a. Oplegnotitie conclusies en aanbevelingen Waddinxveen

Aan: de leden van de gemeenteraad van Waddinxveen

Contactpersoon

Telefoon

Datum

M. ter Hoeve

06-15872064

17 juni 2025

onderwerp Aanbieding rapport onderzoek naar Indicatoren begroting

Geachte leden van de gemeenteraad van Waddinxveen,

In juni 2024 heeft de Groene Hart Rekenkamer u geïnformeerd over de start van het rekenkameronderzoek naar indicatoren in begroting in uw gemeente. In het tweede half jaar van 2024 heeft onderzoeksbureau BMC dit onderzoek namens de Groene Hart Rekenkamer uitgevoerd. Hierbij bieden wij de gemeenteraad graag onze conclusies en aanbevelingen aan. In deze oplegnotitie beginnen wij met de achtergrond van het onderzoek en de onderzoeksvragen. Vervolgens delen wij onze conclusies en aanbevelingen. Tot slot schetsen we het vervolgproces om tot een afronding van dit onderzoek te komen. Voor de volledige analyse, aanleiding, doelstelling en onderzoeksverantwoording verwijzen wij u graag naar het bijgevoegd rapport Doelstelling van het onderzoek Met dit onderzoek wil de GHR een beeld krijgen of de indicatoren uit de begroting van de gemeente Waddinxveen inzicht bieden in de realisatie van de doelen die de gemeente wil behalen en in de activiteiten die de gemeente daarvoor uitvoert. Daarnaast maakt dit onderzoek inzichtelijk welke sturingsmogelijkheden deze indicatoren bieden voor de gemeenteraden.

Onderzoeksvragen De hoofdvraag van dit onderzoek is als volgt: Bieden de indicatoren uit de begroting een bruikbaar inzicht in de doelen en activiteiten van de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas? De Groene Hart Rekenkamer heeft bij deze hoofdvraag een aantal deelvragen geformuleerd. Deze vragen treft u aan op pagina 4 en 5 van het bijgevoegde rapport. De aanpak van onderzoek kunt op vinden in hoofdstuk 2 van het bijgevoegde rapport. Technische reactie (ambtelijk wederhoor) en bestuurlijk wederhoor De conceptrapportage is op 25 januari aangeboden aan de ambtelijke organisatie voor een technische

reactie. Dit betekent dat de ambtelijke organisatie de mogelijkheid heeft gekregen om de conceptbevindingen te controleren op feitelijke onjuistheden. Op 24 april 2025 hebben we het college in de gelegenheid gesteld om een bestuurlijke reactie te geven op het conceptrapport inclusief de conclusies en aanbevelingen. Deze reactie treft u aan in de bijlage. Wij danken het college voor deze reactie. Wij zijn blij te lezen dat het college aan de slag wil gaan met de aanbevelingen. We beseffen ons dat er in maart verkiezingen zijn en het lastig kan zijn voor de verkiezingen alle aanbevelingen uit te voeren. We adviseren wanneer het niet lukt opvolging te geven voor de verkiezingen, deze aanbevelingen te betrekken bij de formatie van een nieuw college en/of coalitieakkoord. Conclusies van het onderzoek Op basis van het onderzoek dat de BMC uitvoerde trekt de Groene Hart Rekenkamer een aantal conclusies. In zijn algemeenheid concluderen we dat de gemeente een set aan wettelijke en eigen indicatoren in de begroting heeft opgenomen. Echter, deze set aan indicatoren wordt momenteel niet optimaal gebruikt. Dat komt met name omdat het abstractieniveau hoog ligt en de koppeling tussen doelen en indicatoren beter gelegd kan worden. Daarbij is de raad niet volledig scherp op de zelf gestelde richtlijnen. We hebben dit verder uitgeschreven in een aantal deelconclusies. 1.

