1b. Advies Regio Midden-Holland Berenschot-28 mrt 2024
Tekst van het document
Structuur voor de versterkende inzet op opgaven in 2025
Deze versterking sluit aan bij de inhoudelijke opgaven waarop Midden-Holland de komende jaren regionaal wil samenwerken en houdt tegelijkertijd rekening met de wens van
Regio Midden-Holland
gemeenten om gefaseerd te groeien – en op directe publieke waardencreatie in te zetten. Ons advies voor de inzet hierop kan door de regiosecretaris en tafelsecretarissen nader gespecificeerd worden bij de uitwerking van de programmatische werkwijze van MiddenHolland, in het restant van 2024. Wij adviseren de voorziene extra inzet op de RES-
Lobby en strategie (1 fte)
organisatie in Midden-Holland buiten deze versterking te houden, omdat (1) de RESorganisatie al werkt aan programma-uitvoering, terwijl de regio Midden-Holland haar
programmastructuur nu aan het ontwikkelen is en (2) de beoogde functieprofielen voor de
Opgave bereikbaarheid
Opgave duurzame groei
Opgave economisch vitaal
regio Midden-Holland strategischer en generieker van aard zijn dan die voor de RESorganisatie (specialistisch, uitvoerend). Afhankelijk van de uitwerking van de drie centrale opgaven door de regio in 2024 kan dit in 2025 heroverwogen worden.
Opgavemanager
Opgavemanager
Opgavemanager
Tafelsecretaris Bereikbaarheid
Tafelsecretaris Ruimte en wonen (1)
Tafelsecretaris Economie Onderwijs Arbeidsmarkt
projectleider voor duurzame mobiliteit (1 fte)
projectleider realisatieagenda (1 fte)
programmamanager/ communicatie innovatieagenda (0,5 fte)
projectleider RMP (0,5 fte)
regionaal coördinator regionale regietafel duurzame opvang (0,5 fte)
projectleider innovatieagenda (1 fte)
Het ‘managen van de opgaven’ in 2025
Deze versterkingen kunnen gericht inzetten op het werken aan de concrete en centrale opgaven van Midden-Holland. De voortgang vraagt coördinatie, waarbij koppelkansen aan de bestuurlijke tafels geïdentificeerd moeten worden. Wij adviseren om drie van de tafelsecretarissen hiertoe als ‘opgavemanager’ te laten optreden – waarbij zij de voortgang van het programmatisch werken monitoren. Dit is onderdeel van de ontwikkeling richting volwaardig programmatisch werken in Midden-Holland. Bij ‘economisch vitaal’ kan deze taak
ook deels liggen bij de programmamanager, gezien de capaciteit van de tafelsecretaris. 30
2. RAPPORTAGE
4.3 Analyse en adviezen versterking organisatie 2025 Ons advies is om in 2025 in te zetten op versterking en versteviging van de regionale samenwerking met 5,5 fte. Dit vraagt een acties en besluiten richting 2025. Onderstaand staan de keuzes m.b.t. besluitvorming over versterking en samenwerkingswaarden opgenomen. Actie Ons advies Besluitvorming gemeenten en gesprek over waarden (in 2024 voor 2025)
Besluitvorming en gesprek over waarden (Q2 2024) Besluitvorming DB over voorstel tot versterking April ’24
• •
•
Voer het gesprek met elkaar over (samenwerkings-) waarden
•
Mei ’24 •
Intern vertrouwelijk
Besluit over omvang versteviging en versterking – Ons advies: versterk (op basis van deze en eerdere inhoudelijke analyses) de regionale samenwerking met 5,5 fte voor 2025. Besluit over dienstverband van versterkingen – Ons advies: kies voor een programmabureau - kies dan waar mogelijk voor het aannemen van deze versterkingen bij de GR (als rechtspersoon). Dit verstevigt de samenwerking en zorgt ervoor dat er de komende jaren duurzaam aan concrete resultaten gebouwd kan worden, waarbij juist het netwerk van medewerkers bij de verschillende gemeenten belangrijk is en moet groeien. Zonder dat medewerkers tijdelijk en (veel!) duurder zijn (inhuur) of een deel van hun tijd voor één van de gemeenten werken en er sprake is van onduidelijke aansturing en fiscale uitdagingen (detachering, in dienst bij gemeenten). Besluit over de wijze van financiering – Ons advies: kies met structurele financiering voor een versteviging van de samenwerking. Dit biedt perspectief om de komende jaren samen te werken aan regionale opgaven, betreft goed werkgeverschap en maakt vacatures kansrijker voor gewilde functieprofielen. Daar komt bij dat de provincie ook voor circa 1 fte vergoedt via diverse regelingen. Verhoog de inwonerbijdrage hiertoe. Maak met Bodegraven-Reeuwijk de afspraak dat in plaats van een financiële bijdrage één projectleider wordt geleverd.
