RV Controleprotocol van de gemeente Waalwijk 2023

Raadsvoorstel Dossier:

2023-047715035

Datum collegevergadering: Onderwerp:

Controleprotocol van de gemeente Waalwijk 2023

0. Adviespunten/beslispunten Het controleprotocol van de gemeente Waalwijk vast te stellen.

1. Aanleiding? In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. De geactualiseerde controleverordening wordt door de raad van gemeente Waalwijk vastgesteld in september 2023. In het verlengde van de controleverordening is een controleprotocol opgesteld. In het controleprotocol wordt door de raad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole, het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders (hierna: college) van de gemeente Waalwijk. Het controleprotocol wordt elke 4 jaar geactualiseerd of als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Met de invoering van de Wet Rechtmatigheidsverantwoording, vastgesteld door de eerste kamer op 27 september 2022, zal vanaf het boekjaar 2023 elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Dit houdt in dat de rechtmatigheids-verantwoording in overeenstemming is met door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daar door middel van de controleverklaring een oordeel over. De controleverklaring omvat vanaf het boekjaar 2023 slechts een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en balansmutaties. Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de controle op getrouwheid door de accountant. Het opstellen van een rechtmatigheidsverantwoording vraagt meer nadruk op de (verbijzonderde) interne controle. Tot en met boekjaar 2022 geeft de externe accountant een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Het controleprotocol heeft een geldigheidsduur van het verslagjaar 2023 tot en met het verslagjaar 2026. Landelijke wetswijzigingen, een verzoek van de gemeenteraad of wijziging van accountant kan aanleiding geven tot tussentijdse aanpassing van het protocol en kunnen tevens aanleiding vormen om de controleverordening te actualiseren.

2. Wat willen we bereiken? Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringstoleranties ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen. 1

Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan:   

college van de gemeente Waalwijk over de te hanteren verantwoordingsgrens en; rapportagetoleranties voor de controle op de rechtmatigheidscontroles en de daarvoor geldende normstellingen en; de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, materialiteit en de daarvoor geldende normstellingen voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk.

Daarnaast heeft het controleprotocol als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren rapporteringtoleranties en verantwoordingsgrens voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Waalwijk. De gemeenteraad dient via het vaststellen van het controleprotocol te bevestigen:  de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf;  de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Het Kaderplan (Verbijzonderde) interne controle Waalwijk biedt achtergrondinformatie omtrent de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controles als instrument voor de controle op de rechtmatigheid door het college. Jaarlijks wordt een Kaderplan (Verbijzonderde) interne controle opgesteld door de concerncontroller en vastgesteld in het college. Jaarlijks wordt ook een normenkader opgesteld door team Concernstaf en Strategie. Het normenkader geeft de reikwijdte van de controle aan. Het laat zien welke wetgeving en beleidsregels van toepassing zijn bij de controle. Ieder verslagjaar wordt het normenkader voorafgaand aan het nieuwe jaar opnieuw vastgesteld door de raad.

De gemeente Waalwijk kiest voor een verantwoordingsgrens van 3%. Over 2 jaar (oktober 2025) voeren we een evaluatie uit om te bepalen of de verantwoordingsgrens nog in relatie staat tot de maatschappelijke opgave die we als gemeente hebben. De gemeente Waalwijk heeft tot op heden altijd maximaal gebruik gemaakt van de ruimte die de verantwoordingsgrens biedt. Het toepassen van een lager percentage voor de verantwoordingsgrens vereist een hogere intensiteit van de verbijzonderde interne controle, waarvoor de organisatie op dit moment nog niet is ingericht. Het traject “basis op orde” is onlangs gestart, waarbij bijvoorbeeld is aangegeven dat de inhaalslag op de Europese aanbestedingen een langere hersteltijd dan 1 jaar kent. In 2023 zijn al wel de nodige voorbereidingen getroffen om het proces van de verbijzonderde interne controle door te ontwikkelen zodat de rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2023 door het college kan worden afgegeven.

3. Argumenten/Overwegingen 1. De nieuwe controleverordening 213 van de VNG is de aanleiding tot een algehele update van het controleprotocol; 2. Het controleprotocol moet aansluiten bij de huidige wet- en regelgeving.

4. Financiën Uit het controleprotocol van de gemeente Waalwijk 2023 volgen geen financiële consequenties.

2

5. Risico’s Het controleprotocol van de gemeente Waalwijk 2023 waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Het controleprotocol vult daarnaast de vrije ruimte nader in die iedere gemeente heeft bij de inrichting van het eigen financieel beleid, beheer en organisatie en de rechtmatigheid. Het controleprotocol draagt dus bij aan rechtmatig handelen door bestuur en ambtelijke organisatie.

6. Participatie Is niet van toepassing. Participatievorm: n.v.t.

Wie en wanneer? n.v.t.

7. Duurzaamheid Een actueel controleprotocol draagt bij aan rechtmatig handelen van de gemeente en geeft sturing aan de opdracht voor de accountantscontrole: Duurzaamheid: SGD 11: Maak steden en menselijke nederzettingen inclusief, veilig, veerkrachtig en duurzaam

Meetbaarheid? Jaarlijks dient het college bij de jaarrekening te verklaren dat rechtmatig is gehandeld.

8. Fatale beslisdatum Nee.

9. Vervolgstappen Het concept controleprotocol van de gemeente Waalwijk 2023 is, voorafgaand aan de raadsvergadering, besproken in het Auditcomité van 7 november 2023. Evaluatie van: Permanent monitoren van wet- en regelgeving en indien interne omstandigheden daar aanleiding toegeven voorstellen formuleren tot aanpassing van de Financiële verordening.

Wie en wanneer? College, indien daartoe aanleiding is.

10. Bijlagen Controleprotocol gemeente Waalwijk 2023

3

HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,

de burgemeester,

Michel Tromp

Sacha Ausems

Voorgeschiedenis: Nvt

4

De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van

,

BESLUIT: Het controleprotocol van de gemeente Waalwijk 2023 vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 23 november 2023. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

Jeske Louer

Sacha Ausems

1