RV Beleidsmatige en financiële kaders GR SALHA

Raadsvoorstel Dossier:

2024-006866

Datum collegevergadering: Onderwerp:

20 februari 2024 Beleidsmatige en financiële kaders GR SALHA

0. Adviespunten/beslispunten Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Langstraat Heusden Altena (GR SALHA) heeft u de jaarlijkse kaderbrief gestuurd. In de kaderbrief (zie bijlage, ingekomen stuk 41) informeert het bestuur u over de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen die relevant zijn voor de conceptbegroting 2025 en meerjarenbegroting die u later dit jaar ter besluitvorming krijgt voorgelegd. In de kaderbrief staat naast de jaarlijkse prijsindex en CAO ontwikkelingen aangegeven dat er een verhoging van de bijdrage per inwoner wordt verwacht van 1 euro. U kunt eventueel een reactie op de kaderbrief geven. Gezien de inhoudelijke onderwerpen uit de kaderbrief adviseert het college de raad: 1. Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de kaderbrief 2025 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA); 2. de hogere kosten vanwege het E-depot ad € 32.000 als onontkoombaar mee te nemen in de kadernota 2025; 3. de hogere kosten vanwege stijgende salariskosten ad € 18.000 mee te nemen in de gemeentelijke begroting 2025.

1. Aanleiding? Het bestuur van het SALHA heeft de raad een kaderbief gestuurd. Het is de bevoegdheid van de raad om een reactie te geven op de kaderbrief.

2. Wat willen we bereiken? Met de kaderbrief informeert het bestuur van SALHA de raad over de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen die relevant zijn voor de conceptbegroting 2025 en de meerjarenbegroting. De kaderbrief met reactiemogelijkheid is een instrument voor de raad om in een vroegtijdig stadium invloed uit te oefenen op de totstandkoming van de conceptbegroting van SALHA. De begroting van het SALHA heeft effect op de begroting van Waalwijk. In de brief wordt een aantal ontwikkelingen genoemd die extra kosten met zich meebrengen: - E-depot (= digitaal archief, kosten op het gebied van beheer, hosting, opslag en formatie); - Onverwachte forse loonontwikkelingen in 2023 en 2024 waar vooraf in de begroting geen rekening mee was gehouden. De bijdrage per inwoner zal door voornoemde ontwikkelingen toenemen met 1 euro. Het is van belang hiermee rekening te houden bij de opstelling van de Waalwijkse begroting. 1

In de kaderbrief wordt apart ingegaan op de toekomstige huisvesting. Op 23 november 2023 heeft de raad daar een besluit over genomen.

3. Argumenten/Overwegingen De loonontwikkelingen in 2023 en 2024 had niemand vooraf zo fors ingeschat en zijn onontkoombaar. De ingebruikname van een e-depot staat al jarenlang op de agenda, de raad is daar ook op diverse momenten over geïnformeerd, onder andere in de kaderbrief van vorig jaar. De voorbereidingen hiervoor zijn al lang geleden begonnen en in 2024 zullen wij als gemeente Waalwijk voor het eerst stukken gaan uitplaatsen en overbrengen naar het e-depot. We werken sinds 2008 digitaal. Waar voorheen de fysieke stukken naar het archief gingen, moeten digitale stukken ook naar het archief kunnen worden overgebracht. Eenmaal daar moeten ze in goede, geordende en toegankelijke staat worden beheerd. Daar is techniek en menskracht voor nodig. De kosten die daarbij horen staan in de kaderbrief.

4. Financiën De structurele extra salariskosten die in de begroting 2025 van SALHA worden opgenomen bedragen € 55.000. De hogere kosten voor het E-depot bedragen vanaf 2025 jaarlijks € 99.700. Naar verwachting zal hierdoor de bijdrage per inwoner vanaf 2025 stijgen met € 1. De betekent een hogere jaarlijkse bijdrage van de gemeente Waalwijk van ongeveer € 50.000. De stijging van de gemeentelijke bijdrage welke wordt veroorzaakt door de hogere salariskosten (€ 18.000) kan waarschijnlijk volledig worden gedekt uit het accres voor de loon- en prijsontwikkeling (LPO-accres) wat wij ontvangen in de algemene uitkering. Hoe hoog het LPO-accres precies is weten we bij de meicirculaire 2024. Voor de overige € 32.000, vanwege hogere kosten E-depot, is geen dekking aanwezig. Deze kosten worden meegenomen in de gemeentelijke kadernota 2025.

5. Risico’s Bij de overweging om als raad wel of niet een reactie in te dienen op de brief dient de raad rekening te houden met de verplichtingen die het college heeft op grond van de archiefwet. Een logisch gevolg van digitaal werken is dat er een digitaal archief moet bestaan. Als er geen e-depot komt, dan kunnen wij niet voldoen aan de wet.

6. Participatie Er is geen participatietraject van toepassing.

7. Duurzaamheid Sustainable Development Goal Veiligheid en sterke publieke diensten: Het Streekarchief richt zich op het beheren en ontsluiten van historische documenten én op het waarborgen van open overheidsinformatie. Daarmee is het een instelling voor geschiedenis en democratie. Het is van belang dat bepaalde informatie duurzaam beschikbaar blijft. Daarvoor heeft het Streekarchief voldoende middelen nodig.

2

8. Fatale beslisdatum Op grond van artikel 29 van de Gemeenschappelijke Regeling SALHA kan de raad een reactie indienen voor 1 april. Gezien de behandeling in de raad van 11 april zal het college het bestuur op de hoogte brengen van dit voorstel onder voorbehoud van uw instemming op 11 april.

9. Vervolgstappen Het college informeert het bestuur van SALHA over het besluit van de raad.

10. Bijlagen Kaderbrief: beleidsmatige en financiële kaders SALHA (ingekomen stuk 41)

HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,

de burgemeester,

Michel Tromp

Sacha Ausems

Voorgeschiedenis: Vastgestelde begroting 2024 en meerjarenbegroting SALHA (behandeld in de vervolg raadsvergadering van 25 mei op 30 mei 2023) Raadsvoorstel en besluit 23-11-2023 Huisvesting SALHA: toename huisvestingslasten en overige kosten

3

De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van 20 februari 2024,

BESLUIT: 1. Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de kaderbrief 2025 Streekarchief Langstraat Heusden Altena (SALHA); 2. de hogere kosten vanwege het E-depot ad € 32.000 als onontkoombaar mee te nemen in de kadernota 2025; 3. de hogere kosten vanwege stijgende salariskosten ad € 18.000 mee te nemen in de gemeentelijke begroting 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 april 2024.

DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

Jeske Louer

Sacha Ausems

1