Memo Evaluatie exploitatie Cultuurhuys De Kroon

MEMO Evaluatie exploitatie Cultuurhuys De Kroon

Inhoudsopgave

Aanleiding 1. Uitgangssituatie 2. Ontwikkeling 3. Vervolg

Aanleiding

Tijdens de gemeenteraadsvergadering van 8 juli 2020 over de Kaderbrief 2021-2024 zijn twee moties aangenomen met betrekking tot Cultuurhuys de Kroon in Waddinxveen. Motie 13 (Geef cultuursector hoop) Hierin wordt de relatie gelegd met de ontwikkeling van een nieuw businessplan voor het Cultuurhuys, de herijking van het subsidiebeleid en de totstandkoming van een cultuurnota. Waar deze herijking van invloed kan zijn op de inhoud van de nota en gevolgen heeft voor de cultuursector verzoekt de raad voldoende flexibiliteit in te bouwen zodat de straks gewenste mogelijkheden niet bij voorbaat worden beperkt. Motie 14 (Motie exploitatielasten Cultuurhuys de Kroon) Hierin wordt het college verzocht: - de extra exploitatielasten voor Cultuurhuys de Kroon voor 2021 als een eenmalige incidentele uitgave te beschouwen. - door middel van een nadere toelichting en/of memo uitleg en noodzaak aan te geven voor een structurele uitgave met ingang van 2022 alvorens dit als kader op te nemen voor de begroting. Overwogen wordt dat de voortgang van het Culthuurhuys niet in het gedrang mag komen en er duidelijkheid is gewenst over mogelijke lastenvermindering in de toekomst.

In de nota maatschappelijke voorzieningen en accommodatiebeleid (2017) is met betrekking tot het Cultuurhuys aangegeven dat een evaluatietraject gestart moet worden om te bekijken waar nog een slag gemaakt kan worden wat betreft efficiëntie en samenwerking met de organisaties. In motie 14 wordt gevraagd om een toelichting op de noodzaak voor een structurele extra uitgave voor de exploitatie van Cultuurhuys de Kroon. Om deze noodzaak te kunnen vaststellen, is onderzoek nodig naar de exploitatie op lange termijn. Deze memo geeft daarom een beeld van de algemene exploitatie, het beheer en de juridische structuur ervan, in relatie tot in de loop van de tijd ontstane knelpunten. Om de knelpunten bij het gebruik van De Kroon op te kunnen lossen, willen we beheer en gebruik herijken volgens de in de memo opgenomen uitgangspunten. De raad wordt bij de Kaderbrief 2022-2025 voorgesteld in 2022 incidenteel € 40.000 beschikbaar te stellen, als bijdrage voor de verhoogde exploitatielasten van De Kroon in dat jaar. Het is immers niet te verwachten dat de evaluatie reeds in 2022 tot een lastenvermindering zal leiden. 1

1. Uitgangssituatie

Realisatie De realisatie van het Cultuurhuys aan het Gouweplein 1 maakt deel uit van de invulling van (destijds project BLOK5) van het Centrumplan vanaf 2014. Er was sprake van twee sporen bij de ontwikkeling en realisatie: -

een extern spoor waarbij het realiseren van de activiteiten in BLOK5 zoveel mogelijk bij de externe partners (maatschappelijk én commercieel) wordt gelaten. Stichting Vonk en bibliotheek De Groene Venen nemen het voortouw om een zo compleet mogelijk plan neer te leggen met een sluitende exploitatie. Zij betrekken hierbij de Waddinxveense organisaties die gebruik gaan maken van BLOK5. De gemeente is hier niet de initiatiefnemer maar is wel betrokken, vanwege het grote financiële belang dat de gemeente heeft bij het slagen van BLOK5;

-

een gemeentelijk spoor waarbij het college de regie voert op de financiële en juridische uitvoering van de opdracht van de Raad om BLOK5 in te vullen met een zo laag mogelijke gemeentelijke financiële bijdrage. Vanwege het grote financiële belang dat de gemeente heeft bij BLOK5 voert de gemeente de regie over de juridische en financiële aspecten (onderhandelingen ASR over koop/huur en commerciële mogelijkheden BLOK5, onderzoek verschil koop-huur, fiscaal en juridisch onderzoek (beheersvorm), flankerend subsidiebeleid).

