RV Huisvesting SALHA toename huisvestingslasten en overige kosten

Raadsvoorstel Dossier:

2023-044391

Datum collegevergadering: Onderwerp:

Huisvesting Streekarchief Langstraat Heusden Altena, toename huisvestingslasten en overige kosten

0. Adviespunten/beslispunten 1. In te stemmen met de plannen van het algemeen bestuur Streekarchief Langstraat Heusden Altena voor: a. Renovatie en verduurzaming van het Stadhuis Heusden vesting, Pelsestraat 17, Heusden (publieksfunctie, kantoor + gedeelte archiefdepot) b. Nieuwbouw Heesbeen (Centraal archiefdepot + aanverwante faciliteiten) en de financiële consequenties van deze plannen; 2. De financiële consequenties mee te nemen als onontkoombaarheid bij de kadernota 2025 en te verwerken in de meerjarenbegroting van 2026; 3. Hieraan de voorwaarde te verbinden dat de gemeenten Heusden en Altena instemmen met de plannen en de financiële consequenties hiervan.

1. Aanleiding? Het Streekarchief Langstraat Heusden Altena (Gemeenschappelijke Regeling) heeft een huisvestingsopgave. Er is een huisvestingsonderzoek uitgevoerd en er is een advies uitgekomen voor renovatie van het gebouw stadhuis Heusden vesting (Pelsestraat 17 Heusden) en nieuwbouw depot in Heesbeen. Dit leidt met ingang van 2026 tot hogere huisvestingslasten voor ons als deelnemende gemeente van de Gemeenschappelijke Regeling. Daarnaast zijn er nog eenmalige kosten waarvan de hoogte op dit moment deels inzichtelijk is. In juli 2022 is aan HEVO (bedrijf in bouwmanagement advies) opdracht verleend voor het leveren van een Strategisch huisvestingsplan voor het Streekarchief. Middels twee Raadsinformatiebrieven bent u geïnformeerd over het verloop van dit onderzoek. Bovendien vond op 15 mei jl. een informatieavond plaats op het Streekarchief voor de gezamenlijke gemeenteraden van Altena, Heusden en Waalwijk over dit onderwerp. In de vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief d.d. 3 juli 2023 is door HEVO de eindrapportage gepresenteerd. Op basis daarvan heeft het algemeen bestuur besloten om voor de beoogde (her)huisvesting van het Streekarchief definitief te kiezen voor het eerder bepaalde voorkeursscenario onder de verder in de eindrapportage genoemde voorwaarden. -

Stadhuis Heusden vesting, Pelsestraat 17, Heusden (publieksfunctie,kantoor + gedeelte archiefdepot) [renovatie & verduurzaming] Circa 880m2* t.b.v. het Streekarchief (61% van totaal oppervlakte)

-

Nieuwbouw Heesbeen (Centraal archiefdepot + aanverwante faciliteiten) [ENG nieuwbouw]-Circa 1.100m2* nieuwbouw t.b.v. het Streekarchief

Voordat het algemeen bestuur van SALHA (en als ondersteunende en investerende gemeente, de gemeente Heusden) verder kan gaan met dit project, is het van belang om nu 1

al de raden van de deelnemende gemeenten om instemming te vragen met deze plannen en de financiële gevolgen daarvan.

2. Wat willen we bereiken? Doelstelling is om het Streekarchief te voorzien van een toekomstbestendige huisvesting, qua groei gericht op de lange termijn (30 jaar), die een kwalitatief goede en professionele werkomgeving biedt en voldoet aan de ambities en eisen op het gebied van duurzaamheid.

3. Argumenten/Overwegingen HEVO heeft de deelnemende gemeenten gevraagd welke mogelijkheden zij zien binnen hun gemeentegrenzen voor huisvesting van het streekarchief. Alles wat is aangedragen is door HEVO vervat in een scenariostudie met daarin 7 scenario’s. De scenario’s zijn getoetst op de volgende 8 criteria: bereikbaarheid en toegankelijkheid, veiligheid, ruimtelijke inpasbaarheid en functionaliteit, kwaliteit en professionaliteit, duurzaamheid, representativiteit, aantal locaties, doorlooptijd. Vervolgens zijn de scenario’s voorzien van globale financiële consequenties. Dit heeft er uiteindelijk toe geleid dat het volgende voorkeurscenario eruit is gekomen: - Renovatie stadhuis Heusden vesting, Pelsestraat 17 Heusden; - Nieuwbouw depot Heesbeen.

