8.4 Rekenkamercommissiebrief Wob Waddinxveen

Aan: Gemeenteraad van Waddinxveen Beukenhof 1 2741 HS Waddinxveen

Contactpersoon

Telefoon

Datum

J.H. van Oort

06-43586022

17 juni 2022

onderwerp

rekenkamercommissiebrief onderzoek Wob Geachte leden van de gemeenteraad, In deze rekenkamercommissiebrief informeren wij u over de uitkomsten van het NVRR Doe-Mee onderzoek 2021 over de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Met deze brief informeren wij u niet alleen over de uitkomsten in Waddinxveen, maar vergelijken wij de gemeente ook met het landelijk beeld. U bent van ons gewend, dat wij onze onderzoeksrapporten presenteren voor de vier gemeenteraden gezamenlijk. Dit onderzoek is dusdanig beperkt qua omvang en uitkomsten, dat wij daarvoor nu niet hebben gekozen. Wat is onze eindconclusie? De behandeling van Wob-verzoeken is voor decentrale overheden geen gemakkelijke opgave, blijkt uit het NVRR-onderzoek. De termijnen van behandeling worden regelmatig overschreden en veel overheden rapporteren capaciteitsproblemen. Dit neemt niet weg dat landelijk ook veel goed gaat. Ook in de gemeente Waddinxveen gaat veel goed bij de uitvoering van de Wob. Uit het onderzoek blijkt dat de informatie op de website van de gemeente Waddinxveen over de Wob volledig is en goed leesbaar. Dit geldt ook voor de brieven en besluiten in de aangeleverde dossiers. Ook handelt de gemeente Waddinxveen rechtmatig door geen voorwaarden te stellen aan de manier waarop een Wobverzoek kan worden ingediend.

Uit de dossiers blijkt dat de gemeente geen onnodige drempels opwerpt voor indieners van Wob-verzoeken. Het tijdig beslissen op een Wob-verzoek is een belangrijk punt van verbetering bij de gemeente. Vooral nu de Wet open overheid (hierna: Woo) het uitstel van de beslistermijn beperkt van vier naar twee weken. Wat beter moet is aandacht voor de actieve openbaarheid, die met de Woo meer accent krijgt.

Wat zijn onze aanbevelingen? De Woo bepaalt dat de gemeente in de begroting jaarlijks aandacht moet besteden aan de beleidsvoornemens ten aanzien van de uitvoering in de Woo. Deze bepaling is bedoeld om de naleving van de Woo, waaronder de actieve openbaarmaking, te stimuleren. In de jaarlijkse verantwoording dient verslag te worden gedaan over de uitvoering van de Woo, mede in relatie tot de beleidsvoornemens in de begroting.

Aanbeveling voor de raad Wij adviseren u het college de opdracht te geven: 1. de verantwoording van de uitvoering van de Woo, waaronder de digitale informatiehuishouding, in relatie tot de beleidsvoornemens voor de uitvoering van de Woo, jaarlijks ter bespreking te agenderen in een (commissie)vergadering van de raad. 2. het Woo-proces zo in te richten dat binnen de wettelijk voorgeschreven termijn kan worden beslist. Wat is een Doe-mee onderzoek? De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (hierna:NVRR) voert jaarlijks een onderzoek uit. Rekenkamer(commissies) kunnen zich aanmelden om mee te doen tegen geringe kosten. Dit noemt de NVRR een Doe-Mee onderzoek. In 2021 heeft de NVRR gekozen voor een onderzoek over de toepassing van de Wob bij decentrale overheden. De Groene Hart Rekenkamer heeft zich aangemeld voor deelname aan dit onderzoek. Aan het onderzoek namen 93 rekenkamer(commissies) deel. Het onderzoek is uitgevoerd door het bureau Pro Facto, onder verantwoordelijkheid van de NVRR. De conclusies een aanbevelingen in deze brief vallen onder de verantwoordelijkheid van de GHR. Jeroen van Oort, lid van de Groene Hart Rekenkamer, heeft deelgenomen in de begeleidingscommissie van de NVRR van het onderzoek. Wat is de aanleiding voor dit onderzoek? De Wob bestaat ruim veertig jaar. Op 1 mei 2022 treedt de opvolger van de Wob, de Woo, in werking.

