R4.2-21 Bijlage 2 Bestuurlijke rapportage Governance Parkmanagement

Wanneer hiervan toch wordt afgeweken, zoals nu het geval is, moeten de kaders waarin de directeur kan handelen helder zijn beschreven om autonomie te borgen en belangenverstrengeling te voorkomen. Versterken van de rollenscheiding. o College: de rol van eigenaar en opdrachtgever bij verschillende personen binnen het college beleggen. o Gemeenteraad: de rol van toezichthouder kan versterkt worden als de raad actiever gebruikt maakt van haar bevoegdheden. Dit kan de gemeenteraad doen door actiever kaders te stellen aan ruimtelijke ordening door middel van onder andere beleid, bestemmingsplannen en vergunningsverlening. Ook wanneer het college de raad tijdiger betrekt bij ontwikkelingen van PWM wordt haar rol als toezichthouder versterkt.

Tot slot is volgens ons belangrijk dat PMW zich volledig ontwikkelt tot een professionele inkooporganisatie en dat daarvoor voldaan wordt aan aanbestedings-, mededingings-, en staatssteunwetgeving conform de optie omschreven in paragraaf 2.3.

Pagina 21 van 26

3. Aanbevelingen In dit hoofdstuk geven wij onze bevindingen door de laatste onderzoeksvraag te beantwoorden: Welke lessen kunnen worden getrokken uit de huidige governance van Parkmanagement en de toekomstbestendige governance van Parkmanagement? In de beantwoording van deze vraag geven wij concrete aanbevelingen geven over hoe de relatie tussen de gemeente en PMW versterkt kan worden. De aanbevelingen zien toe op de governance en de rechtmatigheid.

3.1. Organen PMW 1. Verstevig de eigenaarspositie van de gemeente als enig aandeelhouder van PMW door ervoor te zorgen dat de AvA de juiste aandeelhoudersbevoegdheden krijgt toebedeeld in de statuten. 2. Bezin als AvA op de invulling van de twee van de drie zetels van de leden van de RvC, mede om de onafhankelijkheid van de Vereniging Haven I-VI en Coöperatie Haven VII te borgen. Stel hiertoe een profielschets op. 3. Leg vast hoe de directeur met mogelijke belangenverstrengeling tussen zijn rol als directeur en ambtenaar om dient te gaan. Benoem als AvA in het vervolg een onafhankelijke persoon als bestuurder van PMW. 4. Leg de positie van PMW te opzichte van de Vereniging Haven I-VI en Coöperatie Haven VII vast.

3.2. Rollen, taken en bevoegdheden 5. Beleg de rol van eigenaar en opdrachtgever bestuurlijk (en ambtelijk) bij verschillende personen. Stuur als eigenaar via de AvA en als opdrachtgever via de Beheersovereenkomst. 6. Maak proces- en werkafspraken binnen het college en met PMW. Voorbeelden van in te richten procedures zijn (vaste) overlegmomenten, processen voor het agenderen van onderwerpen, processen om verantwoordelijken op gezette tijden te betrekken bij de taakuitvoering en overleg tussen de bestuurlijk opdrachtgever en de bestuurlijk eigenaar op gezette tijden, om te borgen dat vanuit de beide invalshoeken de juiste beslissingen worden genomen. 7. Maak als gemeenteraad actief gebruik van de wettelijke en procedurele mogelijkheden om de taak als toezichthouder waar te maken door bijvoorbeeld: a. Voor nieuwe raadsleden goed inzichtelijk te maken hoe de governance van PMW is georganiseerd en welke bevoegdheden de raad precies heeft. b. Het dashboard verbonden partijen verder te ontwikkelen wanneer deze alleen financiële informatie geeft, zodat de governance van PMW eenvoudig inzichtelijk wordt gemaakt, met de daarbij horende, relevante thema’s, ontwikkelingen en risico’s; c. Een werkgroep of commissie verbonden partijen in te richten met verschillende fracties in de raad, die zich als specialistisch voorportaal voor de raad richt op de uitvoering via verbonden partijen; d.

De kaders in de Kadernota verbonden partijen actief te betrekken bij het uitoefenen van de toezichthoudende rol; e. Op inhoud waar nodig beleidsmatige kaders te stellen die het college in acht neemt bij PMW en op basis daarvan te sturen; f. Proces- en werkafspraken met het college te maken over tijdige en inzichtelijke informatievoorziening over PMW. 8. Maak als college de governance en taakuitvoering via PMW inzichtelijk door: a. In het jaarverslag een paragraaf op te nemen waarin het college een oordeel geeft over het gevoerde en afgekondigde beleid en ontwikkeling, conform de Kadernota Verbonden partijen;

Pagina 22 van 26

b.

