Document · PDF

2. Concept Programmabegroting 2025 SAMH tbv gemeenteraden

Besluitvormende raadsvergadering 12 juni 2024, gemeente WaddinxveenBij agendapunt: Zienswijze programmabegroting Streekarchief Midden-Holland 2025-20286.636 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland Klein Amerika 20 2806 CA GOUDA

Programmabegroting 2025 - 2028

Versie 12 april 2024 Vast te stellen door: Dagelijks bestuur d.d. 6 maart 2024 Algemeen bestuur d.d. 27 juni 2024

Inhoudsopgave

Programmabegroting 2025 - 2028 1

Beleidsbegroting Programma's ........................................................................................................ 3 1.1

Inleiding ................................................................................................................................... 4

1.2

De programma's ...................................................................................................................... 5

1.2.1

In bewaring nemen .............................................................................................................. 5

1.2.2

Bewaren en beheren ........................................................................................................... 5

1.2.3

Ontsluiten / beschikbaar stellen ........................................................................................... 6

1.2.4

Educatie, advisering en toezicht .......................................................................................... 6

1.2.5

Algemene dekkingsmiddelen ............................................................................................... 7

Beleidsbegroting Paragrafen ............................................................................................................ 8 2.1

Financiële paragrafen .............................................................................................................. 9

2.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing ............................................................................. 9

2.2.1

Uiteenzetting financiële positie en toelichting ...................................................................... 9

2.2.2

Overzicht van baten en lasten per programma ................................................................. 11

2.2.3

Overzicht van baten en lasten per taakveld ...................................................................... 12

2.2.4

Incidentele baten en lasten ................................................................................................ 12

2.2.5

Structureel begrotingssaldo ............................................................................................... 12

2.2.6

Investeringen 2024 – 2028 ................................................................................................ 13

2.2.7

Geprognosticeerde balans per 1 januari (€) ...................................................................... 14

2.2.8

EMU-saldo ......................................................................................................................... 15

2.3

Treasury................................................................................................................................. 15

2.4

Bedrijfsvoering ....................................................................................................................... 17

2.4.1

Personeel & Organisatie .................................................................................................... 17

2.4.2

Financiën ........................................................................................................................... 17

2.4.3

Huisvesting ........................................................................................................................ 18

2.4.4

Communicatie .................................................................................................................... 18

2.4.5

Informatievoorziening en automatisering........................................................................... 19

2.5 3.

Openbaarheid ........................................................................................................................ 19

Financiële begroting van Baten en Lasten 2025 ............................................................................ 20 3.1

Begroting van baten en lasten (x € 1) ................................................................................... 21

3.2

Overzicht reserves en voorzieningen (€) ............................................................................... 22

3.3

Verdeling bijdragen 2025 ....................................................................................................... 23

Programmabegroting 2025

Beleidsbegroting Programma's

Streekarchief Midden-Holland

Deel I Programmaplan 1.1

Inleiding

Met veel genoegen bieden wij u de Programmabegroting 2025 aan, waarin de ambities en inspanningen van het Streekarchief Midden-Holland zijn vastgelegd. De begroting is ingericht op basis van de vijf programma’s. De volgende programma’s zijn gedefinieerd: In bewaring nemen, Bewaren en beheren, Ontsluiten en beschikbaarstellen, Educatie, advisering en toezicht. Per programma is beschreven hoe de effecten bereikt worden: -

Wat zijn de doelstellingen? Wat gaan we daarvoor doen? Wat mag het kosten?

Streekarchief Midden-Holland er voor iedereen die voor recht en bewijs, onderwijs, onderzoek of cultuurbeleving gebruik wil maken van onze collecties en diensten. Het streekarchief is het geheugen van de gehele regio. In onze studiezaal in de Chocoladefabriek Gouda kan iedereen op aanvraag originele bronnen bekijken. Samen met onderzoekers en vrijwilligers maken we bronnen digitaal toegankelijk en werken we aan diverse erfgoedprojecten. Het verrijken van de blik op het verleden kan met een van onze cursussen en activiteiten. We maken het verleden zichtbaar, we verbinden historisch onderzoek aan elkaar en we bewaren het heden voor de toekomst. Onze missie is om de relevante bronnen van de regionale geschiedenis te verwerven, te bewaren en ter beschikking te stellen aan het publiek. Daarnaast zijn we een deskundige partner op het gebied van informatiebeheer voor overheden en organisaties in de regio. Zo werken we samen met de vijf deelnemende gemeentes om een duurzame bewaaromgeving in te richten, het e-depot. Nieuw beleid of beleidswijzigingen zullen in beginsel budgettair neutraal worden uitgevoerd door herprioritering van middelen of het effectiever en efficiënter organiseren van bestaande taken. Daarnaast wordt samenwerking gezocht in landelijke erfgoedprojecten met bijbehorende subsidies.

Met deze begroting wordt de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening aan zowel publiek als gemeentes gegarandeerd en blijft het streekarchief investeren in duurzame bewaring van documenten en informatie.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

1.2

De programma's

De visie van het SAHM wordt concreet vertaald in de volgende programma’s: - 1. In bewaring nemen - 2. Bewaren en beheren - 3. Ontsluiten / beschikbaar stellen - 4. Educatie, advisering en toezicht - 5. Algemene dekkingsmiddelen De programma’s hebben een vaste opzet. Het eerste deel van het programma gaat in op de vraag: Wat willen we bereiken? Hierin komen de aan het programma gekoppelde doelstellingen aan de orde. In het tweede deel – Wat gaan we daar voor doen? – worden de activiteiten besproken die voor het betreffende programma in begrotingsjaar 2024 van belang zijn. Het derde deel beantwoordt de vraag “Wat mag het kosten?” met een overzicht van de baten en lasten.

