3b. Consultatiedocument inkoop 2025

Wanneer de thuissituatie geen veilige of passende woonomgeving vormt moet er een alternatieve passende structurele woonvorm gevonden worden die zo lang als nodig als thuis fungeert. Het gaat hier breed om wonen via zowel de Jeugdwet als Wmo. Uitgangspunten  De regio Midden-Holland investeert in zo goed mogelijk passend aanbod voor een brede doelgroep, waarbij er rekening gehouden wordt met de demografische ontwikkelingen.  Inwoners worden zo min mogelijk overgeplaatst van woonvorm naar woonvorm.  Er wordt zo goed mogelijk gestuurd op tijdige uitstroom 8. Praktische ondersteuning thuis Wmo Er wordt tijdig praktische hulp geboden om verergering van de situatie te voorkomen. Inwoners ontvangen waar nodig praktische ondersteuning om het huishouden/gezin op orde te brengen/houden. Uitgangspunten  Aansluiten op de ontwikkelingen dat (1) de groep kwetsbare ouderen toeneemt en (2) met steeds zwaardere problematiek thuis blijven wonen. . 9. Wmo-voorzieningen Wmo Behouden van een stabiel aanbod van hulpmiddelen en vervoer. Voorzieningen, die het voor inwoners mogelijk maken (langer) thuis te blijven wonen en zich te verplaatsen naar school of dagbesteding/behandeling of het gebruik van sociaal vervoer indien daar geen andere mogelijkheden toe zijn. Uitgangspunten  Behouden van het huidige aanbod en aansturen op maatschappelijke ontwikkelingen waar nodig.

21

6

Visie op Inkoop

Het is van belang dat de verschillende inkoopinstrumenten (bekostigingsmodel, toegangsmanagement, leveranciersmanagement en contractvorm) in balans zijn met elkaar. Op dit moment lijken deze aspecten enigszins uit evenwicht. De huidige organisatie van de toegang en het contractmanagement in combinatie met bekostiging via P x Q en een open house contract bieden te beperkte mogelijkheden om de kwaliteit en de kosten effectief te kunnen beheersen. Dit hoofdstuk gaat in op de uitgangspunten voor de inkoopstrategie. Op basis van deze uitgangspunten kunnen de inkoopinstrumenten worden vastgesteld, die zijn beslag krijgen in het inkoopplan.

6.1 Partnerschap met aanbieders De regio streeft vanuit partnerschap naar een verzakelijking van de samenwerking met de aanbieders. De afgelopen jaren heeft de regio Midden-Holland geïnvesteerd in een goede relatie en partnerschap met zorgaanbieders. De omvang van de regio, de focus op dialoog tijdens de contractmanagementgesprekken en de uitvoering van de Fysieke Overlegtafels zijn hier debet aan. De regio is laagdrempelig te bereiken, wat maakt dat er – indien nodig – goed contact is over diverse onderwerpen. De verkenning die is uitgevoerd bevestigt dat zorgaanbieders deze werkwijze waarderen. Een focus op partnerschap heeft geresulteerd in een open relatie met korte lijnen. Zorgaanbieders en contractmanagement weten wat er speelt en vinden elkaar snel in het geval van problemen. Hierdoor is het overwegend mogelijk gebleken om snel te acteren en problemen vroegtijdig te adresseren. Ook voor komende jaren blijft de focus op partnerschap cruciaal. Partnerschap impliceert ook het managen van de kwaliteit van hulp en ondersteuning in de regio. Zorgaanbieders dienen te voldoen aan de contractuele eisen, waarbij contractmanagement toeziet op de kwaliteitseisen. Daarnaast biedt partnerschap ruimte voor dialoog en gezamenlijk verantwoordelijkheid nemen voor transformatieopgaven.

