Document · PDF

b. Programmabegroting 2024-2027 SAMH zienswijzen

Besluitvormende raadsvergadering 31 mei 2023, gemeente WaddinxveenBij agendapunt: Zienswijze concept programmabegroting 2024-2027 Streekarchief Midden-Holland6.508 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klein Amerika 20 2806 CA GOUDA

Programmabegroting 2024 - 2027

Vastgesteld door: Dagelijks bestuur d.d. 8 juni 2023 Algemeen bestuur d.d. 28 juni 2023

Inhoudsopgave

Programmabegroting 2024 - 2027 1

Beleidsbegroting Programma's ........................................................................................................ 3 1.1

Inleiding ................................................................................................................................... 4

1.2

De programma's ...................................................................................................................... 5

1.2.1

In bewaring nemen .............................................................................................................. 5

1.2.2

Bewaren en beheren ........................................................................................................... 5

1.2.3

Ontsluiten / beschikbaar stellen ........................................................................................... 6

1.2.4

Educatie, advisering en toezicht .......................................................................................... 6

1.2.5

Algemene dekkingsmiddelen ............................................................................................... 7

Beleidsbegroting Paragrafen ............................................................................................................ 8 2.1

Financiële paragrafen .............................................................................................................. 9

2.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................. 9

2.2.1

Uiteenzetting financiële positie en toelichting ...................................................................... 9

2.2.2

Overzicht van baten en lasten per programma ................................................................. 11

2.2.3

Overzicht van baten en lasten per taakveld ...................................................................... 12

2.2.4

Incidentele baten en lasten ................................................................................................ 12

2.2.5

Structureel begrotingssaldo ............................................................................................... 12

2.2.6

Investeringen 2023 – 2027 ................................................................................................ 13

2.2.7

Geprognosticeerde balans per 1 januari (€) ...................................................................... 14

2.2.8

EMU-saldo ......................................................................................................................... 15

2.3

Treasury................................................................................................................................. 15

2.4

Bedrijfsvoering ....................................................................................................................... 17

2.4.1

Personeel & Organisatie .................................................................................................... 17

2.4.2

Financiën ........................................................................................................................... 17

2.4.3

Huisvesting ........................................................................................................................ 18

2.4.4

Communicatie .................................................................................................................... 19

2.4.5

Informatievoorziening en automatisering........................................................................... 19

2.5 3.

Openbaarheid ........................................................................................................................ 19

Financiële begroting van Baten en Lasten 2024 ............................................................................ 20 3.1

Begroting van baten en lasten (x € 1) ................................................................................... 21

3.2

Overzicht reserves en voorzieningen (€) ............................................................................... 22

3.3

Verdeling bijdragen 2024 ....................................................................................................... 23

Programmabegroting 2024

Beleidsbegroting Programma's

Streekarchief Midden-Holland

Deel I Programmaplan 1.1

Inleiding

Voor u ligt de Begroting 2024 voor het Streekarchief Midden-Holland. Als archiefinstelling zijn wij voortdurend bezig met het bewaren en ontsluiten van historische documenten en informatie uit de regio, met als doel om de geschiedenis en het cultureel erfgoed van onze regio toegankelijk te maken voor het publiek. In de komende periode zal het streekarchief zich, samen met de deelnemende gemeentes en het ODMH, voor een belangrijk deel richten op de ontwikkeling en inrichting van een edepotvoorziening. Het e-depot is een belangrijke ontwikkeling in het streven om de historische documenten en informatie voor de toekomst te bewaren. Digitale preservering en ontsluiting zijn randvoorwaarden voor de openbaarheid van overheidsinformatie. Met het e-depot kunnen we informatie duurzaam opslaan en beschermen, zodat deze ook op de lange termijn toegankelijk blijft voor het publiek. Het afgelopen jaar is er veel werk verzet om het e-depot mogelijk te maken, wat geleid heeft tot een aanbesteding in 2023 voor de nieuwe voorziening. Voor de komend jaren zal gewerkt worden aan een aantal pilotprojecten voor het opnemen van diverse datasets van de deelnemers, zoals bijvoorbeeld de videotulen en bouwvergunningen.

