alle betrokkenen duidelijk is welke stappen achtereenvolgens binnen welke tijd worden gezet en draag zorg voor tussentijdse informatie over de stand van zaken. 9.

Draag zorg voor meer maatwerk en differentiatie in onderwerpkeuze en betrokkenheid van de gemeente.

21/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

3.3 Aanbevelingen aan de gemeenteraden Waarom? 1. Organiseer in samenwerking met de griffiers een introductieprogramma voor de nieuwe gemeenteraden in 2022 over de rekenkamerfunctie en betrek daarbij de Groene Hart Rekenkamer. Wat? 2. Verhoog het budget voor de Rekenkamer, zodat meer maatwerk en differentiatie aan de vier gemeenten kan worden geboden. Hoe? 3. Maak de rol van de Programmaraad als brugfunctie tussen de Rekenkamer en de gemeenteraad duidelijker. 4. Betrek de griffiers in de ondersteuning van de gemeenteraad voor een betere betrokkenheid bij de onderwerpkeuze en bruikbare onderzoeksrapporten.

22/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Bijlage 1

Evaluatie scan

De evaluatie scan biedt het gevraagde inzicht Met toepassing van de door BMC ontwikkelde evaluatie scan wordt u inzicht geboden in de drie dimensies die in samenhang het functioneren van de Rekenkamer bepalen (zie onderstaande figuur). Het gaat hierbij om: hoe de Rekenkamer is vormgegeven (institutionele vormgeving), wat de werkwijze is, wat de Rekenkamer doet (productie) en waarom (met welk doel) de Rekenkamer is ingesteld. Met de scan stellen we het huidige functioneren van de Groene Hart Rekenkamer vast en de scan verschaft handvatten of en hoe het functioneren kan verbeteren.

De scan brengt relevante factoren aan het licht De scan is maatwerk en brengt in uw lokale situatie de samenhang en daarmee de factoren die het functioneren bepalen aan het licht. Hoe? De scan maakt expliciet wat in 2016 de achtergronden en argumenten zijn geweest van de gekozen institutionele vormgeving van de Rekenkamer, wat de beoogde werkwijze was en hoe de praktijk nu is. Het gaat hierbij om de zachte factoren: ● Betrokkenheid ● Politiek gevoel ● Stijl van opereren ● Cultuur (samenspel tussen gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders en de Rekenkamer)

23/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Wat? De scan maakt expliciet wat de harde factoren zijn voor een actieve Rekenkamer, om te voldoen aan de wettelijke normen: ● de aanwending van het toegekende budget; ● de productie (aantal en kwaliteit onderzoeksrapporten). Waarom? De scan maakt expliciet of het doel wordt bereikt dat de gemeenteraad van elk van de vier gemeenten toekent aan de Rekenkamer: ● versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad; ● stimuleren van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur en de organisatie; ● afleggen van rekenschap aan de inwoners. De scan legt hierbij de relatie met de lokale politiek-bestuurlijke verhoudingen. De scan laat de samenhang zien De scan is ingericht om de samenhang te laten zien. De meerwaarde hiervan is dat niet alleen inzichtelijk wordt wat de kwaliteit van de Groene Hart Rekenkamer per dimensie is, maar ook hoe de ene dimensie invloed heeft op de andere en daarmee het uiteindelijke functioneren beïnvloedt op een positieve of negatieve manier. De scan levert informatie voor verbeteringen De uitkomsten van de scan worden getoetst aan de algemeen geaccepteerde kwaliteitsnormen van Rekenkamers en rekenkameronderzoek. Dat betekent dat de scan concrete informatie oplevert waar mogelijk of gewenst het functioneren is te verbeteren.

Hierbij valt te denken aan onder andere de volgende thema’s: ● Doel en functie van de Rekenkamer ● Inrichting en werkwijze ● Budget ● Keuze, aantal en kwaliteit van onderzoeken ● Afstemming met de Programmaraad en andere gremia ● Kwaliteit en gedrevenheid van de Rekenkamer ● Personele verhoudingen Met de uitkomsten van de scan kunnen de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas besluiten nemen over de rekenkamerfunctie voor de komende jaren.