Uit de gesprekken en documenten blijkt veel draagvlak voor de inhoud en de resultaten van de samenwerking in MiddenHolland. Tegelijkertijd is er -zeker bij versterking van de samenwerking- behoefte om te spreken over de ‘waarden’ van de samenwerking. Dit wordt door gesprekspartners ook wel aangeduid als de organisatie- of samenwerkingscultuur (of “clubgevoel”). Verschillende deelnemers aan de samenwerking (individuen, gemeenten, maar bijvoorbeeld ook DB-leden t.o.v. gemeentesecretarissen) hebben verschillende opvattingen over waar de samenwerking op het niveau van Midden-Holland ‘voor is’. Volgens ons helpt de uitwerking van een programmatische aanpak – en de samenwerking die hierop volgt – bij het komen tot een gezamenlijke gerichtheid op deze samenwerking. Wij adviseren om hier het gesprek met elkaar over te voeren. Dat vraagt een lange adem, want gaat over vertrouwen in elkaar én de resultaten van de regio. Wij adviseren daarom om tijdens de regiodag van mei ’24 een start te maken met het ontwikkelen van gezamenlijke taal en een gedeeld perspectief. Concrete gespreksonderwerpen daarvoor zijn: 1) wat is voor ons gezamenlijkheid (regionaal versus eigenbelang); en 2) wat is voor ons gelijkwaardigheid (delen van successen en het bijdragen in verschillende vormen).
Wij adviseren de uitkomst hiervan te betrekken bij de verdere uitwerking van programmatisch werken door Regio Midden-Holland (zie volgende pagina). 31
2. RAPPORTAGE
4.3 Analyse en adviezen versterking organisatie 2025 Ons advies is om in 2025 in te zetten op versterking en versteviging van de regionale samenwerking met 5,5 fte. Dit vraagt een acties en besluiten richting 2025. Onderstaand staan de acties voor het uitwerken van de programmatische aanpak en m.b.t. de organisatie in 2025 beschreven. Actie
Ons advies
Uitwerking en communicatie van ‘programmatisch werken in Midden-Holland’ (Q2/Q3/Q4 2024) •
• •
Uitwerking programmatisch werken door regio- en tafelsecretarissen Bespreking en vaststelling met DB/tafelvz./RSO Betrekken gemeenteraden
•
• •
Mei t/m december ’24
Het Verhaal van Midden-Holland en voorliggend advies bieden een basis voor ‘programmatisch werken’ in Midden-Holland. Ons advies is om de regiosecretaris en tafelsecretarissen deze werkwijze aan te laten scherpen – in eerste instantie om de door ons gevonden ‘quick wins’ te wegen en stutten met activiteiten, en om daaruit per tafel in beeld te brengen welke ambtelijke inzet van de individuele gemeente hiervoor (ongeveer) nodig gaat zijn in 2025. Dit moet onderdeel worden van de jaarplannen van de tafels en vraagt afstemming met de tafelvoorzitters en het RSO. Het borgen van de capaciteit bij de individuele gemeenten is essentieel voor het komen tot succesvolle uitvoering, dit vraagt ook het eerste jaar nauwe monitoring, in lijn met de jaarplancyclus uit H3.3. Wij adviseren daarnaast om deze uitwerking, inclusief de geselecteerde projecten, in september ’24 te bespreken in een overleg met de het AB en het RSO. Dit geldt dan als onofficieel startschot van Programma Midden-Holland, waar de Regio vervolgens per 2025 mee start. Wij adviseren om, zodra het programma vastgesteld is, de regiosecretaris, kwartiermaker of één van de burgemeesters als boegbeeld van de regio een ‘rondje langs de raden’ te laten maken, waarin de ambities, opgaven, doelen en quick wins toegelicht worden; en waarin besproken wordt hoe de raden hier in 2025 bij betrokken worden.
