Evaluatie proces tot afgelasting van centrale vuurwerkshow tijdens oud en nieuw 2022

Evaluatie van het proces tot afgelasting van de centrale vuurwerkshow tijdens oud en nieuw 2022-2023 en een inventarisatie van de wensen voor een mogelijke vuurwerkshow in 2023 Inleiding Het bedrijf Visuality Shows wilde tijdens oud en nieuw 2022-2023 een centrale vuurwerkshow organiseren op het terrein van vv ASW. De benodigde vergunning hiervoor was op tijd afgegeven. In verband met de slechte weersvoorspellingen werd de vuurwerkshow op zaterdagochtend 31 december afgelast. Deze vuurwerkshow werd voor de 1e keer in Waddinxveen georganiseerd en was daarmee een pilot. De gemeenteraad had in november 2022 besloten dat de vuurwerkshow moest worden geëvalueerd. Deze evaluatie zou nl. kunnen bijdragen aan de beantwoording van de vraag ‘wat te doen bij een volgende jaarwisseling’. Omdat de show werd afgelast, leek een evaluatie overbodig. In overleg met burgemeester Nieuwenhuis en wethouder Leferink is vervolgens besloten om met de organisatie, hulpdiensten en gemeente: 1. Te inventariseren hoe de onderlinge samenwerking tot de afgelasting is verlopen met als doel hiervan te leren voor een mogelijke volgende vuurwerkshow; 2. Wensen op te halen voor het toch nog kunnen organiseren van een vuurwerkshow in 2023. Overige zaken (zoals de besteding van het subsidiebedrag) vallen niet onder deze ‘evaluatie’ en ‘inventarisatie’.

Aanpak Er is op 17 januari 2023 een gesprek over bovengenoemde 2 onderwerpen georganiseerd. Hierbij waren aanwezig:  3 mensen van organisator Visuality Shows;  De directeur/eigenaar van Loyaal Beveiliging;  2 bestuursleden van vv ASW;  Een vertegenwoordiger van de hulpdiensten (politie, brandweer en VRHM);  5 vertegenwoordigers van gemeente Waddinxveen en ODMH. Verder heeft op 18 januari 2023 een gesprek plaatsgevonden met burgemeester Nieuwenhuis en wethouder Leferink over het politiek-bestuurlijke proces rondom de organisatie van de afgelaste centrale vuurwerkshow. Verslag Er is een verslag gemaakt van het gesprek van 17 januari 2023. Alle aanwezigen zijn hiermee akkoord. Dit verslag is als bijlage toegevoegd. Conclusies na het gesprek met organisatie, beveiliging, hulpdiensten en gemeente  Alle personen hebben het gevoel dat er onderling heel goed is samengewerkt vanaf het moment van aanvraag tot het moment van afgelasting van de vuurwerkshow. Ondanks de korte tijd waarin alles moest gebeuren. Men gaf bewust complimenten aan elkaar;  Waar men vooral tevreden over was: er werd snel geschakeld, men luisterde naar elkaar, gedurende het proces werden afspraken telkens in goed onderling overleg aangepast en op 31 december werd in de ochtend goed gecommuniceerd over de afgelasting.

Ook kon de denkrichting bij alle partijen worden samengevat als ‘ja, mits’ en niet ‘nee, want’;  De volgende zaken werden als verbeterpunt genoemd: *Stel op tijd een plan (met wat, wanneer en hoe) op waarin de belangrijkste zaken zijn opgenomen, zoals een alternatieve datum bij afgelasting; *Lever een aanvraag om een vergunning voor een centrale vuurwerkshow zo snel mogelijk, maar uiterlijk 4 maanden voor de geplande datum in; *Ga vervolgens met elkaar in gesprek over uitvoering van het plan. En betrek alle partijen daarbij. *Bouw een go/no go moment in op de dag van de vuurwerkshow.





Deze punten kunnen bij een mogelijke nieuwe aanvraag om een centrale vuurwerkshow in 2023 als aandachtspunt worden meegenomen. Organisator Visuality Shows wil graag op 31 december 2023 alsnog een centrale vuurwerkshow organiseren. De organisator heeft geen andere datum genoemd. De hulpdiensten en gemeente hebben hier op dit moment in beginsel geen bezwaren tegen. Bij deze vraag van Visuality Shows zijn een aantal punten van belang: *Het is prettig als er een ‘spoorboekje’ wordt opgesteld richting 31 december 2023. De gemeente kan dit proces regisseren; *Locatie: niet alleen in het clubhuis van vv ASW; *Mogelijk beperkte toegang van het terrein van vv ASW i.v.m. de bouw van de nieuwe sporthal; *De organisator staat open voor een combinatie van activiteiten tijdens de vuurwerkshow; *Men wenst horeca op de locatie.

Conclusies na het gesprek met burgemeester Nieuwenhuis en wethouder Leferink  De taakverdeling tussen wethouder Leferink (verantwoordelijk voor het evenement) en burgemeester Nieuwenhuis (verantwoordelijk voor de veiligheid) was goed verzorgd;  Het was de eerste keer dat een aanvraag werd ingediend om een vuurwerkshow te verzorgen. En er zat tijdsdruk op het proces omdat de aanvraag laat werd ingediend. Ook is er de politieke wens om meer evenementen in de gemeente te faciliteren. Tegelijkertijd moet de veiligheid bij een vuurwerkshow natuurlijk worden gegarandeerd. Deze punten vormden een uitdagende combinatie;  De gemeente heeft de centrale vuurwerkshow bewust positief ingestoken;  Het is belangrijk dat de gemeenteraad in de eerste helft van 2023 discussieert over een mogelijk vervolg op de afgelaste vuurwerkshow;  Er is continu aandacht nodig voor een goede en tijdige communicatie rondom de vuurwerkshow;  Uit de reacties op social media kan worden geconcludeerd dat er draagvlak onder de inwoners is voor een centrale vuurwerkshow. Ook was er begrip in de samenleving voor het afgelasten van de vuurwerkshow. Het is daarom belangrijk bij een dergelijk evenement een go/no go moment in te bouwen.

Zodat iedereen weet dat op een bepaald moment nog een keer integraal naar doorgang of afgelasting van het evenement wordt gekeken;  De uiteindelijke kosten van de vuurwerkshow waren hoger dan aanvankelijk was ingeschat. Hoewel hiervoor een verklaring is, moet dit proces in het vervolg worden voorkomen;  Burgemeester Nieuwenhuis vraagt aandacht voor heldere afspraken rondom het gebruik van alcohol en het al dan niet meenemen hiervan. Overall conclusies  De onderlinge samenwerking tussen organisatie, beveiliging, hulpdiensten en gemeente is tot het moment van afgelasting op 31 december 2022 goed verlopen;  Visuality Shows wil op 31 december 2023 alsnog een centrale vuurwerkshow organiseren;  Een aanvraag daarvoor moet tijdig, maar uiterlijk 1 augustus 2023 worden ingediend met een plan waarin een planning en afspraken staan, zoals een go/no go moment kort voor het evenement;  Het is belangrijk dat de gemeenteraad in de eerste helft van 2023 discussieert over een mogelijk vervolg in 2023 op de afgelaste vuurwerkshow.