Als belangrijkste randvoorwaarde wordt de betrokkenheid van de Waddinxveense samenleving genoemd: een bruisend dorpshuis dient een gedragen initiatief te zijn van gedreven Waddinxveners, dat nog moet groeien. Ondanks de ‘harde’ aspecten van een project (planning, financiën, ontwerp etc) blijft de realisatie van een bruisend dorpshuis een proces. Overige randvoorwaarden, mede benoemd vanuit de raad: -

basis van BLOK5 is een integraal gebruiks- en exploitatieplan waarmee de voorziening langjarig is gegarandeerd, in zowel fysieke als in financiële zin; aandacht voor eventueel leegkomende accommodaties door verplaatsing van activiteiten naar BLOK5; actief samenwerking zoeken met ondernemers voor BLOK5; de expertise van zowel de bibliotheek, stichting Vonk alsook van particuliere ondernemers benutten; tijdens de realisatie van BLOK5 kijkt een groep van onafhankelijke derden kritisch mee in het proces om een goede basis te leggen voor het optimaal functioneren van BLOK5 (begeleidingscommissie/klankbordgroep).

Juridische verhouding Resultaat van bovenstaande is de oprichting van stichting Cultuurhuys De Kroon op 17 juli 2014 (hierna: SDK). Gekozen is voor een stichting die beheer en exploitatie van het gebouw op zich neemt en hiermee de gebruikers kan faciliteren in het kunnen uitvoeren van hun activiteiten. Stichting Vonk (hierna: Vonk) en Bibliotheek De Groene Venen (hierna Bibliotheek) hebben gebruikersovereenkomsten afgesloten met SDK, steeds voor een periode van vijf jaar. Vonk heeft deze overigens niet getekend. Voor de volgende vijf jaar moet eveneens nog worden getekend. De gemeente heeft een huurovereenkomst voor het pand afgesloten met ASR voor de periode van 2014 tot 2024. Hierin is ook de huur van vijf parkeerplekken opgenomen. ASR heeft het eigendom van het pand per 1 november 2016 overgedragen aan Heus Beheer. Deze is dus als verhuurder in de plaats getreden van ASR. Andere gebruikers vanaf de start zijn Vrijwilligerswerk en het CJG, tot einde 2019. Omdat de huurovereenkomst tussen de gemeente en Heus Beheer in 2024 afloopt moet de gemeente zich bezinnen op de periode daarna. 2

SDK heeft met de gemeente een huur- en een uitvoeringsovereenkomst gesloten: Huurovereenkomst: in de huurovereenkomst (lopend van 1 december 2014 tot 16 augustus 2024, telkens met vijf jaar verlengbaar) is onder meer opgenomen dat het gebouw en de parkeergelegenheid uitsluitend bestemd is om te worden gebruikt als ruimten voor de bibliotheek en voor maatschappelijke en culturele dienstverlening. Uitvoeringsovereenkomst: in de uitvoeringsovereenkomst (vanaf periode 2015 jaarlijks te verlengen) is overeengekomen dat de gemeente een exploitatiebijdrage (subsidie) verstrekt aan SDK, onder de volgende voorwaarden: Functie van Cultuurhuys De Kroon: SDK heeft ten doel het beheren en exploiteren van een maatschappelijk cultureel centrum, het faciliteren van al wat nodig is om van het centrum een ontmoetingsplaats te maken voor gebruikers, bezoekers, docenten en artiesten. Daarnaast: een bijdrage te leveren aan het maatschappelijk welzijn in de ruimste zin van het woord en het bevorderen van de samenwerking tussen instellingen in het werkgebied van SDK. Beoogde resultaten: SDK beheert en exploiteert het gebouw conform de tussen de gemeente en SDK gesloten huurovereenkomst.

