RV Herziening Verordening commissie Bezwaarschriften
Tekst van het document
Raadsvoorstel Dossier:
2022-059697
Datum collegevergadering: Onderwerp:
Herziening Verordening commissie Bezwaarschriften
0. Adviespunten/beslispunten Vaststellen nieuwe Verordening commissie Bezwaarschriften 2023 en intrekken Verordening commissie Bezwaarschriften 2007.
1. Aanleiding? De huidige verordening commissie Bezwaarschriften geldt sinds 28 september 2007. Op een aantal punten is herziening nodig. Artikel 'zittingsduur' De huidige verordening kent geen maximale termijn die de leden zitting mogen hebben in de commissie en de verordening regelt niets over herbenoeming. De huidige verordening bepaalt enkel dat de commissieleden aftreden bij het aftreden van de gemeenteraad. Artikel 'Informele behandeling' Er wordt veel waarde gehecht aan het informeel oplossen van bezwaren. Met het project 'De informele aanpak van Waalwijk' wordt de focus gewijzigd van proceduregericht naar proactief en oplossingsgericht. In de praktijk wordt hier in de bezwaarfase al naar gehandeld, maar de werkwijze is in de huidige verordening niet geborgd. Artikel 'schriftelijke verslaglegging' Op dit moment wordt in overeenstemming met de huidige verordening van iedere zaak die de commissie op zitting behandelt een apart schriftelijk verslag gemaakt door een notulist. Steeds meer gemeenten gaan over op een meer efficiënte verslaglegging: audioverslaglegging. De ervaringen zijn positief.
2. Wat willen we bereiken? Maximale zittingsduur commissieleden Om vernieuwing, onafhankelijkheid en continuïteit in de commissie te waarborgen wordt voorgesteld een maximale (her)benoemingstermijn te bepalen en het aftreden van commissieleden niet meer afhankelijk te laten zijn van het aftreden van de gemeenteraad. Voor zittende leden wordt voorzien in een overgangsbepaling. Informeel oplossen zaken Om de informele aanpak te borgen, wordt voorgesteld in de verordening op te nemen dat de secretaris van de commissie voorafgaand aan een hoorzitting in overleg met partijen onderzoekt of een oplossing kan worden gevonden voor de aanleiding van het maken van bezwaar. Dit voorkomt onnodige formele procedures en draagt bij aan het vertrouwen van inwoners in onze gemeente.
Efficiënte verslaglegging
1
Het maken van een audioverslag ten opzichte van een schriftelijk verslag is kostenbesparend, minder tijdrovend en daarmee veel efficiënter. Er hoeft namelijk geen notulist aan te sluiten bij de hoorzitting die eens in de twee weken plaatsvindt. Notulisten ontvangen een bedrag per hoorzitting (gemiddeld zo'n € 100,-), afhankelijk van het aantal zaken op zitting. Het uitwerken van het verslag door de notulist en het controleren en redigeren van het verslag door de secretaris van de commissie kost ook relatief veel tijd. De eenmalige aanschaf van opnameapparatuur is (veel) voordeliger (€ 400,-).
3. Argumenten/Overwegingen Verslaglegging - Uit de Algemene wet bestuursrecht blijkt dat van het horen een verslag moet worden gemaakt. De vorm is niet bepaald. Uit de geschiedenis van de totstandkoming van dat artikel blijkt dat hetgeen is voorgevallen op de hoorzitting "op enigerlei wijze" schriftelijk moet worden vastgelegd. Dat wil zeggen dat wat tijdens de hoorzitting is voorgevallen ook uit het advies van de commissie of uit de beslissing op een bezwaar mag blijken. Een apart schriftelijk verslag is dus niet verplicht. In het advies van de commissie wordt altijd naar informatie/stukken of andere bijzonderheden die geen onderdeel uitmaken van het dossier verwezen. -
Naast dat het opnemen van de hoorzitting qua tijd en geld voordeliger is, is het ook handig met het oog op juridische kwaliteitszorg. Indien nodig kan een hoorzitting worden teruggeluisterd en hierop worden gereflecteerd door zowel de commissie als door de procesvertegenwoordiger van het bestuursorgaan. Waar nodig kan worden bijgestuurd.