Proces- en werkafspraken met de raad te maken over tijdige en inzichtelijke informatievoorziening over PMW. 9. Evalueer op gezette momenten of en hoe de rol van PMW verandert na de verkoop van de terminalgronden en of de governance daar nog bij past.

3.3. Rechtmatigheid 10. Zorg ervoor dat de opdrachtverstrekking van de gemeente aan PMW rechtmatig is door een beroep te doen op het alleenrecht en horizontale publiek-publieke samenwerking. 11. Voorkom dat er sprake is van kruissubsidiëring van de inkomsten die PMW ontvangt van de gemeente met de inkomsten van de bedrijven door de inkomstenbronnen bij PMW te scheiden. 12. Zorg ervoor dat de opdrachten die PMW aan derden geeft rechtmatig zijn. 13. Zorg ervoor dat integrale kostprijzen worden berekend voor de opdrachten die PMW voor de gemeente uitvoert en de opdrachten die private partijen voor PMW uitvoeren. 14. Zorg er voordat de tarieven van de bedrijven op terrein Haven jaarlijks worden geïndexeerd. 15. Zorg dat de verkoop van de gronden aan PMW en de erfpachtconstructie voldoet aan de aanbestedings-, mededingings- en staatssteunwetgeving.

Pagina 23 van 26

4. Reactie van college van burgemeester en wethouders

Rekenkamercommissie Waalwijk

Ons kenmerk Uw brief Uw kenmerk Betreft

Behandeld door Documentnummer Datum verzonden

J.T.H. van Rossum D2021-02-011786

9-3-2021

Bestuurlijke reactie rapportage Parkmanagement Waalwijk

Geachte heer, mevrouw, Het college bedankt de rekenkamercommissie voor de mogelijkheid om een reactie te geven op het rapport. Deze bestuurlijke reactie beperkt zich tot uw hoofdconclusies. De conclusies hebben betrekking op verschillende organen. Over bevindingen over de rol van de raad doet het college ook geen uitspraken, dat is aan de raad. De inhoudelijke reactie van ons college beperkt zich tot de opmerkingen over de belangrijkste bevindingen die gaan over de positie en rol van het college en de aandeelhouder. De opmerkingen over de rol van de RvC en de directeur zullen wij vanzelfsprekend met hen delen en desgewenst bespreken. De rekenkamercommissie concludeert dat de toekomst van Parkmanagement het beste geborgd is binnen de structuur van een BV, omdat deze zorgt voor de meeste grip op ontwikkelingen. Het college is tevreden te constateren dat de rekenkamercommissie hiermee de gemaakte keuzes en het gevoerde beleid ten aanzien van de structuur onderschrijft en de conclusie trekt dat een BV de enige juiste vorm is om de organisatie van Parkmanagement vorm te geven. Ook leest het college in de bevindingen dat er geen valide argumenten zijn of waren om te kiezen voor een andere rechtsvorm.

Voor de ontwikkelingen in de toekomst is grip op de ontwikkelingen binnen Parkmanagement zeer gewenst, zeker als het werkgebied van Parkmanagement uitbreidt naar nieuwe of andere bedrijventerreinen. Ook is het college is tevreden dat de rekenkamercommissie oordeelt dat de gemeenteraad regelmatig wordt geïnformeerd over ontwikkelingen binnen Parkmanagement en de raad hierdoor in staat gesteld wordt toezicht te houden op het college. Het college vindt goede informatievoorziening over ontwikkelingen binnen Parkmanagement van belang.

Pagina 24 van 26

In het rapport concludeert de rekenkamercommissie dat er ten aanzien van rollen en bevoegdheden een aantal niet optimaal zijn geregeld en vastgesteld. In het rapport maakt de RKC op pagina 10 melding van de taken die bij de eigenaar / aandeelhouder zouden moeten berusten. In de praktijk worden deze zaken door de AVA geregeld, maar dit is formeel niet vastgelegd in de statuten. Belangrijk om op te merken is dat de gemeente, het college in samenspraak met de raad, er bewust voor heeft gekozen op enige afstand van PMW te gaan staan. Daarom is in beginsel gekozen om niet alle bevoegdheden bij de AVA, maar ook bij de RvC onder te brengen en de RvC anders samen te stellen. Deze rolverdeling dient twee doelen: de gemeente komt op afstand te staan van het dagelijks operationeel functioneren van PMW en de sturende en controlerende positie van de RvC ten opzichte van de directeur PMW in het dagelijks operationeel functioneren, wordt versterkt. Dit betekent niet dat taken en bevoegdheden niet zouden kunnen (of moeten) worden geoptimaliseerd. De rekenkamercommissie schrijft dat het de huidige praktijk is dat de begroting, jaarrekening en strategische beleidskeuzes in de AVA worden besproken en er goedkeuring aan wordt verleend, maar dit niet formeel is vastgelegd. Dat zou volgens de rekenkamercommissie wel wenselijk zijn.