4. Financiën De huisvestingsstudie van HEVO bevat een financiële doorrekening van het voorkeursscenario. In de volgende fase zal een nadere detaillering plaatsvinden en op basis daarvan kan een meer gerichte kostenraming worden gemaakt. Nieuw depot Heesbeen: De kosten voor het nieuw te bouwen archiefdepot in Heesbeen (1.100m2) bedragen circa € 3.449.000 (incl. btw, prijspeil 1-1-2023). Daarbovenop komen nog de kosten voor het toekennen van de grond aan dit initiatief, deze post is voor nu ingeschat op een bedrag van circa € 500.000. Dit brengt de totale investering voor het realiseren van een centraal archiefdepot in Heesbeen op € 3.949.000 (incl. btw). Verbouwing huidig pand Pelsestraat 17 Heusden: Door de gemeente Heusden (met input van een onafhankelijke calculator) zijn de kosten van deze levensduurverlengende renovatie van het totale gebouw ingeschat op circa € 5.050.000 (incl. Btw, prijspeil). Omdat SALHA niet het gehele gebouw gebruikt (circa 61% van het metrage conform opgave gemeente Heusden) is ongeveer € 3.080.500 van deze totale investering toe te rekenen aan de ruimtes van SALHA. Voor beide locaties van het Streekarchief komt dat daarmee op een investering van circa € 7.029.000 (incl. btw, prijspeil 1-1-2023). De investering is indicatief en gebaseerd op benchmarkgegevens. De investeringskosten zijn gebaseerd op prijspeil 1 januari 2023.

De investeringen worden gedaan door de gemeente Heusden. Het vastgoed is/wordt eigendom van de gemeente Heusden. Met de andere gemeenten (Altena en Waalwijk) worden afspraken gemaakt over het langjarig gebruik hiervan. De gemeente Heusden gaat kostprijs dekkende huur-, service- en verbruikskosten in rekening brengen bij het Streekarchief om de investering en de jaarlijkse exploitatiekosten langjarig te kunnen dekken. Indirect stijgt hierdoor de gemeentelijke bijdrage aan het SALHA. Indien in een vervolg fase blijkt dat de investering hoger uitvalt dan stijgen ook de kostprijs dekkende huurtarieven, service- en verbruikskosten en indirect dus ook de gemeentelijke bijdragen aan het SALHA. 2

Doorrekening toekomstige huisvestingslasten De gemeente Heusden heeft op basis van de initiële investeringen de huurprijs en servicekosten berekend. HEVO heeft een inschatting gemaakt van de verbruikskosten en overige huisvestingslasten. Deze staan in de volgende tabel samengevat:

Financiële conclusies voorkeursscenario Zoals zichtbaar in bovenstaande tabel gaat SALHA per vierkante meter nauwelijks meer betalen dan in de huidige situatie. Het verschil per m2 is slechts € 2 per jaar. Daarbij is het belangrijk om te vermelden dat de ‘huidige situatie’ vertroebeld wordt door de zeer lage (en onder de markt gelegen) huurprijs die momenteel in Zaltbommel gehanteerd wordt. Wanneer we de vergelijking maken met enkel de objecten die op dit moment al in Heusden worden gehuurd dan gaat SALHA per m2 zelfs aanzienlijk minder betalen in de toekomstige situatie dan in de huidige situatie (circa € 86/m2 minder). Structurele kosten: De totale huisvestingslasten van het Streekarchief gaan omhoog met circa € 128.120 per jaar. De toename van de totale huisvestingslasten in de toekomstige situatie (€ 458.381) t.o.v. de huidige situatie (€ 330.258) komt volledig voort uit de grotere ruimtebehoefte die het Streekarchief heeft met het oog op de toekomstige groei van het archief en het kwalitatief goed uit kunnen blijven voeren van haar werkzaamheden. Uitgaande van de verdeelsleutel op basis van het inwoneraantal (aantal inwoners per 1 januari 2023; gemeente Altena 57.726, gemeente Heusden 45.862, gemeente Waalwijk 49.953) gaat het voor Waalwijk om een indicatieve hogere jaarlijkse bijdrage aan SALHA van circa € 42.000.

