Bijlage 1 Overeenkomst Accountantscontrole 2025 – 2030

Overeenkomst Accountantscontrole 2025 – 2030 DE ONDERGETEKENDEN 1. De gemeente Waddinxveen, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer E.J. Nieuwenhuis, Burgemeester, die handelt krachtens een besluit van de gemeenteraad, hierna te noemen “de Opdrachtgever”, En 2. BDO Audit & Assurance B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nr. 17171186, gevestigd aan Philitelaan 73, te Eindhoven, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer C.M. Steehouwer Msc RA. hierna verder aangeduid als: “de Opdrachtnemer”, hierna gezamenlijk ook aangeduid als “Partijen” 1 Overwegingen Partijen nemen in overweging: 1.1 dat de gemeente Waddinxveen het accountantskantoor BDO Audit & Assurance B.V. op 23 september 2024 heeft uitgenodigd een inschrijving te doen met betrekking tot accountantsdiensten. 1.2 dat de Opdrachtnemer op 11 november 2024 een inschrijving aan de gemeente Waddinxveen heeft uitgebracht. 1.3 dat hiermee de Opdrachtnemer te kennen geeft, dat hij zichzelf in staat acht de gevraagde diensten te kunnen verrichten overeenkomstig de Aanbestedingsleidraad en het hieraan toegevoegde Programma van eisen. Het Programma van eisen maakt integraal onderdeel uit van de Aanbestedingsleidraad. Verklaren te zijn overeengekomen als volgt: 2 2.1

2.2

2.3 2.4 2.5

3 3.1

Algemeen Het doel van de overeenkomst is het vastleggen van afspraken van algemene aard tussen partijen, alsmede specifieke bepalingen die van toepassing zijn op de uitvoering van de Diensten, inhoud en omvang van de opdracht en wijze van dienstverlening, zoals nader gespecificeerd in het Aanbestedingsleidraad van de Opdrachtgever. De door Opdrachtnemer te verrichten diensten zijn hierin ook nader toegelicht en gespecificeerd. Op deze overeenkomst zijn de Algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten Gemeente Waddinxveen 2014, inclusief de in de Aanbestedingsleidraad opgenomen wijzigingen en aanvullingen op bedoelde inkoopvoorwaarden van toepassing, verder te noemen Algemene Voorwaarden. De Leverings-, betalings- en andere algemene voorwaarden van de Opdrachtnemer worden door Opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand gewezen. Opdrachtnemer verleent de Diensten binnen de in het Programma van eisen genoemde termijnen en met inbreng, inzet en het overleg zoals beschreven. Wijzigingen van de overeenkomst of aanvullingen daarop zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk zijn overeengekomen tussen daartoe bevoegde vertegenwoordigers van Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Opdrachtgever erkent dat Opdrachtnemer onderworpen is aan de gedrags- en beroepsregels voor accountants.

Opdrachtgever zal geen naleving van deze Overeenkomst eisen als Opdrachtnemer daarmee in strijd zou handelen met deze gedrags- en beroepsregels of andere externe wet- of regelgeving. Duur van de overeenkomst Deze overeenkomst betreft de controle van de boekjaren 2025 tot en met 2030. Zij treedt in werking op 01 januari 2025

Paraaf Opdrachtgever:

Paraaf Opdrachtnemer:

3.2.

3.3.

3.4. 3.5 4 4.1

4.2

5 5.1

5.2

De overeenkomst heeft een vaste looptijd van vier (4) jaar en met daarna tweemaal de optie om de overeenkomst voor een (1) jaar te verlengen. Na afloop van de looptijd eindigt de overeenkomst van rechtswege zonder dat hiervoor opzegging door de Opdrachtnemer noodzakelijk is. De overeenkomst zal na afloop van de vaste looptijd van 4 jaar, uitsluitend met wederzijds goedvinden kunnen worden verlengd en kan aldus niet eenzijdig worden verlengd. De overeenkomst kan door Opdrachtgever tussentijds bij aangetekend schrijven worden opgezegd zonder dat Opdrachtgever is gehouden tot het betalen van schadevergoeding. De Opdrachtnemer kan de overeenkomst ook tussentijds opzeggen indien de geldende wet- en/of beroepsregelgeving daartoe noopt . Verplichtingen welke naar hun aard bestemd zijn om ook na ontbinding van de overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze overeenkomst bestaan. Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen te allen tijde de overeenkomst schriftelijk opzeggen indien dit op basis van accountantsregelgeving noodzakelijk is. Overleg Operationeel overleg De controleverklaring en het verslag van bevindingen bij de controle van de jaarrekening zal conform de Aanbestedingsleidraad met de Opdrachtgever worden besproken.

