Vragen en antwoorden ChristenUnie (2)

Datum Raad

Raad A 14 januari 2021 R1.7-21 Onderwerp ChristenUnie/J. van Groos

Raad B

Nr. raadsvoorstel Klachtenverordening 2021 Fractie Datum binnenkomst 7 januari 2021 vraag Datum 12 januari 2021 beantwoording Naam team/steller THRM Portefeuillehouder N. Kleijngeld Vragen Vraag: In bestuurdersbrief 100-20 schrijft de burgemeester zich ervan bewust te zijn dat het jaarverslag in een laat stadium aan de Raad is gestuurd, zonder dat hij een verklaring voor die vertraging geeft. Verder laat hij weten “ernaar te streven dat volgende jaarverslagen eerder, en wel uiterlijk 1 juli, aan uw raad worden gestuurd”. Maar in de ‘Verordening Klachtenbehandeling gemeente Waalwijk 2021’ zelf staat bij punt 14, lid 1, de datum 1 mei genoemd. Kan met het oog op zoveel mogelijk transparantie in deze worden aangegeven wat de reden is van het veel te laat uitbrengen van de rapportage? Welke van de twee genoemde data, 1 mei of 1 juli, is de juiste die wordt bedoeld? Het is wenselijk dat de rapportage over het afgelopen jaar eerder dan 1 mei beschikbaar is; is het mogelijk de verschijningsdatum aanzienlijk te vervroegen? Antwoord: Uw vragen hebben niet alle (direct) betrekking op de klachtenverordening die nu aan de orde is. Desondanks zullen wij hier kort op ingaan. In artikel 14, eerste lid, van het concept van de verordening staat per abuis 1 mei vermeld, waar – zoals vermeld in het raadsvoorstel – 1 juli had moeten staan. Deze verschrijving zullen wij corrigeren.

De reden voor het te laat uitbrengen van het klachtenjaarverslag is van organisatorische aard. In 2020 zijn meer klachten ontvangen dan normaal. Wij kunnen niet uitsluiten dat mensen, nu zij meer thuis zijn geweest en zij ook anderszins niet in hun gewone doen waren, meer aanleiding hebben gezien om te klagen. Er is voor gekozen om voorrang te geven aan het behandelen van deze extra klachten. Ook is een aanvang gemaakt met het project de Informele Aanpak, waarmee wij uiteindelijk willen bereiken dat ongenoegen bij burgers en bedrijven weggenomen wordt, voordat zij aanleiding zien om een formele klacht in te dienen. Het opstarten van dit project heeft ook tijd gevergd. Tegen de achtergrond van het feit dat de ambtelijke organisatie in het afgelopen jaar onder druk heeft gestaan door de extra werkzaamheden die de COVID19-crisis met zich meebracht, is het klachtenjaarverslag later gereedgekomen dan de bedoeling was. Wij zijn het met u eens dat het jaarverslag in een zo vroeg mogelijk stadium beschikbaar moet zijn. De cijfers met betrekking tot de klachtbehandeling zijn al direct beschikbaar en worden ook bekendgemaakt via het inwonerjaarverslag dat begin februari openbaar wordt gemaakt. De analyse van deze cijfers neemt meer tijd in beslag, en ook het verwerken daarvan in een verslag dat openbaar gemaakt kan worden.

Uiteraard willen wij voorkomen dat het verslag opnieuw pas in de tweede helft van het volgende jaar aan u wordt gestuurd, maar gelet op de ervaringen van de afgelopen jaren lijkt het ons niet

realistisch in de verordening vast te leggen dat de presentatie vóór 1 juli dient plaats te vinden. Dat neemt uiteraard niet weg dat wij het verslag aan u zullen sturen zodra het daarvoor beschikbaar is, ook als dat vóór 1 juli is. Vraag: Zijn de op- en aanmerkingen plus aanbevelingen van de Ombudscommissie al dan niet reeds bij de punten 3.7 plus 4.1 t/m 4.6 in het jaarverslag van de Klachten verwerkt? In het Jaarverslag 2019 staat bij punt 4.6 er “geen aanleiding is om de aanbevelingen van de ombudscommissie in een bijzonder en verontrustend daglicht te plaatsen en aan de uitvoering van deze aanbevelingen een zeer hoge prioriteit te geven”, terwijl in het raadsvoorstel bij punt 2 staat “Ook de Ombudscommissie Waalwijk heeft aangedrongen op vaststelling van een nieuwe regeling”.

Meldt de Ombudscommissie aan het college andere zaken dan wat in het jaarverslag wordt opgenomen? Antwoord: Nu ons voorstel inhoudt om een nieuwe klachtenverordening vast te stellen, en geen betrekking heeft op de aanbevelingen van de Ombudscommissie of het klachtenjaarverslag over het jaar 2019, begrijpen wij uw vragen als volgt: Waarom ziet het college nu aanleiding om een nieuwe verordening vast te stellen? Zoals wij u eerder lieten weten, benadrukken wij dat – tegen de achtergrond van veelvuldige contactmomenten tussen gemeente en burgers en bedrijven – er maar weinig geklaagd wordt over gedragingen van de medewerkers en bestuurders van de gemeente. Het merendeel van die klachten wordt informeel opgelost. Een gering deel vergt een formele procedure, en slechts een enkele klacht is gegrond. In dat perspectief zien wij geen aanleiding om – ten koste van andere werkzaamheden – met grote prioriteit allerlei zaken aan te passen als het gaat om de klachtbehandeling. De Ombudscommissie heeft ons bij herhaling er op gewezen dat zij vindt dat er een nieuwe verordening moest komen. Wij verwijzen u naar eerdere jaarverslagen van deze commissie. Ook in diverse overleggen heeft de commissie dit ter sprake gebracht.

Belangrijker achten wij dat onze organisatie en wijzelf de noodzaak onderkennen dat er een nieuwe regeling dient te komen, aangezien de verordening die nu geldt, verouderd is en niet meer aansluit bij de huidige uitvoeringspraktijk. Dit lijkt ons een goede eerste stap, zodat er geen onduidelijkheid hoeft te bestaan over het kader van de klachtbehandeling. Allerlei andere, minder urgente aanpassingen vloeien daaruit voort.