Bovendien levert de SDK een actieve bijdrage aan de realisatie van een bij de vraag van de inwoner aansluitend adequaat en breed voorzieningenaanbod binnen het Cultuurhuys , waardoor iedereen in de Waddinxveense samenleving mee kan doen. Reguliere activiteiten en prestaties: SDK verricht werkzaamheden en activiteiten op het beheer, onderhoud en de instandhouding van het gebouw en de faciliteiten van het Cultuurhuys. SDK sluit gebruikersovereenkomsten af met de gebruikers om (delen van) het Cultuurhuys en de faciliteiten aan hen beschikbaar te stellen.

Beheer Onder beheer wordt door ons verstaan: De organisatie van (en het toezicht op) het gebruik en het geschikt houden van de accommodatie voor de gebruikers. Beheer omvat werkzaamheden op het gebied van huisvesting, diensten en middelen. Het technisch beheer zit bij de gemeente: groot onderhoud en veiligheidsvoorschriften Het facilitair beheer zit bij SDK: taken voortvloeiend uit het gebruik van ruimten (verhuur ruimten, sleutelbeheer, schoonmaak, klein onderhoud en ontvangen bezoekers) Het programmabeheer zit bij SDK: het bewaken van concept bruisend hart van (gezamenlijke) huisvesting en programmering. Subsidie Naast de subsidieverhouding met SDK heeft de gemeente tevens een subsidieverhoudingen met de vaste gebruikers van De Kroon. De subsidieafspraken zijn vastgelegd in de verschillende subsidiebeschikkingen.

3

2. Ontwikkeling

Knelpunten De in het Cultuurhuys aanwezige horeca is door de pachter overgedragen aan SDK, waarbij de eerste inrichting door SDK flink is gewijzigd. SDK heeft naast haar taken op het gebied van beheer en exploitatie van het gebouw een eigen programma-aanbod ontwikkeld in de vorm van een theater/ podiumfunctie. SDK heeft “Kroonjuwelen” geworven met als doelstelling om duurzame samenwerking tussen bedrijfsleven en cultuuractiviteiten te realiseren. In ruil hiervoor wordt hieraan in het Cultuurhuys publiciteit gegeven en kan er gebruik worden gemaakt van de theaterzaal (1 à 2x per jaar). De bibliotheek heeft de taalhuisfunctie opgepakt en om vanuit WEB-gelden non-formele educatie aan te kunnen bieden is er ruimte nodig voor het geven van lessen. Per 1 januari 2020 is het contract met het CJG beëindigd. In de loop van de eerste zes jaar is tevens een aantal knelpunten ontstaan. Het gaat hierbij om: -

1 Verdeling van ruimten 2 Klimaatbeheersing 3 Openingstijden 4 Kostenverdeling 5 Juridische structuur en exploitatie

1. Verdeling van ruimten SDK ervaart een knelpunt in het gebruik van de benedenverdieping die zowel nodig is voor bibliotheekwerkzaamheden (in- en uitleenbalie en zichtbaarheid) als foyer ruimte bij activiteiten in de theaterzaal. 2. Klimaatbeheersing Gedurende de afgelopen jaren bleek het binnenklimaat niet in alle ruimten goed aan te sluiten bij de gebruikswensen. 3. Openingstijden Er worden drie knelpunten geconstateerd bij het openstellen van het gebouw: a het binnenlaten van cursisten vanaf 9 uur. Les begint om 9.30 uur; b de wens van verlengde openingstijd van de Bibliotheek op zaterdagmiddag van 14-16 uur; c de avondopening voor de activiteiten van Vonk tot 22.30 uur (volgens programmering gaat het om de woensdag- en donderdagavonden met lestijden tot 22.00 uur, aanvangstijd 19.30-20.50 uur) 4. Kostenverdeling Knelpunten zijn: a De parkeerplaatsen kunnen niet verhuurd worden; b Gebruikers vinden dat ze geen invloed kunnen uitoefenen op de energiekosten en scharen deze onder de directe kosten van het gebouw (huur + servicekosten + energie); c Gebruikers vinden dat de directe kosten sterker stijgen dan de kosten van een normale prijsontwikkeling. Vooral de energiekosten zijn veel sneller gestegen, maar dit is niet terug te zien in de subsidies. Hierdoor is bij SDK een gat ontstaan in de exploitatie, waarop door hen geen invloed uitgeoefend kan worden.