Naast het e-depot willen we in 2024 ook onze digitale dienstverlening verder verbeteren en de website nog gebruiksvriendelijker te maken, zodat bezoekers gemakkelijker en sneller kunnen vinden wat ze zoeken. Ook is er de wens om de collectie verder te digitaliseren, zodat deze voor een breder publiek beter toegankelijk wordt. Door de digitalisering kunnen bovendien nieuwe technieken voor betere toegankelijkmaking toegepast worden, zoals Handgeschreven Tekst Herkenning, Linked Open Data en het automatisch taggen van namen en plaatsen. Met deze begroting wordt de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening aan zowel publiek als gemeentes gegarandeerd en blijft het streekarchief investeren in duurzame bewaring van documenten en informatie.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

1.2

De programma's

De visie van het SAHM wordt concreet vertaald in de volgende programma’s: - 1. In bewaring nemen - 2. Bewaren en beheren - 3. Ontsluiten / beschikbaar stellen - 4. Educatie, advisering en toezicht - 5. Algemene dekkingsmiddelen De programma’s hebben een vaste opzet. Het eerste deel van het programma gaat in op de vraag: Wat willen we bereiken? Hierin komen de aan het programma gekoppelde doelstellingen aan de orde. In het tweede deel – Wat gaan we daar voor doen? – worden de activiteiten besproken die voor het betreffende programma in begrotingsjaar 2024 van belang zijn. Het derde deel beantwoordt de vraag “Wat mag het kosten?” met een overzicht van de baten en lasten.

1.2.1

In bewaring nemen

Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Wat gaan we ervoor doen? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten • Opslag van niet overgebracht archief Wat mag het kosten? In bewaring nemen

1.2.2

Rekening 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Baten

-118.660

-111.064

-136.631

-142.097

-147.781

-153.692

Lasten

15.334

15.190

28.669

29.816

31.009

32.248

Saldo

-103.325

-95.875

-107.962

-112.281

-116.772

-121.444

Bewaren en beheren

Doelstelling: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats in fysieke en digitale vorm • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wat gaan we ervoor doen? • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties • Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties • Nader toegankelijk maken archieven en collecties • Beheer van de archiefbewaarplaats • Verhuur opslagruimte aan externe partijen • Ontwikkeling e-depot

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

Wat mag het kosten? Bewaren en beheren

1.2.3

Rekening 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Baten

-508.077

-525.940

-993.191

-1.027.002

-1.062.368

-1.104.344

Lasten

512.738

514.581

825.727

852.466

880.479

914.808

Saldo

4.662

-11.359

-167.465

-174.536

-181.889

-189.536

Ontsluiten / beschikbaar stellen

Doelstelling: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het Streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers Wat gaan we ervoor doen? • Facilitair beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaal • Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties • Afhandelen klantvraag Wat mag het kosten? Ontsluiten/ beschikbaar stellen

1.2.4

Rekening 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Baten

-599.152

-615.658

-556.556

-578.818

-601.971

-626.050

Lasten

335.233

343.533

370.568

385.378

400.780

416.798

Saldo

-263.919

-272.125

-185.988

-193.440

-201.191

-209.252

Educatie, advisering en toezicht

Doelstelling: • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • Streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken • Toezicht houden op de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding van gemeenten • Adviseren bij complexe informatievraagstukken die voortvloeien uit de snelle technologische veranderingen / digitalisering en implementatie van nieuwe wetgeving zoals de nieuwe Archiefwet en de Wet Open Overheid. Wat gaan we ervoor doen? • Onderwijs over archiefonderzoek

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

• • • • • • • • • • • • • • • •

Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen Workshops archiefbeheer voor particulieren Rondleidingen Gouwedepot Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP) Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen Commissie naamgeving openbare ruimte Regionaal Kennis- en Innovatieplatform Voorlichting informatiebeheer Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten Gevraagd advies Informatiebeheer Periodieke hotspotmonitor Toetsing van vernietigingslijsten Inspectie (toezicht op archieven) KPI-verslagen Strategisch Informatie Overleg (SIO)

Wat mag het kosten? Educatie, advisering en toezicht

1.2.5

Rekening 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Baten

-298.547

-309.043

-266.439

-277.097

-288.181

-299.708

Lasten

182.321

178.731

194.362

202.137

210.222

218.631

Saldo

-116.225

-130.312

-72.077

-74.960

-77.959

-81.077

Algemene dekkingsmiddelen

In het kader van de aanpassingen van het BBV op basis van de voorstellen van de commissie Depla is de overhead samengebracht in een apart programma. Vanaf de begroting 2018 is het verplicht om de overheadkosten apart inzichtelijk te maken. Hiervoor is in een programma Algemene dekkingsmiddelen toegevoegd. Algemene dekkingsmiddelen zijn gelden die geen vooraf bepaald bestedingsdoel hebben. Voorbeelden zijn de bijdragen van de deelnemende gemeenten en inkomsten uit dienstverlening en cursussen. De omvang van de algemene dekkingsmiddelen en de toelichting daarop worden in dit verplichte overzicht gepresenteerd. Binnen de algemene dekkingsmiddelen wordt geen directe koppeling gelegd tussen middelen en doelstellingen. Daarom bevat dit onderdeel van de begroting geen overzicht met indicatoren. Wat mag het kosten? Rekening 2022

