20210415SAMH AanbiedingsbriefBeg22JV20

Streek o rchief Mid d en-H oll o n d

KeinAmerika 20 2806 CA Goudo Telefoon:(0182) 52 l8 2l infu@somh.nl www.somh.nl

Aan de raden van de gemeenten Gouda, Krimpen aan den [ssel, Krimpenerwaard, Zuidplas en Waddinxveen

Gouda, l5 april 2021 ons

kenmerk:

2l .008

uw kenmerk:

ontv.brf.

uw brief van:

dacum ontv.brf

behandeld door:

S.MJ. Janzing

telefoonnummer:

0r82-s898r0

betreft:

Jaarstukken 2020 en Begroting 2022 SAMH

Bijgesloten treft u de jaarstukken 2020, de bijbehorende goedkeurende accountantsverklaring en de ontwerp-programmabegroting 2022 van het Streekarchief Midden-Holland (SAMH) aan. T erugblik (jaoruerslog)

Het Streekarchief Midden - Holland heeft ondanks de corona pandemie succesvolle stappen kunnen zetten in 2020. Met de digitalisering is een grote slag gemaakt. De bevolkingsregisters zijn via het Platform Vele Handen digitaal ontsloten en de website is vernieuwd. Daardoor zijn de gedigitaliseerde registers sinds 3 I maart voor de burgers op afstand raadpleegbaar. Dit is naar grote tevredenheid van de klantenraad! De successen maken we dit jaar inzichtelijk in een aparte publieksbrochure in juni én de hier bijgevoegde highlights met gebruikersstatistieken.

We sloten het jaar af met een positief saldo van € 76.904,-. Onder 4.4.2. Verschillenonolyse overzicht boten en losten wordt dit resultaat toegelicht. Het saldo is in hoofdzaak terug te voeren op incidentele voordelen in de materiële lasten door de gevolgen van de corona pandemie (opbrengsten digitale raadpleging). Daar tegenover staat dat deze vorm van raadpleging veel personele inzet heeft gekost, en dat 50% van de klanten het archief niet kon bezoeken en geen bronnen kon raadplegen bij het archief. Voorgesteld wordt om het saldo toe te voegen aan de egalisatiereserve, die voor de toevoeging nihil was. Daarmee wordt de reservepositie, in lijn met eerdere zienswijzen vanuit gemeenten, aangesterkt. De tabellen van de individuele productcategorieën geven op dit moment nog onvoldoende inzicht in de kosten en opbrengsten daarvan, er bestaat derhalve een disbalans. Veel kosten zijn algemeen van aard, en worden opgevoerd als 'overhead'. Om dit op te lossen wordt, in navolging van de afgelopen tijd ontwikkelde Producten & Dienstencatalogus, door SAMH gewerkt aan een methodiek voor het verdelen van de indirecte kosten over de producten om dit inzichtelilk neer te zetten. Dit komt tegemoet aan de ingediende zienswijzen van de gemeenten Krimpenerwaard en Waddinxveen. ln de eerste managementrapportage van 2021 zal deze methodiek inzichtelijk zijn en zal daarover besloten worden.

De accountant heeft een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening afgegeven. Er zijn geen materiële onjuistheden in de fi nanciële bedrijfsvoering geconstateerd.

blad 2 van 2

V ooruitblik (begroting, n'sico's en weerstonds ve rmogen)

Begroting focus in de komende periode is planmatig werken aan verdere digitalisering van analoge archieven, sturing op standaardisering van de archivering bij de gemeenten via het toezicht en de opzet van een regionaal e-depot i.s.m. de aangesloten gemeenten. Hiermee wordt invulling gegeven aan de beleidsvisie (vastgesteld in november 2020) en worden de effecten van de pandemie meegenomen. Voor de indexering wordt uitgegaan van 1,29 %, het gewogen gemiddelde op grond van de financiële kaderstelling voor de GR's. Weerstondsvermogen: het uitgangspunt is dat de basis van het Streekarchief een gezonde exploitatie is en het weerstandsvermogen derhalve niet te groot hoeft te zijn. Dit is conform de visie hierop vastgelegd in de nota reserves & voorzieningen. Wél is een goede balans tussen de risico's en het

weerstandsvermogen wenselijk. Dankzij het positieve saldo 2020 is het weerstandsvermogen sterk verbeterd. De prognose van de stand voor 2022 van de algemene reserye is € 80.330,-.

Het Streekarchief genereert uit de markt € 80.000,- aan eigen inkomsten. Dit betreft verhuur van capaciteit van het Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer, de daaraan verbonden dienswerlening en tot slot verkoop van producten. Hierbij bieden wil de ontwerpbegroting 2022 aan voor een zienswijze. Deze wordt aan het Algemeen Bestuur van het Streekarchief Midden-Holland ter besluitvorming aangeboden in de vergadering van 7 juli 2021.

Hoogachtend,

het Dagelijks Bestuur,

T van V u8t' Voorzitter

Bijlagen:

Jaarrekening 2020

Accountantsverklaring 2020 ontwerp-programmabegroting Streekarchief Midden-Holland 2022

S.MJ. Janzing,

Secretaris.