De hogere gemeentelijke bijdrage zal worden verwerkt in de meerjarenbegroting. Dit betekent concreet dat de hogere bijdrage bij de kadernota 2025 mee zal worden genomen als onontkoombaarheid, zodat er vanaf 2026 dekking aanwezig is in de gemeentelijke begroting. De inrichtingskosten (kantoorwerkplekken, aanvullende overleg/vergaderfaciliteiten en publieksgebied) van het huidige pand worden ingeschat op € 100.000 en van het nieuwe depot op € 250.000 (dit op basis van ervaringsgegevens van twee gemeenten die in 2020 een archiefbewaarplaats hebben ingericht). Deze kosten worden geactiveerd en de kapitaallasten komen ten laste van de exploitatie van SALHA. De jaarlijkse gemeentelijke bijdrage van Waalwijk aan SALHA zal hierdoor indicatief stijgen met € 7.500. Ook dit wordt verwerkt in de meerjarenbegroting/ meegenomen bij de kadernota 2025 als onontkoombaarheid. Incidentele kosten: Naast de hogere gemeentelijke bijdrage vanaf 2026 zijn er de volgende incidentele kosten. De verhuiskosten, inclusief indexering, voor de verhuisbewegingen Zaltbommel-Heesbeen, Demer-Heesbeen en Pelsestraat-Heesbeen en terug (tijdelijke verhuizing van de inhoud van de archiefbewaarplaats gedurende de verbouwing van het pand aan de Pelsestraat) worden ingeschat op € 100.000. Deze incidentele kosten kunnen niet binnen de begroting van SALHA worden opgevangen.

Dit betekent een eenmalige extra bijdrage van de gemeenten. Deze kosten vallen grotendeels in 2026. Dit betekent een eenmalige extra bijdrage van Waalwijk 3

aan SALHA in 2026 van ongeveer € 32.500. Deze kosten zullen worden verwerkt in de meerjarenbegroting voor 2026 / opgevoerd als onontkoombaarheid bij de kadernota 2025. Daarnaast zal er tijdens de periode van verhuizing van de archiefbescheiden in 2026 sprake zijn van tijdelijke extra huurkosten voor depotruimte, die niet binnen de begroting van SALHA worden opgevangen. Deze extra en tijdelijke huurkosten zijn in ieder geval het huren van Demer 30a in heel 2026 voor een bedrag van € 39.168 (prijspeil 1-1-2023) en de huur van het depot in Zaltbommel van 1-1-2026 tot 1-4-2026 ad € 11.481. Dit betekent een eenmalige extra bijdrage van Waalwijk aan SALHA in 2026 van circa € 16.478. Deze kosten zullen worden verwerkt in de meerjarenbegroting voor 2026/ opgevoerd als onontkoombaarheid bij de kadernota 2025. Daarnaast zal er sprake zijn van tijdelijk extra huurkosten voor kantoorruimte tijdens de periode van verbouwing en nieuwbouw in 2027. Of en hoe dit feitelijk zal gaan gebeuren is nog niet duidelijk, zodoende is nog geen inschatting te maken van deze kosten. De investeringen worden gedaan door de gemeente Heusden. De projecturen worden door de gemeente Heusden doorbelast aan SALHA. Hoe hoog deze kosten zijn en of dit kan worden opgevangen binnen de begroting van SALHA is nog niet bekend.