1.2.1

In bewaring nemen

Doelstellingen: • Bouwen aan het geheugen van de regio • Faciliteren van gemeenten bij archiefzorg Wat gaan we ervoor doen? • Verwerven van particuliere archieven en collecties • Verwerven overheidsarchieven en collecties • Faciliteren archiefbewerking door gemeenten • Opslag van niet overgebracht archief Wat mag het kosten? In bewaring nemen

1.2.2

Rekening 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Baten

-128.380

-136.631

-147.819

-153.731

-159.880

-166.275

Lasten

26.799

28.669

34.170

35.539

36.962

38.443

Saldo

-101.581

-107.962

-113.649

-118.192

-122.918

-127.832

Bewaren en beheren

Doelstelling: • Het in stand houden en benutten van de archiefbewaarplaats in fysieke en digitale vorm • Professioneel beheer van de in de bewaarplaats opgeslagen archieven en collecties Wat gaan we ervoor doen? • Materieel beheer archieven en collecties • Administratief beheer overgebrachte archieven en collecties • Toegankelijk maken beheerde archieven en collecties • Nader toegankelijk maken archieven en collecties • Beheer van de archiefbewaarplaats • Verhuur opslagruimte aan externe partijen • Ontwikkeling e-depot

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

Wat mag het kosten? Bewaren en beheren

1.2.3

Rekening 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Baten

-923.984

-993.191

-1.013.456

-1.053.995

-1.096.154

-1.140.001

Lasten

836.608

825.726

872.096

906.441

936.347

974.706

Saldo

-87.376

-167.465

-141.360

-147.555

-159.807

-165.296

Ontsluiten / beschikbaar stellen

Doelstelling: • Het in stand houden en benutten van de publieksruimte van het Streekarchief in de Chocoladefabriek • Archieven en toegangen zijn raadpleegbaar via de website en in de studiezaal • Registreren en afhandelen van (aan)vragen archieven door gemeenten en onderzoekers Wat gaan we ervoor doen? • Facilitair beheer studiezaal • Beschikbaar stellen bronnen studiezaal • Beschikbaar stellen archiefstukken studiezaal en educatie • Beschikbaarstelling bronnen website • Uitlenen archiefstukken aan deelnemers GR en ODMH • Uitlening archieven externe partijen • Leveren van reproducties • Afhandelen klantvraag Wat mag het kosten? Ontsluiten/ beschikbaar stellen

1.2.4

Rekening 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Baten

-537.255

-556.556

-643.565

-669.308

-696.081

-723.924

Lasten

337.527

370.568

440.995

458.653

477.017

496.116

Saldo

-199.728

-185.988

-202.570

-210.655

-219.064

-227.808

Educatie, advisering en toezicht

Doelstelling: • Archief in het geschiedenisonderwijs, bewustwording van de eigen omgeving én kennis over praktische tools voor verenigingen, kerken enz. voor het beheer van het eigen archief • Het in stand houden en benutten van regionale Historische Ontmoetingspunten • Streekarchief op de kaart zetten en laagdrempelig maken • Toezicht houden op de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding van gemeenten • Adviseren bij complexe informatievraagstukken die voortvloeien uit de snelle technologische veranderingen / digitalisering en implementatie van nieuwe wetgeving zoals de nieuwe Archiefwet en de Wet Open Overheid. Wat gaan we ervoor doen? • Onderwijs over archiefonderzoek

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

• • • • • • • • • • • • • • • •

Onderwijs over (lokale) geschiedenisonderwerpen voor de jeugd Onderwijs over (lokale) geschiedenis voor volwassenen Workshops archiefbeheer voor particulieren Rondleidingen Gouwedepot Bijdragen aan Historische OntmoetingsPunten (HOP) Redactionele bijdragen aan historische publicaties en uitingen Commissie naamgeving openbare ruimte Regionaal Kennis- en Innovatieplatform Voorlichting informatiebeheer Advies m.b.t. archiefbewerkingsprojecten Gevraagd advies Informatiebeheer Periodieke hotspotmonitor Toetsing van vernietigingslijsten Inspectie (toezicht op archieven) KPI-verslagen Strategisch Informatie Overleg (SIO)

Wat mag het kosten? Educatie, advisering en toezicht

1.2.5

Rekening 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Baten

-308.100

-266.439

-272.105

-282.989

-294.309

-306.081

Lasten

222.599

194.361

198.418

206.368

214.637

223.236

Saldo

-85.501

-72.078

-73.687

-76.621

-79.672

-82.845

Algemene dekkingsmiddelen

In het kader van de aanpassingen van het BBV op basis van de voorstellen van de commissie Depla is de overhead samengebracht in een apart programma. Vanaf de begroting 2018 is het verplicht om de overheadkosten apart inzichtelijk te maken. Hiervoor is in een programma Algemene dekkingsmiddelen toegevoegd. Algemene dekkingsmiddelen zijn gelden die geen vooraf bepaald bestedingsdoel hebben. Voorbeelden zijn de bijdragen van de deelnemende gemeenten en inkomsten uit dienstverlening en cursussen. De omvang van de algemene dekkingsmiddelen en de toelichting daarop worden in dit verplichte overzicht gepresenteerd. Binnen de algemene dekkingsmiddelen wordt geen directe koppeling gelegd tussen middelen en doelstellingen. Daarom bevat dit onderdeel van de begroting geen overzicht met indicatoren. Wat mag het kosten? Rekening 2023