De doelen in de begroting hebben een hoog abstractieniveau wat sturen moeilijk maakt. De doelen in de begroting van de gemeente Waddinxveen zijn overwegend gericht op de maatschappelijke effecten die de gemeente wil bereiken. Dit is positief. De doelen zijn kwalitatief van aard en hebben daarbij een hoog abstractieniveau. Doordat de doelen niet zijn vertaald naar meer concrete, meetbare doelstellingen is het moeilijk om een vertaalslag naar indicatoren te maken. En dat maakt de mogelijkheid om te sturen op doelrealisatie moeilijk. 2. De begroting van de gemeente bevat zowel de verplichte indicatoren als eigen indicatoren. In de begroting van de gemeente Waddinxveen zijn zowel de verplichte indicatoren als een set eigen indicatoren opgenomen. Het proces om te komen tot eigen indicatoren was een initiatief van en is uitgevoerd door de raad; de raad heeft in dit proces een actieve rol gepakt. Desondanks heeft dit maar in beperkte mate geleid tot een set aan indicatoren die door raadsleden als bruikbaar wordt gezien en daadwerkelijk wordt gebruikt bij het vervullen van zijn kaderstellende en controlerende rol. 3. De set aan eigen indicatoren voldoen niet volledig aan de uitgangspunten van de raad zelf. De Rekenkamer is positief over de actieve rol die de raad heeft gehad bij het opstellen van een eigen set indicatoren.

De eigen indicatoren voldoen echter niet geheel aan de uitgangspunten die de raad zelf had geformuleerd en de normen die in dit rekenkameronderzoek zijn gesteld. De aansluiting van indicatoren op de doelen in de begroting en de ambities en opgaven in het collegeprogramma is beperkt en wordt niet geëxpliciteerd in de begroting. Het merendeel van de streefwaarden en het gewenste inzicht in trends ontbreken. Ook de vergelijkbaarheid met andere, relevante gemeenten en de positionering van de indicatoren in de planning- en controldocumenten is voor verbetering vatbaar. 4. De koppeling tussen doelen en de indicatoren die daarbij horen wordt niet expliciet gelegd, wat de bruikbaarheid voor gemeenteraad beperkt maakt. De koppeling tussen doelen en de indicatoren die daarbij horen wordt niet expliciet gelegd. De bruikbaarheid van indicatoren is beperkt, zo ervaart ook de raad. De sturingsinformatie lijkt juist, maar

voorziet niet volledig in de behoefte van de raad. Er is weinig duiding van ontwikkelingen die met de indicatoren inzichtelijk worden gemaakt in relatie tot de gestelde doelen, zowel in de P&C-documenten als in het debat met het college. Raadsleden maken beperkt gebruik van indicatoren bij het stellen van kaders en (bij)sturen van beleid. Ook bij het opstellen van beleid blijken de doelen en indicatoren uit de P&C-documenten niet leidend voor ambtelijke organisatie en college. De huidige set aan indicatoren geeft tot op zekere hoogte inzicht, maar nog geen richting aan de doelrealisatie en inspanningen van de gemeente Waddinxveen. Beantwoording onderzoeksvragen De bovenstaande conclusies zijn getrokken op basis van uitvoerig onderzoek door BMC. Voor de beantwoording van alle onderzoeksvragen, verwijzen wij u naar hoofdstuk 3 en 4 van het bijgevoegde rapport. Aanbevelingen Op basis van de bevindingen en conclusies doet de Groene Hart Rekenkamer de volgende aanbevelingen. We hebben daarbij onderscheid gemaakt tussen aanbevelingen die zich richten op het college en aanbevelingen die zich richten op de raad. Aan het college: 1. De relatie tussen maatschappelijke opgave, daarbij behorende doelstelling(en) en bij die doelstellingen passende indicatoren moet worden verduidelijkt. De bij de doelstellingen behorende indicatoren moeten van (jaar)streefwaarden worden voorzien.

In de planning- en controldocumenten moet expliciet worden gemaakt welke verplichte en eigen indicatoren bij welke doelstelling horen. Dit pleit ervoor om de indicatoren van de bijlage naar de programma’s te verplaatsen. Vervolgens moeten in de planning- en controldocumenten ontwikkelingen aan de hand van indicatoren worden geduid; wat zijn de oorzaken en mogelijke gevolgen van trends en ontwikkelingen, welke invloed hebben de inspanningen van de gemeenten hierop (gehad), wat betekent dit voor de toekomstige inspanningen van college en ambtelijke organisatie, et cetera? Om het gesprek binnen de raad en tussen raad en college te faciliteren moeten de indicatoren worden voorzien van concrete streefwaarden. 2. Als nieuw beleid wordt opgesteld, moeten de doelen en indicatoren die daarbij in de planning- en controldocumenten worden opgenomen rechtstreeks van dit beleid zijn afgeleid en daarmee een expliciete verbinding hebben. Bij het opstellen van nieuw beleid moet expliciet de verbinding worden gemaakt met de doelen en indicatoren die zijn opgenomen in de planning- en controldocumenten. Ook zou in de jaarplannen die door de gemeente op organisatie-, afdelings- en/of teamniveau worden opgesteld de koppeling met de doelen en indicatoren moeten worden gemaakt om de daadwerkelijke sturing hierop te faciliteren. Aan het college en raad: 3.