Zo heeft de regio ook de mogelijkheid om specifieke segmenten (door) te ontwikkelen, zoals het segment crisis en hoog specialistisch. Maar ook om afspraken te maken met aanbieders over hun rol in preventie. Het gaat hier bijvoorbeeld om preventie van zwaardere zorg maar ook het benutten van voorliggende preventieve voorzieningen. Goed partnerschap vraagt om een proactieve vorm van relatiebeheer en het blijven investeren in de relatie met aanbieders. Niet alleen gedurende de uitvoering van de overeenkomsten, maar ook zoveel als mogelijk gedurende het inkooptraject. Uitgangspunt  Blijven investeren in partnerschap met zorgaanbieders vanuit het idee van dialoog en samen leren.  Contractmanagement invulling geven via zakelijk partnerschap; stevig op de inhoud, zacht op de relatie.  Via contractmanagement monitoren van en sturen op de prestaties van de aanbieders.

22

6.2 Passend inkopen De inkoopstrategie sluit aan bij (het doel van) het segment, met als gevolg dat er mogelijk per segment afwijkend wordt ingekocht Het toekennen van een opdracht tot het leveren van hulp en ondersteuning kan via diverse methoden worden uitgevoerd. Op dit moment hanteert de regio Midden-Holland één inkoopvorm voor alle diensten. Hoewel dit leidt tot eenvoud en duidelijkheid, resulteert dit soms in ongewenste effecten. Het hanteren van segmenten, maakt het mogelijk om per segment te differentiëren in inkoopstrategie. De keuze hiervoor dient per segment op maat te worden gedaan, zodat dit is afgestemd op de complexiteit van het product (en het risico wanneer een dienst niet wordt geleverd), de beoogde doelen en het aantal aanbieders dat binnen het desbetreffende segment zorg kan leveren. De Kraljic Matrix3 is hierbij ondersteunend. Zo past bijvoorbeeld een intensieve samenwerking op die diensten, die complex van aard zijn (en door een beperkt aantal zorgaanbieders wordt geboden). Bij diensten waar juist veel aanbieders zijn, met laag complexe producten, wordt getracht te komen tot reductie van het aantal aanbieders. Hieronder wordt ingegaan op de belangrijkste componenten in de inkoopstrategie. 

Contractvorm Inkoop voor jeugd en Wmo kan gedaan worden door middel van een subsidierelatie, een open house methodiek (de huidige systematiek binnen regio Midden-Holland) of een SAS-procedure (een aanbesteding specifiek voor sociale en andere specifieke diensten) waarbij de aanbesteding naar eigen inzicht passend voor de segmenten wordt ingericht.



Bekostiging Er zijn verschillende bekostigingsvormen mogelijk:  Bij een taakgerichte bekostiging verstrekt de opdrachtgever een integraal budget per aanbieder of per gebied of voor alle aanbieders. Dit budget is gekoppeld aan een taak of opdracht. Deze taak of opdracht staat centraal in de bekostiging.  Bij een inspanningsbekostiging betaalt de gemeente per uur of dag tegen een gecontracteerd tarief, eventueel binnen een budgetmaximum. De gerealiseerde productie staat centraal in de bekostiging.  Bij een outputgerichte bekostiging verstrekt de gemeente een bedrag voor het realiseren van een resultaat per cliënt. De betaaltitels zijn arrangementen, gebaseerd op cliëntprofielen in combinatie met intensiteitsniveaus en te behalen resultaten. De gemeente betaalt aan de aanbieder (afhankelijk van het arrangement) een vooraf bepaald bedrag per cliënt om dit resultaat te behalen. Elke bekostigingsvorm kent uiteraard voor- en nadelen. Per segment wordt gekeken naar de best passende vorm. Een inspanningsbekostiging is minder passend voor een dienst met een beschikbaarheidsfunctie (zoals een crisisdienst, die altijd beschikbaar moet zijn).

•

Sturen op het aantal zorgaanbieders De behoefte bestaat aan een meer overzichtelijk en kwalitatief hoogwaardig zorglandschap. Dit betekent dat per segment bepaald wordt wat het gewenste aantal aanbieders is om een passend zorgaanbod te realiseren en welke inkoopstrategie daar het beste bij aansluit.