Deze wet, die feitelijk een verdere aanscherping is van de Wob, heeft als doel om de overheid transparanter te maken. En zo het belang van openbaarheid van publieke informatie te bevorderen. De Woo gaat in vergelijking met de Wob een stap verder. De Woo verplicht overheidsorganisaties om zo veel mogelijk informatie actief openbaar te maken. De overheid dient verantwoording af te leggen, niet alleen over het besluit zelf en de gevolgen daarvan, maar ook over de overwegingen die aan dit besluit ten grondslag hebben gelegen. Overheden hebben nu al vaak moeite de uitvoering van de Wob, die veelal als ‘lastig’ wordt gezien, goed op orde te krijgen. De komst van de opvolger van de Wob, de Woo, is een goed moment om de balans op te maken.

pagina 2

Wat is er onderzocht? De centrale vraag van het onderzoek is: Hoe geven overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt hierover verantwoording afgelegd, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? Het onderzoek besteedde aandacht aan een vijftal thema’s: - Het voor de behandeling van Wob-verzoeken vastgestelde beleid en de organisatie-inrichting - De behandeling van Wob-verzoeken - De rechtsbescherming - De verantwoording aan de volksvertegenwoordiging over Wob-verzoeken, en - De actieve openbaarheid (uit eigen beweging openbaar maken van informatie), mede in het licht van de komst van de Woo op 1 mei 2022. De onderzoeksdata zijn verzameld met de inzet van verschillende onderzoeksmethoden. In de beginfase van het onderzoek is een literatuur en documentenstudie uitgevoerd. Daarnaast zijn een aantal interviews gehouden met ambtenaren van deelnemende overheden, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), een advocaat en een journalist. De onderzoekers hebben per gemeente een factsheet opgesteld, waarin alle aspecten die te maken hebben met de uitvoering van Wob zijn beoordeeld. Dit is ook voor de gemeente Waddinxveen gedaan. Er zijn door de onderzoekers per gemeente 10 Wob-dossiers opgevraagd en onderzocht.

Het algemene rapport -dat wil zeggen waarin alle deelnemende overheden zijn beoordeeld en algemene conclusies zijn opgenomen- is eveneens opgeleverd. Dit rapport vindt u via de volgende link: https://www.nvrr.nl/wpcontent/uploads/2022/03/220223-Eindrapportage-NVRR-DoeMee2021-Wob-HERZIEN-1.pdf. Wat is het verschil tussen passieve- en actieve openbaarmaking? De Wob stelt regels voor zowel passieve- als actieve openbaarmaking van informatie door bestuursorganen. Passieve openbaarheid betekent dat het bestuursorgaan reageert op een verzoek om het openbaar maken van informatie (het Wob-verzoek). De regels voor de passieve openbaarheid zijn verder uitgewerkt in de Wob. Actieve openbaarheid betekent dat de overheid op eigen initiatief informatie openbaar maakt, bijvoorbeeld op de website van de gemeente. De actieve openbaarheid is slechts summier geregeld in de Wob. In de Woo, wordt deze actieve openbaarheid een belangrijk onderdeel van openbaarmaking van informatie. Wat zijn de bevinding voor Waddinxveen? De factsheets die per gemeente door de onderzoekers zijn opgeleverd, tracht een feitelijke weergave te geven van de praktijk. In het onderzoek is geen analyse uitgevoerd per gemeente en de onderzoekers spreken geen oordeel uit over de praktijk van de uitvoering van de Wob per gemeente. Het is aan de pagina 3

