Koersdocument Griffie def

GEMEENTE WADDINXVEEN

Koersdocument GRIFFIE 2023

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding .......................................................................................................................................... 3 2. Doelen Doel 1: De basis op orde ............................................................................................................... 4 Doel 2: Effectieve (raads)vergaderingen ..................................................................................... 5 Doel 3: Bevorderen deskundigheid raad ..................................................................................... 6 Doel 4 Strategische Advisering ................................................................................................... 7 Doel 5: Communicatie/participatie ............................................................................................... 8 Doel 6: Optimale samenwerking met de organisatie.................................................................. 9 Doel 7: Ontwikkeling griffie ....................................................................................................... 10 3.

Wat wordt benodigd?.................................................................................................................. 11

2

1. Inleiding De gemeente Waddinxveen is in de afgelopen jaren stevig in omvang gegroeid en groeit nog door. De gemeenteraad van Waddinxveen is zelf ook meegegroeid. Niet alleen in omvang, maar ook wat de wensen van de raad op het gebied van ondersteuning betreft is er sprake van een ontwikkeling. Een ontwikkeling, die vraagt om een verdere doorontwikkeling van de griffie om tenminste bij deze wensen aan te sluiten en idealiter hierop te anticiperen. Een doorontwikkeling op meerdere taakvelden van de griffie, die geen doel op zich is. Nu - na een jaar waarin de gemeenteraadsverkiezingen zijn geweest, met een door de griffie georganiseerd introductieprogramma -, is het tijd om vooruit te kijken naar de gewenste ondersteuningsbehoeften van de raad in de komende jaren. Na een tweetal bijeenkomsten van de werkgeverscommissie met de griffie is gezamenlijk voor een richting gekozen. Afgesproken is dat de griffie zich in de volgende richting ontwikkelt, namelijk dat zij een omslag maakt van nu vooral procesondersteuning, naar meer inhoudelijk strategische ondersteuning van de raad, de fracties, (commissie)voorzitters raads- en commissieleden en de diverse (sub)werkgroepen. De werkgeverscommissie heeft de griffie verzocht om deze richting uit te werken in een koersdocument aan de hand van een zevental doelen.

In dit document wordt door de griffie uiteengezet wat zij in de komende jaren voor ontwikkeling wil doormaken en wat de gemeenteraad hiervan op het gebied van ondersteuning gaat merken/ondervinden. Uitgangspunt is dat de doorontwikkeling van de griffie moet passen bij de doorontwikkeling van de raad. Uitdrukkelijk moet daarbij worden opgemerkt dat dit document een levend document is. Van een griffie mag ook worden verwacht dat deze zich aan kan passen aan de veranderende omstandigheden en behoeften. De activiteiten die in dit koersdocument worden aangekondigd moeten ook in dat licht worden beschouwd. Leeswijzer Dit koersdocument geeft inzicht in de gestelde doelen van de doorontwikkeling. Per doel wordt aan de hand van nieuwe activiteiten en verbeterde werkprocessen inzichtelijk gemaakt hoe de doorontwikkeling vorm krijgt. In het tijdspad Koersdocument wordt inzichtelijk gemaakt op welke termijn acties afgerond moeten zijn. Aan het einde van het document wordt aangegeven wat voor de doorontwikkeling benodigd is. Vanzelfsprekend geldt dat in het vervolg op dit koersdocument, nog altijd voor een deel van deze (door)ontwikkelingen geldt, dat het fractievoorzittersoverleg en/of een ander politiek gremium van de gemeenteraad, zich hierover inhoudelijk eerst een oordeel moet vellen.

