Protocol hoe te handelen bij normoverschrijdend gedrag tegen politieke ambtsdragers gemeente Wve

Intitulé Protocol ‘Hoe te handelen bij normoverschrijding gedrag tegen politieke ambtsdragers gemeente Waddinxveen 2021’ De raad van de gemeente Waddinxveen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 27 juli 2021; overwegende dat normoverschrijdend gedrag binnen de gemeente Waddinxveen niet wordt getolereerd; overwegende dat het wenselijk is om een protocol vast te stellen hoe te handelen bij normoverschrijdend gedrag; besluit: het Protocol ‘Hoe te handelen bij normoverschrijding gedrag tegen politieke ambtsdragers gemeente Waddinxveen’ vast te stellen.

INHOUD PROTOCOL 1. INLEIDING - Definitie normoverschrijdend gedrag 2. VOORKOMEN VAN NORMOVERSCHRIJDEND GEDRAG - Preventieve maatregelen - Situaties waarin normoverschrijdend gedrag voorkomen 3. STAPPEN NA NORMOVERSCHRIJDEND GEDRAG - Melden van normoverschrijdend gedrag - Registratie van de melding - Maatregelen - Aangifte doen - Informeren - Kostenverhaal bij schade - Nazorg - Advies en ondersteuning door derden 4. SLOTBEPALINGEN BIJLAGE 1. Categorieën normoverschrijdend gedrag BIJLAGE 2: Sancties

1. INLEIDING Dit protocol is geschreven voor politieke ambtsdragers: bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers van de gemeente. Daarnaast is het protocol van toepassing op commissieleden. Voor u, als politieke ambtsdragers, is het belangrijk dat u uw publieke taken vrij van dwang en drang kunt uitoefenen en dat besluiten in vrijheid genomen kunnen worden. Helaas kunt u in de uitoefening van uw publieke taak geconfronteerd worden met normoverschrijdend gedrag. Denk daarbij aan belediging, bedreiging, stalken of vernieling.

Normoverschrijdend gedrag kan, bedoeld of onbedoeld, de besluitvorming oneigenlijk beïnvloeden. Dit raakt de integriteit en is ondermijnend voor de democratie. Dit protocol geeft u handvatten hoe hiermee om te gaan en hoe te reageren. Hierbij is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het protocol dat voor de ambtelijke organisatie is opgesteld. Dit geeft de inwoner duidelijkheid. Eén van de uitgangspunten is dat normoverschrijdend gedrag niet wordt getolereerd en dat er, zo nodig, sancties volgen. Definitie Normoverschrijdend gedrag Wanneer is iets normoverschrijdend gedrag? Dat is voor iedereen anders. Daarom heeft de gemeente normoverschrijdend gedrag verder uitgewerkt. Daarmee is uw leidraad niet uw eigen grens, want die is voor iedereen anders. Maar het is de grens van de gemeente, het ‘normoverschrijdend gedrag’. Iedereen die voor de gemeente werkt en/of de gemeente vertegenwoordigt geeft daarmee namelijk dezelfde grens aan. Normoverschrijdend gedrag is iedere vorm van gedrag door personen, dat gericht is op het veroorzaken van een gevoel van onveiligheid of het doelbewust toebrengen van schade bij politieke ambtsdragers. In bijlage 1 staan alle vormen van normoverschrijdend gedrag genoemd. 2. VOORKOMEN VAN NORMOVERSCHRIJDEND GEDRAG Preventieve maatregelen De beste manier van omgaan met normoverschrijdend gedrag is deze te voorkomen. Dit kan niet altijd.

