Vragen en antwoorden VVD

Datum Raad Nr. raadsvoorstel

Raadsvergadering 9 maart 2023 Onderwerp

Herzien Verordening commissie Bezwaarschriften

Fractie VVD/T. Klerks Datum binnenkomst 16 februari 2023 vraag Datum 21 februari 2023 beantwoording Naam THRM Portefeuillehoude S. Ausems team/steller r Vragen Vraag: Waar kunnen we meer detailinformatie vinden over het project informele aanpak? Antwoord: De informele aanpak is uitgewerkt in het Projectplan “De informele aanpak van Waalwijk”. Wij hebben u in januari 2020 door middel van een raadsinformatiebrief hierover geïnformeerd. Korte toelichting op het plan We willen geschilbeslechting meer vanuit een dienstverlenend kader benaderen. Daarmee willen we bereiken dat inwoners, ondernemers en organisaties meer procedurele rechtvaardigheid’ gaan ervaren. Dat doen we in essentie door de focus te wijzigen van proceduregericht, naar proactief en oplossingsgericht. Daarmee wordt bedoeld dat we in geval van een aanvraag, zienswijze, klacht of bezwaarschrift, snel en persoonlijk (telefonisch) contact opnemen met de betrokken burger(s). We hebben dan een open, eerlijke en nieuwsgierige houding en gebruiken communicatieve vaardigheden zoals actief luisteren, samenvatten en doorvragen en we passen mediationtechnieken toe. We zijn oprecht geïnteresseerd en zoeken naar een oplossing, nog voordat een escalatie aan de orde is. Door deze werkwijze ontstaan er naar verwachting minder bezwaren en klachten Het draagt bij aan dejuridisering.

Bovenal leidt het tot een betere relatie met onze inwoners en er ontstaat meer vertrouwen in de overheid. Andere mogelijke positieve effecten van een succesvolle toepassing van de informele aanpak zijn dat er zal worden bespaard op procedurele kosten en dat bezwaar- en klachtzaken een kortere doorlooptijd kennen. Naar verwachting zal dan ook het aantal beroepszaken afnemen. Het project Informele aanpak was in 2020 geheel voorbereid en kon in verband met de situatie rondom Corona niet volledig worden geïmplementeerd. Het project vraagt een intensieve training en begeleiding van medewerkers. Omdat de beoogde verandering met name culturele en gedragsmatige factoren betreft wilden we dit in fysieke vorm vormgeven. In 2022 is gestart met het geven van de trainingen en wordt de informele aanpak structureel bij klachten, bezwaarschriften en soms bij complexe vraagstukken toegepast. Als een kwestie informeel wordt opgelost, wordt de zaak niet meer in de bezwaarschriftencommissie behandeld. Wij zijn op dit moment bezig om een evaluatie van het project op te stellen. Door het vertrek van de projectleider, is hierbij enige vertraging ontstaan. Wij zullen uw raad uiterlijk 1 mei 2023 informeren over de uitkomsten van de evaluatie en de voortgang van het project.

Vraag: Deze aanpak is nu niet in de verordening opgenomen. Hoe is deze aanpak nu geborgd? Antwoord: Er zijn hierover werkafspraken gemaakt tussen het secretariaat van de commissie en

procesvertegenwoordigers. Die werkafspraak houdt in, dat er altijd informeel contact wordt opgenomen met betrokkenen en de procesvertegenwoordiger van het bestuursorgaan, om te bezien of men openstaat voor een informele oplossingsrichting of in ieder geval een informeel gesprek. Artikel 10 van de door u vast te stellen nieuwe verordening biedt nu wel de formele basis. Vraag: Inzake art.3 heeft u het over bestuursorganen. In hoeverre wordt er rekening gehouden met lokaal politieke bindingen van leden van de commissie? Dit om te voorkomen dat de bezwaarschriftencommissie een indirect politiek instituut gaat worden. Is het mogelijk om lokale politieke binding (lidmaatschap bv.) ook een uitsluitende factor te maken? Antwoord: Met artikel 15 wordt naar ons oordeel voldoende geborgd dat commissieleden niet deelnemen aan de behandeling van een bezwaar indien hun onafhankelijkheid en onpartijdig in geding kan zijn. Uitsluiting in verband met lokale politieke binding biedt naar onze mening geen meerwaarde. De commissie heeft meer leden dan per behandeling van een zaak nodig is. Daardoor kan bij enige schijn van afhankelijkheid of partijdigheid voor een andere samenstelling worden gekozen. Tijdens een sollicitatieprocedure wordt vanzelfsprekend gevraagd en beoordeeld of en hoe een kandidaat zijn onafhankelijkheid kan waarborgen.

Verder is moeilijk te controleren of men lid is van een politieke partij. Wellicht ten overvloede merken wij op dat op dit moment (in de huidige verordening) dergelijke voorwaarden in zijn geheel niet staan opgenomen. Vraag: Het werken met een audio-verslag geeft archief-technisch enkele uitdagingen vergeleken met een schriftelijk verslag. Is een audio verslag WOO-proof of moet er bij openbaarmaking alsnog een schriftelijk verslag van worden gemaakt? Kunt u aangeven hoe deze werkwijze valt in het kader van de WOO? Antwoord: Het audioverslag is een digitaal bestand dat gearchiveerd wordt, zoals andere digitale bestanden. Voor wat archivering betreft zien we dus geen uitdagingen. In het geval van een Woo-verzoek, zal de opname inderdaad beknopt schriftelijk uitgewerkt worden, omdat een audioverslag (vooralsnog) niet te anonimiseren is.