Vragen en antwoorden Lokaal Belang (2)

Datum binnenkomst vraag Datum raadsvergadering Portefeuillehouder Behandelend team Uiterste afdoeningsdatum

Technische vragen

Datum beantwoording vraag

5-9-2024 12-9-2024 Dhr. T. Klerx TFIN 12-9-2024 10-9-2024

Inkoopbeleid Inleiding/toelichting Aanvullende vragen mbt het RV Inkoopbeleid Algemene vragen:

Vraag

Meerdere ondernemers hebben zich bij ons gemeld met de klacht dat zij na aanmelding bij de afdeling inkoop (email gezonden naar inkoop@waalwijk.nl) niets meer vernemen (behalve een algemene ontvangstbevestiging). Kunt u aangeven waarom er na aanmelding geen contact meer is?

1

Antwoord De berichten worden door inkoop beantwoord en doorgestuurd naar de vakafdeling die passende opdrachten in portefeuille zou kunnen hebben in de toekomst. Dit wordt ook aangegeven. Ondernemers zijn dan bekend bij de vakafdeling en kunnen, mits ze voldoen aan de selectiecriteria voor de uitvoering van een opdracht, worden uitgenodigd. De selectiecriteria om tot een geschikte partij te komen kunnen voor iedere opdracht anders zijn, deze zijn gerelateerd aan de uitvoering van de opdracht. Vraag

Er schijnt intern bij de gemeente met een ‘Ondernemerslijst’ of ‘Preferred Supplier List’ te worden gewerkt. Ondernemers ervaren dat meestal dezelfde namen terugkomen als leveranciers van de gemeente. Welke mogelijkheden hebben startende ondernemers, kleine ondernemers of groeiende ondernemers om op deze lijst te stijgen zodat zij ook kans maken?

2

Antwoord Op basis van de opdracht wordt in de voorbereiding van de aanbesteding bekeken welke procedure uitgevoerd moet worden (denk o.a. aan de raming) en op welke wijze de selectie van leveranciers plaatsvindt om de betreffende opdracht uit te kunnen voeren conform eisen en wensen. Je kunt daarbij denken aan eerdere ervaring, uitnodigen van lokale partijen, afleveren van net werk, uitnodigen van innovatieve partijen, uitvoeren van een marktoriëntatie, deskresearch etc. Partijen die zich bekend willen maken aan de gemeente vragen we om een email te sturen aan inkoop@waalwijk.nl. Deze berichten zullen dan via inkoop terecht komen bij de vakafdeling waar de selectie van leveranciers plaatsvindt. Vraag

3

Meerdere (kleine) ondernemers hebben bij ons aangegeven niet te willen beginnen aan een aanbesteding van de gemeente en dan vooral voor de kleinere bedragen. Reden is dat ‘het hemd van het lijf wordt gevraagd’, met veel papierwerk, veel uren en uiteindelijk geen gunning want de keuze is op laagste prijs gebaseerd. Desondanks zijn dit lokale bedrijven met een indrukwekkende klantenlijst en een lange en goede reputatie. Wat kunt u deze bedrijven adviseren? Antwoord

Op kleinere werken met gunning op laagste prijs wordt er minder papierwerk gevraagd dan bij gunning op de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Op dit moment worden de inschrijvingen voor aanbestedingen op laagste prijs voor kleine infrawerken ook digitaal geaccepteerd om de administratieve lasten hiervoor te verlagen. Daarnaast kun je als deelnemer aan een aanbesteding altijd vragen stellen voor de nota van inlichtingen. Dat kan over bijvoorbeeld de in te dienen bewijsstukken of andere documenten gaan als hier onduidelijkheid over bestaat. Het kan dan in heroverweging genomen worden door de gemeente. Raadsvoorstel vragen

Vraag

4

In het raadsvoorstel wordt onder 4.1.1 en 4.1.2 gesproken over ‘als het kan’ en ‘kan bij voorkeur’. Beiden zijn vrijblijvend. Wat is erop tegen om dit te wijzigen in een verplichting dat lokale ondernemers altijd uitgenodigd worden? Antwoord Dit is zo opgenomen, omdat het niet altijd mogelijk is om een (geschikte) lokale partij te vinden.

Vragen mbt Aanbestedingen in 2023 (Overzicht afgeronde inkooptrajecten 2023.pdf) https://waalwijk.begrotingsapp.nl/jaarrekening-2023-/bestanden

Vraag

5

Regel 2: Dit betreft een Meervoudig Onderhandse aanbesteding, er wordt niet afgeweken van het Inkoopbeleid maar bij ‘Lokale Ondernemers Uitgenodigd’ staat vermeld ‘n.v.t.’. Waarom is dit? Antwoord Voor deze opdracht waren bij de gemeente Waalwijk geen lokale ondernemers bekend die dergelijke werkzaamheden kunnen uitvoeren. Vraag

6

Regel 14, 15: Bij Europese Aanbestedingen worden geen lokale ondernemers uitgenodigd (n.v.t.). Vanzelfsprekend loopt deze aanbesteding via Tendernet. Echter worden hier de grensbedragen niet gehaald; zou het uitnodigen van lokale ondernemers dan toch een optie zijn geweest? Antwoord Bij 14 is inderdaad een onderhandse aanbesteding doorlopen zonder lokale ondernemers. Bij 15 zijn de bedragen foutief. Het gegunde bedrag was hier ongeveer het tienvoudige. Vraag

7

Regel 34 en 35: Hier is sprake van een meervoudig onderhandse aanbesteding, er wordt niet afgeweken van inkoopbeleid maar toch wordt er geen lokale ondernemer uitgenodigd. Waarom is dat het geval? Antwoord Voor deze opdracht waren bij de gemeente Waalwijk geen lokale ondernemers bekend die dergelijke diensten kunnen uitvoeren. Vraag

8

Regel 44: Betreft een enkelvoudig onderhandse uitvraag waarbij bij één partij één offerte wordt aangevraagd of dat één partij die indient, er wordt wel een lokale partij uitgenodigd maar uiteindelijk komt de leverancier uit Heerlen. Kunt u dit toelichten? Antwoord In dit specifieke geval is slechts één ondernemer uitgenodigd, niet zijnde een lokale ondernemer. Vraag

9

Regel 27, 28, 37, 38, 40 enz. : er zijn nogal wat aanbestedingen waarbij het gegunde bedrag exact overeenkomt met de raming. Kunt u dat toelichten? Antwoord Bij inkooptrajecten waar een raming vooraf achterwege is gebleven of niet mogelijk is geweest, wordt het geraamde bedrag gelijkgesteld aan het gegunde bedrag. Vraag

10 Klik om vraag in te voeren Antwoord

College: Klik om antwoord in te voeren

Ingediend door:

Niels van der Pluijm Lokaal Belang