Maar u kunt wel een aantal dingen doen om te zorgen dat een situatie niet uit de hand loopt. Normoverschrijdend gedrag kan bijvoorbeeld voorkomen worden door duidelijk te communiceren met de inwoner wat uw grens is en wat u van hem verwacht. Treed daarbij professioneel en duidelijk op. Blijf zoveel als mogelijk kalm en rustig en ga vooral niet mee in het gedrag van de inwoner. Benoem het ongewenst gedrag en stel duidelijk een grens. Dit voorkomt in de meeste gevallen dat de inwoner het gedrag doorzet. Bij sommige vergaderingen of gesprekken weet u misschien van tevoren dat de kans groot is dat iemand boos of agressief wordt. U kunt dan de volgende maatregelen nemen uit voorzorg: Bij een vergadering:  Licht de facilitair medewerker van tevoren in over de te verwachten risico’s. De facilitair medewerker kan indien nodig handelend optreden.  Bij te verwachten onrustige situaties (bijvoorbeeld besluitvorming over een controversieel onderwerp met veel publiek) kan door de griffie(r) de beveiliging worden ingeschakeld.  Zorg ervoor dat u, bij risicovolle vergaderingen buiten het gemeentehuis, niet alleen naar die vergadering gaat. Bij risicovolle gesprekken:  Voer deze gesprekken bij voorkeur tijdens kantoortijden in een beveiligde zone, bv. spreekkamer met alarmknop.  Vraag aan de receptie om het agressie-interventieteam van de gemeente van tevoren in te lichten.

 Voer deze gesprekken, waar wenselijk, met twee personen.

De voorkomende situaties bij de uitoefening van uw publieke taak worden hieronder beschreven. Dit helpt u in uw reactie wanneer zich een incident voordoet. U krijgt te maken met normoverschrijdend gedrag… … tijdens een telefoongesprek en/of gesprek/overleg op het gemeentehuis

Hoe pakt u dit aan? Wanneer een persoon met grof taalgebruik, discriminerende taal, eisen en dreigen iets voor elkaar probeert te krijgen: 1. Geef dan aan dat u op deze manier niet verder met de inwoner wil praten (grenzen stellen). 2. Als de persoon hier toch mee doorgaat beëindigt u het gesprek. 3. Heeft u het gesprek in een spreekkamer en voelt u zich bedreigd? Druk op de noodknop. Bij een telefoongesprek: 4. Belt de persoon opnieuw en is hij of zij nog steeds agressief? Ga dan pas het gesprek aan als de ander rustig is. Zeg dit ook tegen deze persoon. Wordt de ander niet rustig? Stop dan met het gesprek.

… tijdens openbare vergaderingen

Bij verstoring van de orde tijdens een openbare vergadering: 1. De voorzitter spreekt degene(n) aan en verzoekt deze de orde niet meer te verstoren. 2. Blijft degene(n) doorgaan dan schorst de voorzitter de vergadering. De griffie(r) zet de livestream stop. 3. Daarna verzoekt de voorzitter degene(n) maximaal 3 keer de ruimte te verlaten. Waar nodig begeleiden de facilitair medewerkers deze persoon naar buiten. Indien dit na 3 verzoeken geweigerd wordt is er sprake van lokaalvredebreuk. 4. De griffie(r) belt vervolgens de politie. Deze zal de persoon verwijderen.

… een agressief opgestelde brief of e-mail

1. Stuur een brief of e-mail terug. Daarin geeft u aan dat u niet op dergelijke brieven of e-mails reageert. 2. Hierna reageert u niet meer op brieven of e-mails van deze persoon.

… op sociale media (via eigen account of via het account van de gemeente)

Dit zijn in het kort de stappen die u neemt (zie bijlage 3 voor een uitgebreidere beschrijving): 1. Laat aan de gemeentesecretaris (voor wethouders) of griffier (voor raads- en commissieleden) weten wat er aan de hand is. 2. Overleg welke reactie gepast is. 3. Is de afzender bekend? Dan kan deze persoon eventueel uitgenodigd worden voor een gesprek op kantoor of via de telefoon. Reageer bij voorkeur niet terug via de sociale media. 4. Daarna reageert u niet meer op agressieve berichten van deze persoon.