De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de gemeenteraad door de Opdrachtnemer aan het college van B&W voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. Indien de strekking van de controleverklaring niet goedkeurend is dan wordt dit, in afwijking van het vorenstaande, terstond door Opdrachtnemer schriftelijk gemeld aan de raad met een afschrift aan het college. Van besprekingen zal door Opdrachtnemer een schriftelijk verslag worden gemaakt en binnen 10 werkdagen aan Opdrachtgever ter hand worden gesteld. Evaluatie overleg Minimaal éénmaal per jaar zal deze overeenkomst met maximaal twee vertegenwoordigers van ieder der partijen geëvalueerd worden zonder dat hiervoor over en weer kosten in rekening worden gebracht. Dit overleg zal eventueel worden gecombineerd met het overleg genoemd in artikel 4 lid 1. Afspraken, die in dit overleg door de bevoegde vertegenwoordigers van Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn gemaakt, worden geacht een aanvulling van deze overeenkomst te zijn. Partijen regelen in overleg de consequenties en leggen deze schriftelijk vast. Indien partijen geen overeenstemming bereiken over de te maken afspraken, als hiervoor bedoeld, kan onderhavige overeenkomst door Opdrachtgever worden opgezegd, een en ander zoals bepaald in artikel 3 lid 3 van deze overeenkomst.

Levertijden Tussen partijen af te spreken termijnen zijn streeftermijnen. Indien een partij voorziet dat een termijn zal worden overschreden, zal hij hiervan de andere partij op de hoogte stellen en daarbij aangeven welke maatregelen mogelijk zijn om alsnog binnen een termijn te kunnen nakomen dan wel nodig zijn om vertraging zoveel mogelijk te beperken. Opdrachtgever kan besluiten de overeengekomen planning in de tijd van de werkzaamheden genoemd in het Programma van eisen eenzijdig, maar in goed overleg met opdrachtnemer, te wijzigen; indien zulke wijziging plaatsvindt meer dan 2 weken voor de oorspronkelijk geplande uitvoeringsdatum van de werkzaamheden is Opdrachtgever geen vergoeding verschuldigd voor de eventuele kosten of schade als gevolg hiervan voor Opdrachtnemer.

6 Ter beschikkingstelling van informatie, personeel en faciliteiten door de Opdrachtgever 6.1 Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, die Opdrachtnemer naar zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen. Partijen zullen in nader overleg de wijze, de vorm en de termijnen van aanlevering van gegevens bepalen. Het eerste jaar van uitvoering van deze Overeenkomst zal gebruikt worden om in onderling overleg een goede wijze van ter beschikkingstelling van gegevens vast te stellen, zonder dat hiervoor door Opdrachtnemer meerkosten in rekening worden gebracht.

Paraaf Opdrachtgever:

Paraaf Opdrachtnemer:

6.2 6.3

6.4

6.5

6.6

Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn over en weer verplicht elkaar te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de uitvoering en voltooiing van een opdracht van belang kunnen zijn. Opdrachtnemer mag uitgaan van de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de door of via Opdrachtgever aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden die ten grondslag liggen aan de door Opdrachtnemer uit te brengen rapporten, verklaringen, bevindingen c.a. zoals bedoeld in artikel 2 van deze overeenkomst, ook indien deze van derden afkomstig zijn. Dit laat onverlet de verplichting van Opdrachtnemer om, bij het bestuderen van de ter beschikking gestelde informatie, de werkzaamheden uit te voeren naar haar beste inzicht en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Opdrachtgever voorziet Opdrachtnemer van kantoorruimte en overige voorzieningen en faciliteiten die naar het oordeel van Opdrachtnemer noodzakelijk of nuttig zijn om deze overeenkomst uit te voeren. Opdrachtgever verplicht zich het Personeel van Opdrachtnemer toegang te verlenen tot de plaats waar de werkzaamheden dienen te worden verricht. Partijen verplichten zich hun Personeel op te dragen de ter plekke van de uitvoering geldende huisregels na te leven.