Overhead

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Baten

-37.943

-9.559

-12.998

-10.938

Lasten Saldo

502.137 464.194

511.507 501.948

543.563 530.565

561.709 550.771

567.618 556.680

586.514 575.576

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

2 Beleidsbegroting Paragrafen

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

2.1

Financiële paragrafen

Inleiding Op de programmabegroting is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing. Het BBV schrijft verplicht de volgende paragrafen voor, die ook voor het Streekarchief van toepassing zijn: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Financiering • Bedrijfsvoering • Openbaarheid Niet van toepassing zijn: • Lokale heffingen • Onderhoud Kapitaalgoederen • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid

2.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

2.2.1

Uiteenzetting financiële positie en toelichting

De paragraaf weerstandsvermogen dient te omvatten: a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het Streekarchief beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. Een inventarisatie van de risico's, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Hierbij dient bijvoorbeeld te worden gedacht aan risico’s in het kader van organisatieontwikkelingen, rechtmatigheid, garantieverplichtingen, voldoen aan formele voorschriften met betrekking tot de uitvoering van regelingen door het Streekarchief; c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s en de realisatie daarvan. Weerstandsvermogen Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Streekarchief in staat is middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Een buffer is daarom wenselijk. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting. Weerstandscapaciteit Principieel is gekozen om geen grote reserve in de GR SAMH op te potten om financiële risico’s op te vangen. Waar nodig wordt teruggevallen op de gemeenten. Via de jaarlijkse risicoanalyse bij de begrotingsbehandeling wordt het jaarlijks gewenste weerstandsvermogen bepaald en opgenomen in de begroting.

Uitgangspunt is dat het weerstandsvermogen de bedrijfsvoering faciliteert, derhalve dient voor inzet van tijdelijk personeel bij verzuim, afkoop bij (gedwongen) uitstroom, schade aan of diefstal van documenten en aanpassingen IT-infrastructuur. Voor de overige risico’s (uittreding deelnemers, contractbeëindiging huur Gouwedepot, wettelijke risico’s ten aanzien van de AVG) moeten de gemeenten in hun archiefbegroting voorzieningen treffen. De hoogte van de weerstandscapaciteit op basis van de geprognosticeerde standen is als volgt: Algemene reserve: € 109.675 (geprognosticeerde stand per begin 2024)

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

Risicoanalyse Risico’s ontstaan uit wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (b.v. op het gebied van de AVG of Auteursrecht), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiële calamiteiten (verlies of diefstal van documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkeling (knelpunten in de digitale raadpleging). De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor als voorbeeld het Auteursrecht boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden. Conform de uitgangspunten in de nota reserves en voorzieningen worden deze risico’s voortdurend gemonitord en wordt daarover via de maraps gerapporteerd . Dit geldt als onderbouwing voor de vaststelling van het gewenste weerstandsvermogen. Er worden echter op dit moment geen andere risico’s verwacht dan die in de nota reserves en voorzieningen staan geformuleerd. De risico-inventarisatie levert een totaal aan gekwantificeerde risico's op van € 200.000.

Uitgaande van het door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) geadviseerde zekerheidspercentage van 90% wordt het gewenste weerstandvermogen op basis van deze risicoinventarisatie vastgesteld op € 180.000. Het streefsaldo van het weerstandsvermogen bedraagt dus € 180.000. De aanwezige weerstandscapaciteit bedraagt op 1 januari 2024 op basis van het ex-ante begrotingssaldo 2023 naar verwachting € 109.675. Geconcludeerd kan worden dat de berekende aanwezige weerstandscapaciteit 60,9% van het gewenste weerstandvermogen bedraagt. Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden. Verloop van de kengetallen

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Verslag 2022 -5,1% -5,1% 51,8% 1,5% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2024 -2,1% -2,1% 50,4% 0,1% n.v.t. n.v.t.

Verloop van de kengetallen

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Programmabegroting 2024

Begroting 2023 -1,9% -1,9% 50,9% 0,4% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2025 -5,0% -5,0% 49,3% 0,1% n.v.t. n.v.t.

Streekarchief Midden-Holland

Begroting 2026 -5,7% -5,7% 48,3% 0,9% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2027 -6,3% -6,3% 51,7% 1,1% n.v.t. n.v.t.