24/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Bijlage 2

Onderzoeksverantwoording

De aanpak van het onderzoek is in onderstaande tabel schematisch weergegeven. Tabel 8

Opzet van het onderzoek

Activiteiten

Uitvoering

1. Deskresearch: ● Bestuderen documenten ● Gesprekken met griffiers (opdrachtgevers)

November 2020

2. Interviews: ● Verwerken gegevens documenten ● Opstellen interviewprotocol ● Plannen (groeps)interviews ● Afnemen interviews

December - maart 2021

3. Uitvoering scan ● Opstellen vragenlijst enquête ● Uitzetten enquête

April 2021

4. Rapportage ● Opstellen conceptrapport ● Bespreken conceptrapport ● Opstellen eindrapportage

Mei 2021

1. Deskresearch Relevante documenten zijn bestudeerd, zoals de jaarverslagen van 2017-2020, de onderzoeksprogramma’s en de publicaties van de afgelopen vier jaar (rekenkamerbrieven, rapporten, jaarverslagen en -programma’s). Daarnaast is gesproken met de opdrachtgever van dit evaluatieonderzoek, te weten de gezamenlijke griffiers van Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas. 2. Interviews Door middel van meerdere (groeps)interviews is de vraagstelling voor de online vragenlijst aangescherpt. Dit betreft interviews met: ● vertegenwoordigers van de gemeenteraad van Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas; ● de griffiers; ● (vertegenwoordigers van) de colleges van Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas en de (loco-)gemeentesecretaris; ● ambtelijke functionarissen betrokken bij rekenkameronderzoeken; ● de leden en secretaris van de Groene Hart Rekenkamer; ● de leden van de Programmaraad.

25/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

In totaal zijn er achttien (groeps)gesprekken gevoerd met betrokkenen. De interviews hadden als doel de uitkomsten uit de documentenstudie te verdiepen, nader te duiden en waar nodig aan te vullen. De uitkomsten zijn gebruikt om de online vragenlijst op te stellen. 3. Uitvoering scan Via een digitale enquête onder de leden van de gemeenteraad, van de Programmaraad, commissieleden, de griffier, leden van het college van burgemeester en wethouders, het ambtelijke management van elke gemeente en onder de leden en secretaris van de Groene Hart Rekenkamer is het volgende geïnventariseerd: Het doel en de vorm: ● belang rekenkamerfunctie; ● samenstelling Groene Hart Rekenkamer en Programmaraad; ● werkwijze en functioneren Groene Hart Rekenkamer. Productie: ● beoordeling productie en kwaliteit onderzoeksrapporten; ● keuze voor onderwerpen; ● budget. Effect: ● behandeling onderzoeksrapporten; ● doorwerking; ● nazorg. Toekomst: ● meerwaarde samenwerking van de vier gemeenten; ● wensen ten aanzien van het functioneren van de Groene Hart Rekenkamer. Op deze wijze zijn alle betrokkenen in de gelegenheid gesteld bij te dragen aan de evaluatie.

26/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

Bijlage 3 Samenstelling Groene Hart Rekenkamer en Programmaraad Groene Hart Rekenkamer mevrouw M. Blom, voorzitter de heer M. ter Hoeve, vicevoorzitter en lid de heer J. van Oort, lid mevrouw E. van der Welle, secretaris Programmaraad de heer J. Mattiesing, lid gemeenteraad Bodegraven-Reeuwijk de heer R. Kersbergen, lid gemeenteraad Bodegraven-Reeuwijk de heer J. Roozendaal, lid gemeenteraad Gouda de heer W. Schonewille, lid gemeenteraad Gouda mevrouw F. Vleij, lid gemeenteraad Waddinxveen de heer H. van Mourik, lid gemeenteraad Waddinxveen de heer J. Helmer, lid gemeenteraad Zuidplas, voorzitter de heer P. Molenaar, lid gemeenteraad Zuidplas de heer F.W. van der Dussen, griffier gemeente Waddinxveen, secretaris

27/27 Rapport Evaluatie Groene Hart Rekenkamer

BMC Onderzoek Postbus 10242 2501 HE DEN HAAG 070 – 310 38 00 info@bmc.nl www.bmc.nl

Partners in verbetering