1 Controleprotocol accountantscontrole jaarrekeningen 2021 - 2024 Waddinxveen

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENINGEN 2021 – 2024 VAN DE GEMEENTE WADDINXVEEN

1.

Algemeen

1.1

Inleiding

Op grond van artikel 213 (lid 2) van de Gemeentewet is de gemeenteraad (raad) verplicht een accountant aan te wijzen voor de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen (artikel 213, lid 3 en 4, Gemeentewet). Dit gebeurt op contractbasis en daar gaat een aanbesteding aan vooraf. Het huidige contract eindigt na de controle van de jaarrekening 2020. Op grond van wet- en regelgeving dient er een Europese aanbesteding plaats te vinden om een nieuwe overeenkomst aan te kunnen gaan met een accountant. Het nieuwe contract zal ingaan vanaf het boekjaar 2021. De overeenkomst heeft een vaste looptijd van 4 jaar en kan niet stilzwijgend worden verlengd. Object van controle in dit protocol zijn de jaarrekening 2021 tot en met 2024 en daarmede tevens het financieel beheer over deze jaren zoals uitgeoefend door of namens het college van de gemeente Waddinxveen. 1.2

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 tot en met 2024 van de gemeente Waddinxveen. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen. De minimumeisen kunnen dus worden verzwaard en niet worden verlicht. De strekking van voorliggend protocol is nauwelijks gewijzigd ten opzichte van het protocol voor de jaarrekeningen 2016 – 2019 en de jaarrekening 2020. Wel is in dit protocol rekening gehouden met de verwachting dat met ingang van 2021 ook ‘(financiële) rechtmatigheid’ onderdeel uitmaakt van het ‘getrouw beeld’. 1.3

Normenkader

Jaarlijks wordt door de gemeente Waddinxveen het normenkader voor de controle van de financiële rechtmatigheid geactualiseerd en ter kennisneming aan de raad gestuurd. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant geeft de raad nadere aanwijzingen voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties en welke wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van de rechtmatigheidscontrole zal zijn. Met dit controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die van toepassing zijn voor het controlejaar 2021 tot en met 2024.

Controleprotocol gemeente Waddinxveen jaarrekeningen 2021 - 2024

Pagina 1

2.

Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening resulteren in een accountantsverklaring waarmee wordt aangegeven of: - de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; - de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen; - de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet en - het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)), de stellige uitspraken van de commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (RAC) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Voor het begrip rechtmatigheid wordt aangesloten bij de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.

3.

Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

3.1.

Algemeen

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, de balansmutaties en de financiële beheerhandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en onzekerheden en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statistische deelwaarnemingen en extrapolaties. 3.2.

Goedkeuringstoleranties

De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of de onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. Voor de goedkeuringstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opgenomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is. Een onzekerheid in de controle kan bijvoorbeeld ontstaan door gebreken in de interne controle. Hierdoor is achteraf niet meer vast te stellen of een bepaalde uitgave rechtmatig heeft plaatsgevonden of dat bepaalde baten volledig zijn verantwoord. Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen deze goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de drie hieronder aangegeven oordelen worden verstrekt door de accountant.

Controleprotocol gemeente Waddinxveen jaarrekeningen 2021 - 2024

Pagina 2

Voor de goedkeuringstoleranties worden de volgende wettelijke minimumeisen gesteld: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten)

Strekking controleverklaring: Goedkeurend Beperking

Onzekerheden in de controle (% lasten)

<1%

>1%< 3%

Oordeelonthouding -

< 3%

>3 %<10%

>10%

Afkeurend

-

> 3%

Als basis voor het berekenen van de goedkeuringstolerantie wordt uitgegaan van de werkelijke lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. 3.3.

Rapporteringstolerantie

Naast de goedkeuringstolerantie kennen we de rapporteringstolerantie. De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven de accountant geconstateerde fouten en onzekerheden altijd opneemt in het verslag van bevindingen, zoals genoemd in artikel 213 lid 2 Gemeentewet. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie om te kunnen waarborgen dat alle fouten en onzekerheden die dit bedrag overschrijden in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voor de rapporteringstolerantie in kwantitatieve zin geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 150.000 (niet gewijzigd) rapporteert. Het staat de accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht “belangrijke” bevindingen in zijn rapport op te nemen.

4.

Rechtmatigheid

Naar verwachting zullen met ingang van het verslagjaar 2021 colleges van burgemeester en wethouders (colleges) van gemeenten zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen. Deze verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. Hiermee legt een college aan de raad zelfstandig verantwoording af aan de raad over de naleving van o.a. geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Deze verantwoording is onderdeel van de accountantscontrole naar het ‘getrouw beeld’. De raad bepaalt de grens, waarboven het college afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moet opnemen. Deze grens moet nog door de raad worden vastgesteld op basis van een specifiek raadsvoorstel/besluit. 4.1.

Begrip rechtmatigheid en de aanvullend te controleren rechtmatigheidscriteria

Onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen”. Voor een nadere toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt verwezen naar de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV. Voor de oordeelsvorming over het ‘getrouw beeld’ van de rechtmatigheidsverantwoording wordt door de accountant aandacht besteed aan de volgende rechtmatigheidscriteria: - het begrotingscriterium. - het voorwaardencriterium. - het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium). 4.2.

Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium houdt in dat financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de lasten, baten en balansmutaties, tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. In de (programma)begroting incl. wijzigingen zijn de maxima voor de budgetten vermeld die door de raad, in het kader van het budgetrecht, voor het begrotingsjaar zijn vastgesteld. Met de controle op de juiste toepassing van het begrotingscriterium wordt getoetst of het Controleprotocol gemeente Waddinxveen jaarrekeningen 2021 - 2024

Pagina 3

budgetrecht van de raad is gerespecteerd. Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de commissie BBV. 4.3.

Voorwaardencriterium

Besteding en inning van gelden door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden liggen vast in wet- en regelgeving (Algemene verbindende voorschriften van de Europese Unie, formele wetten, algemene maatregelen van bestuur, ministeriële regelingen, raadsbesluiten, verordeningen, richtlijnen, protocollen en dergelijke met een wettelijke grondslag en jurisprudentie). De gestelde voorwaarden hebben over het algemeen betrekking op: - de omschrijving van de doelgroep (recht) respectievelijk het project; - de heffings- en/of declaratiegrondslag; - de normbedragen (hoogte en duur); - de bevoegdheden; - het voeren van een administratie; - het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken en - aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie en dergelijke. De precieze invulling verschilt per wet, regeling en verordening. Voor alle geldstromen dient vast te staan welke voorwaarden er op van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. De raad is op gemeentelijk niveau kadersteller en wordt geacht de norm te stellen waaraan het college moet worden getoetst. Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen.

Collegebesluiten vallen niet onder het voorwaardencriterium, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Indien het opstellen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, dn moet worden getoetst of het collegebesluit ook daadwerkelijk is genomen. Worden er ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit gesteld, dan moet ook worden getoetst of hieraan is voldaan. Met het bij onderdeel 1.3. genoemde normenkader voor de controle van de financiële rechtmatigheid wordt jaarlijks de reikwijdte van het voorwaardencriterium voor de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole nader uitgewerkt en geactualiseerd. 4.4.

Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium)

Volgens artikel 23, lid 1 i van de Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2017 draagt het college zorg voor het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, zodat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan. De gemeente Waddinxveen beschikt naar verwachting begin 2021 over een overkoepelende nota voor het te voeren M&O beleid. Deze nota is niet verplicht voorgeschreven. Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Bij de rechtmatigheidscontrole inzake het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik zal in de eerste plaats worden bekeken welke eisen de wet- en regelgeving stelt ten aanzien van M&O, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie inclusief bijbehorende beheersmaatregelen. Daarbij zal worden gekeken naar de aandacht in de organisatie voor misbruikpreventie en -opsporing, maatregelen om de wet- en regelgeving regelmatig te toetsen op actualiteit en handhavingsmogelijkheden en het sanctiebeleid. Vervolgens zal worden getoetst of de opzet die voor het M&O beleid is gemaakt ook feitelijk wordt nageleefd. Tot slot zal de werking van de getroffen maatregelen moeten worden vastgesteld.

De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern al uitgevoerde controles en evaluaties. Getoetst en beoordeeld wordt of naar aanleiding van de uitkomsten in de organisatie de juiste (sanctie)maatregelen zijn getroffen.

Controleprotocol gemeente Waddinxveen jaarrekeningen 2021 - 2024

Pagina 4

5.

Hardheidsclausule

Ondanks het feit dat het eerder genoemde normenkader zorgvuldig is opgesteld is het onmogelijk te garanderen dat dit kader hiermee limitatief is. Dat betekent dat in die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving zoals die is op genomen in het normenkader niet voorziet, dan wel (interpretatie)ruimte laat, het college gemandateerd is om beslissingen te nemen. Wanneer het college van dit mandaat gebruik maakt, wordt hierover verantwoording afgelegd in de jaarrekening.

6.

Single information single audit (SiSa)

Met ingang van 2007 is het principe van Single information Single audit (SiSa) ingevoerd voor bijna alle specifieke uitkeringen van het rijk. De SiSa verantwoordingen maken onderdeel uit van de door de accountant te controleren jaarrekening. Voor deze verantwoordingen gelden veelal specifieke toetsingsvoorwaarden. De accountant stelt vast dat de besteding van specifieke uitkeringen conform deze voorwaarden plaatsvindt. Het betreft dus een specifieke rechtmatigheidscontrole. De accountant zal voorafgaand aan de controle van de jaarrekening – bij de voorbespreking – een lijst ontvangen met de door de gemeente Waddinxveen ontvangen specifieke uitkeringen, waarover de accountant bij haar controle een oordeel moet geven. Indien bij de controle materiële financiële onrechtmatigheden worden geconstateerd, worden deze ook in de rechtmatigheidscontrole meegenomen.

7.

Rapportering door de accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, zoals hierna in het kort weergegeven, als volgt: Interim-controle Ieder najaar in het verslagjaar wordt door de accountant een zogenaamde tussentijdse (interim) controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt een verslag, de zogenoemde managementletter, uitgebracht. Het verslag wordt uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. Verslag van bevindingen Zoals is vastgelegd in de Gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen (het accountantsverslag) bij de jaarrekening wordt gerapporteerd over:  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;  onrechtmatigheden in de jaarrekening. Het verslag van bevindingen wordt, voorafgaande aan de behandeling van de jaarrekening incl. accountantsverklaring in de raad, besproken in de auditcommissie. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard en het financiële gevolg of risico.

Fouten en onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3.3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht in/bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde informatieverzorging en dataverwerking, indien en voor zover relevant voor de accountantscontrole en van bestuurlijke betekenis. Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De accountantsverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze kan worden gebruikt bij de vaststelling van de door het college opgestelde jaarrekening.

Controleprotocol gemeente Waddinxveen jaarrekeningen 2021 - 2024

Pagina 5