Groene Hart Rekenkamer zelf om een oordeel te vormen over de uitvoering van de Wob in de deelnemende GHR gemeenten. Op basis van de factsheet van Waddinxveen, beantwoorden wij de onderzoeksvragen. Wij doen dat in relatie tot de algemene conclusies uit het rapport voor alle deelnemende gemeenten. Aan het begin van deze rekenkamercommissiebrief, vindt u onze conclusies en aanbevelingen. Onderzoeksvraag 1: Hoe hebben de decentrale overheden de afhandeling van Wob-verzoeken beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? Landelijk beeld Het onderzoek laat zien dat verreweg de meeste overheden geen beleid hebben vastgesteld voor de behandeling van Wob-verzoeken. Wel geven de meeste overheden aan dat zij over werkinstructies, procesbeschrijvingen en andere interne documenten voor de behandeling van Wob-verzoeken beschikken. Bijna 60% van de overheden behandelen de Wob-verzoeken door een combinatie van vakafdelingen, juristen en Wob-coördinatoren. Voor de gemeenten die deelnamen aan het onderzoek, geeft 42% van de medewerkers die de vragenlijst hebben ingevuld aan, dat zijn niet tevreden zijn over de beschikbare capaciteit voor de behandeling van Wob-verzoeken. Waddinxveen De gemeente Waddinxveen heeft geen beleid vastgesteld. Wel is er een instructie over anonimiseren van collegevoorstellen.

De Wob-verzoeken behandelt de gemeente door een combinatie van vakafdelingen, juristen en Wob functionarissen. In de factsheet van Waddinxveen is aangegeven dat de capaciteit voor de behandeling van Wob-verzoeken voldoende is. Onderzoeksvraag 2: Tot welke resultaten heeft dit geleid? Landelijk beeld De meeste Wob-verzoeken bij decentrale overheden worden volgens het vragenlijstonderzoek ingediend door individuele burgers (65%). Een andere belangrijke categorie verzoekers zijn journalisten (9%). Verreweg de meeste verzoeken bij decentrale overheden, zijn gericht op het openbaar maken van documenten die berusten bij het college. Bij de decentrale overheden uit het onderzoek, gaat het gemiddeld in 58% van de verzoeken om onderwerpen die behoren tot het fysieke domein. Bij de meeste overheden staat informatie over de Wob en het indienen van verzoeken op de website. Waddinxveen Gemiddeld zijn er over de jaren 2018-2020, elf Wob-verzoeken per jaar ingediend. De gemeente Waddinxveen houdt het soort indiener en waar het Wob-verzoek over gaat, niet bij. Uit de tien Wob-dossiers die Waddinxveen heeft aangeleverd aan de onderzoekers, waren zes dossiers afkomstig van een burger, twee van een bedrijf, één van een journalist en één van een onbekende bron. Deze cijfers sluiten aan bij de landelijke bevindingen. Acht dossiers hadden betrekking op informatie die berust bij het college.

In de aangeleverde dossiers ging het Wob-verzoek vijf keer over het fysieke domein, twee keer over het sociaal domein, twee keer over het politiek-bestuurlijk domein en één keer over verkeer en vervoer.

