RV Jaarrekening 2023 en Begroting 2025 GR SALHA

Raadsvoorstel Dossier:

2024-018412

Datum collegevergadering: Onderwerp:

30 april 2024 Jaarrekening 2023 en Begroting 2025 GR SALHA

0. Adviespunten/beslispunten 1. Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de ontwerp begroting 2025 SALHA; 2. Het AB van de GR SALHA dringend te verzoeken de begroting niet verder te laten stijgen voor 2026 e.v. en daarmee rekening te houden bij het opstellen van de kaderbrief 2026; 3. De financiële consequenties van de begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 van de GR SALHA structureel te verwerken in onze gemeentelijke begroting 2025; 4. Kennis te nemen van de jaarrekening 2023 en de eerste begrotingswijziging 2024.

1. Aanleiding? Overheden zijn volgens de Archiefwet 1995 verplicht informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te houden en te bewaren informatie na maximaal twintig jaar (in de nieuwe Archiefwet tien jaar) over te brengen naar een archiefbewaarplaats. Dit geldt onverminderd voor digitale informatie die naar Pagina 3 van 4 zijn aard vluchtig is en daarom in een gecontroleerde omgeving, een e-depot, bewaard moet worden. Om aan deze wettelijke taak te voldoen heeft Waalwijk zich aangesloten bij de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat, Heusden en Altena (GR SALHA). Voordat het Algemeen Bestuur (AB) van de GR SALHA een besluit neemt over het vaststellen van diens begroting worden de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten in de gelegenheid gesteld een zienswijze daarop in te dienen. Met dit voorstel wordt de gemeenteraad van Waalwijk in staat gesteld om wel of geen zienswijze in te dienen voor de begroting 2025 van GR SALHA en om, na vaststelling van die begroting, de consequenties hiervan te verwerken in de eigen gemeentelijke begroting.

2. Wat willen we bereiken? Om de GR SALHA in staat te stellen haar taak goed te kunnen uitoefenen, zijn middelen nodig. Daarvoor is het nodig dat het AB van de GR een begroting vaststelt, waarover de raad haar zienswijze heeft kunnen geven.

3. Argumenten/Overwegingen De begroting sluit grotendeels aan bij de kaderbrief waarover de raad reeds op 11 april 2024 heeft besloten geen zienswijze in te dienen. Hoewel de begroting een toenemende belasting laat zien, die zelfs nog iets hoger is dan was geprognosticeerd in de kaderbrief, wordt voorgesteld hier geen zienswijze op in te dienen. De stijging t.o.v. de kaderbrief wordt veroorzaakt door indexering van diverse budgetten. Er was reeds rekening gehouden in de kaderbrief van het SALHA met een stijging van € 1 per inwoner, terwijl de nu voorliggende ontwerp begroting een stijging van € 1,166 zou betekenen. Deze bijstelling wordt meegenomen bij het opstellen van de gemeentelijke begroting 2025 en kan waarschijnlijk volledig worden gedekt uit het accres voor de loon- en prijsontwikkeling (LPO- accres) dat wij ontvangen in de algemene uitkering.

1

De gemeentelijke begrotingen staan vanaf 2026 sterk onder druk, wat rechtvaardigt dat ook GR'en de uitgaven beperken c.q. terugdringen. Hoewel de GR nu de deelnemende gemeenten vraagt om een zienswijze in te dienen voor de begroting 2025, is het wenselijk nu vast een sterk signaal af te geven aan de verschillende DB'en en AB'en van onze gemeenschappelijke regelingen. Immers, gemeenten dienen in 2026 e.v. de uitgaven sterk te beperken gelet op het negatieve meerjarige financiële perspectief. Dit kan gedaan worden in de vergadering waarin de begroting wordt vastgesteld door het AB, bij monde van de portefeuillehouders. Gelijktijdig dienen we ons te realiseren dat de nieuwbouw en renovatie leidt tot structurele hogere kosten. In 2025 bedraagt de Waalwijkse bijdrage € 427.521 en stijgt in 2026 naar € 515.856. Vanaf 2027 daalt de bijdrage van Waalwijk - bij ongewijzigd beleid - naar € 473.848. Financiële gevolgen dienen te worden verwerkt in de gemeentelijke begroting zodat de gemeentelijke begroting een zo accuraat en actueel mogelijk beeld schetst. Wanneer het AB van de GR SALHA de begroting 2025 vaststelt overeenkomstig de nu voorliggende begroting, betekent dit dat we rekening zullen moeten houden met hogere kosten dan tot nu toe verwerkt in onze gemeentelijke begroting.

