Keuze inzet Ombudscommissie Waalwijk en Nationale ombudsman

Raadsvoorstel Dossier:

2022-062992

Datum collegevergadering: Onderwerp:

Keuze inzet Ombudscommissie Waalwijk en Nationale Ombudsman

0. Adviespunten/beslispunten Een keuze te maken om de 2e lijns klachtafhandeling voort te zetten bij de Ombudscommissie Waalwijk of per 1 april 2023 aan te sluiten bij de Nationale ombudsman.

1. Aanleiding? Uw raad heeft bij de begrotingsbehandeling voor 2021 een door het college aangedragen bezuiniging, te weten afschaffing van de Ombudscommissie, geschrapt via een amendement. U heeft daarbij de Rekenkamercommissie verzocht ”een evaluatie naar de klachtenbehandeling in 1e lijns en in het verlengde hiervan de 2e lijns klachtenbehandeling door de ombudscommissie op te pakken”. Op 30 mei 2022 heeft de Rekenkamercommissie (RKC) haar rapport "Goed Samenwerken is een kunst" uitgebracht. Het rapport is op 7 juli 2022 in de vergadering van uw raad behandeld. U heeft toen de volgende besluiten genomen: 1) Het rapport ‘Goed samenwerken is een kunst; Rekenkameronderzoek evaluatie klachtenafhandeling gemeente Waalwijk en Baanbrekers over de periode 2017-2020’ voor kennisgeving aan te nemen en de hierin opgenomen aanbevelingen over te nemen; 2) In samenspraak met het college de aanbeveling aan de raad uit te werken; 3) Het college opdracht te geven de aanbevelingen aan het college uit te voeren en de raad hierover vóór 1 januari 2023 voorstellen te doen. Eén van de aanbevelingen richtte zich voor wat betreft de 2e lijns klachtbehandeling op het maken van een keuze tussen de inzet van de Ombudscommissie Waalwijk of de Nationale Ombudsman.

Om het debat te kunnen voeren heeft een vergelijkend onderzoek plaatsgevonden naar de voor- en nadelen van de Nationale ombudsman ten opzichte van huidige Ombudscommissie Waalwijk (hierna: de ombudscommissie). Er wordt ook ingegaan op de huidige samenwerking tussen de gemeentelijke organisatie en de ombudscommissie. In uw vergadering van 3 november 2022 heeft u dit raadsvoorstel terugverwezen naar het college.

U wilde eerst de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek (KTO) afwachten voordat u een keuze tussen beide ombudsvoorzieningen zou maken. U verkeerde in de veronderstelling, dat niet alleen voor 1e lijns klachtafhandeling, maar ook voor de 2e lijns klachtafhandeling een dergelijk onderzoek zou worden uitgevoerd. 1

Dat laatste is tot op heden niet het geval. Het KTO wordt uitgevoerd op advies van de Rekenkamercommissie, zie haar rapport aan uw raad van 30 mei 2022. Deze commissie adviseerde niet om een KTO te houden met betrekking tot de afhandeling van klachten in de 2e lijn. De ombudscommissie acht het niet haalbaar om op korte termijn een KTO op de tweedelijns klachtafhandeling uit te voeren om meerdere redenen. Het aantal recente verzoeken is te gering voor het geven van een representatief beeld van ervaringen met deze klachtenafhandeling en de klanttevredenheid. Mocht de raad ervoor kiezen dan kan wat betreft de ombudscommissie in de nabije toekomst mogelijk wel structurele invulling gegeven worden aan een klanttevredenheidsonderzoek. Dit vraagt echter een zorgvuldig en helder proces en inrichting ervan, onder andere gezien AVG -vereisten en de vraag waar dit onderzoek belegd moet worden (capaciteit en investering). Een kritische kanttekening daarbij is, dat -gelet op het gering aantal zaken- pas na langere tijd een representatief beeld over de klanttevredenheid kan worden gevormd. Er kunnen daarom niet na enkele maanden, maar pas na een veel langere periode conclusies worden getrokken.

Het is daarbij goed verwachtingen helder te hebben over tevredenheidsonderzoek bij klachten: het is zelden zo dat iemand die een klacht heeft ingediend en niet in het gelijk wordt gesteld toch tevreden is. Deze meting is daarmee vooral bedoeld om te leren van klachten, van de ervaring van inwoners met het proces en als organisatie en/of commissie door te ontwikkelen op dit gebied. Na overleg is besloten dit raadsvoorstel opnieuw ter besluitvorming aan u voor te leggen.

2. Wat willen we bereiken? Dit raadsvoorstel richt zich op de aanbeveling van de Rekenkamercommissie om in uw raad het debat te voeren over de vraag hoe in de toekomst de 2e lijns klachtafhandeling (extern klachtrecht) moet worden georganiseerd. Gaan we in de gemeente Waalwijk door met de ombudscommissie of sluiten wij aan bij de Nationale ombudsman? Om een goede keuze te kunnen maken, is de achtergrond van de 2e lijns klachtafhandeling (ook wel het extern klachtrecht genoemd) kort geschetst: Het wettelijk kader voor het externe klachtrecht staat in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). In de Awb is opgenomen, dat een gemeente een ombudsfunctie moet organiseren om inwoners de mogelijkheid te geven de wijze van klachtafhandeling voor te leggen aan de Nationale ombudsman of een andere ombudsfunctie zoals de ombudscommissie. Extern klachtrecht stelt een inwoner in de gelegenheid om zich in laatste instantie over het gedrag van het betreffende bestuursorgaan uit te laten. De mogelijkheid van de inwoner om een gedraging van het bestuursorgaan -daaronder begrepen de wijze waarop de interne klachtbehandeling heeft plaatsgevonden- aan een onafhankelijk oordeel te onderwerpen, vormt een onmisbaar onderdeel in het stelsel van rechtsbescherming van de Awb. Tegen het antwoord op een klacht kan geen bezwaar worden gemaakt, en is ook geen beroep bij de rechter mogelijk.

