5.b. Procesbeschrijving terinzagelegging ontwerpstukken

Procesbeschrijving terinzagelegging Bestemmingsplan De adviseur ruimtelijke ordening is verantwoordelijk voor de terinzagelegging van de bestemmingsplannen tijdens de ontwerpfase. Die verantwoordelijkheid geldt ook voor de documentatie en verwerking van zienswijzen. Om zorgvuldig te werk te gaan wordt ervoor gekozen om: -

1 persoon verantwoordelijk te maken voor de behandeling van zienswijzen incl. alle communicatie hieromtrent, dit is de adviseur ruimtelijke ordening; 1 plek te kiezen waar zienswijzen binnenkomen, dit is ro@waddinxveen.nl; Publieksplein/postregistratie voor aanvang van iedere terinzagelegging te informeren dat zij hard copy ingediende zienswijzen inscannen en mailen naar ro@waddinxveen.nl. In ieder geval de griffie, het college, de directeur Ruimte & Dienstverlening en de projectleider voor aanvang van iedere terinzagelegging te informeren dat bij hen ingediende zienswijzen doorgestuurd worden naar ro@waddinxveen.nl

Hieronder de procestappen bedoeld voor de behandelende RO-er nadat het stuk ter inzage gelegd kan worden. 1. Publicatietekst schrijven waarin duidelijk aangegeven wordt dat een zienswijze ingediend kan worden via postbus 400, 2740 AK, Waddinxveen of via ro@waddinxveen.nl. Een mondelinge zienswijze indienen kan maar stimuleren we niet i.v.m. foutgevoeligheid. Wanneer iemand dit toch wil doen schrijft de RO-er de zienswijze uit en stuurt deze naar de indiener ter bevestiging. Daarnaast is het belangrijk helder te zijn over het onderwerp/de titel van de ingediende zienswijzen. Zienswijzen worden ingediend met als onderwerp de titel van het bestemmingsplan. Tekst tegen laten lezen door projectleider óf collega RO-er wanneer de projectleider de RO-er is. 2. Publicatietekst donderdag voor 15.00 mailen naar communicatie@waddinxveen.nl, dan wordt de woensdag er op gepubliceerd. Aangeven dat er in Hart van Holland, officiëlebekendmakingen én via de gemeentelijke website wordt gepubliceerd. 3. De publicatietekst (check of minimale aanpassing nodig is) naar vooroverlegpartners sturen. Check vooraf de verzendlijst vooroverlegpartners en stem bij twijfel met een collega RO-er af. 4. De RO-er vraagt de dataset op. De RO-ers stemmen onderling af wie de stukken publiceert op ruimtelijkeplannen/regels op de kaart (afhankelijk van wie dit kan en wie aanwezig is).

Publiceer uiterlijk dinsdag dan kan woensdag hersteld worden wanneer de software een foutmelding geeft. Donderdag moet het zichtbaar zijn omdat dit altijd de eerste dag is dat iets ter inzage ligt. 5. De provincie wordt geïnformeerd via het e-formulier. 6. De verbeelding, regels en toelichting van het bestemmingsplan worden met voorblad bij de Publieksbalie neergelegd. Op het voorblad wordt ook de mogelijkheid geboden een zienswijzen in te dienen, dat is gebruikelijk. 7. De griffie, het college, de directeur Ruimte & Dienstverlening, de projectleider en Publieksplein/postregistratie voor aanvang van iedere terinzagelegging informeren dat bij hen ingediende zienswijzen doorgestuurd worden naar ro@waddinxveen.nl 8. 5 werkdagen nadat de terinzagelegging geëindigd is (i.v.m. mogelijke vertraging post) zienswijzen inventariseren, @ ro@waddinxveen.nl. De stukken bij de Publieksbalie ophalen en checken of er op het voorblad een zienswijze geschreven is. Check het postvak bij de

bodes voor de zekerheid. De zienswijzen worden in dezelfde zaak als waar bevoegd gezag een besluit over heeft genomen (stukken ontwerp) opgeslagen. De zienswijzen zijn immers gericht op dit ontwerp. 9. Check na stap 8 als controle ro@waddinxveen.nl, het postvak en Djuma. Het is niet de bedoeling dat collega’s via Djuma een zienswijze registreren maar goed om toch op een aantal titels te zoeken. 10. Alle indieners van een zienswijze een ontvangstbevestiging sturen waarin minimaal aangegeven wordt dat de zienswijze in goede orde ontvangen is, wij er mee aan de slag gaan en het vervolg van het proces uitgelegd wordt. De uitgaande brief/mail in dezelfde zaak in Djuma registreren. 11. De behandelend RO-er is verantwoordelijk voor de beantwoording van de zienswijzen en het doorvoeren hiervan (of controleren) in de stukken. Het kan voorkomen dat het er dusdanig veel zijn, het complex is of de belangen groot zijn. Er kan dan voor gekozen worden een externe partij in te schakelen. Dit wordt altijd in overleg met de manager gedaan. Zienswijzen worden dan geanonimiseerd doorgestuurd. Als RO-er blijf je verantwoordelijk voor het eindproduct, zorg dus voor voldoende afstemming. 12. Check wanneer de concept nota van beantwoording zienswijzen af is of alle zienswijzen beantwoord zijn, doe dit met een collega RO-er (vierogen principe). 13.

Wanneer alle stukken in orde zijn voor vaststelling wordt nadat B&W een besluit heeft genomen over de nota van beantwoording zienswijzen een brief/mail naar de indieners verzonden waarin aangegeven wordt waar we nu staan in het proces én er een mogelijkheid is om in te spreken in de raad (en uitleggen hoe men zich aan kan melden= via griffie@waddinxveen.nl). Dit wordt enkele werkdagen na het B&W besluit uitgevoerd. De nota van beantwoording kan per mail worden verzonden. 14. Na vaststelling van het bestemmingsplan worden indieners van zienswijzen geïnformeerd over het vaststellingsbesluit. Eventueel vervolg procedure (beroepsprocedure)