Resumé gevolgen begroting voor de gemeente Waalwijk: Wat Bedrag per jaar/eenmalig Kostenverdeling op basis van Huisvestingslasten Indicatief € 42.000 per jaar Inwoner aantallen per 1vanaf 2026. 1-2023 uit begroting 2024 van SALHA Inrichtingskosten

Indicatief € 7.500 per jaar vanaf 2026/2027

Inwoner aantallen per 11-2023 uit begroting 2024 van SALHA

Verhuiskosten

Ongeveer eenmalig € 32.500. Met name in 2026 en deel in 2027

Inwoner aantallen per 11-2023 uit begroting 2024 van SALHA

Extra huurkosten

Ongeveer eenmalig € 16.478 in 2026. 2027 PM.

Inwoner aantallen per 11-2023 uit begroting 2024 van SALHA

Projecturen gemeente Heusden

Worden doorbelast aan SALHA, kosten nog onbekend.

Inwoner aantallen per 11-2023 uit begroting 2024 van SALHA

Verwerken in Kadernota 2025 als onontkoombaarheid. Meerjarenbegroting structureel vanaf 2026 Kadernota 2025 als onontkoombaarheid Meerjarenbegroting structureel vanaf 2026. Kadernota 2025 als onontkoombaarheid. Eenmalig in de meerjarenbegroting voor het jaar 2026 Kadernota 2025 als onontkoombaarheid Eenmalig in de meerjarenbegroting voor het jaar 2026 Nog niet bekend of deze kosten kunnen worden opgevangen in de begroting van SALHA.

Hieronder ziet u een overzicht van de structurele bijdrage van de gemeente Waalwijk aan SALHA. Hierin zijn de extra structurele kosten verwerkt. De incidentele kosten bedragen naar verwachting € 49.000 in 2026 en zijn in onderstaand overzicht niet verwerkt.

Huidige structurele bijdrage Nieuwe structurele bijdrage Verschil

2023

2024

2025

2026

2027

€ 349.638 € 349.638 €0

€ 368.662 € 368.662 €0

€ 368.662 € 368.662 €0

€ 368.662 € 418.162 € 49.500

€ 368.662 € 418.162 € 49.500

4

Naast deze kostenstijgingen kan de nieuwe huisvestingssituatie mogelijk ook leiden tot kostenbesparing, bijvoorbeeld vanwege efficiencywinst of door een extra verdienmodel voor verhuur van depotruimte aan andere partijen. Hier is op dit moment nog geen zicht op. Het dagelijks bestuur van SALHA heeft verzocht u er op te attenderen dat zij in haar vergadering van 27 maart 2023 het volgende heeft besloten: een bedrag van € 25.000 uit de exploitatiereserve te benutten voor het creëren van een bestemmingsreserve “Project (her)huisvesting Streekarchief 2026”, waarin te verwachten kosten (advies, begeleiding, conceptontwikkeling) ten aanzien van de (her)huisvesting van het Streekarchief kunnen worden verantwoord.

5. Risico’s - De investering is gebaseerd op benchmarkgegevens en zijn niet gecalculeerd. - Harde deadline voor de oplevering van de nieuwbouw depotruimte is 1 januari 2026: dit in verband met de opgezegde depotruimte in Zaltbommel. Dit zorgt voor druk op het bouwproces en de daaraan gerelateerde investeringskosten. De verbouwing van Pelsestraat 17 kent een inspanningsverplichting voor oplevering op 31 december 2026. Op dit moment zijn de bouwkosten grillig en onvoorspelbaar. Voor de nieuwbouw van de depotruimte lijkt het er op dit moment op dat er geen grootverbruik energieaansluiting nodig is. Indien er wel een grootverbruik aansluiting nodig is zijn de wachttijden voor het realiseren van een dergelijke aansluiting momenteel 5 tot 10 jaar. Dit kan directe invloed hebben op de planning, de mogelijke verduurzamingsmaatregelen, de investeringskosten en de daaraan gerelateerde kostprijs dekkende huur. - Aangezien nu gerekend is met prijspeil 2023 en inwonersaantallen van 2023, zijn prijsverhogingen niet uitgesloten. - De gemeenteraad van Altena beslist op 12 december aanstaande over het al dan niet instemmen met de plannen en de op dit moment beoogde financiële consequenties van de (her)huisvesting van SALHA. De gemeenteraad van Heusden op 14 november.