Overhead

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Baten

-30.457

-12.998

-17.438

-17.400

-17.450

Lasten Saldo

479.222 448.765

543.563 530.565

548.704 531.266

552.742 535.305

571.307 553.907

592.611 575.161

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

2 Beleidsbegroting Paragrafen

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

2.1

Financiële paragrafen

Inleiding Op de programmabegroting is het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) van toepassing. Het BBV schrijft verplicht de volgende paragrafen voor, die ook voor het Streekarchief van toepassing zijn: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Financiering • Bedrijfsvoering • Openbaarheid Niet van toepassing zijn: • Lokale heffingen • Onderhoud Kapitaalgoederen • Bestuurlijke participaties • Grondbeleid

2.2

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

2.2.1

Uiteenzetting financiële positie en toelichting

De paragraaf weerstandsvermogen dient te omvatten: a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het Streekarchief beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken; b. Een inventarisatie van de risico's, waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Hierbij dient bijvoorbeeld te worden gedacht aan risico’s in het kader van organisatieontwikkelingen, rechtmatigheid, garantieverplichtingen, voldoen aan formele voorschriften met betrekking tot de uitvoering van regelingen door het Streekarchief; c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s en de realisatie daarvan. Weerstandsvermogen Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin het Streekarchief in staat is middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat dit betekent dat het beleid veranderd moet worden. Een buffer is daarom wenselijk. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting. Weerstandscapaciteit Principieel is gekozen om geen grote reserve in de GR SAMH op te potten om financiële risico’s op te vangen. Waar nodig wordt teruggevallen op de gemeenten. Via de jaarlijkse risicoanalyse bij de begrotingsbehandeling wordt het jaarlijks gewenste weerstandsvermogen bepaald en opgenomen in de begroting.

Uitgangspunt is dat het weerstandsvermogen de bedrijfsvoering faciliteert, derhalve dient voor inzet van tijdelijk personeel bij verzuim, afkoop bij (gedwongen) uitstroom, schade aan of diefstal van documenten en aanpassingen IT-infrastructuur. Voor de overige risico’s (uittreding deelnemers, contractbeëindiging huur Gouwedepot, wettelijke risico’s ten aanzien van de AVG) moeten de gemeenten in hun archiefbegroting voorzieningen treffen. De hoogte van de weerstandscapaciteit op basis van de geprognosticeerde standen is als volgt: Algemene reserve: € 120.301 (geprognosticeerde stand per begin 2025)

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

Risicoanalyse Risico’s ontstaan uit wettelijke ontwikkelingen en vraagstukken (b.v. op het gebied van de AVG of Auteursrecht), personele calamiteiten (ziekteverzuim en uitstroom), materiële calamiteiten (verlies of diefstal van documenten), organisatorische veranderingen (uittreding deelnemers) en snelle digitale ontwikkeling (knelpunten in de digitale raadpleging). De risico’s liggen bij het SAMH. Het SAMH neemt voldoende beheersmaatregelen om de risico’s te minimaliseren. Nooit uitgesloten kan worden dat incidenten zich toch voordoen waardoor als voorbeeld het Auteursrecht boetes kunnen worden opgelegd. Door de in die wet vastgestelde hoogte van zo’n boete zal dit naar verwachting de begrotingsomvang van het SAMH al snel overschrijden. Conform de uitgangspunten in de nota reserves en voorzieningen worden deze risico’s voortdurend gemonitord en wordt daarover via de maraps gerapporteerd . Dit geldt als onderbouwing voor de vaststelling van het gewenste weerstandsvermogen. Er worden echter op dit moment geen andere risico’s verwacht dan die in de nota reserves en voorzieningen staan geformuleerd. De begin 2024 geactualiseerde risico-inventarisatie levert een totaal aan gekwantificeerde risico's op van € 214.000.

Uitgaande van het door het Nederlands Adviesbureau Risicomanagement (NAR) geadviseerde zekerheidspercentage van 90% wordt het gewenste weerstandvermogen op basis van deze risico-inventarisatie vastgesteld op € 192.600. In de programmabegroting 2024 was dit € 180.000. Het streefsaldo van het weerstandsvermogen bedraagt dus € 192.600. De aanwezige weerstandscapaciteit bedraagt op 1 januari 2024 op basis van het ex-ante begrotingssaldo 2024 naar verwachting € 120.301. Geconcludeerd kan worden dat de berekende aanwezige weerstandscapaciteit 62,5% van het gewenste weerstandvermogen bedraagt. In de programmabegroting 2024 was dit 60,9%. Financiële kengetallen Het opnemen van financiële kengetallen in de begroting past in het streven naar meer transparantie. Ook geven de kengetallen meer inzicht in de ontwikkeling van de financiële positie en de baten en lasten van SAMH. Kengetallen moeten daarbij in samenhang en in onderlinge verhouding beoordeeld worden. Verloop van de kengetallen

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Verslag 2023 -7,0% -7,0% 47,2% -0,3% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2025 -4,1% -4,1% 44,4% 0,0% n.v.t. n.v.t.

