bestuurlijke nota Waddinxveen voor gemeenteraad

Aan: de leden van de raad van de gemeente Waddinxveen

Contactpersoon

Telefoon

Datum

Drs. J.H. van Oort

06-43586022

15 maart 2024

Onderwerp Aanbieding rapport onderzoek naar Algoritmes van de Groene Hart Geachte raadsleden, Zoals u weet heeft de Groene Hart Rekenkamer de afgelopen periode in de vier aan de Groene Hart Rekenkamer deelnemende gemeenten onderzoek laten doen door onderzoeksbureau Technopolis naar het gebruik van algoritmes. Voor elk van de vier gemeenten een eigen onderzoek. Bijgevoegd treft u het rapport van bevindingen voor uw gemeente. Algoritmes worden in de samenleving steeds vaker toegepast. Ook binnen de overheid – waaronder uw gemeente – worden de voordelen van de extra toepassingsmogelijkheden en efficiëntieslagen die algoritmes kunnen bieden herkend en toegepast. Dat gaat vaak goed, maar het kan ook uit de hand lopen. Dat is bijvoorbeeld, maar niet uitsluitend, op Rijksniveau gebleken uit de Toeslagenaffaire. Doel van het onderzoek Het onderzoek had als doel om in kaart te brengen hoe geïnformeerd de vier GHR-gemeenten zijn over hun inzet van algoritmes en in hoeverre er sprake is van bewust toezicht op de algoritmes door de gemeenten. Voor het onderzoek zijn de volgende hoofdonderzoeksvragen opgesteld: 1. In welke mate heeft de gemeente in beeld op welke plekken ze algoritmes inzet? 2. In hoeverre maakt de gemeente geïnformeerde besluiten over de inzet van algoritmes? 3. In hoeverre is de gemeente geïnformeerd tijdens het gebruik van de algoritmes? 4.

In hoeverre is er sprake van toezicht op de algoritmes door de gemeente? Van definitie en bevindingen naar conclusies en aanbevelingen In het rapport van bevindingen leest u hoe wij algoritmes in dit onderzoek precies definiëren en hoe bovenstaande vragen zijn omgezet in een normenkader. Ook leest u daar de bevindingen van de onderzoekers. Wij hebben de ambtelijke organisatie van uw gemeente de gelegenheid gegeven op dit rapport van bevindingen te reageren. Van die mogelijkheid is gebruik gemaakt. De onderzoekers hebben alle op- en aanmerkingen verwerkt; ofwel door ze helemaal of deels over te nemen, ofwel door ze gemotiveerd af te wijzen. Op basis van het rapport van bevindingen voor uw gemeente hebben wij conclusies getrokken en aanbevelingen geformuleerd. Er zijn enkele conclusies die wij alleen voor uw gemeente hebben getrokken, er is een reeks conclusies die voor alle vier de gemeenten gelden en wij hebben specifieke aanbevelingen voor uw gemeente.

Conclusies voor de gemeente Waddinxveen Bewustzijn over algoritmes Op dit moment weet de gemeente Waddinxveen nog niet goed welke algoritmes zij gebruikt, maar zij is bezig dit in kaart te brengen. Algoritmegebruik is in de organisatie momenteel niet echt een thema bij het College of de ambtelijke organisatie. Toch weet de gemeente Waddinxveen wel waarvoor zij de algoritmes die zij gebruikt inzet, maar ambtenaren hebben over het algemeen voor dit onderzoek slechts in beperkte mate over algoritmes die zij gebruiken nagedacht. Als Waddinxveen een nieuw algoritme in gebruik wil nemen, wordt er wel expliciet en uitgebreid nagedacht waarom en waarvoor dat gebeurt. De Groene Hart Rekenkamer concludeert daarom dat onvoldoende zicht is op welke algoritmes als in gebruik zijn, maar dat de gemeente zich in grote mate wel bewust is van zowel het waarvoor als het waarom van nieuwe algoritmes. Besluitvorming over algoritmes De gemeente Waddinxveen baseert zich bij de ingebruikname van algoritmes op wat een tool belooft te doen en op ervaringen in andere gemeenten. Ethische overwegingen worden door sommige ambtenaren meegenomen, maar zijn nog onvoldoende structureel in de organisatie ingebed. Impliciete aannames achter algoritmes of gebruikte data krijgen nog geen systematische aandacht.

Waddinxveen verkent nog hoe richting kan worden gegeven aan bewustwording van implicaties van de inzet van algoritmes aan de uitvoeringspraktijk. De Groene Hart Rekenkamer concludeert daarom dat besluitvorming over algoritmes verbetering behoeft. Toezicht op algoritmes De gemeente Waddinxveen houdt geen toezicht op het gebruik of de uitkomsten van algoritmes. Er is alleen controle op de uitkomsten, waarbij ambtenaren kijken of er zichtbare onjuistheden in uitkomsten zitten. De afspraak dat een algoritme niet zelfstandig tot een beslissing kan leiden lijkt niet breed bekend in de organisatie. De Groene Hart Rekenkamer concludeert daarom dat voldoende kaders en uitwerking daarvan voor toezicht op de werking en inzet van algoritmes nog ontbreken. Bij alle drie de onderwerpen bewustzijn over algoritmes, besluitvorming over algoritmes en toezicht op algoritmes zijn de rollen van gemeenteraad en college onvoldoende. De gemeenteraad heeft nauwelijks oog voor het onderwerp en het ontbreekt dan ook aan door de raad gestelde kaders en vanzelfsprekend daaruit volgend ook op de controle daarop. Het college heeft onvoldoende zicht welke applicaties worden aangeschaft, op welke wijze die applicaties data verwerken en waarom er wel of geen DPIA nodig is.