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Door verbetering van de resultaten laat deze ratio een hogere waarde zien. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

2.2.2

Overzicht van baten en lasten per programma

In onderstaand overzicht worden meerjarig per programma alle lasten, baten en het saldo weergegeven. De programma's zijn volgens de nieuwe Producten- en DienstenCatalogus opgesteld. Ook de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves zijn gespecificeerd per programma. Het overzicht sluit met het totaal saldo voor het desbetreffende begrotingsjaar. Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

15.334 -118.660 512.738 -508.077 335.233 -599.152 182.321 -298.547 498.950 -28.410 3.187 1.547.764 -1.552.845

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-9.533 -9.533

1.547.764 -1.562.378

-14.614

Lasten

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

Programmabegroting 2024

-103.325 4.662 -263.919 -116.225 470.540 3.187 -5.081

-9.533 -9.533

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Realisatie 2022 Baten Saldo

Begroting 2024 Baten Saldo

28.669 -136.631 825.727 -993.191 370.568 -556.556 194.362 -266.439 543.563 -5.000 1.962.888 -1.957.817 -

-107.962 -167.465 -185.988 -72.077 543.563 -5.000 5.071

-7.998 -7.998

1.962.888 -1.965.815

-2.927

Streekarchief Midden-Holland

Lasten

Begroting 2023 Baten Saldo

15.190 -111.064 514.581 -525.940 343.533 -615.658 178.731 -309.043 510.941 566 1.563.541 -1.561.705 -

-95.875 -11.359 -272.125 -130.312 510.941 566 1.836

-9.559 -9.559

1.563.541 -1.571.264

-7.723

Lasten

Begroting 2025 Baten Saldo

29.816 -142.097 852.466 -1.027.002 385.378 -578.818 202.137 -277.097 561.709 -5.000 2.031.505 -2.030.014 -

-112.281 -174.536 -193.440 -74.960 561.709 -5.000 1.491

-5.938 -5.938

2.031.505 -2.035.952

-4.447

Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

31.009 -147.781 880.479 -1.062.368 400.780 -601.971 210.222 -288.181 567.618 -5.000 2.090.107 -2.105.300

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

Begroting 2026 Baten Saldo -116.772 -181.889 -201.191 -77.959 567.618 -5.000 -15.193

-5.938 -5.938

2.090.107

-2.111.238

-21.131

Lasten

Begroting 2027 Baten Saldo

32.248 -153.692 914.808 -1.104.344 416.798 -626.050 218.631 -299.708 586.514 -5.000 2.168.999 -2.188.793 -

-121.444 -189.536 -209.252 -81.077 586.514 -5.000 -19.794

-5.938 -5.938

2.168.999 -2.194.731

-25.732

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken weergegeven.

2.2.3

Overzicht van baten en lasten per taakveld

Om tot betrouwbare informatie voor interne sturing en externe vergelijkbaarheid te komen, schrijft het BBV een uniforme indeling in taakvelden voor. De bijbehorende baten en lasten worden aan die taakvelden toegerekend.

Taakveld Omschrijving 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden Taakveld Omschrijving 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Begroting 2024 Lasten Baten 1.419.325 -1.952.817 543.563 -5.000 -7.998 2.927 1.965.815 -1.965.815

Begroting 2025 Lasten Baten 1.469.796 -2.025.014 561.709 -5.000 -5.938 4.447 2.035.952 -2.035.952

Begroting 2026 Lasten Baten 1.522.489 -2.100.300 567.618 -5.000 -5.938 21.131 2.111.238 -2.111.238

Begroting 2027 Lasten Baten 1.582.485 -2.183.793 586.514 -5.000 -5.938 25.732 2.194.731 -2.194.731

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken weergegeven.

2.2.4

Incidentele baten en lasten

De meerjarenbegroting van het Streekarchief Midden-Holland bevatten geen baten en lasten die een incidenteel karakter hebben. Het begrip incidenteel wordt in de ‘Notitie incidentele en structurele baten en lasten’ van de commissie BBV omschreven als baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen, waarbij het van belang is dat het gaat om ‘eenmalige zaken’.

2.2.5

Structureel begrotingssaldo

Omdat de begroting van het Streekarchief Midden-Holland slechts structurele baten en lasten bevat, is het positieve, structurele begrotingssaldo van het Streekarchief gelijk aan de meerjarenbegroting.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

Structureel begrotingsaldo Saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotingssaldo

2.2.6

Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2023 2024 2025 2026 2027 1.836 5.071 1.491 -15.193 -19.794 -9.559 -7.998 -5.938 -5.938 -5.938 -7.723 -2.927 -4.447 -21.131 -25.732 0 0 0 0 0 -7.723 -2.927 -4.447 -21.131 -25.732

Investeringen 2023 – 2027

Als vervolg op de businesscase in 2022 zal in 2023 een gezamenlijk e-depot gevormd worden, dat door het Streekarchief beheerd zal worden. Ook zal er in dat jaar geïnvesteerd worden in de telefoonvoorziening en de beheeromgeving. Voor 2024 worden vervangingsinvesteringen verwacht voor het Gouwedepot. Dit betreft meubilair, accespoints en (keuken-)inventaris. In 2025 wordt de vervanging van de hardware van de (kantoor-) werkplekken verwacht en een aanvullende investering voor de raadpleegomgeving. In alle jaren zijn kleinere vervangingsinvesteringen op ICT-gebied geraamd.