Mocht een van deze gemeenten niet instemmen met de hogere bijdragen, dan kan SALHA de huurverhoging en/of frictiekosten en/of inrichtingskosten niet betalen. In dat geval ontbreekt de dekking voor de investeringskredieten en wordt geen uitvoering gegeven aan de verduurzaming en nieuwbouw van het depot op de manier zoals nu voorgesteld. Er wordt dan een nieuw voorstel gedaan.

6. Participatie Tijdens het huisvestingsonderzoek door HEVO zijn de medewerkers van het streekarchief betrokken geweest bij de totstandkoming van de wensen en eisen voor nieuwe huisvesting.

7. Duurzaamheid De gemeente Waalwijk heeft zich gecommitteerd aan de 17 duurzaamheidsdoelen van de Verenigde Naties (SDG's). Met de besluitvorming op basis van dit raadsvoorstel wordt bijgedragen aan tenminste 2 duurzaamheidsdoelstellingen. Hieronder wordt aangegeven op welk(e) duurzaamheidsdoel(en) het raadsvoorstel betrekking heeft. SDG Duurzame steden en gemeenschappen De nieuwbouw van het depot in Heesbeen scoort goed op het gebied van duurzaamheid, met name op het gebied van energieverbruik. Ook heeft de gemeente Heusden aangegeven bij de verbouw van het monument aan de Pelsestraat in Heusden flink te willen verduurzamen. Dit draagt bij aan het duurzaamheidsdoel duurzame steden en gemeenschappen. SDG Veiligheid en sterke publieke diensten Het Streekarchief richt zich op het beheren en ontsluiten van historische documenten én op 5

het waarborgen van open overheidsinformatie. Daarmee is het een instelling voor geschiedenis en democratie. Het is van belang dat bepaalde informatie duurzaam beschikbaar blijft. Daarvoor heeft het Streekarchief voldoende middelen nodig en een adequate huisvesting past daarbij.

8. Fatale beslisdatum Er is geen wettelijke termijn waar aan voldaan moet worden. Wel heeft het SALHA te maken met het einde van de huurmogelijkheid van het huidige archiefdepot in Zaltbommel. Harde deadline voor de oplevering van de nieuwbouw depotruimte is 1 januari 2026. Als dat op tijd klaar moet zijn, is het voor de gemeente Heusden en het Streekarchief van belang te weten of de deelnemende gemeenten kunnen instemmen met de plannen en de daaruit voortvloeiende financiële consequenties. Uitsluitsel daarover is vóór 2024 noodzakelijk.

9. Vervolgstappen Is er geen instemming van de raden, of niet van alle raden, dan zal het algemeen bestuur zich daarover buigen en bij u terugkomen.

10. Bijlagen - Rapportage huisvestingsstudie streekarchief HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,

de burgemeester,

Michel Tromp

Sacha Ausems

Voorgeschiedenis: Raadsinformatiebrief 061-22 Onderzoek huisvesting SALHA Raadsinformatiebrief 039-23 mbt Huisvesting Streekarchief Langstraat Heusden Altena Brief huisvesting Streekarchief van SALHA aan de Raad 146 SALHA brief begroting 2024 146 Bijlage vastgestelde begroting 2024 SALHA

6

De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van 3 oktober 2023.

BESLUIT: 1. In te stemmen met de plannen van het algemeen bestuur Streekarchief Langstraat Heusden Altena voor: a. Renovatie en verduurzaming van het Stadhuis Heusden vesting, Pelsestraat 17, Heusden (publieksfunctie, kantoor + gedeelte archiefdepot) b. Nieuwbouw Heesbeen (Centraal archiefdepot + aanverwante faciliteiten) en de financiële consequenties van deze plannen. 2. De financiële consequenties mee te nemen als onontkoombaarheid bij de kadernota 2025 en te verwerken in de meerjarenbegroting van 2026. 3. Hieraan de voorwaarde te verbinden dat de gemeenten Heusden en Altena instemmen met de plannen en de financiële consequenties hiervan.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 november 2023. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

Jeske Louer

Sacha Ausems

1