Daarom zal het college de AVA verzoeken om – waar nodig – deze formalisering en de versterking van de rol van de AVA vorm te geven. Dit gebeurt uiteraard in nauwe samenwerking met de Raad van Commissarissen. In de rapportage gaat de rekenkamercommissie in op rollenscheiding binnen het college en deelname van collegeleden aan de AVA. Het college erkent dat de rollen soms diffuus zijn, maar dit levert in haar ogen in praktijk geen problemen op. Binnen het college is een coördinerend portefeuillehouder voor Parkmanagement aangewezen. In het geval dat de portefeuilles onderling zorgen voor tegenstrijdige belangen, betreffen dit politieke afwegingen. Deze belangenafwegingen worden besproken binnen het college. Het standpunt dat uitgedragen wordt bij de AVA betreft vervolgens het standpunt van het de eigenaar, de gemeente. De commissie concludeert dat de benoeming van de directeur vanuit good governance niet wenselijk is en schrijft dat de procedure niet (volledig) zorgvuldig is doorlopen. Het college beoordeelt deze bewoordingen, ondanks de nuance ‘volledig’, als zwaar en die in haar ogen niet volledig recht doet aan de feitelijke situatie. De benoeming is verlopen conform de kadernota verbonden partijen. De overwegingen om deze benoeming voor te dragen zijn verwoord in het door de raad aangenomen raadsvoorstel. Hierin wordt ons inziens de wenselijkheid voldoende onderbouwd.

De commissie haalt de interim-benoeming aan als belangrijkste argument om te twijfelen aan de zorgvuldigheid. Bij deze opmerking gaat zij in de ogen van het college wel voorbij aan de noodzaak om op dat moment over te gaan tot een interim-benoeming om de continuïteit van de activiteiten van de BV te waarborgen. Er dient immers altijd een directeur/bestuurder te zijn. Uw opmerking over de noodzakelijkheid van het maken van afspraken en het voorkomen van de (schijn van) belangenverstrengeling onderschrijft het college uiteraard wel volledig. Inmiddels heeft er een wijziging in de aanstellingswijze van de directie plaatsgevonden. Hierdoor is er niet langer sprake van een detachering. Dit is een stap in de ontvlechting van deze rollen. Een kleine nuancering die we willen maken betreft onze constatering dat het rapport spreekt over ‘(kruis)subsidiëring’ van en bijdragen aan Parkmanagement. Subsidiëring van PMW of het verstrekken van een bijdrage aan Parkmanagement is niet aan de orde. De financiële relatie van de gemeente met Parkmanagement is dat Parkmanagement – op basis van het OOR-bestek – werkzaamheden verricht voor het doen van grijs- en groenonderhoud op de bedrijventerreinen Haven 1 t/m 8 en hiervoor wordt een marktconforme vergoeding betaald. Dat is een wezenlijk verschil met een bijdrage die gebaseerd is op subsidie of een exploitatiebijdrage.

De rekenkamercommissie erkent dat dit niet nader is onderzocht. Wij willen voorkomen dat de gekozen terminologie onnodige verwarring veroorzaakt

Pagina 25 van 26

De rekenkamer concludeert dat er juridisch gezien een mogelijk hiaat is in de aanbesteding. Ze constateert dat PMW en de gemeente Waalwijk over en weer diensten voor elkaar uitvoeren. Daarom adviseert ze de gemeente Waalwijk alleenrecht te vestigen en te beargumenteren dat PMW Diensten van Algemeen Economische Belang (DEAB) levert. Het college zal hiervoor de mogelijkheden onderzoeken om dit alleenrecht te vestigen en indien nodig voorstellen aan de gemeenteraad. Hoogachtend, HET COLLEGE VAN WAALWIJK, de secretaris,

de burgemeester,

J.H. Lagendijk

drs. A.M.P. Kleijngeld

Pagina 26 van 26