3 Koersdocument Griffie

Doel 1 De basis op orde De primaire werkzaamheden, de organisatie en afhandeling van de secretariële taken van het vergader- en besluitvormingsproces van de gemeenteraad (het primaire proces van agenderen tot en met het archiveren van de genomen besluiten); ofwel de basis, vragen veel inzet en tijd. Met de komst van de griffiemedewerker is er meer ruimte voor de raadsadviseur en griffier gekomen, om (meer) te adviseren over procedure, inhoud (o.a. moties/amendementen, technische en schriftelijke vragen) en strategie, en over externe trends (wat komt op de raad af en hoe daar mee om te (kunnen) gaan). De primaire werkzaamheden zijn te verdelen in een aantal taakvelden: Administratief: Afhandelen ingekomen stukken, publiceren weekmap en data vergaderingen, vergaderruimten inplannen en reserveren, budgetbeheer, afhandelen facturen, vergoedingen en declaraties, de werkzaamheden rond (tussentijdse) wisselingen raads- en commissieleden, de ICT-ondersteuning en de ondersteuning rond Notubiz, jaarlijks terugkerende activiteiten (zoals JOHG, Cursus Politiek Actief, etc.) en incidentele activiteiten (zoals rond verkiezingen inwerkprogramma’s, wasstraat etc.) Adviserend: Jaarplanning, Technische vragen (schifting en beoordeling over de politieke dimensie), Presidium, Themabijeenkomsten, Werkbezoeken, Commissies, moties en amendementen en besluitvormende raadsvergaderingen.

Strategisch en inhoudelijk adviserend: Fractievoorzitters overleggen, Accountant (aanbesteding en opdrachtverlening), (her)benoeming en klankbordgesprekken burgemeester, adviseringen naar de ambtelijke organisatie, de indiening en vormgeving van schriftelijke vragen van raadsleden. De organisatie van werkbezoeken, Klankbordgroep Regio M-H en de Groene Hart Rekenkamer en de daaraan gecombineerde afstemmingsoverleggen. Hoewel de administratieve werkprocessen grotendeels op orde zijn, zijn en blijven er wensen om verbeteringen hierin door te voeren. Zo zijn er wensen om stukken gemakkelijker en beter toegankelijk te krijgen en is er een wens om eenduidigheid bij de verzending en werkwijze met betrekking tot de informatiestromen met name via de mail.

4 Koersdocument Griffie

Doel 2 Effectieve (raads)vergaderingen Binnen het doel om de (raads)vergaderingen effectiever te laten verlopen is er een duidelijke wens om de informatievoorziening beter te stroomlijnen. Dit wordt gezocht in de navolgende activiteiten. De lijsten ingekomen stukken in commissies, weekmap en raad moeten meer één geheel gaan vormen. Meer inzicht en overzicht (op internet) bieden is een gewenste ontwikkeling. Doel om 24/7 alle ingekomen stukken overzichtelijk te kunnen vinden is daarbij leidend. De griffie wil het proces van ingekomen stukken nog eens goed bezien en doordenken. Welke categorieën worden gehanteerd? Welke impliciete besluiten worden er waar genomen? Gewenst is een bredere, allesomvattende ingekomen stukkenlijst, als onderdeel van het raadsinformatiesysteem. De mogelijkheid voor raadsleden om technische vragen te stellen, willen we vereenvoudigen en versnellen. Met een open en ontspannen verhouding tussen ambtelijke organisatie en raadsleden is dat ook mogelijk. Er zijn nu al afspraken gemaakt dat raadsleden rechtstreeks in contact kunnen treden met ambtenaren met technische vragen. Hiervoor is ook een document opgesteld en ook recent een organogram van de ambtelijke organisatie opgesteld. Met de nieuwe gemeentesecretaris moet afgestemd worden hoe hier zo effectief mogelijk gebruik van kan worden gemaakt.

De mogelijkheid om wellicht ook te experimenteren met een (telefonisch?) spreekuur vraagt om onderzoek. Onderzocht moet daarbij ook worden of en hoe: a. Processen van indienen en beantwoorden van (technische en vragenhalfuur) vragen qua termijnen kan worden veranderd. Ook van (mondeling) ingediende technische vragen tijdens een commissie, die voorafgaand aan raad beantwoord worden. b. Een proef met een Tafeltjesavond voorafgaand aan begrotingsbehandeling om technische vragen mondeling te beantwoorden (met als doel beantwoording die beter aansluit op de vraag) en/of een (telefonisch) spreekuur, kan helpen de hoeveelheid schriftelijke technische vragen in te perken. Het proces rond de voorbereiding, indiening en opstelling van moties en amendementen wordt bezien om dit meer structuur te geven. De griffie denkt aan een ‘leidraad’ (opgesteld door de griffie) voor alle raads- en commissieleden zoals de voorzitter deze ook vooraf aan de raadsvergadering ontvangt. Hierin staat grotendeels de informatie over het proces/verloop van de vergadering. De leidraad kan gebruikt worden als doorlopend document waarin per agendapunt, eventuele insprekers, raadsvragen, de technische vragen en antwoorden, de openstaande moties en toezeggingen enz. staan vermeld. Vormgeving raadsvoorstellen en besluiten verbeteren.