Verloop van de kengetallen

Kengetallen: netto schuldquote netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie belastingcapaciteit

Programmabegroting 2025

Begroting 2024 -2,1% -2,1% 50,4% 0,1% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2026 -4,2% -4,2% 47,1% 1,6% n.v.t. n.v.t.

Streekarchief Midden-Holland

Begroting 2027 -4,6% -4,6% 48,1% 2,4% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2028 -7,0% -7,0% 49,7% 2,4% n.v.t. n.v.t.

Het kengetal netto schuldquote geeft het niveau weer van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het kengetal solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het Streekarchief in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Het eigen vermogen wordt uitgedrukt in een percentage van het balanstotaal. Deze ratio is over de jaren heen gezien stabiel. De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten (exclusief mutaties reserves) en uitgedrukt in een percentage. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.

2.2.2

Overzicht van baten en lasten per programma

In onderstaand overzicht worden meerjarig per programma alle lasten, baten en het saldo weergegeven. De programma's zijn volgens de nieuwe Producten- en DienstenCatalogus opgesteld. Ook de toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves zijn gespecificeerd per programma. Het overzicht sluit met het totaal saldo voor het desbetreffende begrotingsjaar.

Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

26.799 -128.380 836.608 -923.984 337.527 -537.255 222.599 -308.100 478.577 645 -10.898 1.902.755 -1.908.617

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

Resultaat

Programmabegroting 2025

-101.581 -87.376 -199.728 -85.501 478.577 -10.253 -5.862 -19.559 -19.559

1.902.755 -1.928.176

-25.421

Lasten

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Lasten

-19.559 -19.559

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Realisatie 2023 Baten Saldo

Begroting 2025 Baten Saldo

34.170 -147.819 872.096 -1.013.456 440.995 -643.565 198.418 -272.105 548.704 -10.000 2.094.382 -2.086.945 -

-7.438 -7.438

2.094.382 -2.094.382

Streekarchief Midden-Holland

28.669 -136.631 825.726 -993.191 370.568 -556.556 194.361 -266.439 543.563 -5.000 1.962.887 -1.957.817 -

-107.962 -167.465 -185.988 -72.078 543.563 -5.000 5.070

-7.998 -7.998

1.962.887 -1.965.815

-2.928

Lasten

-113.649 -141.360 -202.570 -73.687 548.704 -10.000 7.438

Begroting 2024 Baten Saldo

Begroting 2026 Baten Saldo

35.539 -153.731 906.441 -1.053.995 458.653 -669.308 206.368 -282.989 552.742 -10.000 2.159.743 -2.170.024 -

-118.192 -147.555 -210.655 -76.621 552.742 -10.000 -10.281

-7.438 -7.438

2.159.743 -2.177.462

-17.718

Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

36.962 -159.880 936.347 -1.096.154 477.017 -696.081 214.637 -294.309 571.307 -10.000 2.236.270 -2.256.424

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

Begroting 2027 Baten Saldo -122.918 -159.807 -219.064 -79.672 571.307 -10.000 -20.154

-7.400 -7.400

2.236.270

-2.263.824

-27.554

Lasten

Begroting 2028 Baten Saldo

38.443 -166.275 974.706 -1.140.001 496.116 -723.924 223.236 -306.081 592.611 -10.000 2.325.112 -2.346.281 -

-127.832 -165.296 -227.808 -82.845 592.611 -10.000 -21.169

-7.450 -7.450

2.325.112 -2.353.731

-28.619

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken weergegeven.

2.2.3

Overzicht van baten en lasten per taakveld

Om tot betrouwbare informatie voor interne sturing en externe vergelijkbaarheid te komen, schrijft het BBV een uniforme indeling in taakvelden voor. De bijbehorende baten en lasten worden aan die taakvelden toegerekend. Taakveld Omschrijving 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden Taakveld Omschrijving 0.1 Bestuur 0.4 Overhead 0.5 Treasury 0.10 Mutaties reserves 0.11 Resultaat van rekening van baten en lasten Totaal taakvelden

Begroting 2025 Lasten Baten 1.545.679 -2.076.945 548.704 -10.000 -7.438 -0 2.094.382 -2.094.382

Begroting 2026 Lasten Baten 1.607.001 -2.160.024 552.742 -10.000 -7.438 17.718 2.177.462 -2.177.462

Begroting 2027 Lasten Baten 1.664.963 -2.246.424 571.307 -10.000 -7.400 27.554 2.263.824 -2.263.824

Begroting 2028 Lasten Baten 1.732.501 -2.336.281 592.611 -10.000 -7.450 28.619 2.353.731 -2.353.731

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken weergegeven.

2.2.4

Incidentele baten en lasten

De meerjarenbegroting van het Streekarchief Midden-Holland bevatten geen baten en lasten die een incidenteel karakter hebben. Het geprognosticeerde positieve begrotingssaldo in de jaren 2026 t/m 2028 en de daaruit voortvloeiende dotatie aan de algemene reserve kenmerkt zich wel als incidenteel. Het begrip incidenteel wordt in de ‘Notitie incidentele en structurele baten en lasten’ van de commissie BBV omschreven als baten en lasten die zich gedurende maximaal drie jaar voordoen, waarbij het van belang is dat het gaat om ‘eenmalige zaken’.

