Memo evaluatie vuurwerkshow 2023-2024

MEMO

Zaakkenmerk: 109759 Documentkenmerk: 115368 Doelgroep: Raad Onderwerp: Memo evaluatie vuurwerkshow 2023-2024 Afzender: College van B&W Datum: 27 februari 2024 Geachte Raad, Aanleiding Voor de jaarwisseling 2023-2024 stond een vuurwerkshow gepland. En net als vorig jaar moest deze vanwege de verwachte weersomstandigheden worden afgelast. Het proces rondom het organiseren en afgelasten van de vuurwerkshow hebben we in kaart gebracht en daaruit aandachtspunten geformuleerd voor de toekomst. Terugblik: Evaluatie vuurwerkshow 2022  De evaluatie van het proces rond evenement vuurwerkshow 2022/2023 heeft plaatsgevonden op 31 januari in het college en op 22 februari 2023 in de raad.  Aanbeveling: Het schenken van alcohol is aan te bevelen, mensen nemen anders eigen alcoholische dranken mee. We willen hier meer controle op uitoefenen. Proces voorbereiding 2023 mei t/m oktober  Eerste overleg met de organisatie en partners vindt plaats op 23 mei 2023.  Aanvraag evenementen vergunning ontvangen van de organisatie op 31 augustus 2023  Op 18 oktober 2023 wordt het subsidiebedrag van €24.100 verhoogd naar €25.000 middels een collegevoorstel.  Het collegevoorstel vuurwerkshow wordt op 24 oktober 2023 behandeld.

(portefeuillehouder wethouder Leferink) Ingestemd wordt met  Licht  Geluid en vuurwerk  Budget van 25000 Euro Proces voorbereiding november t/m december  Positief advies VRHM wordt ontvangen op 16 november 2023 is een positief advies van zowel politie als VRHM binnen.  De kindershow valt tegelijk met een aantal kerkdiensten in de omgeving. De organisatie heeft met de kerken in de omgeving afgestemd over het tijdstip van de show en de kerkdiensten zodat er geen geluidsoverlast zal worden ervaren.  Aanwijzingsbesluit collectieve festiviteiten gepubliceerd op 8 december 2023  Beschikking ontbrandingstoestemming ODMH wordt ontvangen op 11 december 2023  Brief vuurwerkshow wordt ter informatie verstuurd naar de raad op 13 december 2023  Op 15 december 2023 wordt de evenementenvergunning verleend.  Het college besluit op 28 december, na verzoek van de organisatie, om de vuurwerkshow niet te verplaatsen. Verplaatsen vuurwerkshow 28 december geeft de weersvoorspelling aan dat het slecht weer wordt op het tijdstip van de viering. Er wordt dan overleg gepleegd tussen Organisatie Visuality shows (de organisatie) en de gemeente.

Vraag van de organisatie is of de vuurwerkshow een dag eerder kan plaatsvinden in verband met het voorspelde slechte weer op 31 december. De organisatie geeft aan zelf al groen licht te hebben van de hulpdiensten hiervoor. Politieadviseur van de Veiligheidsregio geeft aan inderdaad contact te hebben gehad met de organisator. Op dat moment neemt directeur ODMH contact op met de burgemeester. Hij geeft hierbij aan dat het op 31 december om 0.00 uur naar verwachting te hard zal waaien. Er is dus een grote kans dat de provincie de ontbrandingstoestemming zal intrekken. De burgemeester neemt daarop contact op met teamleiding politie Waddinxveen-Zuidplas. Teamleiding geeft aan, geadviseerd door veiligheidsdiensten, dat verplaatsen naar 30 december geen probleem oplevert, mits de aanvang uiterlijk 22.00 uur is. Burgemeester Nieuwenhuis en wethouder Leferink besluiten eerst de rest van het college te vragen hoe zij aankijken tegen eventuele verplaatsing. Dit leidt tot het besluit dat de show niet verplaatst zal worden. Aanvankelijk spreekt burgemeester Nieuwenhuis met directeur ODMH af om vrijdag 29 december einde middag een besluit te nemen over eventuele afgelasting. Na overleg blijkt echter dat dit besluit pas later kan worden genomen. Burgemeester en wethouder besluiten daarom zo lang mogelijk te wachten met een eventuele afgelasting.