Organisatie van de regionale samenwerking per 2025 (als besloten wordt tot de geadviseerde versterking) Governance GR MiddenHolland in 2025
•
Wij adviseren om met de ontwikkeling van een volwaardig programmabureau op termijn de governancestructuur van Midden-Holland aan te passen in 2026-2027 (zie ook H3.3). Maar op basis van de voorgestelde versterking voor 2025 (met een overzichtelijk aantal concrete projecten) en de verhouding tot de bestaande bestuurlijke tafels, adviseren wij om voor 2025 geen governancewijzigingen door te voeren. Dit betekent dat de inhoudelijke aansturing voor de projecten bij de bestuurlijke tafels ligt. Zoals beschreven in H3.4 zien we voldoende mogelijkheden om de werkwijze van programmasturing en –besluitvorming te ‘oefenen’ zonder een formele governancewijziging. Wij adviseren bijvoorbeeld om de opgavetrekkers met de projectleiders twee of driemaal aan te laten schuiven bij de AB-overleggen in 2025, voor ‘spiegelsessies’ waarin voortgang en resultaten gedeeld worden.
Rol en samenwerking regio-/tafelsecretarissen en de ‘versterkingen’ in 2025
•
In 2025
•
De rol en inzet van de regiosecretaris verandert door de versterking van de samenwerking en met de aansturing van de nieuwe medewerkers; ook is er aandacht nodig voor de ‘bedrijfsvoering’ en (kosten)efficiëntie van de samenwerking. Ook vraagt het beoordelen van de ‘haalbaarheid’ van programma-resultaten en integraal sturen op dat resultaat (zie H3.3) naar verwachting meer tijd van de regiosecretaris of een kwartiermaker. Ons advies is om de ‘trekker’ per 2025 (volledig) in dienst van de GR te laten treden. De rol van de tafelsecretarissen in 2025 blijft grotendeels hetzelfde, al zullen drie van hen ook werkzaamheden als ‘opgavemanager’ oppakken en betrokken zijn bij de uitwerking van het programmatisch werken en de jaarplannen. Ons advies is dan ook om de tafelsecretarissen in 2025 in dienst van de gemeenten te laten blijven, maar dit in 2025 afhankelijk van de ontwikkeling van de samenwerking te heroverwogen. De groei van het aantal medewerkers vraagt volgens ons om één vaste locatie waar de medewerkers van de Regio Midden-Holland per 2025 zitten (hoeft niet in Gouda!). Daarnaast vraagt het Programmabureau een gezamenlijke overlegstructuur.
In 2025
•
Intern vertrouwelijk
32
2. RAPPORTAGE
4.4 Hoofdpunten advies voor versterking in 2025 Directe resultaten halen voor inwoners vraagt inzet op regionale schaal. Wij zien concrete regionale kansen en de wens om te versterken en verstevigen. De regio heeft breed en diep uitgewerkt hoe deze versterking er uit moet zien. Ons advies laat zich samenvatten als: kies nu voor 2025 expliciet voor deze versterking. Wij adviseren op basis van onze analyse een capaciteitsuitbreiding van 5,5 fte voor directe publieke waardecreatie voor inwoners. Dit maakt het mogelijk om echt aan een aantal concrete projecten en quick wins te gaan werken (die in dit rapport staan). Groter is niet nodig, kleiner is te weinig. Voor de organisatie van deze versterking zijn onze belangrijkste adviezen voor 2025: •
Start met besluitvorming in het DB over het voorstel tot versterking. Ons advies: versterk structureel, met versterkingen en regiosecretaris per 2025 in dienst bij de GR.
•
Werk aan een gedeeld beeld van samenwerkingswaarden door ervaringen op te doen met programmatisch werken én door hier het gesprek over te (blijven) voeren.
•
Regio- en tafelsecretarissen volmaken het ‘programmatisch werken’, inclusief jaarplannen. Bespreek dit in september met het AB en RSO als onofficieel startschot van Programma Midden-Holland.
•
Voer nu geen aanpassingen door in de governancestructuur, inhoudelijke sturing gebeurt in 2025 vanuit de tafels (behoud zo
verbinding met de gemeenten!), oefen wel met de verdeling van verantwoordelijkheden die past bij programmasturing. •
Voer in 2025 geen wijzigingen door m.b.t. de tafels of tafelsecretarissen, organiseer wel één locatie en overlegstructuur.
•
Zorg vanaf 2025 voor één locatie waar de regionale medewerkers van het Programma Midden-Holland elkaar kunnen ontmoeten
Intern vertrouwelijk
33