-
Verschillende andere gemeenten zijn al over op audioverslaglegging. Slechts een enkele keer per jaar moet een opname alsnog schriftelijk worden uitgewerkt.
-
Belanghebbenden worden vooraf, in de schriftelijke uitnodiging, geïnformeerd over de geluidsopname die van de hoorzitting wordt gemaakt.
-
Er wordt alsnog een schriftelijk verslag opgesteld op verzoek van belanghebbenden en/of de rechtbank indien daar in het kader van een (hoger)beroepsprocedure om wordt verzocht. Op deze mogelijkheid worden partijen gewezen in het advies van de commissie.
-
De overeenkomsten met de notulisten liepen af op 31 december 2022 en 31 januari 2023. Deze konden niet meer worden verlengd.
-
Na een jaar wordt bezien hoe vaak er een schriftelijk verslag is opgevraagd door belanghebbenden en of dit tot wijziging van de werkwijze zou moeten leiden.
4. Financiën Notulisten ontvangen een bedrag per hoorzitting (gemiddeld zo’n € 100,-), afhankelijk van het aantal zaken op zitting. De hoorzitting vindt eens in de twee weken plaats. De aanschaf van opnameapparatuur bedraagt eenmalig zo’n € 400,-. De kosten kunnen worden gedekt uit het budget van team HRM-O.
5. Risico’s N.v.t.
6. Participatie N.v.t.
2
7. Duurzaamheid De gemeente Waalwijk heeft zich gecommitteerd aan de 17 duurzaamheidsdoelen van de Verenigde Naties (SDG’s). Met de besluitvorming op basis van dit raadsvoorstel wordt bijgedragen aan tenminste één duurzaamheidsdoelstelling. Hieronder wordt aangegeven op welk duurzaamheidsdoel het raadsvoorstel betrekking heeft en in welke mate. Veiligheid en sterke publieke diensten De aanschaf van audioapparatuur voor de verslaglegging van hoorzittingen draagt bij aan een duurzame ontwikkeling van onze dienstverlening doordat het de juridische kwaliteitszorg ten goede komt. Daarnaast is het maken van audioverslag ten opzichte van een schriftelijk verslag kostenbesparend, minder tijdrovend en daarmee veel efficiënter. Dit draagt bij aan een sterke publieke dienstverlening van onze gemeente.
8. Fatale beslisdatum N.v.t.
9. Vervolgstappen Een aantal brieven zal worden aangepast. In de ontvangstbevestiging van het bezwaarschrift en in de uitnodiging voor de hoorzitting wordt vermeld dat de hoorzitting wordt opgenomen. Voor de commissie Bezwaarschiften wordt een werkinstructie opgesteld om te kunnen komen tot een digitaal audioverslag. Zo zal de voorzitter bijvoorbeeld aan het begin van de hoorzitting moeten benoemen dat van de hoorzitting een geluidsopname wordt gemaakt en zal iedere aanwezige zichzelf moeten voorstellen. Na een jaar zal het secretariaat van de commissie bezien hoe vaak er een schriftelijk verslag is opgevraagd door belanghebbenden en of dit tot een wijziging van de werkwijze zou moeten leiden.
10. Bijlagen Bijlage 1: Verordening commissie Bezwaarschriften 2023
HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,
de burgemeester,
Michel Tromp
Sacha C.A.M. Ausems
3
4
De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van
,
gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 149 van de Gemeentewet;
BESLUIT: 1. vast te stellen de Verordening commissie Bezwaarschriften 2023; 2. in te trekken de Verordening commissie Bezwaarschriften 2007. De Verordening commissie Bezwaarschriften 2023 treedt in werking de dag nadat deze bekend is gemaakt. Tot die dag geldt de Verordening commissie Bezwaarschriften 2007.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 9 maart 2023. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,
de voorzitter,
Jeske Louer
Sacha C.A.M. Ausems
1