2.2.5

Structureel begrotingssaldo

Omdat de begroting van het Streekarchief Midden-Holland slechts structurele baten en lasten bevat, is het positieve, structurele begrotingssaldo van het Streekarchief gelijk aan de meerjarenbegroting.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

Structureel begrotingsaldo Saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotingssaldo na bestemming Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotingssaldo

2.2.6

Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2024 2025 2026 2027 2028 5.070 7.438 -10.281 -20.154 -21.169 -7.998 -7.438 -7.438 -7.400 -7.450 -2.928 0 -17.718 -27.554 -28.619 -2.928 0 -17.718 -27.554 -28.619 0 0 0 0 0

Investeringen 2024 – 2028

Als vervolg op de businesscase in 2022 is in 2023 gestart met de vorming van een gezamenlijk edepot, dat door het Streekarchief beheerd zal worden. In de jaren 2024 en 2028 worden hier investeringen voor verwacht. Voor 2024 worden vervangingsinvesteringen verwacht voor het Gouwedepot. Dit betreft meubilair. In 2024 wordt de telefoonvoorziening vervangen, evenals het collectiebeheersysteem. Voor 2025 staat vervanging van de raadpleegomgeving gepland en de hardware van de werkplekken. In alle jaren zijn daarnaast kleinere vervangingsinvesteringen op ICT-gebied geraamd.

Investeringen e-Depot Gouwedepot Automatisering Totaal

Programmabegroting 2025

Begroting 2024 32.000 10.000 55.000 97.000

Begroting 2025 0 0 41.800 41.800

Begroting 2026 0 1.500 13.500 15.000

Streekarchief Midden-Holland

Begroting 2027 0 0 7.500 7.500

Begroting 2028 17.500 0 13.400 30.900

2.2.7

Geprognosticeerde balans per 1 januari (€)

1-1-2024

1-1-2025

1-1-2026

1-1-2027

1-1-2028

1-1-2029

266.310 0

311.415 0

306.651 0

280.511 0

247.926 0

236.395 0

168.014 25.138 177.886 371.038

168.000 25.000 127.959 320.959

168.000 25.000 133.711 326.711

168.000 25.000 145.475 338.475

168.000 25.000 206.589 399.589

168.000 25.000 255.164 448.164

637.349

632.375

633.362

618.986

647.515

684.559

117.373 183.699 301.072

120.301 168.263 288.565

120.301 160.826 281.127

138.019 153.426 291.445

165.573 145.976 311.549

194.192 145.976 340.168

Voorzieningen Egalisatie onderhoud

100.385

108.810

117.235

92.541

100.966

109.391

Vaste schulden Onderhandse leningen

103.617 132.275 235.892

103.000 132.000 235.000

637.349

632.375

633.362

618.986

647.515

684.559

ACTIVA Vaste activa Materiële vaste activa met economisch nut Financiële vaste activa Vlottende activa Overige vorderingen Overlopende activa Liquide middelen

Totaal activa

PASSIVA Eigen vermogen Egalisatiereserve Bestemmingsreserves

Vlottende passiva Overige schulden Overlopende passiva

Totaal Passiva

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

2.2.8

EMU-saldo

Met ingang van het begrotingsjaar 2018 is het verplicht het EMU-saldo meerjarig op te nemen in de begroting. Tezamen met de geprognotiseerde balans geeft het inzicht in de toekomstige ontwikkelingen van de financieringsbehoefte van het Streekarchief Midden-Holland.

Omschrijving 1. Exploitatiesaldo voor toevoeging aan / onttrekking uit reserves 2. Afschrijvingen ten laste van de exploitatie 3. Bruto dotaties aan de post voorzieningen ten laste van de exploitatie 4. Investeringen in materiële vaste activa die worden geactiveerd 5. Baten uit bijdragen derden niet verantwoord in de exploitatie of in mindering op post 4 6. Desinvesteringen en baten materiële vaste activa niet verantwoord in exploitatie 7. Aankoop grond en uitgaven voor bouwrijp maken 8. Baten bouwgrondexploitties voor zover niet verantwoord in de exploitatie 9. Lasten op balanspost voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen 10. Lasten ivm transacties met derden niet tlv exploitatie (post 1) of de andere posten en rechtstreeks ten last van de reserves 11. Verkoop effecten a. - gaat u effecten verkopen b. - verwachte boekwinst op exploitatie 12. Berekend EMU-saldo 12 = (1+2+3-4+5+6-7+8-9-10-11)

2.3

Realisatie 2023

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

5.862 54.595

-5.070 51.851

-7.438 55.764

10.280 41.139

20.154 40.085

21.169 42.431

12.630

97.000

41.800

15.000

7.500

30.900

0 0

47.827

-50.219

6.527

36.420

52.739

32.701

Treasury

Het Streekarchief Midden-Holland is een gemeenschappelijke regeling, waarvan de kosten worden gedragen door de deelnemende gemeenten en de ODMH volgens een verdeelsleutel. Het treasurybeleid van het Streekarchief Midden-Holland is een voortzetting van het bestaande beleid, zoals vastgelegd in het in oktober 2002 door het algemeen bestuur van het Streekarchief goedgekeurde beleggingsstatuut van de financiële verordening. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet volgens de Wet Fido legt een beperking op aan de omvang van de korte netto schuld van de gemeenschappelijke regeling om grote rentefluctuaties te voorkomen. De toegestane kasgeldlimiet is 8,2% van de begroting. Voor de gemeenschappelijke regeling 8,2% van € 2.094.382 = € 171.739. De kasgeldlimiet wordt dus niet overschreden.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