Om een zo realistisch mogelijk beeld te houden van de begroting, dienen deze financiële consequenties te worden verwerkt. In 2024 de kosten reeds harder zijn gestegen dan begroot. Wanneer het AB van de GR SALHA de eerste begrotingswijzing 2024 vaststelt, betekent dit dat we rekening zullen moeten houden met hogere kosten dan tot nu toe verwerkt in onze gemeentelijke begroting 2024. Om een zo realistisch mogelijk beeld te houden van de begroting, dienen deze financiële consequenties te worden verwerkt.

4. Financiën Jaarrekening 2023 Het resultaat over 2023 is € 24.915 nadelig. Dit is te verklaren door de hoge indexering in 2023 van de lonen en prijzen. De werkelijke indexering viel hoger uit dan geraamd. Het negatieve resultaat wordt gemuteerd met de exploitatiereserve. Na verwerking van dit negatieve resultaat komt de exploitatiereserve uit op € 106.117. De bandbreedte voor deze reserve is: minimaal € 75.000 en maximaal € 150.000. De exploitatiereserve is daarmee nog voldoende op niveau. 1e begrotingswijziging 2024 Na de vaststelling van de begroting 2024 is het Streekarchief geconfronteerd met stijgende kosten, welke niet kunnen worden afgedekt binnen de huidige begroting. Het gaat om:  Stijgende personeelskosten € 35.000. In de begroting 2024 is gerekend met 2% indexering terwijl de nieuwe Cao uitgaat van 4,75% per 1 januari 2024 en 1,25% per 1 oktober 2024;  Stijgende huisvestingskosten € 10.000. Door stijgende energie-, onderhouds- en servicekosten wordt er over 2024 een tekort verwacht op de huisvestingskosten;  E-depot € 40.000. Sinds 2023 neemt zowel het aantal als de complexiteit van vragen en projecten toe. Deze mate van toename was begin 2023 bij het opmaken van de begroting voor 2024 niet te voorzien.

In aanloop naar de structurele uitbreiding van dit kritische organisatieonderdeel per 1 januari 2025, is voor 2024 inhuur van externe expertise en een aanvulling op de beheerkosten eenmalig noodzakelijk om het ontstaan van een achterstand te voorkomen;  Digitale Toegankelijkheid € 10.000. Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht om al hun websites en apps digitaal toegankelijk te maken en te houden. Zij moeten ook voor alle websites en apps toegankelijkheidsverklaringen publiceren. Deze verplichting is opgenomen in de Wet digitale overheid. Om de digitale toegankelijkheid van de website www.salha.nl verder te verbeteren is een eenmalige investering van € 7.000 nodig. Om de resultaten van de uitgevoerde werkzaamheden te kunnen verwerken in de toegankelijkheidsverklaring is een door een onafhankelijk bureau uitgevoerde technische scan noodzakelijk. De kosten daarvan bedragen € 3.000.

2

In totaal is het verwachtte tekort van het Streekarchief over 2024: € 95.000. Wanneer de begroting van het Streekarchief niet wordt bijgesteld betekent dit dat de exploitatiereserve afneemt tot onder de vastgestelde ondergrens van de bandbreedte van € 75.000. Het saldo van de exploitatiereserve bedraagt na verrekening van het resultaat over 2023 € 106.000. Om een exploitatiereserve ter grootte van de minimale bandbreedte van € 75.000 te kunnen handhaven is een extra bijdrage van € 64.000 (€ 95.000 -/- (106.000 -/-75.000) noodzakelijk. Voor Waalwijk betekent dit een hogere bijdrage in 2024 van € 20.822 welke wordt meegenomen in het voorjaarbericht. Begroting 2025 De inwonerbijdrage stijgt van € 7,375 naar € 8,541 in 2025. Dit is een stijging van € 1,166 per inwoner. In de kaderbrief werd uitgegaan van een stijging van € 1 per inwoner, exclusief indexering. De verwerkte indexering zorgt dus voor een verschil van € 0,166 per inwoner ten opzichte van de kaderbrief. De bijdrage van de gemeente Waalwijk aan het Streekarchief bedraagt in 2025 € 427.521. Dit is een stijging van € 58.859 ten opzichte van de huidige raming. Dit is als volgt te verklaren:  In de kaderbrief zat een extra structurele bijdrage van € 99.700 voor het E-depot, deze is in de begroting 2025 van SALHA verwerkt.