Onderdeel hierbij kan ook het werken met zogeheten opleggers zijn, hetgeen moet worden bezien. Met een oplegger wordt een document bedoeld dat als toelichting gezien kan worden, waarin onder andere het proces geschetst wordt waarin dit raadsvoorstel een plaats heeft, of daar nog openstaande moties en toezeggingen bij horen enzovoort. In navolging van de verbetering van raadsvoorstellen en besluiten, zullen definitieve besluiten, dus voorzien van handtekening en eventueel geamendeerd, ook in Notubox worden opgenomen. Onderzocht moet worden of de lange termijnagenda, nu als Excelbestand maandelijks in het presidium, ieder kwartaal aan een openbare vergadering moet worden voorgelegd. In een openbaar debat kan dan de prioritering van de raad worden bezien en de grotere aanpassingen kunnen eventueel worden besproken. Voorgesteld wordt om te experimenteren met nieuwe vergadervormen, binnen de bestaande structuur, die helpen bij de meningsvorming en de informatiebehoeften tegemoetkomen. Bij eerdere raadssessies is aangegeven met andere vormen van debat/vergaderen te willen experimenteren. Voor bijeenkomsten waarbij er niet direct een besluit genomen behoeft te worden, maar wel de mening kan worden gepeild, wil de griffie proberen formats te vinden. Binnen themabijeenkomst of met aparte Benen op Tafel –overleggen kunnen hier experimenten mee worden gehouden.

5 Koersdocument Griffie

Doel 3 Bevorderen deskundigheid raad De griffie zorgt voor een doorlopend opleidingsaanbod voor raadsleden dat inspeelt op trends en ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur en dat inzicht geeft in de betekenis die dit heeft voor de rol(invulling) en positie van de raad. Op specifieke grotere onderwerpen wil de griffie de raad meer meenemen en scholen in (te verwachte) nieuwe wetgeving en beleidsvorming. Gedacht moet worden aan een workshop Omgevingswet, RES en Sociaal Domein. Daarnaast wil de griffie op diverse grote beleidsterreinen de raadsleden en commissieleden scholen in het raadswerk zoals door een (in company) training begroting lezen/gemeentefinanciën, maar bijvoorbeeld ook de cursus gemeentewet. Een herhaling van de workshop over instrumenten van de raad, zoals in het introductieprogramma gegeven is daarbij ook van belang. De raad gaat met de gemeentelijke organisatie in het voorjaar ’23 over van Zoom naar Teams. Deze migratie zal worden ondersteund en begeleid door een korte instructiebijeenkomst. Bezien wordt of de raads- en commissieleden tegelijk de beschikking kunnen krijgen over Word en Excel faciliteiten, die op de iPad bruikbaar zijn. Ten aanzien van het gebruik van de instrumenten van de raad zal een document worden ontwikkeld met een overzicht van die instrumenten, en deze wordt in Notubox geplaatst.

Ten aanzien van de rechtspositie van raads- en commissieleden alsmede de fractiebudgetten zal er een overzicht komen van de geldende regelingen.