… buiten / in de privésfeer

1. Geef aan dat u op deze manier niet verder met de inwoner wil praten (grenzen stellen). 2. Als de persoon hier toch mee doorgaat beëindigt u het gesprek. 3. Voor uw eigen veiligheid, laat personen niet binnen in uw eigen woning. 4. Trek u zoveel mogelijk terug naar een veilige plek; denk aan uw eigen veiligheid en neem geen onnodige risico’s. 5. Is dit niet mogelijk? Geef de persoon zoveel mogelijk zijn zin en laat dit uit houding en gedrag blijken. Blijf kalm en provoceer niet. 6. Bel 112. Doe dit direct bij fysiek geweld, het tonen van wapens en/of (herhaaldelijk) stalkgedrag.

7. Meld het incident direct bij de gemeentesecretaris (voor wethouders) of bij de griffier (voor raad- en commissieleden).

3. STAPPEN NA NORMOVERSCHRIJDEND GEDRAG De basisafspraak is dat, als u als individuele bestuurder of politicus te maken krijgt met normoverschrijdend gedrag, u intern een melding maakt. Vervolgens wordt er met u overlegd over de afhandeling. Als u twijfelt, neem dan ook contact op. Na het contact wordt bepaald of en wat er nodig is. 

1. Melden van normoverschrijdend gedrag Meld normoverschrijdend gedrag altijd en direct intern. Raads- en commissieleden melden incidenten bij de griffier, die de burgemeester van de melding in kennis stelt. Wethouders melden incidenten direct bij de gemeentesecretaris en/of de burgemeester. De burgemeester meldt direct bij de gemeentesecretaris, die de griffier en de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad daarvan in kennis stelt.



2. Registratie van de melding Elke melding van normoverschrijdend gedrag wordt geregistreerd. Dit wordt gedaan via het meldingsformulier. De griffier/burgemeester/gemeentesecretaris zal, samen met u, het meldingsformulier invullen1. De gemeentelijke preventiemedewerker beheert de registraties.



3. Maatregelen Na de melding wordt met u besproken welke maatregelen tegen de veroorzaker genomen moet worden. Leidraad hiervoor zijn de maatregelen en sancties die worden genoemd in bijlage 2. De preventiemedewerker en juridisch medewerker van de gemeente zijn eventueel beschikbaar voor advies. Maatregelen worden bij voorkeur binnen 48 uur na de melding getroffen en schriftelijk aangekondigd en opgelegd door de gemeentesecretaris, indien het de burgemeester en/of een wethouder betreft of de griffier, indien het een raads- of commissielid betreft.



4. Aangifte doen Normoverschrijdend gedrag kan strafbaar zijn. Het is van groot belang dat van strafbaar gedrag zo snel mogelijk aangifte wordt gedaan. De burgemeester en/of de gemeentesecretaris en/of de griffier overleggen zo nodig met u en de politie over de ernst van de situatie en de aangifte. Het doen van aangifte gebeurt op het adres van de gemeente Waddinxveen en nooit op het privéadres. U kunt zich bij de aangifte laten bijstaan door een vertegenwoordiger van de gemeente. Een uitgebreide beschrijving over de procedure bij aangifte is op te vragen bij het team HR (HRadvies@waddinxveen.nl) van de gemeente.



5. Informeren In overleg met u als melder wordt door de burgemeester en/of de gemeentesecretaris en/of de griffier besloten of de melding van dusdanige aard is dat de gemeenteraad, de fractie of het presidium moet worden geïnformeerd. Dit gebeurt vertrouwelijk. De burgemeester is woordvoerder naar de raad toe als het gaat om bedreiging van één of meer wethouders, raads- of commissieleden. Is de burgemeester zelf direct betrokken dan overlegt hij in eerste instantie met de gemeentesecretaris. Daarna kan met de locoburgemeester en eventueel de commissaris van de Koning de handelswijze worden bepaald. Communicatie en contacten met de pers worden overgelaten aan de voorlichter van de gemeente.



6. Kostenverhaal bij schade Bij geleden schade, in welke vorm dan ook, is het uitgangspunt dat deze zoveel mogelijk wordt verhaald op de veroorzaker. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij de procedure zoals deze ook geldt

1 Noot voor griffie/burgemeester: het meldingsformulier is te vinden op WadElse/Groep

HRM/Documenten/Arbo/Agressieprotocol.

voor gemeenteambtenaren. Een uitgebreide beschrijving over de procedure voor het verhalen van de schade is op te vragen bij het team HR (HR-advies@waddinxveen.nl) van de gemeente. 