Opdrachtgever zal het nodige personeel inzetten teneinde Opdrachtnemer in staat te stellende de werkzaamheden te verrichten, en moet ervoor zorgen dat dit personeel over voldoende vaardigheden en ervaring beschikt. Eventuele aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde originele bescheiden met een formele status, zoals notariële akten, beschikkingen en vergunningen worden door Opdrachtnemer op kantoor van Opdrachtgever bestudeerd. Waar noodzakelijk voor onderbouwing van de deugdelijkheid van verrichte werkzaamheden worden kopieën van deze originele bescheiden opgenomen in de werkdossiers van Opdrachtnemer. “Vertragingen bij het uitvoeren van de overeenkomst die het gevolg zijn van het door opdrachtgever niet op de door opdrachtnemer gevraagde wijze tijdig en compleet verstrekken van inlichtingen, documenten en overige gegevens, komen voor rekening en risico van opdrachtgever. Opdrachtnemer is gerechtigd om ingeval opdrachtgever de door opdrachtnemer gevraagde inlichtingen, documenten en/of overige gegevens, niet tijdig, niet compleet en/of niet op de juiste wijze verstrekt, de extra tijd en/of kosten die de opdrachtnemer daardoor dient te besteden aan diens werkzaamheden bij wijze van nacalculatie door te belasten aan aopdrachtgever.

7 Honorarium 7.1 Opdrachtnemer zal de Diensten verrichten op basis van de overeengekomen tarieven op basis van de beschrijving in het Aanbestedingsleidraad waarbij de totale all-in prijs per jaar maximaal €121.810,-- exclusief BTW zullen bedragen, een en ander conform de inschrijving van 11 november 2025. Hierin zal een uurtarief exclusief BTW gehanteerd worden van: 1. Verantwoordelijk accountant: €395,-2. Auditmanager: €270,-3. Controle leider: €220,-4. Assistent: €100,-5. IT Auditor: €180,-6. Assistent IT auditor: €100,-7. Senior Assistent: €180,-7.2 Meerwerk dat dient te worden uitgevoerd vanwege wijzigingen van wet- en regelgeving tijdens de duur van de overeenkomt zal altijd bij wijze van nacalculatie door opdrachtnemer aan opdrachtgever in rekening mogen worden gebracht op basis van uren x tarief.. Dit kan in overleg tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer aangepast worden in het geval van omvangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving en het tekortschieten van de interne controlemaatregelen. Uitgangspunt hierbij is dat de hiervoor aangehaalde extra werkzaamheden en/of handelingen zijn meegenomen in de in artikel 7 lid 1 overeengekomen maximale all-in prijs en uurtarieven, deze extra werkzaamheden en/of handelingen worden uitdrukkelijk niet aangemerkt als meerwerk.

7.3 De in artikel 7 lid 1 overeengekomen maximale all-in prijs en uurtarieven zijn vast tot en met het boekjaar 2026. Daarna kan er een jaarlijkse indexering plaatsvinden conform het CBS indexcijfer CPA. De indexering kan alleen plaatsvinden per 1 januari en dient uiterlijk op 1 december daaraan voorafgaande aan de Opdrachtgever schriftelijk kenbaar gemaakt te worden. Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk. Paraaf Opdrachtgever:

Paraaf Opdrachtnemer:

7.4 7.5 7.6

Opdrachtnemer zal bij een prijsverlaging altijd de door hem gehanteerde, laagst geldende prijs in rekening brengen Opdrachtgever heeft het recht de Opdrachtnemer te vragen om bij de specificaties van de door hem op grond van deze overeenkomst ingediende declaraties een detailopgave van urenbesteding per ingezette medewerker te overleggen. Bij meerwerk is hetgeen is gesteld in artikel 7 lid 2 uitgangspunt. Meerwerk mag alleen worden uitgevoerd ná schriftelijke communicatie waarin door Opdrachtgever is ingestemd met de betreffende werkzaamheden en het bijbehorende bedrag, een en ander conform artikel 17.3 van de in artikel 2 bedoelde Algemene Voorwaarden. Indien Opdrachtnemer extra werkzaamheden uitvoert zonder de instemming van de Opdrachtgever worden deze werkzaamheden niet als meerwerk gezien en vallen de kosten hiervan onder de overeengekomen all-in prijs.