De extra kosten vanwege het E-depot bedragen voor Waalwijk € 32.000 en zijn als onontkoombaar meegenomen in de kadernota 2025;  Daarnaast zat er in de kaderbrief een stijging van de loonkosten met € 55.000. Deze is ook verwerkt in de begroting 2025. Voor Waalwijk gaat het om een bedrag van € 18.000. Deze bijstelling wordt meegenomen bij het opstellen van de gemeentelijke begroting 2025 en kan waarschijnlijk volledig worden gedekt uit het accres voor de loon- en prijsontwikkeling (LPO- accres) wat wij ontvangen in de algemene uitkering;  Een restant bedrag van € 8.859 wordt veroorzaakt door indexering van diverse budgetten. Deze bijstelling wordt meegenomen bij het opstellen van de gemeentelijke begroting 2025 en kan waarschijnlijk volledig worden gedekt uit het accres voor de loon- en prijsontwikkeling (LPO- accres) wat wij ontvangen in de algemene uitkering. De bijdrage van de gemeente Waalwijk aan het Streekarchief stijgt in 2026 naar € 515.856. Dit is een stijging van € 147.194 ten opzichte van de huidige raming. Dit is als volgt te verklaren:  Een bedrag van € 58.859 is te verklaren door de reeds hierboven genoemde redenen;  € 49.500 vanwege stijgende huur- en servicekosten in verband met de nieuwbouw en renovatie.

Dit bedrag is conform eerdere besluitvorming in de raad op 23 november 2023 (https:// waalwijk.notubiz.nl/document/13270800/2/ RV+Huisvesting+SALHA+toename+huisvestingslasten+en+overige+kosten). Dit betreft een structurele extra bijdrage welke wij hebben meegenomen in onze kadernota als onontkoombaar;  € 49.000 vanwege incidentele verhuiskosten en extra huurkosten voor het depot tijdens de verbouwing. Dit bedrag is conform eerdere besluitvorming in de raad op 23 november 2023 (zie link hierboven). Dit betreft een incidentele extra bijdrage welke wij hebben meegenomen in onze kadernota als onontkoombaar;  Een eenmalige onderuitputting op de kapitaallasten zorgt voor een lagere bijdrage van € 10.165 in 2026. Vanaf 2027 daalt de bijdrage van Waalwijk naar € 473.848 dit vanwege het incidentele karakter van de verhuiskosten en de tijdelijke extra huurkosten voor het depot tijdens de verbouwing. Bovenstaande bijstellingen worden meegenomen bij het opstellen van de gemeentelijke begroting 2025.

5. Risico’s Er kleven geen risico’s aan dit voorstel.

3

6. Participatie Er heeft geen participatie plaatsgevonden.

7. Duurzaamheid Sustainable Development Goal Veiligheid en sterke publieke diensten: Het Streekarchief richt zich op het beheren en ontsluiten van historische documenten én op het waarborgen van open overheidsinformatie. Daarmee is het een instelling voor geschiedenis en democratie. Het is van belang dat bepaalde informatie duurzaam beschikbaar blijft. Daarvoor heeft het Streekarchief voldoende middelen nodig.

8. Fatale beslisdatum De gemeenteraad dient uiterlijk voor 1 juli 2024 een besluit; op die dag vergadert immers het AB SALHA om de begroting vast te stellen

9. Vervolgstappen Nadat de raad over dit voorstel een besluit heeft genomen, wordt het SALHA hiervan op de hoogte gesteld.

10. Bijlagen 1. Brief SALHA: jaarrekening 2023, begrotingswijziging 2024 en begroting 2025 2. Jaarrekening 2023 SALHA 3. Begroting 2025 SALHA 4. Begrotingswijziging 2024 SALHA

HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,

de burgemeester,

Michel Tromp

Sacha Ausems

Voorgeschiedenis: De raad heeft op 11 april 2024 over de hierboven genoemde kadernota van de GR SALHA reeds een besluit genomen. Dit besluit luidde om: 1. Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de kaderbrief 2025 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA); 2. de hogere kosten vanwege het E-depot ad € 32.000 als onontkoombaar mee te nemen in de kadernota 2025; 3. de hogere kosten vanwege stijgende salariskosten ad € 18.000 mee te nemen in de gemeentelijke begroting 2025.

4

De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van 30 april 2024,

BESLUIT: 1. Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de ontwerp begroting 2025 SALHA; 2. Het AB van de GR SALHA dringend te verzoeken de begroting niet verder te laten stijgen voor 2026 e.v. en daarmee rekening te houden bij het opstellen van de kaderbrief 2026; 3. De financiële consequenties van de begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 van de GR SALHA structureel te verwerken in onze gemeentelijke begroting 2025; 4. Kennis te nemen van de jaarrekening 2023 en de eerste begrotingswijziging 2024.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 27 juni 2024. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier a.i.,

de voorzitter,

Frances Opperman

Sacha Ausems

1