Gerealiseerd Begroting 2023 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Omvang begroting per 1 januari

1.902.755

1.962.887

2.094.382

2.159.743

2.236.270

2.325.112

(1) Toegestane kasgeldlimiet - in procenten van de grondslag - in bedrag

8,20% € 156.026

8,20% € 160.957

8,20% € 171.739

8,20% € 177.099

8,20% € 183.374

8,20% € 190.659

€ 103.617

€ 103.000

€ 132.275

€ 132.000

€ 235.892

€ 235.000

€ 675

€ 300

(2) Omvang vlottende korte schuld Opgenomen gelden < 1 jaar Schuld in rekening-courant Gestorte gelden door derden Overige gelden niet zijnde vaste schuld Subtotaal (3) Vlottende middelen Contante gelden in kas Tegoeden in rekening-courant (inclusief schatkistverrekening) Overige uitstaande gelden < 1 jaar Subtotaal

€ 136.350

€ 127.959

€ 133.711

€ 145.475

€ 206.589

€ 66.379 € 203.404

€ 193.000 € 321.259

€ 193.000 € 327.011

€ 193.000 € 338.775

€ 193.000 € 399.889

Toets kasgeldlimiet (4) Totaal netto vlottende schuld Toegestane kasgeldlimiet Ruimte

-€ 32.487 € 156.026 € 123.539

€ 86.259 € 160.957 € 247.216

€ 92.011 € 171.739 € 263.751

€ 103.775 € 177.099 € 280.874

€ 164.889 € 183.374 € 348.263

€ 164.889 € 190.659 € 355.548

Renterisiconorm De Wet Fido stelt een norm, waaraan het renterisico van het totaal van de langlopende geldleningen van de gemeenschappelijke regeling moet voldoen. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal van het komend jaar, met een minimum van € 2.500.000. Voor de gemeenschappelijke regeling is dit 20% van € 2.094.382 = € 418.876. Derhalve blijft het renterisico voor de gemeenschappelijke regeling onder de norm. Renterisiconorm en renterisico's vaste schuld in 2022 e.v. Gerealiseerd Begroting 2023 2024 1 Renteherziening 2 Betaalde aflossingen 3 Renterisico (1+2)

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

€0 €0 €0

Renterisiconorm Begrotingstotaal Het bij min. regeling vastgest. % Renterisiconorm Minimum van renterisiconorm

1.902.755 20% 380.551 2.500.000

1.962.887 20% 392.577 2.500.000

2.094.382 20% 418.876 2.500.000

2.159.743 20% 431.949 2.500.000

2.236.270 20% 447.254 2.500.000

2.325.112 20% 465.022 2.500.000

Toets renterisiconorm Renterisiconorm Renterisico op vaste schuld Ruimte(+)/Overschrijding(-)

2.500.000 0 2.500.000

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

Uitzettingen Het beleid van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Midden-Holland is en zal zijn dat het uitzetten van middelen alleen is toegestaan voor uitoefening van de publieke taak. Aan- en verkoop kan uitsluitend geschieden na goedkeuring door het dagelijks bestuur.

2.4

Bedrijfsvoering

2.4.1

Personeel & Organisatie

De personele administratie, salarisadministratie en advisering over personeel en organisatie worden gedaan door de afdeling personeelszaken van ODMH. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. Er wordt gebruik gemaakt van dezelfde arbodienstverlener Zorg van de Zaak.

2.4.2

Financiën

Uitgangspunten begroting 2025 Voor de begroting zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: 1. De financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen van 1 november 2023 (zie onder indexering) 2. De nota reserves en voorzieningen 2024 – 2027 en de daarbij uitgevoerde risicoanalyse (zie hiervoor onder 2.2. weerstandvermogen en risicobeheersing). Hierin is ook de visie verwoord over de wijze waarop de opbouw en aanvulling van reserves geschiedt. 3. Op basis van de businesscase e-depot heeft het Algemeen Bestuur in 2022 gekozen voor een gezamenlijke e-depotvoorziening voor alle deelnemende gemeentes en de ODMH. De businesscase heeft een schatting gemaakt voor de kosten voor de voorziening. Voor de periode vanaf 2024 en dus vanaf deze begroting, zijn de kosten opgenomen in de begroting onder het programma Bewaren en Beheren. Om inzicht te kunnen geven aan de deelnemers zijn deze kosten wel apart benoemd in het overzicht Verdeling Bijdragen. Voor de verdeelsleutel is vooralsnog gebruik gemaakt van dezelfde verdeelsleutel als voor de papieren archieven, namelijk op basis van inwoneraantal en opgeslagen meters. Gedurende het project e-depotvoorziening dat tot 2026 zal lopen wordt deze verdeelsleutel indien nodig aangepast aan de digitale situatie.