4

5. Juridische structuur en exploitatie Knelpunten zijn: a SDK heeft inmiddels een dubbele rol: die van beheerder en van gebruiker/uitvoerder van activiteiten, namelijk de theater/podiumfunctie. Hoewel SDK met de exploitatie van deze activiteiten eigen inkomsten genereert, bestaat in zekere zin een ‘concurrentiepositie’ met de overige gebruikers, onder andere met betrekking tot het gebruik van de ruimte. b de vaste gebruikers zijn het er niet mee eens dat de gemeente alleen een gesloten gebruikersovereenkomst heeft met SDK en de formele relatie met hen is verbroken. Huurcontract met de eigenaar De huurovereenkomst tussen de gemeente en de eigenaar van het pand, Heus Beheer, loopt in 2024 af. Dit betekent dat de gemeente zich moet bezinnen op de periode daarna.

3. Vervolg

Visie gebruikers Zowel SDK als de gebruikers hebben een eigen visie hoe de knelpunten op te lossen. In de plannen doen de gebruikers enerzijds en SDK anderzijds voorstellen voor de kaders waarbinnen zij ieder voor zich het beste hun maatschappelijke functie kunnen vervullen, maar ook gezamenlijk de beoogde functie van het Cultuurhuys kunnen realiseren tegen zo laag mogelijke kosten. De bedoeling is dat op basis van die uitgangspunten de vaste bewoners een convenant opstellen waarin op basis van die kaders de onderlinge verhoudingen worden vastgelegd. Een dergelijk convenant acht men noodzakelijk voor bestuurlijke stabiliteit, ook in de toekomst, en voor een blijvend optimaal resultaat van het Cultuurhuys. SDK heeft in haar later opgestelde schets van een nieuwe opzet de volgende uitgangspunten: - De hoofdgebruikers krijgen een gelijkwaardige positie in het beheer en de exploitatie. De rollen van beheerder/exploitant en hoofdgebruiker, nu beiden vervuld door SDK, worden daartoe gesplitst. - Wat op theatergebied, financieel en qua vrijwilligersorganisatie bereikt is bij SDK gaat voor Waddinxveen niet verloren omdat SDK verdergaat als theaterstichting. - De problemen in de financiële opzet worden opgelost en door de splitsing niet vergroot.

Visie gemeente Uitgangspunt van de gemeente is de keuze voor een stichting die beheer en exploitatie van het gebouw op zich neemt en hiermee de gebruikers kan faciliteren in het kunnen uitvoeren van hun activiteiten. Het doel van deze activiteiten is het creëren en in stand houden van een bruisend dorpshuis. In de huidige uitvoeringsovereenkomst tussen de gemeente en SDK is opgenomen dat SDK al wat nodig is faciliteert om van het centrum een ontmoetingsplaats te maken voor gebruikers, bezoekers, docenten en artiesten. SDK heeft haar taak om een ontmoetingsplaats te faciliteren opgevat als reden om eigen programmaactiviteiten te ontwikkelen in de vorm van een theater/podiumfunctie. Men heeft hiermee blijk gegeven van cultureel ondernemerschap en heeft waarde toegevoegd aan de doelstelling van CDK door een theaterprogramma te ontwikkelen. Splitsing beheer en gebruik Hoewel SDK met de exploitatie van haar activiteiten eigen inkomsten genereert, is dit in het kader van de genoemde scheiding van taken niet gewenst. Nu heeft SDK immers een dubbele rol: die van beheerder en van gebruiker/uitvoerder van activiteiten (de theater/podiumfunctie). Zo bestaat in zekere zin een ‘concurrentiepositie’ met de overige gebruikers. 5