Afgelasten vuurwerkshow Zaterdagochtend 30 december verzoekt de organisator de gemeente een besluit te nemen, om eventuele onnodige kosten te voorkomen. Burgemeester neemt contact op met directeur ODMH, die aangeeft dat de weersomstandigheden op 31 december 0.00 voor 100% negatief zijn: de wind zal te hard zijn. De show wordt afgelast en via de communicatiekanalen van de gemeente wordt dit ook gecommuniceerd. Conclusies en aanbevelingen na het ambtelijk gesprek  De aandachtspunten die volgenden uit de evaluatie van vorig jaar zijn dit jaar goed opgepakt.  De ambtelijke afstemming in het voortraject (voor de officiële aanvraag evenementenvergunning) verliep goed.  Het contact met de veiligheidspartners en organisatie in het voortraject verliep goed.  Er moet eerder afgestemd worden welke eisen er aan een evenement zit. Gaat het hier om een gewoon evenement of een evenement bij een inrichting. Zo is er geen onduidelijkheid of er gewacht moet worden op een geluidsadvies vanuit de ODMH of dat de geluidsvoorschriften uit de APV gelden.  De vergunning werd dit jaar later dan gebruikelijk verleend. Dit had te maken met onduidelijkheid over een geluidsadvies of dat er een collectieve festiviteit aangewezen moest worden.  De communicatielijnen die voor het eventueel verplaatsen en het afgelasten zijn gaan lopen zorgden voor onduidelijkheid.

Voor een volgende editie moeten hier duidelijke afspraken over gemaakt worden. Wie belt wie en wanneer doen we dat?  Het go-no go- moment is op zaterdag in de ochtend geweest. Dit had ermee te maken dat de organisatie op dat moment nog bepaalde verplichtingen kon annuleren om zo veel mogelijk de kosten te besparen. Conclusies en aanbevelingen na het bestuurlijk gesprek  In de eerste helft van het proces (t/m oktober) moet het bestuur beter betrokken worden. Zo kunnen er kaders meegegeven worden waarbinnen het evenement moet passen.  Het is verstandig om vooraf al na te denken over een eventuele verplaatsing. Willen we dit wel en is dit ook haalbaar? Zo ja, welke dag wordt dit dan, en wat doen we als het die dag ook slecht weer is.  Het is verstandig om voor een eventuele volgende editie na te denken over mogelijke alternatieven bij slecht weer.  Het vergunningstraject verliep minder soepel dan gebruikelijk. Dit had voornamelijk te maken met onduidelijkheden over de locatie en de juridische gevolgen van deze locatie. Er werd een geluidsadvies verwacht, maar dit bleek later om een collectieve festiviteit te gaan. Dit moet bij ontvangst van de aanvraag voor de evenementenvergunning gelijk met de ODMH besproken worden zodat het hele proces duidelijk is aan welke eisen voldaan moet worden.



Er komen voor dit evenement veel bevoegdheden bij elkaar. De ontbrandingstoestemming wordt bijvoorbeeld door de provincie afgegeven, de evenementenvergunning door de gemeente, de ODMH heeft het toezicht op de geluidsnormen. Voor meer duidelijkheid tijdens het proces en de vraag voor het wel of niet afgelasten moeten deze rollen en verantwoordelijkheden duidelijker worden omschreven.

Conclusies en aanbevelingen na het gesprek met organisatie en veiligheidspartners  De algemene indruk is dat de samenwerking tussen de organisatie, gemeente en veiligheidspartners goed is verlopen. De lijnen waren kort wat als prettig werd ervaren.  Er zijn duidelijke overlegmomenten geweest en het was voor de organisatie duidelijk wat zij wanneer aan moesten leveren. Waren hier nog vragen over of aanvulling op gevraagd, dan werden deze snel geleverd door de organisatie.  Er deed zich een onvoorziene omstandigheid voor met de vraag over het verplaatsen van de vuurwerkshow. Doordat er veel partijen betrokken zijn, zijn de communicatielijnen vertroebeld met het snelle schakelen. Duidelijke afspraken over de communicatielijnen bij onvoorziene omstandigheden kunnen in het vervolg voor meer duidelijkheid en heldere advisering zorgen. Vervolg In mei volgt er een voorstel met betrekking tot de jaarwisseling 2024-2025.