Indexering en loonkostenontwikkeling Voor de indexering en loonkostenontwikkeling hanteert het Streekarchief de financiële kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen Hollands Midden voor begrotingen 2024. De hierop gebaseerde indexering voor de begroting van het Streekarchief 2025 bedraagt 8,3%, een gewogen gemiddelde uit de percentages voor de loonkosten (11,1%) en materiële kosten (3,7%). In deze percentages zit een correctie verwerkt voor de jaren 2022 t/m 2024 van respectievelijk 5,7% en 2,1%. Voor de jaren 2026 t/m 2028 is in de programmabegroting een indexering van 4% toegepast op zowel de inkomsten als de indexgevoelige uitgaven. Inkomsten Naast de reguliere inkomsten voor de basistaken van het Streekarchief worden inkomsten gegenereerd uit: • Verhuur van de overcapaciteit van het Gouwedepot aan de gemeente Zoetermeer. Er is een huurovereenkomst afgesloten met de gemeente Zoetermeer in 2016 voor een periode van 20 jaar. Het Verhuurbeleid Gouwedepot Zuidplas is hiervoor van toepassing. • Inkomsten voortkomend uit dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Zoetermeer, met de Omgevingsdienst Midden-Holland en met de Regio Midden-Holland.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

• •

Inkomsten voor het beheren van het e-depot voor de 5 gemeenten en de ODMH. Overige inkomsten worden verkregen uit verkopen van producten voortvloeiend uit de programma’s in de Chocoladefabriek en verkopen van fotokopieën en fotoreproducties en het leveren van andere diensten.

Inkoop van financiële diensten Het Streekarchief koopt financiële diensten in bij de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH). De volgende werkzaamheden worden verricht: boekhouding, opstellen van de managementrapportages, opstellen begroting en jaarrekening, financieel advies, control en financiële toelichting in de bestuursvergaderingen. De afspraken zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Wet en regelgeving Er wordt gewerkt conform de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling SAMH (artikel 212 van de Gemeentewet) en de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de regeling SAMH (artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten). De accountant van het Streekarchief is Wecountancy (voorheen Zirkzee Audit B.V.) in Oegstgeest. Ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole door de accountant (vastgelegd in artikel 213 gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten/BAPG) is kaderstelling rechtmatigheid jaarrekening door het algemeen bestuur vastgesteld. In 2023 zijn vanwege de wetswijziging in de rechtmatigheidsverantwoording diverse intern beleidsstukken geactualiseerd en opnieuw vastgesteld.

Dit betreft de Financiële verordening, de Controleverordening, het controleprotocol en het bijbehorende normenkader. Ook is een intern controleplan vastgesteld. De twee laatstgenoemde documenten moeten jaarlijks geactualiseerd worden.

2.4.3

Huisvesting

Het Streekarchief heeft twee locaties: het Gouwdepot (op het bedrijventerrein Gouwepark in de gemeente Zuidplas) en de Chocoladefabriek (aan Klein Amerika in de gemeente Gouda). Het Gouwedepot voldoet aan alle wettelijke eisen die aan een goede opslag van archief worden gesteld. De archieven zijn daarmee uitstekend geconserveerd. Een deel van de capaciteit van het Gouwedepot, 2000 m’, wordt verhuurd aan de gemeente Zoetermeer. Het Streekachief huurt het pand van de gemeente Gouda en is beheerder van het gebouw namens de andere bewoners, Gemeentearchief Alphen aan den Rijn en de Archeologische collectie van de gemeente Gouda. De Chocoladefabriek is de voorziening waar de publieksactiviteiten worden uitgeoefend. Met de partners in de Chocoladefabriek wordt jaarlijks een gezamenlijke programmering en communicatie uitgevoerd.

2.4.4

Communicatie

Communicatie wordt gedaan via de eigen website, Twitter, Facebook, Instagram, jaarverslagen en de maandelijkse nieuwsbrieven. Specifiek voor de programmering in de Historisch OntmoetingsPunten wordt de communicatie in samenwerking met de bibliotheken en historische verenigingen uitgevoerd.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

Door de bewoners van de Chocoladefabriek wordt het publiek geïnformeerd via de website https://www.chocoladefabriekgouda.nl en de regelmatig verschijnende Wikkel.

2.4.5

Informatievoorziening en automatisering

Voor het onderhoud van de hardware en bijbehorende servers heeft het Streekarchief een contract afgesloten met Heycom ICT. Het applicatiebeheer wordt uitgevoerd binnen het Streekarchief. Voor de raadpleegomgeving (met onder andere website) en archiefbeheersysteem (waarin alle metadata zijn opgeslagen van de onder het beheer van het streekarchief vallende archieven en collecties) zijn contracten afgesloten met respectievelijk Picturae en ScopeArchiv. Voor het e-depot wordt in 2023 een contract gesloten met een nieuwe leverancier die uit de aanbesteding voor dit project is gekomen.

2.5

Openbaarheid

Op 1 mei 2023 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht bestuursorganen om op termijn verschillende categorieën documenten uit eigen beweging openbaar te maken (actieve openbaarmakingsplicht). In de jaarlijkse verantwoording moet verslag worden gedaan van de uitvoering van de Woo. Het SAMH heeft in 2023 als volgt invulling gegeven aan de verplichtingen uit de Woo. Er is gestart met het openbaar maken van een aantal van de informatiecategorieën openbaar gemaakt moeten worden, te weten de agenda en vergaderstukken van het algemeen bestuur, een samenvatting van hetgeen is besloten in het dagelijks bestuur, Producten- en Dienstencatalogus, jaarrekening, werkprogramma en begroting. De tekst van de GR, verslagen van de adviescommissie, bereikbaarheidsgegevens en informatie over de organisatie waren al beschikbaar op de website en zijn aangepast aan de eisen van de Woo. Het SAMH bereidt zich voor op de openbaarmaking van de andere informatiecategorieën in 2024 en zal dan ook aangesloten worden op de Woo-index.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