7. Nazorg, advies en ondersteuning door derden Binnen één week zorgen de personen bij wie de melding is gedaan voor een evaluatie/vervolggesprek. In dit gesprek kan bijvoorbeeld met u worden teruggeblikt over de behandeling van de melding en gevolgen voor de inwoner, maar ook over (vervolg)ondersteuning voor u. Wanneer u geconfronteerd wordt met normoverschrijdend gedrag, dan kunt u voor advies en ondersteuning ook terecht bij de “Vertrouwenslijn”, bereikbaar via telefoonnummer 0800 2800 200. De Vertrouwenslijn is opgericht in opdracht van het Ministerie van BZK om bestuurders en politici bij te staan en te adviseren. U kunt gebruik maken van het netwerk van vakgenoten en ervaringsdeskundigen. Deze geven praktische adviezen op het gebied van damage control, positionering, strategie en coaching. Dialoog en Training Dit protocol wordt als agendapunt opgenomen in het introductieprogramma voor de nieuwe raadsleden. Daarnaast kan, indien gewenst, de gemeente een training regelen op het gebied van omgaan met normoverschrijdend gedrag. Dit kan een groepstraining zijn na bijvoorbeeld de vorming van een nieuw college. Maar ook individuele personen kunnen dit verzoeken. Aanmelding kan via het team HR (HR-advies@waddinxveen.nl) van de gemeente. 4.

SLOTBEPALINGEN Dit protocol wordt aangehaald als Protocol ‘Hoe te handelen bij normoverschrijding gedrag tegen politieke ambtsdragers gemeente Waddinxveen 2021’ en treedt in werking op de dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van de gemeente Waddinxveen d.d. 22 september 2021 De raad voornoemd, de voorzitter,

de griffier,

(drs. E.J. Nieuwenhuis)

(F.W. van der Dussen)

BIJLAGE 1: Categorieën normoverschrijdend gedrag Indeling in categorieën van de ernst van het normoverschrijdend gedrag. Deze categorieën kunnen gebruikt worden als hulpmiddel bij het opleggen van een sanctie.

I

II

(non-) Verbale agressie

Persoonsgerichte bedreiging

Beledigen Vernederen Smaad Treiteren Discrimineren Seksuele intimidatie

Schelden; beledigen; middelvinger geven; dreigende opmerkingen maken (niet op de persoon gericht); kwetsen; aanhoudend kleineren; zwart maken; aanhoudend pesten of sarren; discrimineren naar herkomst, seksuele geaardheid, religie of fysieke kenmerken; ongewenste seksuele aandacht. Ook uitingen via telefoon, blog, brief of email vallen hieronder.

Dreigen door houding, gebaar, of andersoortig gedrag Bemoeilijken, onmogelijk maken of juist dwingen Lokaalvredebreuk Schennis der eerbaarheid Pogingen tot schoppen, slaan of verwonden

Op de persoon (of directe naasten) gerichte bedreiging waarbij het aannemelijk is dat de dreiging wordt uitgevoerd; het openlijk dragen van een wapen (pistool, mes, e.d.); dwingen tot uitvoeren of juist nalaten van ambtstaken; opzettelijk bemoeilijken en / of onmogelijk maken van uitvoeren van taken, Huisvredebreuk gepleegd aan een voor openbare dienst bestemd gebouw (toegang verschaffen, zonder toestemming), dreigen met schoppen/slaan, stelselmatig hinderen, stelselmatig volgen, stelselmatig bedreigen. Ook schriftelijke dreigingen, via brief, telefoon, blog, brief en email vallen onder deze definitie.

Stalken

III

Fysieke agressie

Mishandeling Verwonden, pijn veroorzaken Aanranden Beetpakken, duwen, trekken, slaan, gericht gooien, spugen Wapengebruik Vernielen

mishandeling, verwonden, schoppen, aanranden, beetpakken, duwen, trekken, slaan, spugen en gericht gooien met voorwerpen, krabben, ongewenst aanklampen, seksuele handtastelijkheden, het vernielen van meubels, het gooien van objecten, het fysiek verhinderen dat iemand een vertrek kan verlaten, het fysiek verhinderen van werkzaamheden.

BIJLAGE 2: Sancties bij normoverschrijdend gedrag Soort agressie CAT 1: Verbale agressie (1e keer)

Actie of sanctie Mondelinge waarschuwing Schriftelijke waarschuwing (optioneel) Ordegesprek (optioneel)

CAT 1: Verbale agressie (niet de 1e keer)

Schriftelijke waarschuwing of Ordegesprek (met of zonder waarschuwingsbrief) Melding bij de politie Gebouwontzegging (optioneel)

CAT 2: Persoonsgerichte bedreiging (1e keer)

Ordegesprek (met of zonder waarschuwingsbrief) Aangifte bij de politie Gebouwontzegging (optioneel)

CAT 2: Persoonsgerichte bedreiging (niet de 1e keer)

Gebouwontzegging Aangifte bij de politie Terugkeergesprek na gebouwontzegging

CAT 3: Gebruik fysiek geweld tegen persoon en/of goederen

Gebouwontzegging Aangifte politie Verhalen schade (indien van toepassing) Terugkeergesprek na gebouwontzegging

Zonder afspraak betreden pand bij gebouwontzegging

Verlenging gebouwontzegging

BIJLAGE 3: Handelingsleidraad bij normoverschrijdend gedrag op sociale media 1. Voer vooraf verleg Laat aan de gemeentesecretaris (voor wethouders) of griffier (voor raads- en commissieleden) weten wat er aan de hand is en overleg welke reactie gepast is. Eventueel kan er advies worden gevraagd aan het team communicatie. 2. Reageer gepast - Reageer zakelijk en verwijs naar huisregels, gedragscodes of eventueel strafbare feiten. Reageer nooit op persoonlijke titel. - Reageer als het kan niet via het sociale medium, maar via een e-mail, brief of telefoongesprek. Anders bestaat de kans dat de agressieve toon via de sociale media blijft en anderen zich er mee gaan bemoeien. Is de afzender bekend? Nodig hem of haar dan uit voor een gesprek. Vaak weten mensen niet wat de gevolgen kunnen zijn van een bericht via sociale media. Het is goed om de afzender daarvan bewust te maken. Onderzoek waar hij of haar het bericht heeft geplaatst en maak afspraken voor de toekomst. - Verspreid de afzender onjuistheden of geruchten? Reageer dan door de juiste informatie op een zakelijke manier te delen. Vraag de afzender om te stoppen met het verspreiden van onjuiste informatie. 3. Schakel hulp in als het nodig is - Schendt de afzender uw privacy? Bijvoorbeeld door beeld- of geluidsmateriaal van u online te zetten? Schakel dan de privacy-officer in van de gemeente.

- Is er sprake van een strafbaar feit? Doe aangifte bij de politie. Berichten die normaal gesproken strafbaar zijn, zijn dat op sociale media ook. - Als het nodig is, kunt u de rechter vragen om de afzender te dwingen te stoppen met online agressie. Hiervoor spant u een kort geding aan. Een juridisch medewerker van de gemeente kan u advies hierover geven. - Is de afzender onbekend en wilt u weten wie het is? Vraag dan hulp aan de politie en aan de provider of host van het sociale medium. o De politie kan helpen bij de opsporing. o De provider of host kan de gegevens van de afzender met ons delen. Wil de host of provider dat niet doen? Dan kunt u een kort geding starten om de host of provider via de rechter te dwingen om mee te werken. 4. Bewaar alle gegevens die u heeft Bewaar elk bericht dat relevant kan zijn. Bijvoorbeeld door schermafdrukken te maken. Zorg dat datum en tijd van het bericht duidelijk zichtbaar zijn. Schrijft het er anders zelf bij. Bewaar ook alle gegevens die u heeft van de afzender. Sla alle gegevens op in een eigen document op uw computer, liever niet online.