pagina 4

Bij de gemeente Waddinxveen staat informatie over de Wob en het indienen van verzoeken op de website. Uit het onderzoek blijkt dat de informatie op de website van de gemeente Waddinxveen over de Wob volledig is en goed leesbaar. Dit geldt ook voor de brieven en besluiten in de aangeleverde dossiers. Onderzoeksvraag 3: In hoeverre gebeurt afhandeling van Wob-verzoeken rechtmatig? Landelijk De termijn van vier weken voor het afdoen van Wob-verzoeken halen overheden vaak niet. Overheden geven aan dat zij op slechts 45% van de Wob-verzoeken binnen vier weken een beslissing hebben genomen. Vaak verdaagt het bestuursorgaan de beslissing meteen na ontvangst van het Wob-verzoek met een standaardtoelichting. Waddinxveen De gemeente houdt niet bij of binnen de termijn van vier weken is beslist. In vier van de negen aangeleverde dossiers is tijdig beslist op het Wob-verzoek. In één dossier is de tijdigheid niet vast te stellen. Tijdig betekent binnen vier weken met de mogelijkheid om de beslistermijn te verlengen met maximaal vier weken. Uit de onderzochte dossiers blijkt dat positief op de Wob-verzoeken is besloten, tenzij er een weigeringsgrond uit de Wob van toepassing was. Over de inhoudelijke afhandeling van Wob-verzoeken hebben de onderzoekers opmerkingen gemaakt bij drie dossiers over het niet opnemen van de weigeringsgronden in het besluit.

Uit de dossiers blijkt niet hoe door de gemeente is gezocht naar de gevraagde informatie. Onderzoeksvraag 4: Hoe wordt informatie openbaar gemaakt over de uitkomsten van besluiten op afzonderlijke Wob-verzoeken? Landelijk beeld Na het nemen van een besluit tot openbaarmaking van informatie in documenten, volstaan vrijwel alle overheden met het toezenden van die informatie aan de verzoeker. Slechts in een enkel geval maakt het bestuursorgaan de informatie ook daadwerkelijk voor eenieder toegankelijk, bijvoorbeeld door plaatsing van de documenten op de eigen website. Waddinxveen De gemeente Waddinxveen maakt besluiten op Wob-verzoeken en de bijbehorende documenten niet openbaar op de website. Onderzoeksvraag 5: Hoe worden volksvertegenwoordigers geïnformeerd over Wob-verzoeken? Landelijk beeld De onderzoekers hebben landelijk met een aantal volksvertegenwoordigers (leden van provinciale staten, gemeenteraad en algemeen bestuur) gesproken. Uit die gesprekken komt naar voren dat het besef van het belang van informatieverstrekking niet groot is. Ook is in die gesprekken aangegeven dat colleges slechts in beperkte mate informatie aan de volksvertegenwoordiging geven over de toepassing van de Wob. En de volksvertegenwoordigers controleren de uitvoering van de Wob niet of nauwelijks.

Opvallend in het onderzoek is dat volksvertegenwoordigers de Wob soms gebruiken om hun eigen informatiepositie

pagina 5

te verbeteren. Dit zou gelet op de bepalingen daarover in de Gemeentewet, niet nodig zijn. Waddinxveen In de factsheet is aangegeven dat het college de raad via de jaarstukken of bestuursrapportages informeert over de uitvoering van de Wob. Onderzoeksvraag 6: Hoe is actieve openbaarmaking van informatie beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? Landelijk Het onderzoek heeft slechts in beperkte mate aandacht besteed aan de actieve openbaarheid, het verstrekken van informatie over overheidsdocumenten op eigen initiatief van de decentrale overheden. Duidelijk is wel geworden dat hierop niet de nadruk ligt bij de overheden. Tegelijkertijd blijkt uit het onderzoek dat veel overheden inmiddels bezig zijn met het treffen van voorbereidingen op de komst van de Woo. Waddinxveen De gemeente Waddinxveen geeft aan al gedurende langere tijd voorbereidingen te treffen voor invoering van de Woo. Er is een nieuw zaaksysteem gekocht, dat mede is gericht op het openbaar maken van documenten in het kader van de Woo. Er is een ambitieniveau (basis) vastgesteld door het college. De komende jaren zal toegewerkt worden naar hogere ambitieniveaus.