8 Facturering en betaling 8.1 Facturatie en betaling vindt uitsluitend plaats op basis van verrichte werkzaamheden, voor zover van toepassing conform de ingediende inschrijving. Factureringsschema:  20% voorafgaand aan de interimcontrole  30% bij de definitieve managementletter  30% bij de start van de jaarrekeningcontrole  20% bij afronding (afgifte controleverklaring);  meer- en minderwerk wordt pas gefactureerd na afronding van de betrokken werkzaamheden; in de factuur dienen zowel de tarieven als het aantal uren gespecificeerd te zijn en bij meerwerk dient een verwijzing opgenomen te zijn naar de schriftelijke communicatie waarin door de Opdrachtgever is ingestemd met de betreffende werkzaamheden en het bijbehorende bedrag, een en ander zoals hiervoor in artikel 7 is bepaald. 8.2 De factuur bevat minimaal de volgende gegevens:  geleverde diensten waarop de factuur betrekking heeft;  onderliggende urenspecificaties incl. bijbehorende uurtarieven;  leveringsdatum;  netto prijs per activiteit exclusief BTW;  de totale prijs exclusief BTW;  het percentage en bedrag van de BTW;  de totale prijs inclusief BTW.

9 Meer- en minderwerk 9.1 Opdrachtgever is te allen tijde gerechtigd de omvang van de door Opdrachtnemer op grond van deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, ten opzichte van de werkzaamheden als weergegeven in het Programma van eisen in redelijkheid te wijzigen, echter niet dan na voorafgaand overleg. Verzoeken tot meer/minderwerk van Opdrachtgever zullen door Opdrachtnemer schriftelijk worden bevestigd. 9.2 Financiële en andere consequenties zullen in een offerte worden aangegeven. De aanvaarding van de door Opdrachtnemer uitgebrachte offerte inzake meer-/minderwerk zal uitsluitend schriftelijk geschieden door bevoegde vertegenwoordigers van Opdrachtgever en Opdrachtnemer. 10. 10.1

Intellectuele eigendom en gebruik van producten en gegevens Het uitvoeren van de opdracht door Contractant houdt niet tevens in de overdracht van intellectuele eigendomsrechten die bij Contractant rusten. Alle intellectuele eigendomsrechten die ontstaan tijdens, of voortvloeien uit, de uitvoering van de opdracht behoren toe aan Contractant, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen. Alle intellectuele eigendomsrechten die reeds voor de opdracht aan de Gemeente toebehoorden, blijven toebehoren aan de Gemeente. De intellectuele eigendomsrechten op accountantscontrole)verklaringen,- rapporten en andere accountantsproducten komen te allen tijde toe aan Opdrachtnemer.

Paraaf Opdrachtgever:

Paraaf Opdrachtnemer:

10.2

Contractant verleent, met het oog op de auteursrechten, databankrechten en/of andere intellectuele eigendomsrechten die kunnen worden uitgeoefend – waar en wanneer dan ook – ten aanzien van de resultaten van de verrichte werkzaamheden, aan de Gemeente een gebruiksrecht. Dit gebruiksrecht omvat al het gebruik van de resultaten van de dienstverlening binnen het doel waarvoor en de personen voor wie deze resultaten zijn opgesteld. Gebruik van de resultaten buiten het doel van de overeenkomst en het verstrekken aan andere personen voor wie deze resultaten volgens de overeenkomst zijn opgesteld, kan alleen plaatsvinden na schriftelijke toestemming van Contractant. Het gebruiksrecht wordt op grond van de Overeenkomst door Contractant op het moment van het ontstaan daarvan aan de Gemeente om niet verleent, welke verlening door Contractant reeds nu voor alsdan wordt aanvaard.

11 11.1

Vervanging Personeel Ter bestendiging van de continuïteit en beperking van vermijdbare overlast voor personeel van Opdrachtgever zal Opdrachtnemer zoveel mogelijk trachten in het controleteam dezelfde personen in te zetten. Opdrachtnemer zal personeelsleden tijdelijk of definitief mogen vervangen. Als richtlijn geldt een maximale vervanging van 30% per boekjaar. Bij overschrijding hiervan treedt Opdrachtnemer tijdig in overleg met Opdrachtgever. Bij iedere vervanging van personeelsleden zal, zonder dat dit voor Opdrachtgever tot hogere kosten leidt, vervangend personeel beschikbaar moeten worden gesteld door de Opdrachtnemer dat qua deskundigheid, opleidingsniveau en ervaring van minimaal gelijk niveau is als het oorspronkelijk ingezette personeel en waarbij intern kennisoverdracht plaatsvindt welke voor rekening is van de Opdrachtnemer. Vervanging door personeel dat aan mindere kwalificaties voldoet zal slechts bij uitzondering plaatsvinden na instemming van Opdrachtgever. In dat geval zal het uurtarief tot het voor dit personeel algemeen gangbare niveau worden verlaagd. De kosten van een stagiaire in het controleteam zijn voor rekening van de Opdrachtnemer. De functieprofielen die de Opdrachtnemer heeft opgenomen in zijn inschrijving zijn bepalend in de beoordeling of er sprake is van gelijkwaardige vervanging.