Investeringen e-Depot Gouwedepot Automatisering Totaal

Programmabegroting 2024

Begroting 2023 48.500 0 48.400 96.900

Begroting 2024 0 31.000 4.000 35.000

Begroting 2025 0 0 41.800 41.800

Streekarchief Midden-Holland

Begroting 2026 0 1.500 13.500 15.000

Begroting 2027 0 0 7.500 7.500

2.2.7

Geprognosticeerde balans per 1 januari (€)

1-1-2023

1-1-2024

1-1-2025

1-1-2026

1-1-2027

308.274 0

342.925 0

285.767 0

272.256 0

245.100 0

145.106 6.132 110.713 261.951

145.000 6.000 72.085 223.085

145.000 6.000 134.657 285.657

145.000 6.000 155.102 306.102

145.000 6.000 172.757 323.757

570.225

566.010

571.424

578.358

568.857

101.952 193.257 295.209

109.675 175.700 285.375

112.602 169.762 282.364

117.049 163.824 280.873

138.180 157.886 296.066

Voorzieningen Egalisatie onderhoud

91.960

98.635

107.060

115.485

90.791

Vaste schulden Onderhandse leningen

26.827 156.230 183.057

26.000 156.000 182.000

570.226

566.010

571.424

578.358

568.857

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Financiële vaste activa Vlottende activa Overige vorderingen Overlopende activa Liquide middelen

Totaal activa

PASSIVA Eigen vermogen Egalisatiereserve Bestemmingsreserves

Vlottende passiva Overige schulden Overlopende passiva

Totaal Passiva

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

2.2.8

EMU-saldo

Met ingang van het begrotingsjaar 2018 is het verplicht het EMU-saldo meerjarig op te nemen in de begroting. Tezamen met de geprognotiseerde balans geeft het inzicht in de toekomstige ontwikkelingen van de financieringsbehoefte van het Streekarchief Midden-Holland.

Omschrijving 1. Exploitatiesaldo voor toevoeging aan / onttrekking uit reserves 2. Afschrijvingen ten laste van de exploitatie 3. Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie 4. Investeringen in materiële vaste activa die worden geactiveerd 5. Baten uit bijdragen derden niet verantwoord in de exploitatie of in mindering op post 4 6. Desinvesteringen en baten materiële vaste activa niet verantwoord in exploitatie 7. Aankoop grond en uitgaven voor bouwrijp maken 8. Baten bouwgrondexploitties voor zover niet verantwoord in de exploitatie 9. Lasten op balanspost voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen 10. Lasten ivm transacties met derden niet tlv exploitatie (post 1) of de andere posten en rechtstreeks ten last van de reserves 11. Verkoop effecten a. - gaat u effecten verkopen b. - verwachte boekwinst op exploitatie 12. Berekend EMU-saldo 12 = (1+2+3-4+5+6-7+8-9-10-11)

2.3

Realisatie 2022

Begroting 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

5.081 52.830

-1.836 62.205

-5.071 61.158

-1.491 55.311

15.193 40.656

19.794 38.168

9.044

48.400

35.000

41.800

15.000

7.500

0 0

48.867

11.969

21.088

12.020

40.849

50.462

Treasury

Het Streekarchief Midden-Holland is een gemeenschappelijke regeling, waarvan de kosten worden gedragen door de deelnemende gemeenten en de ODMH volgens een verdeelsleutel. Het treasurybeleid van het Streekarchief Midden-Holland is een voortzetting van het bestaande beleid, zoals vastgelegd in het in oktober 2002 door het algemeen bestuur van het Streekarchief goedgekeurde beleggingsstatuut van de financiële verordening. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet volgens de Wet Fido legt een beperking op aan de omvang van de korte netto schuld van de gemeenschappelijke regeling om grote rentefluctuaties te voorkomen. De toegestane kasgeldlimiet is 8,2% van de begroting. Voor de gemeenschappelijke regeling 8,2% van € 1.962.888 = € 160.957. De kasgeldlimiet wordt derhalve niet overschreden.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

Gerealiseerd Begroting 2022 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Omvang begroting per 1 januari