De rol van beheerder past daar niet goed bij. Bovendien kunnen de gewenste inkomsten ook worden gegenereerd door verhuur van (niet door de vaste gebruikers gehuurde) ruimten aan derden. Dit pleit ervoor om het beheer en de organisatie van de theater/podiumactiviteit te splitsen. SDK kan zich zodoende richten op haar beheertaken en is hierover aanspreekpunt voor de gemeente en gebruikers. Zo zijn de afspraken duidelijk en weten gebruikers waar zij moeten zijn voor vragen over het beheer en aanvullende dienstverlening. Een en ander is in lijn met de uitgangssituatie waarbij bewust een onafhankelijke stichting in het leven is geroepen die het beheer en de exploitatie van het gebouw op zich zou nemen, zodat de partners hun eigen autonome output kunnen leveren en SDK de verantwoordelijkheid heeft voor de totale organisatie. Met de gebruikers heeft de gemeente een subsidierelatie wat betreft de gewenste doelen en prestaties. Hiernaast is het van belang dat er een gemeentelijke visie komt voor de periode vanaf 2024. Zoals gezegd staat de gemeente voor de keuze: of het huurcontract te willen verlengen of naar andere opties te kijken. Uitgangspunten evaluatie beheer en gebruik De Kroon Om de splitsing in beheer tot stand te brengen en een mogelijke oplossing te vinden voor de genoemde knelpunten is het nodig om een evaluatie te doen van beheer en gebruik van De Kroon.

Daarbij wordt uitvoering gegeven aan Motie 14 om inzicht en noodzaak aan te geven voor een structurele uitgave voor de extra exploitatielasten. Bovendien kan met een herijking de nodige visie worden ontwikkeld op de toekomst, vanaf 2024. Het college wil de herijking uitvoeren met de volgende uitgangspunten: a. Alle beheerfuncties worden belegd bij één beheerder, Beheer De Kroon (BDK), in een apart op te zetten (rechts)vorm. BDK faciliteert in het gebruik van het gebouw en beheert het gebruik van de niet aan de vaste gebruikers toegewezen ruimten. b. BDK wordt opgezet door de gemeente, de gebruikers hebben hier geen plaats in. Dit is in lijn met de gewenste onafhankelijkheid van het beheer. Alle zaken aangaande het beheer van het gebouw zijn onderwerp van afspraak tussen de gemeente en BDK. BDK stemt wel periodiek af met de vaste gebruikers over het optimaal faciliteren van het gebruik van het gebouw. c. SDK gaat verder als theaterstichting (in deze notitie te benoemen als STK, Stichting Theater de Kroon). STK wordt pachter/exploitant van het Cultuurcafé (de horeca). Er vindt een ‘boedelscheiding’ plaats tussen BDK en STK. Over het beschikbaar stellen van het café voor alle gebruikers/ bezoekers en de borging van de invulling van de info/receptiefunctie worden afspraken gemaakt tussen BDK en STK. d.

De gebruikers blijven subsidie ontvangen voor (hun deel van) het gebruik van De Kroon. De gebruikers hebben een gelijkwaardige positie en zijn verantwoordelijk voor het gebruik van de eigen ruimte. Er vindt een herijking plaats van het gebruik van het gebouw door de gemeente, als basis voor hernieuwde afspraken met de vaste gebruikers (t.w. Vonk, Bibliotheek, Stichting Vrijwilligerswerk en STK). Gebruikers worden in staat gesteld om de op bepaalde tijden niet gebruikte eigen ruimte te exploiteren. Hiermee wordt cultureel ondernemerschap gestimuleerd. e. Overige ruimten, d.w.z. niet aan gebruikers toegewezen ruimten worden door BDK gefaciliteerd en geëxploiteerd in overleg met de gebruikers. In de uitwerking hiervan wordt opgenomen welke ruimten als ‘overig’ worden aangemerkt. Te denken valt aan de ruimten voor toiletten, vergaderruimte(n), vitrines langs de trap en de foyer. f. Deze ‘reorganisatie’ vindt budgetneutraal plaats, dat wil zeggen: de bestaande subsidies/ geldstromen worden zo herverdeeld dat de exploitatie van De Kroon en de afzonderlijke gebruikers geen extra gemeentelijke subsidie behoeven.

6

Vervolg De evaluatie wordt uitgevoerd door een kwartiermaker van de gemeente. Advies wordt uitgebracht aan het college. In het advies wordt tevens de in 2024 aflopende huurovereenkomst met de eigenaar van het gebouw en een visie op het toekomstige gebruik betrokken. Bij het vervolg spelen bovendien de herijking van het subsidiebeleid en de totstandkoming van het Beleidskader Cultuur 2020-2024 een rol.

7