3 Kraljic deelt producten in vier groepen in aan de hand van twee criteria: de invloed op de uitgaven en

het toeleveringsrisico. 23

•

Mogelijkheid van tussentijds wijzigen van de overeenkomst De huidige manier van contracteren (open house) biedt ruimte om de contracten tussentijds (in beperkte mate) bij te stellen, aangezien partijen na een wijziging eenvoudig kunnen toe- of uittreden. Deze wijzigingen vinden plaats zonder dat daar een nieuwe inkoopprocedure voor nodig is. Bij een SAS-procedure zijn de mogelijkheden voor tussentijds wijzigen veel beperkter, aangezien de Aanbestedingswet van toepassing is. Wijzigingen mogen niet tot een wezenlijke verandering leiden. Door de opgedane ervaring maakt de regio in steeds mindere mate gebruik van de mogelijkheid tot het maken van wijzigingen. De contracten lijken een bepaald niveau van volwassenheid te krijgen. Dit neemt niet weg dat het sociaal domein continu in beweging is en de behoefte aanwezig blijft om overeenkomsten te kunnen aanpassen.



Looptijd van de overeenkomst Op dit moment heeft de regio Midden-Holland een overeenkomst afgesloten met een vrij lange looptijd. Tussentijds is gebruik gemaakt van diverse verlengingsopties. Deze langdurige overeenkomsten hebben gezorgd voor rust in het zorglandschap en heeft zorgaanbieders het vertrouwen gegeven te investeren in de regio Midden-Holland. Ook voor de komende jaren wordt ingezet op rust, vertrouwen en doorontwikkeling van hulp- en ondersteuningsproducten. Daar horen langlopende overeenkomsten bij, al dan niet aangevuld met optiejaren.

•

Sturen op kwaliteit van het aanbod voor onze inwoners Het uitzetten van de opdracht tot het leveren van hulp en ondersteuning wordt zodanig ingericht, dat aanbieders voldoen aan een prestatieplicht, dat er sprake is van concurrentiestelling en dat selectie en sturing op kwaliteit mogelijk is.

•

Overgangsperiode zo min mogelijk merkbaar voor de inwoner Tenslotte is het van belang om een standpunt in te nemen t.a.v. een mogelijke overdracht van cliënten naar een nieuwe aanbieder. Dit is voornamelijk aan de orde indien het aantal gecontracteerde aanbieders drastisch afneemt. Er ontstaat dan mogelijk een situatie, waarin cliënten in zorg zijn bij aanbieders zonder overeenkomst. Het uitgangspunt is dat deze cliënten hun eigen hulp, begeleider of behandelaar behouden en zo min mogelijk last ervaren van de gewijzigde situatie. Hierbij kan gekozen worden voor een uitfaseercontract of (tijdelijk) onderaannemerschap. Essentieel is dat cliënten zo min mogelijk last ervaren van een eventuele gewijzigde situatie als gevolg van de nieuwe inkoop.



Zorgvuldige inkoopprocedure en vermijden onnodige administratieve lasten De inkoopstrategie dient zorgvuldig te worden uitgevoerd. Zo dient de publicatie van de inkoopprocedure tijdig te worden gecommuniceerd en afgerond te worden, zodat de contracten drie tot zes maanden (afhankelijk van de mate van wijzigingen) voor de ingangsdatum kunnen worden ondertekend. Aangesloten wordt op de vereisten uit de Norm voor Opdrachtgeverschap. Naast een zorgvuldige procedure richting aanbieders een tijdige aandacht voor implementatie een belangrijke voorwaarde voor een succesvolle contractperiode. Zo wordt tijdig getoetst op uitvoerbaarheid door zowel gemeenten als aanbieders. Waarbij vermijden van onnodige administratieve lasten het vertrekpunt is.

Uitgangspunt  De inkoopstrategie kan differentiëren per segment.  Regio Midden-Holland borgt het aangaan van een langdurige samenwerking met zorgaanbieders.  Regio Midden-Holland houdt zich aan de zorgvuldigheidseisen.  Bij de inkoop van het regionale aanbod is aandacht voor eventuele verschillen in de lokale situaties van gemeenten.

24

7 Participatietraject De regio Midden-Holland hecht er waarde aan om belanghebbenden, zoals aanbieders, inwoners en gemeenteraden te betrekken bij het inkoopproces. Immers de hulp en ondersteuning die wordt ingekocht en wordt geboden door aanbieders is gericht op de behoefte van de inwoners. Daarnaast biedt het participatietraject de gemeenten de mogelijkheid om op te halen wat er speelt op verschillende gebieden, vanuit verschillende perspectieven. Dit hoofdstuk gaat in op de inrichting van het participatietraject dat grofweg uit twee fasen bestaat.