1.547.764

1.563.541

1.962.888

2.031.505

2.090.107

2.168.999

(1) Toegestane kasgeldlimiet - in procenten van de grondslag - in bedrag

8,20% € 126.917

8,20% € 128.210

8,20% € 160.957

8,20% € 166.583

8,20% € 171.389

8,20% € 177.858

€ 26.827

€ 26.000

€ 156.230

€ 156.000

€ 183.057

€ 182.000

€ 311

€ 300

(2) Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld in rekening-courant Gestorte gelden door derden Overige gelden niet zijnde vaste schuld Subtotaal (3) Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening-courant (inclusief schatkistverrekening) Overige uitstaande gelden < 1 jaar Subtotaal

€ 136.714

€ 72.085

€ 134.657

€ 155.102

€ 172.757

€ 66.379 € 203.404

€ 151.000 € 223.385

€ 151.000 € 285.957

€ 151.000 € 306.402

€ 151.000 € 324.057

Toets kasgeldlimiet (4) Totaal netto vlottende schuld Toegestane kasgeldlimiet Ruimte

€ 20.348 € 126.917 € 147.265

€ 41.385 € 128.210 € 169.595

€ 103.957 € 160.957 € 264.914

€ 124.402 € 166.583 € 290.985

€ 142.057 € 171.389 € 313.446

€ 142.057 € 177.858 € 319.915

Renterisiconorm De Wet Fido stelt een norm, waaraan het renterisico van het totaal van de langlopende geldleningen van de gemeenschappelijke regeling moet voldoen. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal van het komend jaar, met een minimum van € 2.500.000. Voor de gemeenschappelijke regeling is dit 20% van € 1.962.888 = € 392.578. Derhalve blijft het renterisico voor de gemeenschappelijke regeling onder de norm. Renterisiconorm en renterisico's vaste schuld in 2022 e.v. Gerealiseerd Begroting 2022 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

1 Renteherziening 2 Betaalde aflossingen 3 Renterisico (1+2)

€0 € 24.368 € 24.368

€0 €0 €0

Renterisiconorm Begrotingstotaal Het bij min. regeling vastgest. % Renterisiconorm Minimum van renterisiconorm

1.547.764 20% 309.553 2.500.000

1.563.541 20% 312.708 2.500.000

1.962.888 20% 392.578 2.500.000

2.031.505 20% 406.301 2.500.000

2.090.107 20% 418.021 2.500.000

2.168.999 20% 433.800 2.500.000

Toets renterisiconorm Renterisiconorm Renterisico op vaste schuld Ruimte(+)/Overschrijding(-)

2.500.000 24.368 2.475.632

2.500.000 0 2.500.000

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

Uitzettingen Het beleid van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland is en zal zijn dat het uitzetten van middelen alleen is toegestaan voor uitoefening van de publieke taak. Aan- en verkoop kan uitsluitend geschieden na goedkeuring door het dagelijks bestuur.

2.4

Bedrijfsvoering

2.4.1

Personeel & Organisatie

De personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie worden gedaan door de afdeling personeelszaken van ODMH. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Er wordt gebruik gemaakt van dezelfde arbodienstverlener Zorg van de Zaak.

2.4.2

Financiën

Uitgangspunten begroting 2024 Voor de begroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. De financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen van november 2022 (zie onder indexering) 2. De nota reserves en voorzieningen 2020 – 2023 en de daarbij uitgevoerde risicoanalyse (zie hiervoor onder 2.2. weerstandvermogen en risicobeheersing). Hierin is ook de visie verwoord over de wijze waarop de opbouw en aanvulling van reserves geschiedt. In 2023 wordt de nota reserves en voorzieningen aangepast, onder andere door een passing van het gebruikersdeel van het meerjarenonderhoudsplan voor het Gouwedepot. 3. Op basis van de businesscase e-depot heeft het Algemeen Bestuur in 2022 gekozen voor een gezamenlijke e-depotvoorziening voor alle deelnemende gemeentes en de ODMH. De businesscase heeft een schatting gemaakt voor de kosten voor de voorziening. Voor 2023 zijn deze kosten apart opgenomen in de begroting en worden als extra bijdrage gefactureerd aan de deelnemers. Voor de periode vanaf 2024 en dus vanaf deze begroting, zijn de kosten opgenomen in de begroting onder het programma Bewaren en Beheren. Om inzicht te kunnen geven aan de deelnemers zijn deze kosten in het overzicht Verdeling Bijdragen op pagina 23 apart benoemd.

