Halfjaarlijkse memo Leidraad Samenlevingsparticipatie - december 2020

MEMO

Zaakkenmerk: Z/20/058395 Documentkenmerk: 127168 Onderwerp: Halfjaarlijkse memo Leidraad Samenlevingsparticipatie - december 2020 Afzender: C.J.M. Schippers Datum:

Geachte Raad, In deze memo stel ik u, zoals afgesproken, op de hoogte van de voortgang van en wijzigingen in de planning van de Leidraad Samenlevingsparticipatie. Deze memo gaat over de tweede helft van 2020. Twee vragen vooraf Voorafgaand aan de inhoud van de memo, zijn er twee vragen voor de gemeenteraad: 1. Op 17 april 2021 staat een Meet & Match gepland. Bedoeld om inwoners met initiatieven te laten komen. Voor de organisatie van de Meet & Match zijn we op zoek naar 3 raadsleden. 2. De gemeenteraad heeft behoefte aan “pilots met nieuwe vormen van meebeslissen door inwoners en partners in nadrukkelijke samenwerking met de gemeenteraad” (veranderthema 4, actie 1). Voor een eerste pilot zoeken we 3 raadsleden die hierover willen nadenken. Bij zowel de werkgroep Meet & Match als de werkgroep Pilot Meebeslissen zullen de wethouder Samenlevingsparticipatie en twee medewerkers van de gemeente aanschuiven. Opgeven kan bij de griffie voor 14 januari 2021. Tussentijdse evaluatie Met deze halfjaarlijkse memo is wat betreft de planning ook de helft van het Uitvoeringsplan Leidraad Samenlevingsparticipatie bereikt. Wat hebben 2019 en 2020 opgeleverd? De gemeente Waddinxveen heeft drie doelen als het gaat om samenlevingsparticipatie: 1. Voor inwoners en partners een zo goed mogelijk resultaat bereiken door gebruik te maken van hun kennis (verstand), kunde (ervaring) en netwerken.

Door de oktober participatiemaand 2018, 2019 en 2020, de presentatie van de Leidraad Samenlevingsparticipatie en communicatie over participatie is zowel de samenleving als de ambtelijke organisatie steeds meer bezig met samenlevingsparticipatie. Het bewustzijn dat voor een goed resultaat de input van inwoners, ondernemers, organisaties en verenigingen nodig is, is duidelijk gestegen. De gevraagde participatie bij ruimtelijke projecten, bij de ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid en bij andere onderwerpen die in de app Waddinxveen Denkt Mee zijn langsgekomen, laten dat zien. 2. Inwoners en partners hebben inzicht in en begrip voor de afwegingen die worden gemaakt.

Voor het ‘inzicht krijgen in’ en ‘begrip krijgen voor’ is goede communicatie van groot belang! Hoewel het bewustzijn van de gemeentelijke organisatie op het punt van samenlevingsparticipatie verder omhoog is gegaan, moet de grote slag qua communicatie nog gemaakt worden. Dat kan als de beslisboom (zie veranderthema 2, actie 1) en het online participatieplatform (veranderthema 3, actie 1) gerealiseerd zijn. 3. Met investeren op inwoner- en partnerparticipatie de weg vrij maken voor overheidsparticipatie. Het investeren op inwoner- en partnerparticipatie is nog niet klaar. Met name de beslisboom (zie veranderthema 2, actie 1) en het online participatieplatform (veranderthema 3, actie 1) zijn nog in ontwikkeling. Zodra deze in werking zijn, kan er meer aandacht besteed worden aan de rol van de gemeente bij overheidsparticipatie. Dit zal in 2021 en 2022 gebeuren. In 2021 onder andere door een nieuwe Meet & Match (zaterdag 17 april 2021, 14.00 uur-16.00 uur) en door een pilot over meebeslissen door inwoners. Voortgang veranderthema’s Bij de onderstaande beschrijving van de veranderthema’s zijn de volgende symbolen gebruikt om de status aan te geven: Symbool

Status Deze uitvoeringsactie loopt (voor) op schema. Bij de uitvoeringsactie wordt vooruitgang geboekt, maar niet zoals verwacht.

Door het coronavirus is deze uitvoeringsactie vertraagd of op een andere manier opgepakt. Door de wisseling van het college is deze uitvoeringsactie vertraagd.

Veranderthema 1: Doorontwikkelen cultuur Actie 1 Bevorderen cultuur om als college, ambtelijke organisatie en organisaties die met gemeentemandaat werken meer naar buiten te gaan, netwerken te ontwikkelen en nog beter te weten wat er leeft in de samenleving Actie 2 Interne samenwerking bij participatietrajecten bevorderen om participatiemoeheid te voorkomen

2020 X

Actie 3

X (e.v.)

Actie 4

Toerusten van ambtelijke organisatie, adviesorganen en (keten)partners, waaronder de PAR en wijkplatforms, voor een samenwerking met een goed resultaat Training in het aangaan van goede gesprekken met inwoners en partners

Status

X (.e.v.)

X (e.v.)

Als toelichting bij bovenstaande stand van zaken: Actie 1: omdat fysieke ontmoetingen door het coronavirus niet mogelijk waren, is deze uitvoeringsactie vooral digitaal opgepakt. Via Zoom zijn diverse gesprekken met de samenleving gevoerd om te weten wat er leeft. Actie 2: steeds vaker zoekt de gemeente naar combinaties van participatietrajecten of worden participatietrajecten beter op elkaar gestemd. Met de komst van de beslisboom (verander-thema 2, actie 1) en het online participatieplatform in 2021 (veranderthema 3, actie 1) wordt dit nog verder verbeterd. Actie 3: het toerusten van adviesorganen en (keten)partners van de gemeente kan het beste door fysieke ontmoetingen. Omdat deze bijeenkomsten door het coronavirus niet mogelijk waren, is dit deel van de uitvoeringsactie niet opgepakt. Het toerusten van de ambtelijke organisatie is wel digitaal gebeurd.

