Vragen en antwoorden VVD

Datum binnenkomst vraag Datum raadsvergadering Portefeuillehouder Behandelend team Uiterste afdoeningsdatum

Technische vragen

Datum beantwoording vraag

donderdag 11 juni 2026 donderdag 25 juni 2026 Dhr. F. Spierings INF 18 juni 2026 18 juni 2026

Ontwerpbegroting 2027 & Jaarrek. GR SALHA Vraag De SALHA-stukken focussen sterk op huisvesting en digitalisering, in plaats van op de wettelijke toezichtstaak. Hoe wordt geborgd dat het archieftoezicht in het nieuwe beleidsplan 2026-2029 de juiste prioriteit krijgt? Kunnen we het nieuwe beleidsplan, wanneer gereed, als raad inzien?

1

Antwoord Hoewel het beleidsplan sterk inzet op huisvesting en digitalisering, blijft archieftoezicht een expliciete kerntaak binnen de dienstverlening van het SALHA. Het toezicht op nietovergebrachte archieven wordt versterkt door de koppeling van de Monitor Digitale Informatie aan de bestaande inspectie- en KPI-verslagen, waardoor gemeenten niet alleen op hoofdlijnen maar ook op detailniveau kunnen worden gevolgd. Daarnaast positioneert het SALHA zich nadrukkelijk als kennis- en adviespartner voor deelnemers bij het beheer van hun archieven. De verzamelde toezichtsinformatie vormt de basis voor een meerjarig acquisitieplan waarin concrete afspraken over toekomstige overbrengingen worden vastgelegd. Daarmee wordt het toezicht niet alleen geborgd, maar ook strategisch ingezet als instrument om gemeenten voor te bereiden op de toenemende eisen uit de Archiefwet en de groei van digitale archieven. Het beleidsplan en bijbehorende uitvoeringsagenda hebben op lijst inkomende stukken van 21 mei gestaan, te vinden onder 079c en 079d.

Vraag De nieuwe Archiefwet verkort de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar en vereist sneller toezicht op vluchtige digitale informatie (zowel email, chatberichten [bv. Teams e/o WhatsApp] , websites, sociale media, Cloud [bv. Sharepoint] etc.) via e-depots. Is het SALHA momenteel structureel voldoende toegerust om deze veranderende en intensievere archivarisfunctie uit te voeren?

2

Antwoord Het SALHA is momenteel voldoende toegerust om de veranderende archivarisfunctie uit te voeren. Het toezicht verschuift steeds meer naar de voorkant van het informatiebeheer, waardoor digitale informatie al tijdens de vorming en het beheer wordt gecontroleerd in plaats van pas bij overbrenging. Hiermee worden gemeenten tijdig voorbereid op de verkorte overbrengingstermijn van tien jaar uit de nieuwe Archiefwet. Daarnaast is geïnvesteerd in het e-depot en is de formatie uitgebreid met een technisch e-depotspecialist om de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie te waarborgen. Op termijn is het mogelijk dat de beheerskosten van het e-depot toenemen naarmate de omvang van de te beheren informatie groeit.

Vraag Om onze eigen informatiehuishouding goed te kunnen controleren, moet het toezicht inzichtelijk zijn. Werkt SALHA aan een meerjarige inspectiestrategie voor de aangesloten gemeenten, en met welke concrete indicatoren wordt de effectiviteit van dit toezicht aan onze raad gerapporteerd?

3

Antwoord SALHA werkt in de beleidsperiode 2026-2029 aan een meerjarige toezichtaanpak waarin de Monitor Digitale Informatiehuishouding wordt gekoppeld aan de jaarlijkse inspectiecyclus. Deze monitor biedt aanvullend inzicht in de kwaliteit en beheersing van de digitale informatiehuishouding en helpt bij het bepalen van onderwerpen voor verdiepende themainspecties. De effectiviteit van het toezicht wordt inzichtelijk gemaakt via de jaarlijkse inspectieverslagen en de daarop gebaseerde verbeterplannen van de gemeenten. Daarbij wordt gerapporteerd over indicatoren zoals de mate waarin wordt voldaan aan de Archiefwetgeving, de opvolging van aanbevelingen uit eerdere inspecties, de voortgang van verbetermaatregelen en de ontwikkeling van de digitale informatiehuishouding zoals gemeten via de Monitor Digitale Informatiehuishouding. Door de resultaten jaarlijks te vergelijken ontstaat inzicht in de mate waarin de informatiehuishouding van de gemeente structureel verbetert. De inspectieverslagen en verbeterplannen worden aan de raad aangeboden, zodat deze de voortgang kan volgen en kan beoordelen in hoeverre het toezicht bijdraagt aan een duurzame verbetering van de gemeentelijke informatiehuishouding.

Ingediend door:

Tom Klerks VVD