Onderzoeksvraag 7: Hoe verhouden de antwoorden op vraag 1 t/m 6 zich tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? Landelijk De Woo heeft tot doel een transparante overheid te bevorderen en de informatiehuishouding van de overheid op orde te brengen. In de wet is het beginsel opgenomen dat iedereen recht heeft op toegang tot publieke informatie. Daarbij is het uitgangspunt dat overheidsinformatie openbaar is, tenzij een uitzonderingsgrond aan openbaarmaking in de weg staat. De Woo treedt op 1 mei gedeeltelijk in werking. Actieve openbaarheid De Woo legt aan bestuursorganen de algemene inspanningsverplichting op om met ingang van 1 mei zoveel mogelijk informatie – voor zover dit zonder onevenredige inspanning of kosten redelijkerwijs mogelijk is – actief voor iedereen openbaar te maken. In de Woo wordt daarnaast een aantal informatiecategorieën gespecificeerd, die in ieder geval actief openbaar gemaakt moet worden. Diverse documenten die hieronder vallen, worden nu al openbaar gemaakt, zoals verordeningen en vergaderstukken van de gemeenteraad. Er is ook een aantal nieuw openbaar te maken informatiecategorieën. De verplichting tot actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën is nog niet in werking getreden op 1 mei j.l. In de loop van de komende jaren zal deze verplichting gefaseerd ingevoerd worden bij koninklijk besluit.

Op dit moment is het tijdpad van de fasering nog niet bekend. In de Woo is de verplichting opgenomen dat de openbaarmaking plaats vindt door middel van een digitale infrastructuur die door de minister van BZK in stand wordt gehouden. Dit systeem (PLOOI genoemd) is nog niet gereed en overheden kunnen dit dus nog niet gebruiken om documenten te publiceren.

pagina 6

Uit het onderzoek is duidelijk geworden dat op het punt van het verstrekken van informatie uit eigen beweging, nog grote stappen te zetten zijn. Met name op het gebied van organisatorische inbedding. Passieve openbaarheid De bepalingen in de Woo over passieve openbaarheid zijn op 1 mei in werking getreden. Op het gebied van passieve openbaarheid, het beslissen op verzoeken om het openbaar maken van informatie, verandert er op hoofdlijnen met de komst van de Woo niet zoveel. Ook onder de Woo moeten documenten worden opgezocht en beoordeeld aan de hand van de weigeringsgronden. Uit het onderzoek blijkt dat de toepassing van deze weigeringsgronden onder de Wob – op motiveringsgebreken na – weinig aanleiding tot zorgen geeft. De verwachting is dat onder de Woo, na een opstartperiode, dit niet anders zal zijn. Het verlengen van de beslistermijn op een Woo verzoek kan met maximaal twee weken. Onder de Wob is dat vier weken. In het onderzoek geven de deelnemende gemeenten aan dat zij in 45% van de Wobverzoeken een besluit binnen vier weken nemen. Het tijdig beslissen op een Woo-verzoek is daarmee een aandachtspunt. Dit geldt ook voor het mogen verdagen van een beslistermijn met twee weken. Dat is onder de Woo alleen mogelijk als de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt.

Waddinxveen De gemeente Waddinxveen maakt besluiten op Wob-verzoeken en de bijbehorende documenten niet openbaar op de website. De gemeente Waddinxveen geeft aan, gedurende langere tijd al voorbereidingen te treffen voor invoering van de Woo. Het onderzoek geeft geen aanleiding om te veronderstellen dat de inhoudelijke behandeling van Wooverzoeken tot problemen gaat leiden. Er verandert met de Woo inhoudelijk niet veel voor het beslissen op verzoek. Wel is het tijdig beslissen op een Woo-verzoek een belangrijk punt van aandacht bij de gemeente Waddinxveen. Vragen Heeft u nog vragen? Dan kunt u contact opnemen met onze secretaris Elly van der Welle, info@groenehartrekenkamer.nl Met vriendelijke groet, namens de rekenkamercommissie Groene Hart Rekenkamer,

Dhr. M. Ter Hoeve MSc, lid Dhr. drs. J.H. van Oort, lid

pagina 7