Vertaal de doelen en ambities uit het coalitieakkoord in indicatoren in de P&C-cyclus. De sturing op basis van doelen en indicatoren in de planning- en controlcyclus kan worden versterkt door de vertaalslag te maken van ambities en doelen uit het coalitieakkoord naar doelen gericht op maatschappelijke effecten naar concretere doelstellingen en vervolgens naar indicatoren. De actieve rol die de raad in 2022 en 2023 heeft gepakt in het proces om tot een set aan indicatoren te komen wordt in dit rekenkameronderzoek positief beoordeeld. Desondanks wordt de raad geadviseerd om

dit proces meer een samenspel te laten zijn van raad, college en ambtelijke organisatie. Zo kunnen de wensen en behoeften van de raad scherp(er) worden gemaakt, maar kan ook het gesprek worden gevoerd over de relevantie (aansluiting bij de doelen), meetbaarheid, zeggingskracht en beïnvloedbaarheid van indicatoren en de consequenties van de keuzes die worden gemaakt. Vervolg De Groene Hart Rekenkamer is van mening dat met het opleveren van de rapportage en deze oplegnotitie het vervolg nu aan de politiek is. De Groene Hart Rekenkamer adviseert de gemeenteraden om het rapport inclusief de aanbevelingen te agenderen in de raad(scommissie) en de conclusies en aanbevelingen door middel van een raadsbesluit te bekrachtigen. We beseffen uiteraard dat het niet aan de Groene Hart Rekenkamer, maar aan de gemeenteraad zelf is om al dan niet over te gaan tot agendering van het onderzoeksrapport en het nemen van besluiten. Ons advies is daarbij om de aanbevelingen op te nemen in een raadsbesluit. Desgewenst zijn wij van harte bereid om met de griffie te kijken naar een goede formulering in het raadsvoorstel, indien de raad dat van ons vraagt. Toelichting op de rapportage Graag doen wij een toelichting aan de gemeenteraad of commissie. De onderzoekers zullen daarbij aanwezig zijn en al uw vragen zo goed mogelijk beantwoorden. Voor een geschikt moment treden wij in overleg met de griffie.

Wij hopen u op deze manier voldoende te hebben geïnformeerd en u met het bijgevoegde rapport en de vergelijking tussen de vier gemeenten, te helpen in uw beeldvorming over dit belangrijke onderwerp. Als u nog vragen of opmerkingen heeft dan vernemen wij die uiteraard graag. Wij zijn graag bij de bespreking van het onderzoek in uw raad(commissie) aanwezig. Wij ontvangen daarvoor graag een uitnodiging. Met vriendelijke groet, De rekenkamercommissie Groene Hart Rekenkamer,

drs. B. Steur, voorzitter M. Ter Hoeve MSc, lid Drs. J.H. van Oort, lid

Bijlagen: Rapport Indicatoren Bestuurlijke reactie Vergelijking vier gemeenten Voorbeeld raadsbesluit

Voorbeeld raadsbesluit De gemeenteraad van Waddinxveen in vergadering bijeen, Gelezen het Groene Hartrekenkamerrapport ‘Indicatoren begroting’ Besluit De conclusies van de Groene Hartrekenkamer te onderschrijven 1. De doelen in de begroting hebben een hoog abstractieniveau wat sturen moeilijk maakt. 2. De begroting van de gemeente bevat zowel de verplichte indicatoren als eigen indicatoren. 3. De set aan eigen indicatoren voldoen niet volledig aan de uitgangspunten van de raad zelf. 4. De koppeling tussen doelen en de indicatoren die daarbij horen wordt niet expliciet gelegd, wat de bruikbaarheid voor gemeenteraad beperkt maakt. En verzoekt het College de aanbevelingen uit te voeren: 5. De relatie tussen de indicatoren en de maatschappelijke opgaven en doelstellingen moet worden verduidelijkt en voorzien voor streefwaarden. 6. Gebruik de indicatoren bij het opstellen van nieuw beleid om te kunnen sturen 7. Maak de verbinding van de ambities en doelen uit het coalitieakkoord naar de indicatoren in de P&C cyclus.