7.1 Fase 1: Consultatiedocument aanscherpen tot kaderdocument De eerste fase van het participatietraject gaat van start na vaststelling van het consultatiedocument door de colleges en loopt tot de definitieve vaststelling van het kaderdocument door de gemeenteraden begin 2023. In deze fase richt het traject zich op de adviesraden, de aanbieders en samenwerkingspartners en de gemeenteraden. Dit met het doel de voorgestelde kaders aan te scherpen. In deze periode wordt het consultatiedocument door de vijf gemeenten openbaar beschikbaar gesteld ten behoeve van een brede internetconsultatie. Adviesraden sociaal Domein Het perspectief van de cliënten en inwoners wordt in deze fase geborgd door advies te vragen op dit consultatiedocument aan de vijf adviesraden sociaal domein van de gemeenten. Hiertoe wordt regionaal een digitale bijeenkomst georganiseerd, waarin een toelichting wordt gegeven op het consultatiedocument. De vijf gemeenten kunnen daarnaast uiteraard lokaal ruimte geven voor het inhoudelijke gesprek. Gestreefd wordt om met de richting van de inkoop 2025 tegemoet te komen aan de behoefte van de inwoners van Midden-Holland. Aanbieders Om tot een goed inkooptraject te komen, is het essentieel dat zorgaanbieders worden geconsulteerd. Zorgaanbieders beschikken over veel kennis en ervaring.

De regio wil de aanbieders graag tijdens de startbijeenkomst op 22 november actief betrekken en gebruik maken van deze ervaring om invulling te geven aan voorgestelde kaders. Gemeenteraden De gemeenteraden van de vijf gemeenten zijn vanaf de beginfase betrokken bij het proces van de inkoop 2025. De raden stellen de kaders voor de nieuwe inkoop vast: wat willen we bereiken. Dit kaderdocument wordt medio februari aan de gemeenteraden aangeboden. Een belangrijk uitgangspunt is het tijdig en correct delen van kennis met de raden, zodat ze richting de besluitvorming voldoende informatie en kennis hebben om een weloverwogen besluit te nemen. Op 1 december staat een regionale bijeenkomst met de gemeenteraden gepland om hen gezamenlijk te informeren. Daarnaast is afstemming tussen de gemeenteraden gewenst om tot gelijkluidende besluiten te komen. Uitgangspunten:  Het perspectief van de cliënten wordt geborgd gedurende het hele proces.  Aanbieders zijn waardevolle en strategische gespreks- en samenwerkingspartners tijdens het inkooptraject.  De gemeenteraden geven richting aan de inkoop en stellen de kaders.

25

7.2 Fase 2: Inrichten dialoogtafels voor input inkoopplan De tweede fase van het participatietraject gaat van start na vaststelling van het definitieve kaderdocument door de gemeenteraden begin 2023. In deze fase richt het traject zich op de uitwerking van het kaderdocument tot een inkoopplan dat de colleges zullen vaststellen. De uitwerking van deze fase wordt begin 2023 op maat ingericht. Cliëntperspectief Ook voor de ontwikkeling van het inkoopplan en uitwerking in inkoopdocumenten wordt het cliëntenperspectief geborgd. De wijze waarop dit wordt gedaan kan per segment verschillend zijn. Via dialoogtafels worden de diverse perspectieven opgehaald. Uitgangspunt is om cliënten en/of ervaringsdeskundigen gericht te betrekken over de onderwerpen die voor hen relevant zijn. Aanbieders Aanbieders worden zorgvuldig betrokken in fase 2. Dit is niet alleen essentieel om te komen tot een krachtige uitwerking van de inkoopdocumenten. Deze betrokkenheid leidt tevens tot draagvlak voor de inkoop 2025 en werkbare contracten. Een belangrijk aandachtspunt in het contact met aanbieders is dat dit binnen de juridische kaders moet passen die gelden voor inkoopprocedures. Gemeenteraden Gedurende het vervolg van het inkooptraject worden de gemeenteraden geïnformeerd.

26