RV Controleprotocol Waalwijk 2025

Raadsvoorstel Dossier:

80599

Datum collegevergadering: Onderwerp:

21 oktober 2025 Controleprotocol Waalwijk 2025

0. Adviespunten/beslispunten 1. 2.

Het controleprotocol Waalwijk 2025 vast te stellen. Het controleprotocol 2023 van de gemeente Waalwijk in te trekken.

1. Aanleiding? In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. In het verlengde van de controleverordening is een controleprotocol opgesteld. In het controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) van de gemeente Waalwijk. Het controleprotocol wordt elke 4 jaar geactualiseerd of als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. De laatste keer dat het controleprotocol is aangepast is in 2023 geweest, met de invoering van de Wet Rechtmatigheidsverantwoording. Het huidige controleprotocol had een looptijd tot en met verslagjaar 2026. Echter door gewijzigde weten regelgeving is het noodzakelijk om het controleprotocol tussentijds te actualiseren. Nieuwe regels BBV en Bado vanaf 2025: wat verandert er? Vanaf verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels voor de begroting, verantwoording en accountantscontrole bij gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. De wijzigingen hebben vooral gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de wijze waarop de accountant de jaarrekening beoordeelt.

Aanleiding is de aanpassing van de Besluit Begroting Verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). De gewijzigde besluiten zijn op 16 april 2025 gepubliceerd in het staatsblad. Belangrijkste gevolgen van de wijzigingen Voor de verantwoording • Ons huidige percentage voor het berekenen van rechtmatigheidsverantwoordingsgrens is 3% en zal aangepast moeten worden naar maximaal 2%. Voor de controle • Vanaf boekjaar 2025 hanteert de controlerend accountant een materialiteit voor de jaarrekeningcontrole, van 2% van de totale lasten, exclusief dotaties aan de reserves. • Voorheen was de materialiteit voor fouten 1% en voor onzekerheden 3%. Vanaf 2025 moeten de fouten en onzekerheden door de accountant bij elkaar opgeteld worden en betrokken worden in de oordeelsvorming. • Daarnaast adviseren wij u in overleg te gaan met uw accountant over deze wijzigingen en de invloed op uw werkzaamheden en die van de accountant. 1

•

Voor de controleverordening gemeente Waalwijk 2023 heeft dit geen consequenties en hoeft derhalve ook niet te worden aangepast

Onderwerp

Was

Wordt

Percentage voor de materialiteit Omvangsbasis voor de materialiteit

1%

2%

De totale lasten, inclusief stortingen in de reserves Materialiteit op basis van 3% van de omvangsbasis. Omvang van de fouten en onzekerheden afzonderlijk te toetsen aan hun eigen grensbedrag (materialiteit).

De totale lasten, exclusief stortingen in de reserves Materialiteit van 2% van de omvangsbasis. Omvang van de fouten en onzekerheden moet gezamenlijk (bij elkaar opgeteld) worden getoetst aan één grensbedrag, de materialiteit. 2%

Grens voor onzekerheden Afweging van de fouten en onzekerheden

Percentage voor de verantwoordingsgrens

1% - 3%

Het controleprotocol geldt vanaf het verslagjaar 2025. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren.

2. Wat willen we bereiken? Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringstoleranties ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan: • • •

college van de gemeente Waalwijk over de te hanteren verantwoordingsgrens en; rapportagetoleranties voor de controle op de rechtmatigheidscontroles en de daarvoor geldende normstellingen en; de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, materialiteit en de daarvoor geldende normstellingen voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk.

Daarnaast heeft het controleprotocol als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren rapporteringtoleranties en verantwoordingsgrens voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk. De gemeenteraad dient via het vaststellen van het controleprotocol te bevestigen: • de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf; • de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het Kaderplan (Verbijzonderde) interne controle Waalwijk biedt achtergrondinformatie omtrent de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controles als instrument voor de controle op de rechtmatigheid door het college. Jaarlijks wordt een Kaderplan

2

(Verbijzonderde) interne controle opgesteld door de concerncontroller en vastgesteld in het college. Jaarlijks wordt ook een normenkader opgesteld door team Staf Concern Control. Het normenkader geeft de reikwijdte van de controle aan. Het laat zien welke wetgeving en beleidsregels van toepassing zijn bij de controle. Ieder verslagjaar wordt het normenkader voorafgaand aan het nieuwe jaar opnieuw vastgesteld door de raad. De gemeente Waalwijk kiest voor een verantwoordingsgrens van 2%. De gemeente Waalwijk heeft tot op heden altijd maximaal gebruik gemaakt van de ruimte die de verantwoordingsgrens biedt. Het toepassen van een lager percentage voor de verantwoordingsgrens vereist een hogere intensiteit van de verbijzonderde interne controle, waarvoor de organisatie op dit moment nog niet is ingericht.

3. Argumenten/Overwegingen • •

De aanpassingen in de wet Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) is de aanleiding tot een algehele update van het controleprotocol; Het controleprotocol moet aansluiten bij de huidige wet- en regelgeving.

4. Financiën Uit het controleprotocol Waalwijk 2025 volgen geen financiële consequenties.

5. Risico’s Het controleprotocol Waalwijk 2025 waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Het controleprotocol vult daarnaast de vrije ruimte nader in die iedere gemeente heeft bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie en de rechtmatigheid. Het controleprotocol draagt dus bij aan rechtmatig handelen door bestuur en ambtelijke organisatie.

6. Participatie Niet van toepassing.

7. Bijdrage aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (SDG’s) Niet van toepassing.

8. Fatale beslisdatum Niet van toepassing.

9. Vervolgstappen Vermeld hier op welke wijze het raadsvoorstel wordt geoperationaliseerd. 3

Indien aan de orde vermeld wanneer evaluatie van het beleid zal plaatsvinden.

Evaluatie van: Na de accordering in de collegevergadering wordt het document aangeboden aan het auditcomité. Zij stellen het controleprotocol, indien akkoord, vast namens de raad.

Wie en wanneer? Auditcomité 21 oktober 2025

Raadsvergadering

11 december 2025

10. Bijlagen •

Controleprotocol 2025 van de gemeente Waalwijk

HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,

de burgemeester,

Michel Tromp

Sacha Ausems

Voorgeschiedenis: • •

Verordening controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie gemeente Waalwijk 2023. Controleprotocol van de gemeente Waalwijk 2023

4

De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van 21 oktober 2025,

BESLUIT: 1. Het controleprotocol Waalwijk 2025 vast te stellen. 2. Het controleprotocol 2023 van de gemeente Waalwijk in te trekken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december 2025.

DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

Jeroen Deneer

Sacha Ausems

1