Mandaat en volmacht griffie privaatrechtelijke handelingen raad

Raadsvoorstel Dossier:

2023-016249

Datum collegevergadering: Onderwerp:

Mandaat en volmacht griffie privaatrechtelijke handelingen raad.

0. Adviespunten/beslispunten Wij stellen u voor in te stemmen met mandaat en volmacht aan uw (plaatsvervangend) griffier om privaatrechtelijke handelingen te verrichten voor zover deze de eigen huishouding van uw raad betreffen, en ook met volmacht aan de (plaatsvervangend) voorzitter van de werkgeverscommissie om (besluiten met betrekking tot) arbeidsovereenkomsten ten aanzien van medewerkers van de griffie te ondertekenen.

1. Aanleiding? De griffie van uw raad heeft behoefte aan mandaat voor het verrichten van privaatrechtelijke handelingen met betrekking tot zaken die de eigen huishouding van uw raad aangaan. Gedacht kan worden aan – onder meer - : het afsluiten van overeenkomsten (b.v. externe sprekers, cursussen), zaalhuur. Ook wil men graag de (plaatsvervangend) voorzitter van de werkgeverscommissie besluiten met betrekking tot arbeidsovereenkomsten met de (plaatsvervangend) griffier en het overige griffiepersoneel laten ondertekenen

2. Wat willen we bereiken? Doel is de griffie in staat te stellen om op efficiënte wijze privaatrechtelijke handelingen te verrichten. De bevoegdheden om dit te doen liggen echter op grond van de Gemeentewet bij het college (besluiten tot het aangaan/verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen) en de burgemeester (vertegenwoordiging gemeente, waaronder het ondertekenen van documenten). Zodoende zal er mandaat en volmacht geregeld moeten worden.

3. Argumenten/Overwegingen Als mandaat wordt verleend aan een niet-ondergeschikte, in dit geval de (plaatsvervangend) griffier, moet op grond van de Algemene wet bestuursrecht deze daarmee instemmen en ook degene onder wiens verantwoordelijkheid de gemandateerde wél werkt (uw raad). Er is geen bepaling met betrekking tot het verlenen van een volmacht aan een nietondergeschikte. In dit geval is het gewenst de instemming van uw raad te vragen - mede gelet op bestuurlijke verhoudingen tussen de verschillende bestuursorganen van de gemeente. Zodoende wordt allereerst instemming van uw raad met het voorgenomen mandaat en de voorgenomen volmacht moeten worden gevraagd. Er is geen bezwaar om de (plaatsvervangend) griffier bevoegdheden uit te laten oefenen ten aanzien van privaatrechtelijke handelingen voor zover deze de eigen huishouding van de raad betreffen, en voor zover deze betrekking hebben op budgetten van de raad, waarvoor de genoemde personen beschikkingsbevoegd zijn. 1

Soortgelijke bevoegdheden zijn er ook voor ambtenaren die werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van ons college, te weten de teammanagers. Het ligt dan ook voor de hand bij de beperkingen van het mandaat en de volmacht aan te sluiten bij de beperkingen die gelden voor die ambtenaren. Zodoende zijn wij van plan mandaat te verlenen aan de (plaatsvervangend) griffier voor het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen die: o de eigen huishouding van de raad betreffen; o betrekking hebben op een budget waarvoor de griffier beschikkingsbevoegd is; o plaatsvinden binnen de grenzen van artikel 1 van de Mandaatregeling 2023, te weten dat: - gebruik van mandaat en volmacht passen binnen het beleid van ons college met betrekking tot het verrichten van privaatrechtelijke handelingen (waaronder het Inkoop- en aanbestedingsbeleid); - de voorzitter van de raad niet heeft verzocht geen gebruik te maken van het mandaat dan wel de volmacht; - er geen sprake kan zijn van niet voorziene financiële of andere belangrijke consequenties als gevolg van de betreffende rechtshandelingen; - er geen sprake is van persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde of de gevolmachtigde; - er van het gebruik van het mandaat dan wel de volmacht geen precedentwerking te verwachten is; - artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet niet van toepassing is (uw raad gelegenheid geven tot uiten van

wensen en bedenkingen, op zijn verzoek of bij ingrijpende gevolgen). o het college kan in aanvulling op het mandaat nadere voorwaarden stellen waaronder slechts van deze bevoegdheid gebruik mag worden gemaakt in specifieke gevallen of soorten van gevallen. o het mandaat geldt voor gevallen die betrekking hebben op maximaal € 100.000,00 voor leveringen en diensten en maximaal € 500.000,00 voor werken. De burgemeester is van plan onder soortgelijke voorwaarden volmacht verlenen, mede voor het ondertekenen van arbeidsovereenkomsten c.a. door de (plaatsvervangend) voorzitter van de werkgeverscommissie. Nadrukkelijk wordt er op gewezen dat betrokkenen voor het gebruik van het mandaat en de volmacht verantwoording verschuldigd zijn aan het college respectievelijk de burgemeester, en niet aan de raad.

4. Financiën Er zijn geen financiële consequenties.

5. Risico’s Als een gemandateerde of gevolmachtigde in strijd met de voorwaarden/beperkingen gebruik maakt van de opgedragen bevoegdheid, kan dat in veel gevallen niet worden tegengeworpen aan een externe (contracts)partij, tenzij deze klip en klaar wist/zou moeten weten dat de vertegenwoordiger de bevoegdheid te buiten ging. Betrokkene zal dan intern ter verantwoording geroepen moeten worden. Het is niet aannemelijk dat de (plaatsvervangend) griffier of de (plaatsvervangend) voorzitter van de werkgeverscommissie op onjuiste wijze het mandaat of de volmacht zullen gebruiken.

6. Participatie Dit voorstel is tot stand gekomen in overleg met uw griffie. De griffier heeft dit afgestemd met de werkgeverscommissie griffie en de fractievoorzitters. 2

7. Duurzaamheid n.v.t.

8. Fatale beslisdatum Er is geen fatale beslistermijn.

9. Vervolgstappen Indien uw raad instemt met mandaat en volmacht, zullen ons college en de burgemeester een besluit nemen over de verlening hiervan.

10. Bijlagen n.v.t. HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,

de burgemeester,

Michel Tromp

Sacha Ausems

Voorgeschiedenis: n.v.t.

3

De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van

,

gelet op artikel 10:4, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht,

BESLUIT: In te stemmen met: 1. Het verlenen mandaat door het College van Waalwijk en het verlenen volmacht door de Burgemeester van Waalwijk aan de (plaatsvervangend) griffier van zijn raad om privaatrechtelijke handelingen te verrichten voor zover deze de eigen huishouding van zijn raad betreffen. 2. Het verlenen van volmacht door de Burgemeester van Waalwijk aan de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter van de werkgeverscommissie om (besluiten met betrekking tot) arbeidsovereenkomsten ten aanzien van medewerkers van de griffie te ondertekenen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 25 mei 2023. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

Jeske Louer

Sacha Ausems

1