RV Gedragscode publicatie persoonsgegevens 2024 + aanstelling FG

Raadsvoorstel Onderwerp:

Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2024 & aanstelling Functionaris Gegevensbescherming

0. Adviespunten/beslispunten De raad wordt voorgesteld: 1. De op 27 september 2018 vastgestelde ‘Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2018’ in te trekken 2. De ‘Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2024’ vast te stellen 3. De functionaris voor de gegevensbescherming van het college ook te benoemen als functionaris voor de gegevensbescherming van de raad.

1. Aanleiding? Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) brengt de Functionaris Gegevensbescherming (FG) jaarlijks een verslag uit aan de raad en het college over de borging van bescherming van persoonsgegevens door de organisatie. Sinds 2019 is er jaarlijks een toezichtsrapport aan het college verzonden over de verwerkingen waarvoor het college verantwoordelijk is. De raad is als zelfstandig bestuursorgaan ook verantwoordelijk voor een aantal verwerkingen van persoonsgegevens. Er is echter tot op heden (nog) geen FG aangesteld voor de raad en het is raadzaam dit met terugwerkende kracht alsnog te doen om te voldoen aan de wettelijke plicht. De griffier en de FG stellen dat een periodieke schouw op de verwerking van persoonsgegevens door de raad noodzakelijk is om vast te stellen of de rechtmatigheid van verwerkingen van persoonsgegevens nog op orde is en of deze voldoende rekening houdt met mogelijke risico’s voor betrokkenen bij die verwerkingen. De FG brengt daarom ieder jaar een toezichtrapportage specifiek voor de raad uit. In 2022 heeft de FG zijn eerste rapport voor de raad uitgebracht. Hieruit bleek dat de gedragscode uit 2018 geactualiseerd dient te worden. Deze actualisatie ligt nu voor ter besluitvorming. De FG heeft ook een toezichtsrapport voor het jaar 2023 opgeleverd (zie bijlage 3).

2. Wat willen we bereiken? Met het vaststellen van de gedragscode geeft de raad aan hoe hij omgaat met persoonsgegevensbescherming van raadsleden, fractievolgers, collegeleden, griffieleden, leden van de ambtelijke organisatie en inwoners. Hiermee wordt invulling gegeven aan het vereiste van de AVG dat de toepassing van de bescherming van persoonsgegevens transparant en controleerbaar is. Met het aanstellen van een FG voor de raad voldoet hij aan zijn wettelijke plicht.

1

3. Argumenten/Overwegingen Met de voorgestelde gedragscode wordt zo dicht mogelijk gebleven bij de oude gedragscode, die in de praktijk goed werkbaar bleek. In de nieuwe gedragscode zijn alle aanbevelingen uit het rapport van de FG van 2022 opgenomen en/of verwerkt.

4. Financiën Er zijn geen financiële consequenties.

5. Risico’s Niet van toepassing.

6. Participatie Niet van toepassing

7. Duurzaamheid Met een gedragscode voor publicatie persoonsgegevens geeft een raad invulling aan Global Goal 16 ‘veiligheid en sterke publieke diensten’. Maatregelen zoals een gedragscode zorgen onder andere voor een betere beveiliging van persoonsgegevens.

8. Fatale beslisdatum Geen

9. Vervolgstappen Niet van toepassing

10. Bijlagen 1.

Gedragscode voor publicatie persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2024 (wijzigingen t.o.v. 2018 geel gemarkeerd)

2. Gedragscode voor publicatie persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2018 3. Rapportage bescherming persoonsgegevens Gemeenteraad 2023 4. Rapportage bescherming persoonsgegevens Gemeenteraad 2022

2

De raad van de gemeente Waalwijk; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet, gelet op de Algemene Verordening Gegevensbescherming,

BESLUIT: 1. De op 27 september 2018 vastgestelde ‘Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2018’ in te trekken 2. De ‘Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens voor de Raad van Waalwijk 2024’ vast te stellen 3. De functionaris voor de gegevensbescherming van het college ook te benoemen als functionaris voor de gegevensbescherming van de Raad

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 september 2024. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

Jeroen Deneer

Sacha Ausems

1