Sinds 1 januari 2017 is de gemeente Waalwijk niet meer aangesloten bij de Nationale ombudsman, maar heeft uw raad de ombudsfunctie opgedragen aan de Ombudscommissie Waalwijk.

2

3. Argumenten/Overwegingen In de bijlage “Vergelijking” is een vergelijking gemaakt tussen de opties ombudscommissie en de Nationale ombudsman. Die vergelijking biedt handvatten op basis waarvan uw raad een keuze kan maken hoe u de ombudsfunctie in de gemeente Waalwijk wilt invullen. Er zijn nog andere aspecten, die bij uw besluitvorming kunnen worden betrokken: Overzicht zaken van de ombudscommissie van 2017 -2021 2017

201 8 25 7

2019

Aantal verzoeken 19 40 Terugverwezen 6 20 gemeente Afgehandeld zonder 6 14 5 onderzoek In behandeling 1 1 1 genomen, onderzocht en eindrapport Doorverwezen naar 6 3 14 andere instanties *3 hiervan hebben een doorloop naar 2022

202 0 26 15

2021 15 9

5

0

6

5*

0

1

Samenwerking ombudscommissie De Rekenkamercommissie heeft in haar aanbeveling gevraagd om bij het debat het samenwerkingspotentieel tussen de gemeentelijke organisatie en de ombudscommissie te betrekken. In de afgelopen jaren is de samenwerking tussen de gemeentelijke organisatie en de ombudscommissie niet altijd optimaal geweest. Feitelijk is nooit goed afgestemd wat de bevoegdheidsafbakening is tussen de 1e en 2e lijn. Sinds dit jaar wordt drie keer per jaar een periodiek overleg gevoerd met de klachtencoördinator en leden van de ombudscommissie. De samenwerking wordt als prettig, open en zakelijk ervaren. Werkafspraken worden vastgelegd en zo nodig aangepast en/of aangevuld. Daarnaast vindt vaak tussentijds overleg plaats tussen de klachtencoördinator en de secretaris van de commissie. Als wordt besloten om met de ombudscommissie verder te gaan, zullen nadere afspraken worden gemaakt om bijvoorbeeld de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de gemeentelijke organisatie en de ombudscommissie te verduidelijken.

4. Financiën Jaarlijkse kosten Nationale ombudsman circa € 12.000,00 Jaarlijkse kosten ombudscommissie circa € 20.000,00 (gemiddelde werkelijke uitgaven in de periode 2017 tot en met 2021). Voor 2023 is een bedrag begroot van € 33.292,00. Zie voor meer details de bijlage “VERGELIJKING”.

5. Risico’s Zie hiervoor de bijlage “VERGELIJKING.

3

6. Participatie Er is rondom inhoud van dit voorstel onder meer overleg gepleegd met de voorzitter en secretaris van de ombudscommissie en met de Nationale ombudsman. Verder gelden geen specifieke inspraakbepalingen.

7. Duurzaamheid Niet van toepassing

8. Fatale beslisdatum Niet van toepassing.

9. Vervolgstappen De Nationale ombudsman heeft toegezegd, dat aansluiting per 1 april 2023 mogelijk is. Alle lopende dossiers worden dan overgenomen. Twee leden van de ombudscommissie zijn per 1 januari 2023 formeel herbenoemd voor de duur van zes jaar. Zij hadden echter aangegeven te willen stoppen met hun werk voor de commissie en hebben op uitdrukkelijk verzoek tot moment van uw besluitvorming ingestemd met herbenoeming. Als u kiest voor aansluiting bij de Nationale ombudsman, neemt u tegelijkertijd een besluit om de Verordening Ombudscommissie Waalwijk 2017 per datum van deze aansluiting in te trekken. Met dit besluit is de ombudscommissie van rechtswege opgeheven.

10. Bijlagen Bijlagen behorend bij dit raadsvoorstel:  

Bijlage “VERGELIJKING” Rapport Rekenkamercommissie ”Goed samenwerken is een Kunst”

HET COLLEGE VAN WAALWIJK de secretaris,

de burgemeester,

Michel Tromp

Sacha C.A.M. Ausems

Voorgeschiedenis: Raadsinformatiebrief d.d. 28 juni 2022: https://waalwijk.notubiz.nl/vergadering/951042 Besluit gemeenteraad d.d. 7 juli 2022: https://cuatro.sim-cdn.nl/waalwijk/uploads/besluitenlijst_raadsvergadering_7_juli.pdf

4

Terugverwijzen raadsvoorstel naar college d.d. 3 november 2022: https://waalwijk.notubiz.nl/document/12019527/2/Besluitenlijst+raadsvergadering+03-11-22

5

De raad van de gemeente Waalwijk; gezien het voorstel van het college van Waalwijk van

,

BESLUIT: de in de Algemene wet bestuursrecht verplichte ombudsfunctie in te vullen door gebruik te blijven maken met de Ombudscommissie Waalwijk / aan te sluiten bij de Nationale ombudsman. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 februari 2023. DE RAAD VAN WAALWIJK de griffier,

de voorzitter,

Jeske Louer

Sacha C.A.M. Ausems

6