Actie 4: voor de oktober participatiemaand heeft een eerste gesprekstraining plaatsgevonden, als voorbereiding op de vrijdagse weekmarkt. Door de aangescherpte coronamaatregelen heeft de gemeente maar één keer op de markt kunnen staan. De gesprekstraining was een succes en wordt in 2021 verder vormgegeven. Veranderthema 2: Verbeteren structuur Actie 1 Opstellen en invoeren beslisboom voor Waddinxveense participatietrajecten met nadrukkelijke aandacht voor de afstemming met andere participatietrajecten en het begrenzen van de werkwijze Actie 3 Nieuwe vormen van participatie ontwikkelen en toepassen met nadrukkelijke aandacht voor online participatie

2020 X

Actie 4

Update van burgerleefstijlen voor betere afstemming van participatie op de doelgroep

X

Actie 6

Training in cruciale onderdelen van het opstellen van participatietrajecten

X (e.v.)

Status

X (e.v.)

Als toelichting bij bovenstaande stand van zaken: Actie 1: Het realiseren van de beslisboom is voor de zomervakantie gestart. Inmiddels staat er een goede conceptversie. De verbetering, de digitale realisatie en het testen vragen echter meer tijd. Dat zal in 2021 opgepakt worden. Actie 3: Door de maatregelen vanwege het coronavirus wordt participatie steeds vaker digitaal vormgegeven. Inwoners zijn hier positief over. Dat blijkt niet alleen uit de ervaringen bij enkele digitale participatietrajecten. Het blijkt ook uit het onderzoek van de oktober participatiemaand 2020. 72% van de respondenten vindt het een (hele) positieve ontwikkeling dat participatie vaker digitaal gebeurt. Dit onderzoek gebruiken we om hier verder op door te ontwikkelen. Actie 4: omdat de communicatie over het coronavirus veel tijd vroeg, bleef er geen ambtelijke capaciteit over om deze actie op te pakken. Actie 6: de training in cruciale onderdelen van het opstellen van participatietrajecten hangt samen met de realisatie van het online participatieplatform (veranderthema 3, actie 1). Doordat deze uitloopt, start deze actie pas in 2021. Veranderthema 3: Communiceren op nieuwe manieren Actie 1 Creëren online participatieplatform met overzicht van alle participatietrajecten

2020 X

Actie 2

X (e.v.)

Actie 3

Opstellen nieuw communicatiebeleid om samenlevingsparticipatie op een hoger plan te tillen met nadrukkelijke aandacht voor doelgroepencommunicatie, verwachtingsmanagement en terugkoppeling Gemeentelijke communicatie rondom participatie op taalniveau B1 brengen

Status

X

Als toelichting bij bovenstaande stand van zaken: Actie 1: De aanbesteding van het online participatie is gepauzeerd vanwege het vertrek van het vorige college. In januari wordt deze aanbesteding weer opgepakt. Deze actie loopt dus ook in 2021 nog.

Actie 2: Het nieuwe communicatiebeleid hangt samen met het online participatieplatform. Dit wordt in 2021 opgepakt. Actie 3: de trainingen die de gemeentelijke organisatie krijgt om in begrijpelijke taal te schrijven zijn digitaal doorgegaan. Deze actie is daarmee succesvol uitgevoerd. Veranderthema 4: Experimenteren met (overheids)participatie Actie 1 Pilots met nieuwe vormen van meebeslissen door inwoners en partners in nadrukkelijke samenwerking met de gemeenteraad

2020 X (e.v.)

Actie 2

Voorbereiden op de komst van initiatieven waarbij er overheidsparticipatie plaatsvindt

X (e.v.)

Actie 3

Experimenteren met overheidsparticipatie door projecten, het aangaan van gesprekken met inwoners, Right to Challenge en de komst van de Omgevingswet

X (e.v.)

Status

Als toelichting bij bovenstaande stand van zaken: Actie 1: Het oppakken van een pilot meebeslissen en de communicatie daarover aan de gemeenteraad is niet opgepakt, door het twee maanden ontbreken van een voltallig college. Deze memo geeft de eerste start hieraan (zie de vraag aan het begin van deze memo). Actie 2: omdat de communicatie over het coronavirus veel tijd vroeg, bleef er geen ambtelijke capaciteit over om deze actie op te pakken. Actie 3: in coronatijd heeft de nadruk gelegen op het digitaal mogelijk maken van burgerparticipatie. Daardoor is het (digitaal) mogelijk maken van overheidsparticipatie nog niet van de grond gekomen. Planning Het college zal voor 2021 en 2022 een vernieuwd Uitvoeringsplan Leidraad Samenlevingsparticipatie vaststellen. De vertragingen die de afgelopen tijd zijn ontstaan, worden daarin opnieuw ingepland. De nadruk in dit vernieuwde uitvoeringsplan zal liggen op het definitief realiseren van de beslisboom en het online participatieplatform, om daarmee de communicatie van de gemeente verder te verbeteren en de stap te maken naar meer aandacht voor overheidsparticipatie.

Bijlage(n) Geen.