Voor de verdeelsleutel is vooralsnog gebruik gemaakt van dezelfde verdeelsleutel als voor de papieren archieven, namelijk op basis van inwoneraantal en opgeslagen meters. Gedurende het project e-depotvoorziening dat tot 2026 zal lopen wordt deze verdeelsleutel indien nodig aangepast aan de digitale situatie. Indexering en loonkostenontwikkeling Voor de indexering en loonkostenontwikkeling hanteert het Streekarchief de financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden voor begrotingen 2024. De hierop gebaseerde indexering voor de begroting van het Streekarchief 2024 bedraagt 7,3%, een gewogen gemiddelde uit de percentages voor de loonkosten (6,4%) en materiële kosten (9,0%). Voor de jaren 2025 t/m 2027 is een indexering van 4% toegepast op zowel de inkomsten als de indexgevoelige uitgaven. Inkomsten Naast de reguliere inkomsten voor de basistaken van het Streekarchief worden inkomsten gegenereerd uit: Verhuur van de overcapaciteit van het Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer. Dit is voor 2024 begroot op € 45.200,-. Er is een huurovereenkomst afgesloten met de gemeente Zoetermeer in 2016 voor een periode van 20 jaar. Het Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas is hiervoor van toepassing.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

Inkomsten voortkomend uit dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Zoetermeer, met de Omgevingsdienst Midden-Holland en met de Regio Midden-Holland. Begroot op samen € 16.000,Inkomsten voor het beheren van het e-depot voor de 5 gemeenten en de ODMH. Hiervoor is € 268.000,- begroot. Overige inkomsten begroot op € 33.500,- worden verkregen uit verkopen van producten voortvloeiend uit de programma’s in de Chocoladefabriek en verkopen van fotokopieën en fotoreproducties en het leveren van andere diensten. Inkoop van financiële diensten Het Streekarchief koopt financiële diensten in bij de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH). De volgende werkzaamheden worden verricht: boekhouding, opstellen van de managementrapportages, opstellen begroting en jaarrekening, financieel advies, control en financiële toelichting in de bestuursvergaderingen. De afspraken zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO).

Wet en regelgeving Er wordt gewerkt conform de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling SAMH (artikel 212 van de Gemeentewet) en de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de regeling SAMH (artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten). De accountant van het Streekarchief is Zirkzee Audit B.V. in Oegstgeest. Ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole door de accountant (vastgelegd in artikel 213 gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten/BAPG) is kaderstelling rechtmatigheid jaarrekening door het algemeen bestuur vastgesteld. Deze is bij besluit van het Algemeen Bestuur op 29 november 2017 aangepast op 3 onderdelen: aangepaste GR, toevoeging van regeling schatkistbankieren decentrale overheden en toevoeging van de wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi- publieke sector. De regelingen Budgetverantwoordelijkheid, Betalingsbevoegdheid en het Treasurystatuut (vastgesteld door het algemeen bestuur in 2006) werken het normenkader uit in een toetsingskader.

2.4.3

Huisvesting

Het Streekarchief heeft twee locaties: het Gouwdepot (Gouwepark, gemeente Zuidplas) en de Chocoladefabriek (Klein Amerika, gemeente Gouda). Het Gouwedepot voldoet aan alle wettelijke eisen die aan een goede opslag van archief worden gesteld. De archieven zijn daarmee uitstekend geconserveerd. Een deel van de capaciteit van het Gouwedepot, 2000 m’, wordt verhuurd aan de gemeente Zoetermeer (zie onder 2.4.1 en 2.4.2). Over het gebruik van het archiefdepot door de gemeenten voor selectiewerkzaamheden en ontsluiting van nog niet overgedragen archief zijn afspraken gemaakt, mede in het kader van de PDC discussie. De Chocoladefabriek is de voorziening waar de studiezaal is gehuisvest en waar een deel van de educatieve activiteiten plaatsvindt. Met de partners in de Chocoladefabriek wordt jaarlijks gezamelijke programmering en communicatie uitgevoerd.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

2.4.4

Communicatie

Communicatie wordt gedaan via de eigen website, Twitter, Facebook, jaarverslagen en de maandelijkse nieuwsbrieven. Specifiek voor de programmering wordt de communicatie met de bibliotheken en Historische Ontmoetingspunten uitgevoerd. Door de bewoners van de Chocoladefabriek wordt het publiek geïnformeerd via de website https://www.chocoladefabriekgouda.nl/, het jaarlijks verschijnende tijdschrift de Bonbon en de maandelijks verschijnende Wikkel. Voor specifieke activiteiten wordt een aparte flyer uitgebracht.

2.4.5

Informatievoorziening en automatisering

Voor het onderhoud van de hardware en bijbehorende servers heeft het Streekarchief een contract afgesloten met Heycom ICT. Het applicatiebeheer wordt uitgevoerd binnen het Streekarchief. Voor de raadpleegomgeving (met onder andere website) en archiefbeheersysteem (waarin alle metadata zijn opgeslagen van de onder het beheer van het streekarchief vallende archieven en collecties) zijn contracten afgesloten met respectievelijk Picturae en ScopeArchiv. Voor het e-depot wordt in 2023 een contract gesloten met een nieuwe leverancier die uit de aanbesteding voor dit project is gekomen.