11.2

11.3 12 12.1. 12.2.

12.3. 12.4. 12.5.

Geschillen en toepasselijk recht Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Elk geschil betreffende de totstandkoming, de uitleg of de uitvoering van deze overeenkomst, alsmede elk ander geschil ter zake van of in verband met deze overeenkomst, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, zal in eerste aanleg ter beslechting aan de bevoegde rechter te ‘s Gravenhage worden voorgelegd. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen echter niet eerder een beroep op de rechter doen dan nadat zij zich tot het uiterste hebben ingespannen om dit geschil in onderling overleg te beslechten. Partijen kunnen overeenkomen dat een geschil, als in artikel 12 lid 2 bedoeld, wordt onderworpen aan arbitrage volgens een op te maken akte van compromis of dat daarover een bindend advies wordt gevraagd. Elk der partijen draagt in dit verband haar eigen kosten. Een geschil is aanwezig indien een der partijen dit in een aangetekende brief aan de wederpartij kenbaar maakt. Het niet direct afdwingen van enige bepaling of voorwaarde in deze overeenkomst door één der partijen zal de rechten en bevoegdheden van partijen onder deze overeenkomst niet beïnvloeden of beperken. Afstand van recht van enige bepaling of voorwaarde in deze overeenkomst zal uitsluitend van kracht zijn indien deze schriftelijk is gedaan.

13

Nawerking De bepalingen van deze overeenkomst, waarvan het uitdrukkelijk of stilzwijgend de bedoeling is dat zij ook na beëindiging van deze overeenkomst van kracht blijven, zullen nadien van kracht blijven en partijen beiden blijven binden.

14.

Overname personeel Geen van Partijen mag tijdens de uitvoering van de opdracht en binnen één jaar na beëindiging van de opdracht personen die vanuit de wederpartij betrokken zijn of betrokken zijn geweest bij de uitvoering van de opdracht in dienst nemen of met deze personen over indiensttreding onderhandelen dan in overleg met de wederpartij.

Paraaf Opdrachtgever:

Paraaf Opdrachtnemer:

15.

Bijlagen 1. Nota’s van Inlichtingen van 14 oktober 2024 en 28 oktober 2024; 2. Aanbestedingsleidraad met kenmerk 485393 inclusief al haar bijlagen; 3. Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten” Gemeente Waddinxveen 2014 exclusief de in de Aanbestedingsleidraad en nota’s van inlichtingen opgenomen wijzigingen en aanvullingen; 4. Inschrijving Opdrachtnemer van 11 november 2024; De hierboven genoemde bijlagen zijn reeds in bezit van Partijen en derhalve niet bij deze overeenkomst gevoegd.

Samen met bovenstaande bijlagen, die alle integraal deel uitmaken van de overeenkomst, vormt deze overeenkomst één onlosmakelijk geheel. Voor zover de overeenkomst en de bijlagen met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleren de bepalingen van de nota’s van inlichtingen boven die van de overeenkomst. De inhoud van de overeenkomst prevaleert boven de overige bijlagen. Voor wat betreft de bijlagen geldt de aangegeven rangorde, waarbij de hoger gerangschikte bijlage prevaleert boven de lager genoemde. Aldus in tweevoud opgemaakt en vastgelegd op <nog invullen> pagina's tekst en ondertekend door elk der partijen, Te Waddinxveen, <datum invullen>

Te Eindhoven, <datum invullen>

Opdrachtgever Dhr. E.J. Nieuwehuis Burgemeester gemeente Waddinxveen Handtekening

Opdrachtnemer BDO Audit & Assurance B.V. Dhr. C.M. Steehouwer Msc RA Handtekening

--------------------------------

-------------------------------

Paraaf Opdrachtgever:

Paraaf Opdrachtnemer: