Memo Ontbrekende zienswijzen businesspark Vredenburgh fase 2

Memo Zaakkenmerk: 250938 Documentkenmerk: 302353 Onderwerp: Ontbrekende zienswijzen Businesspark Vredenburgh fase 2 Afzender: College Datum: 2 september 2025 Geachte raad, Met dit memo informeren wij u over fouten die ontdekt zijn in het proces van het bestemmingsplan "Businesspark Vredenburgh fase 2", dat door uw raad op 9 juli van dit jaar is vastgesteld. Op 30 juli is de portefeuillehouder geïnformeerd dat er 27, tijdig ingediende, zienswijzen per abuis niet zijn meegenomen in de beantwoording die aan u is voorgelegd. Daarna is alles op alles gezet om onderzoek te doen, de juiste stappen voor te bereiden en is het college op het eerstvolgende mogelijke moment na het reces direct geïnformeerd. Als college betreuren wij ten zeerste dat er zienswijzen gemist zijn. Graag informeren wij u over wat er is gebeurd en hoe we dit gaan herstellen. Uiteraard kunt u erop vertrouwen dat wij intern direct kritisch naar de werkwijze voor behandeling van zienswijzen hebben gekeken om dit in de toekomst te voorkomen. Het gaat om 27 zienswijzen die (nog) niet beantwoord zijn Het ontwerpbestemmingsplan voor Businesspark Vredenburgh fase 2 heeft van eind 2023 tot begin 2024 ter inzage gelegen. Tijdens deze periode zijn er zienswijzen ontvangen. Op 9 juli 2025 heeft uw raad het bestemmingsplan, inclusief de nota van beantwoording vastgesteld.

Op maandag 21 juli bereikte ons een bericht van een advocaat waaruit bleek dat de door hen ingediende zienswijze niet in de vastgestelde stukken terug te vinden was. Naar aanleiding van dit signaal hebben wij de voorgenomen publicatie van het raadsbesluit onmiddellijk stopgezet om dit incident grondig te onderzoeken. Na een uitgebreide in- en externe controle is een overzicht gemaakt van de ontbrekende zienswijzen. In totaal gaat het om 27 gemiste zienswijzen. We betreuren dat dit op een later moment pas is gesignaleerd. Om herhaling in de toekomst te voorkomen wordt de wijze van aanlevering en de behandeling van zienswijzen aangescherpt Bij bestemmingsplannen en omgevingsvergunningen kunnen zienswijzen op veel verschillende manieren binnenkomen. Deze werkwijze past bij de huidige visie op dienstverlening van de gemeente. Om herhaling te voorkomen wordt deze werkwijze heroverwogen. In het geval van het bestemmingsplan voor Businesspark Vredenburgh fase 2 zijn er relatief veel zienswijzen binnengekomen. De zienswijzen zijn op verschillende manieren binnengekomen en door verschillende personen met wisselende onderwerpen in het zaaksysteem geregistreerd, waardoor ze per abuis niet meegenomen zijn in de beantwoording. Om dit in de toekomst te voorkomen is de werkwijze per direct aangescherpt.

De nieuwe procesbeschrijving zorgt voor een duidelijke en transparante werkwijze waarbij één verantwoordelijke de coördinatie en communicatie rondom zienswijzen intern beheert.

We controleren naast dit bestemmingsplan ook andere lopende bestemmingsplannen We nemen de ontdekking van de geconstateerde fouten serieus en zijn daarom direct aan de slag gegaan om te kijken of dit alleen Businesspark Vredenburgh fase 2 betreft, of ook andere dossiers. We controleren alle lopende bestemmingsplannen waar op dit moment nog zienswijzen voor kunnen worden ingediend of waarbij nog gewerkt wordt aan de nota van beantwoording. Wij verwachten uiterlijk 10 september meer duidelijkheid over deze controle. Voor Businesspark Vredenburgh fase 2 volgt er een herstelbesluit Uit een interne en externe juridische analyse blijkt dat de ontbrekende zienswijzen inhoudelijk overeenkomen met de zienswijzen die wel zijn beantwoord. Eén zienswijze wordt voor de zekerheid nog een keer extra door specialisten gecontroleerd. Mocht dit leiden tot nieuwe inzichten dan wordt u in september hierover geïnformeerd. Direct na de constatering van de gemiste zienswijzen is overlegd met interne en externe juridische experts over hoe dit op een zorgvuldige wijze hersteld kan worden. Op basis van dit advies corrigeren wij de fouten door middel van een herstelbesluit dat door de gemeenteraad (op grond van artikel 6:19 van de Algemene wet bestuursrecht) wordt vastgesteld. De inhoudelijke behandeling van dit herstelbesluit vindt in de raadsvergadering van oktober plaats.

Concreet houdt dit in dat: • Het op 9 juli vastgestelde bestemmingsplan, zoals wettelijk verplicht, alsnog is gepubliceerd (31 juli 2025). • De 27 ontbrekende zienswijzen alsnog worden beantwoord. • Het herstelbesluit, inclusief nota van beantwoording, ter vaststelling aan u wordt voorgelegd. Met deze oplossing erkennen we onze fouten en zorgen we voor een correcte afronding Als gemeente nemen we de inbreng van inwoners serieus. In het geval van het bestemmingsplan voor Businesspark Vredenburgh fase 2 erkennen we onze fouten en geven we de ingediende zienswijzen alsnog de aandacht die ze verdienen. Alle zienswijzen worden - met het herstelbesluit - formeel door de raad beantwoord. Dit is niet alleen van belang voor de inwoners die een zienswijze hebben ingediend, maar ook bij een eventuele procedure bij de Raad van State. Beroepen die worden ingesteld tegen het oorspronkelijke besluit, hebben van rechtswege ook betrekking op dit herstelbesluit.

De komende periode zetten wij de volgende stappen • We ronden de controle van de lopende bestemmingsplannen in het zaaksysteem af en informeren u hierover uiterlijk 10 september; • We informeren op 2 september alle indieners van zienswijzen (zowel van de behandelde als van de niet-behandelde zienswijzen) over wat er geconstateerd is en het te nemen herstelbesluit.; • We stellen de nota van beantwoording van de ontbrekende zienswijzen op; • We bereiden een raadsvoorstel voor om het herstelbesluit, inclusief beantwoording op alle zienswijzen, door uw raad te laten vaststellen in de raad van oktober. We beseffen dat deze gang van zaken het vertrouwen op de proef stelt. Wij bieden u namens het college onze oprechte excuses aan voor de fouten en de onrust die hierdoor is ontstaan.