2.5

Openbaarheid

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht bestuursorganen om op termijn verschillende categorieën documenten uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmakingsplicht). Het Streekarchief is hiermee gestart.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

Financiële begroting van Baten en Lasten 2024

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

3.1

Begroting van baten en lasten (x € 1)

Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

15.334 -118.660 512.738 -508.077 335.233 -599.152 182.321 -298.547 498.950 -28.410 3.187 1.547.764 -1.552.845

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-9.533 -9.533

1.547.764 -1.562.378

-14.614

Lasten

-7.998 -7.998

1.962.888 -1.965.815

-2.927

Lasten

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-107.962 -167.465 -185.988 -72.077 543.563 -5.000 5.071

-7.998 -7.998

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Begroting 2024 Baten Saldo

28.669 -136.631 825.727 -993.191 370.568 -556.556 194.362 -266.439 543.563 -5.000 1.962.888 -1.957.817

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

-103.325 4.662 -263.919 -116.225 470.540 3.187 -5.081

-9.533 -9.533

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Realisatie 2022 Baten Saldo

Begroting 2026 Baten Saldo

31.009 -147.781 880.479 -1.062.368 400.780 -601.971 210.222 -288.181 567.618 -5.000 2.090.107 -2.105.300

-116.772 -181.889 -201.191 -77.959 567.618 -5.000 -15.193

-5.938 -5.938

2.090.107

-2.111.238

-21.131

Lasten

Begroting 2023 Baten Saldo

15.190 -111.064 514.581 -525.940 343.533 -615.658 178.731 -309.043 510.941 566 1.563.541 -1.561.705 -

-95.875 -11.359 -272.125 -130.312 510.941 566 1.836

-9.559 -9.559

1.563.541 -1.571.264

-7.723

Lasten

Begroting 2025 Baten Saldo

29.816 -142.097 852.466 -1.027.002 385.378 -578.818 202.137 -277.097 561.709 -5.000 2.031.505 -2.030.014 -

-112.281 -174.536 -193.440 -74.960 561.709 -5.000 1.491

-5.938 -5.938

2.031.505 -2.035.952

-4.447

Lasten

Begroting 2027 Baten Saldo

32.248 -153.692 914.808 -1.104.344 416.798 -626.050 218.631 -299.708 586.514 -5.000 2.168.999 -2.188.793 -

-121.444 -189.536 -209.252 -81.077 586.514 -5.000 -19.794

-5.938 -5.938

2.168.999 -2.194.731

-25.732

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken weergegeven.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

3.2

Overzicht reserves en voorzieningen (€)

Naam reserve/voorziening

2023

2024

2025

2026

2027

101.952 7.723

109.675 2.927

112.602 4.447

117.049 21.131

138.180 25.732

109.675

112.602

117.049

138.180

163.912

193.257

183.698

175.700

169.762

163.824

9.559 183.698

7.998 175.700

5.938 169.762

5.938 163.824

5.938 157.886

Gebruikersonderhoud Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december

91.960 8.425 1.750 98.635

98.635 8.425

107.060 8.425

90.791 8.425

107.060

115.485

115.485 8.425 33.119 90.791

Totaal

392.008

395.362

402.296

392.795

421.014

Egalisatiereserve Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december Bestemmingsreserves Nieuwbouw depot * Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december Voorzieningen

99.216

* Dient ter dekking van afschrijvingslasten inrichting Gouwedepot.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

3.3

Verdeling bijdragen 2024

Oprganisatie

Verdeelsleutels 1 2 PersoneelsInwoners Aantal m1 per 1-1-2023 per 1-1-2023 kosten (€)

Verdeelsleutel

Bijdragen 2024 Overige kosten (€)

Kosten e-depot (€)

1 en 2

Extra bijdragen (€)

Totale bijdragen (€)

Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas ODMH RMH

75.304 29.506 57.691 32.598 46.977 -

4.417 432 2.694 702 1.286 -

326.068 127.762 249.803 141.150 203.411

235.770 23.059 143.800 37.471 68.644

96.147 25.810 67.357 30.567 46.557 2.000

3.200 5.500 5.600 400 750 3.000

661.184 182.131 466.560 209.589 318.612 2.750 3.000

Totaal baten en lasten

242.076

9.531

1.048.194

508.743

268.438

18.450

1.843.825

De extra bijdragen voor het jaar 2024 zijn ramingen voor additionele dienstverlening in de vorm van: Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda ad € 2.200; Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpen a/d IJssel ad € 5.500; Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 2.000; Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen ad € 400; Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda ad € 1.000; Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 3.600.

Programmabegroting 2024

Streekarchief Midden-Holland

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12649466/2