Financiële begroting van Baten en Lasten 2025

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

3.1

Begroting van baten en lasten (x € 1)

Omschrijving Lasten Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

26.799 -128.380 836.608 -923.984 337.527 -537.255 222.599 -308.100 478.577 645 -10.898 1.902.755 -1.908.617

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves Resultaat

1.902.755 -1.928.176

-25.421

-7.438 -7.438

2.094.382 -2.094.382

Lasten

Resultaat

-113.649 -141.360 -202.570 -73.687 548.704 -10.000 7.438

Begroting 2027 Baten Saldo

36.962 -159.880 936.347 -1.096.154 477.017 -696.081 214.637 -294.309 571.307 -10.000 2.236.270 -2.256.424

-122.918 -159.807 -219.064 -79.672 571.307 -10.000 -20.154

-7.400 -7.400

2.236.270

-2.263.824

-27.554

Begroting 2024 Baten Saldo

28.669 -136.631 825.726 -993.191 370.568 -556.556 194.361 -266.439 543.563 -5.000 1.962.887 -1.957.817 -

-107.962 -167.465 -185.988 -72.078 543.563 -5.000 5.070

-7.998 -7.998

1.962.887 -1.965.815

-2.928

Lasten

-7.438 -7.438

Omschrijving

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Begroting 2025 Baten Saldo

34.170 -147.819 872.096 -1.013.456 440.995 -643.565 198.418 -272.105 548.704 -10.000 2.094.382 -2.086.945

Mutaties reserves Overhead Totaal mutaties reserves

Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

-101.581 -87.376 -199.728 -85.501 478.577 -10.253 -5.862 -19.559 -19.559

Lasten

Resultaat

Lasten

-19.559 -19.559

Omschrijving Baten en lasten In bewaring nemen Bewaren en beheren Ontsluiten/beschikbaar stellen Educatie, advisering en toezicht Overhead Treasury Totaal baten en lasten

Realisatie 2023 Baten Saldo

Begroting 2026 Baten Saldo

35.539 -153.731 906.441 -1.053.995 458.653 -669.308 206.368 -282.989 552.742 -10.000 2.159.743 -2.170.024 -

-118.192 -147.555 -210.655 -76.621 552.742 -10.000 -10.281

-7.438 -7.438

2.159.743 -2.177.462

-17.718

Lasten

Begroting 2028 Baten Saldo

38.443 -166.275 974.706 -1.140.001 496.116 -723.924 223.236 -306.081 592.611 -10.000 2.325.112 -2.346.281 -

-127.832 -165.296 -227.808 -82.845 592.611 -10.000 -21.169

-7.450 -7.450

2.325.112 -2.353.731

-28.619

In dit overzicht zijn opbrengsten met een minteken weergegeven.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

3.2

Overzicht reserves en voorzieningen (€)

Naam reserve/voorziening Egalisatiereserve Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december

2024

2025

2026

2027

2028

117.373 2.928

120.301 -

120.301 17.718

138.019 27.554

165.573 28.619

120.301

138.019

165.573

194.192

183.699

175.701

168.263

160.826

153.426

7.998 175.701

7.438 168.263

7.438 160.826

7.400 153.426

7.450 145.976

100.385 8.425

108.810 8.425

92.541 8.425

100.966 8.425

108.810

117.235

117.235 8.425 33.119 92.541

100.966

109.391

404.812

405.800

391.386

419.965

449.559

Bestemmingsreserves Nieuwbouw depot * Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december Voorzieningen Gebruikersonderhoud Stand per 1 januari Vermeerderingen Verminderingen Stand per 31 december Totaal

* Dient ter dekking van afschrijvingslasten inrichting Gouwedepot.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

3.3

Verdeling bijdragen 2025

Oprganisatie

Verdeelsleutels 1 2 PersoneelsInwoners Aantal m1 per 1-1-2024 per 1-1-2024 kosten (€)

Verdeelsleutel

Bijdragen 2025 Overige kosten (€)

Kosten e-depot (€)

1 en 2

Extra bijdragen (€)

Totale bijdragen (€)

Gouda Krimpen aan den IJssel Krimpenerwaard Waddinxveen Zuidplas ODMH RMH

75.726 29.635 57.790 33.845 47.818 -

4.510 446 2.723 705 1.287 -

348.846 136.519 266.220 155.913 220.282

260.397 25.751 157.220 40.705 74.308

93.872 25.002 65.243 30.295 45.390 2.000

1.400 4.800 4.200 400 750 3.000

704.515 192.073 492.884 227.313 339.981 2.750 3.000

Totaal baten en lasten

244.814

9.671

1.127.781

558.382

261.803

14.550

1.962.516

De extra bijdragen voor het jaar 2025 zijn ramingen voor additionele dienstverlening in de vorm van: Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Gouda ad € 700; Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpen a/d IJssel ad € 4.800; Opslag van niet-overgebracht archief voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 1.200; Naamgevingscommissie voor de gemeente Waddinxveen ad € 400; Naamgevingscommissie voor de gemeente Gouda ad € 700; Historisch Ontmoetingspunten, uren werkgroep voor de gemeente Krimpenerwaard ad € 3.000.

Programmabegroting 2025

Streekarchief Midden-Holland

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14181192/2