6 Koersdocument Griffie

Doel 4 Strategische Advisering Over de keuze om een instrument te gebruiken en bij het gebruik van dat instrument kunnen raads- en commissieleden hulp krijgen van de griffie. De griffie biedt hierbij nadrukkelijk ook advies. De griffie kan en wil behulpzaam zijn bij het opstellen van schriftelijke vragen, moties en amendementen, meer dan alleen het aanleveren van een format. Dit kan gaan om een technische toets op amendementen en moties voorafgaand aan de raad, ofwel zijn ze uitvoerbaar (technisch/juridisch), en/of wat is er eventueel voor nodig om ze wel uitvoerbaar te maken? Dit al dan niet in samenwerking met de ambtelijke organisatie. Maar er kan ook geadviseerd worden op de ‘politieke houdbaarheid’ van een wijzigingsvoorstel. Gemeenschappelijke rekenkamer: De betrokkenheid van de raad bij de onderzoeken van de Groene hart rekenkamer vraagt om meer inzet van zowel raad als griffie. Met de leden van de programmaraad kan ook bezien worden of de rekenkamer zich in kan zetten voor extra onderzoek voor Waddinxveen. De wetswijziging rondom de rekenkamercommissie zal voorts moeten worden vertaald in aanpassingen van de verordening. De auditcommissie, als subcommissie van M+F, is op zoek naar structuur en rol. In de komende tijd zal deze zich moeten hervinden. Een advies in de vorm van een taakbeschrijving is inmiddels aan het fractievoorzittersoverleg geleverd.

Voorts kan desgewenst een training (gemeentefinanciën) op hun werkzaamheden, een inhoudelijke bijdrage leveren. Een vernieuwde verordening op de fractieondersteuning is inmiddels door de raad vastgesteld. De uitwerking van het artikel 4 van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Waddinxveen 2019 volgt nog. In december 2022 heeft de raad kennisgemaakt met de wijzigingen in de wet gemeenschappelijke regelingen (WGR). De aanpassingen zitten grotendeels bij de werkwijzen van de regelingen zelf, maar brengen ook met betrekking tot de planningen gevolgen met zich mee. Tezamen met de regio-griffiers wordt een advies opgesteld. In en met de regiogemeenten wordt gezocht naar een goede rol en taakverdeling in de Klankbordgroep M-H. De eerdere Regionale afstemming overleggen voor de RES en het SD worden daarbij qua nut en noodzaak bezien. De Regioavonden, afstemmingen en motiemarkten vergen steeds meer inzet. Het secretariaat rouleert om de zoveel jaar per gemeente bij een van de griffies.

7 Koersdocument Griffie

Doel 5 Communicatie/participatie Bij motie heeft de raad verzocht om meer raadscommunicatie in de gemeenterubriek. Daarnaast is door de werkgeverscommissie aangegeven dat dit onderwerp breder opgepakt mag worden, met als doel om de afstand tussen raad en inwoners te verkleinen. Dit onderwerp vraagt om een aparte uitwerking in een communicatieplan, waarin omschreven is wat (precies) het doel is, wie de doelgroepen zijn, wat de boodschap is en welke communicatiemiddelen ingezet worden. Inmiddels heeft overleg plaatsgevonden met de afdeling Communicatie en de raadsadviseur Communicatie van de Gemeente Krimpenerwaard. De griffie stelt een plan op en zal deze aan het fractievoorzittersoverleg voorleggen ter besluitvorming. Hier kan al genoemd worden, dat naar verwachting onderstaande activiteiten onder andere voorgesteld zullen worden in het communicatieplan. Cursus Politiek Actief; in de jaren voor de verkiezingen hebben we driemaal een cursus cyclus aangeboden. Dit was steeds zeer succesvol. Te overwegen valt deze cursus ook los van de verkiezingen, halverwege de raadsperiode te organiseren. Voor de COVID-periode hebben we heel kort geëxperimenteerd met de “Gast van de raad”. Dit experiment moet de ruimte hebben en krijgen, om verder uit te rollen.

Naast de tweejaarlijkse jongeren op het gemeentehuis dag (JOHG) met het Coenecoop College waarbij de middelbare scholieren in het kader van maatschappijleer kennis maken met de democratie en het gemeentebestuur, zal ook een structurele band gelegd gaan worden met basisscholen. Dit ook wellicht met een rol daarbij voor de jeugdburgemeester en de medewerker Kabinetszaken. Onderzocht zal worden of er een jaarlijks moment van fractievoorzitters met de pers kan worden georganiseerd, teneinde de relatie tussen pers en raad te versterken.