Aanbevelingen voor de gemeente Waddinxveen  Betrek voorlopers binnen de gemeente bij het verder nadenken over algoritmes: binnen de gemeente zijn er een aantal sleutelpersonen, met de informatiemanager als voortrekker, die een leidende rol nemen in de gedachtenvorming en strategievorming van de gemeente op het gebied van algoritmes. Zij volgen nationale ontwikkelingen op dit gebied door bijvoorbeeld deelname aan VNGbijeenkomsten over algoritmes. Deze medewerkers verdienen bestuurlijke steun en duidelijke leeren experimenteerruimte.  Zorg dat de bredere organisatie ook kennisneemt van algoritmes: de kennis over algoritmes lijkt binnen de ambtelijke teams geconcentreerd te zijn bij voornoemde sleutelpersonen. Richting de toekomst is het raadzaam om ook in de bredere organisatie te zorgen voor bewustzijn en basale kennis van algoritmes. Daarmee voorkomt de gemeente dat haar bedrijfsvoering of dienstverlening onder druk komt te staan door uitval van een of meer genoemde kennisdragers.







Blijf kritisch op de toegevoegde waarde van algoritmes voor datagedreven werken: gemeente Waddinxveen is op zoek naar usecases om met algoritmes aan de slag te gaan. Een goede impactanalyse hiervan moet onderdeel uitmaken van een kritische analyse van de meerwaarde van de inzet van algoritmes voor datagedreven werken in dienstverlening en bedrijfsvoering. Stel als gemeenteraad op voorstel van het college jaar jaarlijks de kaders vast waarbinnen de gemeente kan werken met algoritmes en data en toets hierop, bijvoorbeeld door u door het college in individuele gevallen te laten informeren op welke wijze algoritmes en data worden toegepast. Ook zou u bijvoorbeeld jaarlijks de adviezen van een FG en/of CIO kunnen bespreken. Vraag het college actiever zicht te geven op algoritmes binnen de organisatie en deze informatie aan uw raad te verstrekken: vraag bijvoorbeeld expliciet te maken waarom een bepaalde applicatie is aangeschaft, via welke stappen deze de data verwerkt, en waarom er wel of niet een DPIA uitgevoerd zal worden. En verzoek het college gemeentebreed aan te geven in welke mate algoritmes en datagebruik volgens de alsdan door de gemeenteraad vastgestelde richtlijnen worden ingezet en toegepast.

Vervolg De Groene Hart Rekenkamer is van mening dat met het opleveren van de rapportage en deze oplegnotitie het vervolg nu aan de politiek is. De Groene Hart Rekenkamer adviseert de gemeenteraden om het rapport inclusief de aanbevelingen te agenderen in de raad(scommissie) en de conclusies en aanbevelingen door middel van een raadsbesluit te bekrachtigen. We beseffen uiteraard dat het niet aan de Groene Hart Rekenkamer, maar aan de gemeenteraad zelf is om al dan niet over te gaan tot agendering van het onderzoeksrapport en het nemen van besluiten. Ons advies is daarbij om de aanbevelingen op te nemen in een raadsbesluit. Desgewenst zijn wij van harte bereid om met de griffie te kijken naar een goede formulering in het raadsvoorstel. Graag geven wij een toelichting aan de gemeenteraad of commissie. De onderzoekers zullen daarbij aanwezig zijn en al uw vragen zo goed mogelijk beantwoorden. Wij verzoeken de griffie de datum van behandeling in de commissie of raad te melden aan de secretaris van de Rekenkamer. Wij hopen u op deze manier voldoende te hebben geïnformeerd en u met het bijgevoegde rapport en het gemeenschappelijk rapport voor de vier gemeenten met de usecases, te helpen in uw beeldvorming over dit belangrijke onderwerp. Als u nog vragen of opmerkingen heeft dan vernemen wij die uiteraard graag.

Met vriendelijke groet, De Groene Hart Rekenkamer, Dhr. drs. B. Steur, voorzitter Dhr. M. Ter Hoeve MSc, lid Dhr. drs. J.H. van Oort, lid

Bijlagen: - Rapport van bevindingen - Bestuurlijke reactie College op de conclusies en aanbevelingen - Reactie Groene Hart Rekenkamer op bestuurlijke reactie - Het gemeenschappelijke rapport voor de vier GHR-gemeenten met daarin acht usecases, twee per gemeente. - Adviezen en tips voor alle vier de GHR gemeenten