8 Koersdocument Griffie

Doel 6 Optimale samenwerking met de organisatie De griffie wil zich meer gaan inzetten om de (nieuwe) medewerkers uit de gemeentelijke organisatie kennis te laten maken met de raad en het besluitvormingsproces. Met als doel om de positie van de griffie in de gemeentelijke organisatie zichtbaarder te maken. De lokale driehoek van burgemeester - gemeentesecretaris – griffier draagt bij aan stabiliteit van het lokaal bestuur. En vervult een belangrijke rol in de ondersteuning van de gemeenteraad en het college bij het agenderen en realiseren van democratische ambities en maatschappelijke vraagstukken. Met de nieuwe gemeentesecretaris zal er voor de driehoek een training worden gevolgd teneinde deze te versterken. De afstemming met de ambtelijke organisatie, in het bijzonder met HRM, communicatie en ook ICT moet worden verbeterd. Gewerkt moet worden aan een wederzijdse bewustwording, met respect voor elkaars posities, waarbij we meer, eerder en vaker elkaar mee moeten nemen in processen. De griffie moet aangesloten blijven bij de processen binnen de organisatie. Dit vraagt ook om structurele benadering.

9 Koersdocument Griffie

Doel 7 Ontwikkeling griffie Jaarplan; er wordt een ontwikkelplan voor de medewerkers op de griffie opgesteld in samenspraak met de werkgeverscommissie, zodat díe opleidingen en cursussen gevolgd gaan worden, die bijdragen aan de gewenste doorontwikkeling om de raad meer en beter te ondersteunen en ook om “up to date” te blijven. In dit jaarplan zal een mix van individuele- en team-leerdoelen worden vormgegeven. De instructie voor de griffie(r) dient opnieuw te worden vormgegeven en vastgesteld. De vigerende instructie is sterk verouderd en dient aan de hand van de wensen zoals verwoord in dit koersdocument te worden aangepast. Tezamen met de werkgeverscommissie dient hiertoe een voorstel op tafel te komen. Voorafgaand aan de actualisatie van dit koersdocument, maakt de griffie een rondje langs fractievergaderingen om de ondersteuningsbehoeften te peilen. De Werkgeverscommissie overlegt daarnaast met fractievoorzitters om op de hoogte te blijven van de wensen van de overige raadsleden wat de mate van ondersteuning betreft en de tevredenheid hierover. Dit koersdocument kan daarbij ook een leidraad zijn. In de begroting zal een verbijzondering worden opgenomen over de door de griffie beheerde raadsbudgetten.

10 Koersdocument Griffie

3. Wat wordt benodigd? Zoals voorgesteld wil de griffie zich door kunnen ontwikkelen om zo de gemeenteraad strategischer te gaan adviseren. In het voorgaande zijn de doelen beschreven en de activiteiten en werkzaamheden benoemd. Zoals uit vorenstaande ook blijkt, staat de griffie niet op zichzelf, maar in nauwe samenhang met raadsleden, collegeleden en ambtelijke organisatie. De griffie is daarom voor (de uitvoering van) de doorontwikkeling mede van hen afhankelijk. De voorgestelde doorontwikkeling van de griffie naar die van een strategische adviseur, vraagt daarom ook van raadsleden, collegeleden en ambtelijke organisatie een bepaalde houding, namelijk die van medewerking verlenen en ruimte geven aan. Tot slot heel praktisch, een groot deel van de organisatorische en administratieve werkzaamheden kunnen nu doorgeschoven worden van de griffier en raadsadviseur naar de (tijdelijke) griffiemedewerker. Hierdoor ontstaat de ruimte voor de griffier en raadsadviseur om de overige taakvelden door te ontwikkelen, waarbij de in dit koersdocument aangedragen doelen en activiteiten kunnen worden verwezenlijkt. Naast het voornoemde ‘werkklimaat’, heeft de griffie daarom nodig dat de tijdelijke uitbreiding van één jaar van de griffie met een griffiemedewerker (0,5 fte), structureel wordt.

11 Koersdocument Griffie